“Butik İnsan Kaynakları felsefesiyle World Medicine’de görev alan tüm çalışanlarımıza dokunmaktan, onları dinlemekten hiç vazgeçmedik.”

Son dönemlerde yaptığı başarılı “Butik İnsan Kaynakları” uygulamaları ve Çalışan Deneyimi projeleri ile çalışan memnuniyetini artıran World Medicine’in insana dokunan bu çalışmalarını, pandemi döneminde hayata geçirdikleri projeleri, World Medicine İK Müdürü Esra Acar Engin ile konuştuk. Çok genç bir organizasyon olmalarına rağmen müthiş işlere imza atan ekibi yöneten Engin’e gelecek planlarını da sorduk.

Öncelikle World Medicine’ın İK yapılanması ve uygulamaları hakkında bilgi almak isteriz.

İnsan Kaynakları departmanı olarak çalışanlarımız için yasal ve ücretlendirme süreçlerini yönettiğimiz Bordro ve Özlük İşleri birimi, World Medicine nitelikli iş gücü ihtiyacının karşılanmasına yönelik faaliyetlerin yönetildiği İşe Alım birimi ile World Medicine’in gelecek vizyonuna ulaşması için kurumsal strateji ve performans süreçleri ile çalışanların mevcut ve geleceğine yönelik çalışmaların yapıldığı kariyer, yetenek, eğitim ve gelişim süreçlerinin yönetildiği Eğitim ve Organizasyonel Gelişim birimi olarak yapılanmış, İstanbul ve Tekirdağ Çerkezköy lokasyonlarında hizmet veren genç ve dinamik bir ekibiz.

İK süreçlerinizle çalışanlarınızın hayatında neleri değiştiriyorsunuz ve nelere dokunuyorsunuz?

World Medicine hızla büyüyen çok genç bir organizasyon. Bu büyüme ile birlikte bundan önceki yıllara kıyasla çalışan sayımız ciddi oranda artış gösterdi. Bizler bu hızlı büyümeye rağmen insanı odağına alan “Butik İnsan Kaynakları” felsefesiyle World Medicine’de görev alan tüm çalışanlarımıza dokunmaktan, onları dinlemekten hiç vazgeçmedik. Özellikle salgın döneminde öncelikli olarak çalışma metodolojimizi değiştirdik ve çalışanlarımızın ihtiyaçlarını gözeterek tüm İnsan Kaynakları süreçlerimizi yeniden yorumladık.

Son dönemlerde İK profesyonellerinin iş yükünü artıran pandemi döneminde World Medicine olarak nasıl bir süreçten geçtiniz, çalışanlara nasıl destekler sundunuz?

Pandemi döneminde World Medicine olarak, Covid-19 tedavisinde kullanılan ilacın Türkiye’deki ilk jenerik ilacını üreterek oldukça zor ancak bir o kadar da kıymetli bir görev üstlendik. Çalışanlarımızın ve paydaşlarımızın mutluluğunu odağına alan görev bilinciyle hızlıca aksiyon alıp çalışma metodolojimizi yeniden yapılandırdık. Hatta bu çerçevede sektörde TSE Covid-19 Güvenli Üretim / Güvenli Hizmet Belgesi alan öncü kuruluşlardan biri olduk. Bu belgenin gereklilikleri çerçevesinde daha az teması sağlayacak yeni düzenlemeler ile ortak alan kullanımlarında yönlendirici işaretlemeler, yemekhanelerde saat ve kişi sayısı uygulaması, asansör kullanımlarında kişi sınırlandırması, servis kullanımları için ek araçlar gibi birçok yöntemde yeni ve ek önlemler aldık. Ve hali hazırda bu belgemizin gerekliliklerini tüm şartlarıyla yerine getirmeye ve geliştirmeye devam ediyoruz.

Bir süredir çalışanlarımızın sağlığını ve mutluluğunu korumaya yönelik hayata geçirdiğimiz evden çalışma metodolojisini Hibrit şekilde uyguluyoruz. Ayrıca ofise gelen çalışma arkadaşlarımızın ofiste bulundukları zamanı en aza indirmek amacıyla çalışma saatlerimizi yeniden düzenleyerek daha az dışarıda olmalarını sağlıyoruz. Bunların yanı sıra iş yeri hekimliğimiz iş birliğinde çalışanlarımızın sağlığındaki gelişmeleri yakından takip ederek gerekli yönlendirmeleri yapıyor ve onlarla dirsek teması halinde çalışmalarımızı sürdürüyor, bilgilenmelerine yönelik duyuru, poster vb. birçok iletişim kanalını etkin olarak kullanıyoruz. 

Pandemi sonrası değişecek olan çalışma modelleri ile birlikte yeni bir insan kaynağı ve Çalışan Deneyimi anlayışına doğru yol alacak gibi görünüyoruz. Siz bu evrilen Çalışan Deneyimi ve insan kaynağı üzerine neler söylemek istersiniz?

Pandemi dönemi tüm Dünya’da olduğu gibi ülkemizde de oldukça zorlayıcı geçti, geçmeye de devam ediyor. Bizler de bu süreçte mevcut iş yapış yöntemlerimizi gözden geçirmek ve yeni iş modellerini öğrenmek durumunda kaldık. Bunlardan en önemlisi “uzaktan etkileşim” kaslarımızın farkına vardık, varmak durumunda kaldık. Birçok çalışmamızı uzaktan yapmaya başladık. Mesela işe alım süreçlerimizde iş görüşmelerimizi dijital platformlar üzerinden gerçekleştiriyoruz. İtiraf etmek gerekirse hiçbiri yüz yüze iletişimin, insana dokunmanın yerini tutmuyor.

