E-mail

Paylaşılan Fikirler Ağı… Amerika’da yapılan ve 500 şirketi kapsayan bir araştırmaya göre ’97 yılı sonunda çalışanların kullanacağı tüm haberleşme araçları arasında e – mail yüzde 42’lik paya sahip olacak.

Başka bir araştırmaya göre ise çokuluslu büyük firmalar gelecek üç yıl içinde e – mail’i diğer iletişim araçlarıyla eşit oranda kullanıyor olacak. Aslında e – mail demek yanlış. Doğru kelime “paylaşılan fikirler ağı” olabilir. Alışveriş sağlayan bir bilgi sistemi. Bir başka deyişle e – mail esnek ve hızlı bir formatla iki yönlü iletişimi teşvik, hatta talep ediyor. Buna rağmen e – mail çabuk benimsenmiş ve her şirkette kolaylıkla oturtulmuş değil. İşte şirketlerin e – mail’i bir ihtiyaç olarak görmemesine birkaç sebep:

Alışverişin dengelenmesi: Yolladığınız mesajı, network sayesinde kes – yapıştır metoduyla her dakika kaynak olarak kullanmanın bir limiti olmalı.

Gizliliği koruyabilmek: Bilgi alışverişine tüm sınırlamalara rağmen giriş yapmak mümkün. Şirket içinden veya dışından herhangi biri hiç iz bırakmadan tüm bilgileri çalabilir.

Standartlar ve kılavuzlar oluşturmak: E – mail elektronik bir çöplük haline gelmemeli. Zararsız olmasına rağmen çalışanların işini zorlaştırabilir.

Kişisel ilişkilerin korunması: İş dünyası için son derece önemli olan dostlukların, kişisel ilişkilerin bilgisayarlar aracılığıyla kurulması çok zor. Gözlerdeki manayı, beden dilini görmek bilgisayarla mümkün değil.

Mesajı almak için iki tane engel var: Birincisi kapasitesi sınırlı bilgisayarlar; ikincisi bilgisayar kullanmayı bilmeyenler. Avantajları bilenler içinse e – mail tek kelimeyle akıllılık!.. E – mail sayesinde mesajlarınız ve dokümanlarınız göndermek istediğiniz kişinin bilgisayarına ulaşıyor. Buna ilave olarak e – mail maliyeti düşürüyor ve bilginin birden fazla kişiye ulaşmasında kolaylık sağlıyor. E – mail aracılığı ile üst kattaki arkadaşınıza, başka bir firmaya, yurtdışındaki bir profesöre ulaşmak mümkün. “Takımınıza” tüm bu ulaştığınız kişileri dahil edebilirsiniz.

Firmalar günden güne büyüyen Internet’ten faydalanıyor. Kullanıcılar isterlerse kendi terminallerinden dünyanın tüm kütüphanelerine ulaşıyor. Normal “işgünü” anlayışı sorgulanıyor. Çalışanlar işlerindeki performansı düşürmeden yaşam kalitelerini yükseltiyorlar. Children’s Television Workshop – Susam Sokağı’nın yaratıcıları e – mail’in iş dünyasındaki hedeflerinden uzaklaşmaması, etkinliğinin artması ve teknolojinin en etkili şekilde kullanımı için bir kılavuz hazırlamış. Çalışanlar arasında iletişim programının bir parçası olan bu çalışma uyarınca; network öncelikle iş için kullanılacak. Özel işlerde kullanım sınırlı tutulacak. Gizli bilgiler e – mail aracılığı ile yollanmayacak ve sadece konuyla ilgili kişilere gönderim yapılacak. Kullanıcıların sisteme giriş kodu olacak ve diğer kullanıcıların mahremiyetine saygı duyulacak. Geçerli bir sebepleri olduğu sürece çalışanlar istedikleri e – mail kutularına giriş yapabilir. Ne var ki, elektronik “hırsızlık” disiplin cezasına tabidir. Tüm diğer bültenler gibi tüm çalışanlar için yollanmış e – mail’ler yetkilinin izniyle personele dağıtılır. Kullanıcılar posta kutularını temiz tutmalı ancak kullanmadıkları mesajları silmeli ve kısa mesajlar göndermelidir.

İşte iyisiyle kötüsüyle, alınması gereken tedbirleri ile e – mail...

Eğer güne bilgisayarınızdaki mesajları okuyarak değil de; “Bak postacı geliyor” şarkısıyla başlamak istiyorsanız da sizin tercihiniz.

Hazırlayan: Seval AKSOY