Sonra; toplantılarımız, eğitimlerimiz, kongreler, paneller aslına bakarsanız dün yapamayız dediğimiz birçok aktiviteyi bugün uzaktan yapıyoruz, yapmak durumunda kalıyoruz. İşte bu zorunlulukta hayatımıza uzaktan etkileşimi dolayısı ile bu etkileşimin en önemli aracı olan “Dijital İletişimin” daha çok yer tutmasına hatta bazı yöntemlerin “eski” olmasına neden oldu. Bu çerçeveden baktığımızda uçtan uca bir yolculuk olan çalışan deneyimi yönetiminin de birçok aşaması “Dijital İletişimle” yeniden inşa ediyoruz. O nedenle bu yolculukta sadece işe alım ve yerleştirme süreçleri değil aynı zamanda çalışanların kurumsal bir vatandaş olarak çalışma hayatları süresince yaşadıkları her bir deneyim ayrı ayrı olarak gözden geçirilerek ortaya konmalı, bu hassasiyetle tasarlanmalı ve yönetilmelidir.

Bizler de bu deneyim tasarımında daha iyisini yapabilmek adına 2020 yılının Kasım ayında yapmış olduğumuz “Çalışma Hayatını Değerlendirme” anketimizde çalışanlarımıza pandemi dönemindeki uygulamalarımızı değerlendirmelerine yönelik sorular yönelttik. Gerek anketin geneline gerekse pandemi sorularının sonuçlarına istinaden aldığımız aksiyonlara göre çalışan deneyimini arttırmaya yönelik planlarımızı geliştirdik. Bunların yanı sıra değişen dünyada iş süreçlerinde dijitalleşmeye hız veren ve çalışan deneyiminde; çalışan mutluluğunu ve gelişimini odağına alan ve bu yöndeki çalışmalarını arttıran kurumların çalışanıyla beraber değişeceğine ve gelişeceğine bir daha deneyimlemiş olduk.

Biz biliyoruz ki en başta çalışanlarımıza, World Medicine’de çalışmak isteyen adaylarımıza ve paydaşlarımıza en iyisini sunmak için önce kendimizi geliştirmeli ve değiştirmeliyiz. Yeni ve potansiyel çalışma trendlerini yakından takip edip öncelikle ilaç sektöründe sonrasında ise diğer paydaşlarımıza öncü ve yol gösterici konumda olmaya özen gösteriyoruz.

World Medicine olarak gelecek dönemde hayata geçirmeyi düşündüğünüz İK projelerinizi de okurlarımızla paylaşır mısınız?

World Medicine olarak 2020 yılı itibariyle dünyada devlet destekli tek markalaşma programı olan Turquality Marka Programında yer almaya hak kazandık. Bu program çerçevesinde World Medicine’e Ekonomi Bakanlığı tarafından atanan toplam 30 projeden 6 tanesi İnsan Kaynakları sorumluluğundadır. Bu projeler hem World Medicine’e hem de İK ekibi olarak bizlere ciddi sorumluluklar yüklüyor. Bu projelerden, ilk bakışta göze çarpan Stratejik Yönetim ve Kurumsal Performans Yönetimi projeleri ile birlikte kariyer, yetenek ve eğitim yönetim projeleri ve İK süreçlerinin dijitalleşmesi projeleri diyebilirim. Bu projelerle birlikte geliştirdiğimiz çalışan deneyimi ile bir işveren markasına dönüşme hedefimizde var. Bu çerçevede 2021 yılı gerek World Medicine gerekse World Medicine İnsan Kaynakları açısından oldukça hareketli ve yoğun geçiyor, geçecek. Bu süreçte “Geleceğe Dönüşüyoruz” mottomuz ile tüm İnsan Kaynakları süreçlerimizi uçtan uca gözden geçirerek analizlerini yapıyor ve ilgili konularda doğru bir yapılanma için tüm World Medicine ailesinden aldığımız enerji ile çalışıyoruz.

Son olarak bir İK lideri olarak İK’nın geleceğini nasıl görüyorsunuz, sizce gelecekte İK konusunda neleri konuşuyor olacağız?

Aslında pandemi süreci bir çağı kapattı bir çağı başlattı diyebiliriz. Öncesinde yüz yüze çalışma sistemleri olmadan hiçbir sürecin ilerleyemeyeceği ya da yarım kalacağı düşünülürken bugün işletmeler uzaktan çalışma için gerek tam zamanlı gerekse hibrit çalışma modellerine geçiş yapmaya başladılar. Tam zamanlı olarak uzaktan çalışmalar lokasyondan bağımsız işe alım süreçlerine zemin hazırlamış oldu. Bu örnekten yola çıkacak olursak bir arada iken kurduğumuz iletişim, liderlik ve çalışan bağlılığı gibi birçok konuyu uzaktan çalışma sistemlerine göre tekrar yorumlamalı ve süreçlerimizi buna göre yeniden revize ediyor olmalıyız.

Bu yapılanmanın getirisi olarak da bundan sonraki dönemde İnsan Kaynakları'nda görev alan her bir kişinin “önce insan” mantığı ile çalışana her zamankinden fazla odaklanacağını düşünüyorum. O nedenle; süreçleri, gelecek vizyonunu ve stratejiyi dijitalleşme felsefesi ile tekrar yorumlamak ve doğru kurgulamak, çalışanların ihtiyaçlarına etkin cevap vermek ve çalışan mutluğunu merkeze almak İnsan Kaynakları için önemli konular arasında olacak diyebiliriz.