ÜNLÜ & CO‘da Kadın Yönetici Olmak

İK’cıların şirketlerde süper kahraman olarak görev aldığı pandemi sürecini, ÜNLÜ & CO İK ekibi nasıl yönetti, bu dönemde çalışanlarına hangi destekleri verdi? Bugünün projeleri ve geleceğe dair İK planları neler, pandemi sonrası çalışma düzeninde ve İK süreçlerinde neleri değiştirecekler? Tüm bu soruların yanıtlarını, İnsan Kaynakları alanında 24 yılı geride bırakan deneyimli bir kadın liderden dinledik. Bu kadın lider; ÜNLÜ & Co İnsan Kaynakları & Kurumsal İletişim ve Pazarlama Yönetici Direktörü Elif Özer... Özer ile hem kendi kariyer hikayesini hem de ÜNLÜ & Co’yu konuştuk.

Öncelikle biraz sizi tanımak ve şunu sormak isteriz; pandemi döneminde kurumlardaki en büyük yükü taşıyan departman olan İK’ya liderlik yapmak nasıldı?

Orta Doğu Teknik Üniversitesi Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Bölümü mezunuyum. Ağırlıklı bankacılık & finans olmak üzere farklı sektörlerde, İnsan Kaynakları alanındaki 24. senemi geride bıraktım. Bunun 10 yılı İK'nın hemen hemen tüm fonksiyonlarını kapsayan yöneticilik görevlerini içeriyor. Son 3 yıldır da ÜNLÜ & Co Grubu’nda İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim ve Pazarlama'dan sorumlu Yönetici Direktör ve İcra Kurulu üyesi olarak görev yapıyorum.

ÜNLÜ & Co olarak faaliyetlerimizle finans sektörüne ve ülke ekonomisine değer katan bir şirketiz. En güçlü sermayemizin de insan kaynağımız olduğunun bilincindeyiz. İçinden geçtiğimiz bu zor dönemi hiç kaybetmediğimiz umudumuzla, büyük bir aile olarak kabul ettiğimiz çalışanlarımız ve beraberlik ruhu ile daha kolay geçirmeye gayret ettik.

Bilindiği üzere pandemi dönemi çalışan deneyiminin oldukça ön plana çıktığı, motivasyonun ilk sırada geldiği bir süreç oldu. Önce hızlı bir dijital dönüşüm yaşandı ve ardından adaptasyonu için hazırlık çalışmalarımız başladı. Hepimizin aynı anda benzer duygular yaşamamız, bizleri yakınlaştırdı ve empati gücümüzü yükseltti. Öncelikle hepimizin sağlığı ve güvende olması için uzaktan çalışma düzenini hayata geçirdik elbette. Ardından çalışanlarımızın yaşamını kolaylaştıracak, iyi hissetmelerini sağlayacak iç iletişim aktiviteleri planladık. Onlarla diyaloğumuzu yoğunlaştırdık. Geri bildirimlerden hareketle çalışana dokunmayı başardığımızı görmek en büyük mutluluğumuz oldu gerçekten. Yani zor başlayan bu dönemi, şirket kültürümüzün gücü, çalışanlarımızın gayreti, Üst Yönetimin desteği ve elbette İnsan Kaynakları Bölümü’nün çalışan memnuniyeti odaklı emekleri ile hızlı adapte olarak, üretken ve verimli şekilde zorlukları avantaja çevirerek geçiriyoruz diyebilirim.

Pandemi döneminde ÜNLÜ & Co olarak nasıl bir süreç yaşadınız? Çalışanlarınıza bu dönemde verdiğiniz desteklerden ve hayata geçirdiğiniz projelerden bahsedebilir misiniz?

Çalışanına önem ve değer veren bir şirket olarak pandemi başında politika ve kurallarını düzenlemek üzere hızla çalışmalara başladık. Acil Durum Komitesi kurduk ve anbean durum takibi ile ilgili kararları uygulamaya geçirdik. Öncelikle tüm çalışanlar için evden çalışma sistemine geçildi. Teknolojik altyapı hazırlıklarını hızlıca tamamlayarak tüm iş süreçlerini sorunsuz şekilde dijital ortama taşıdık.

“ÜNLÜ Bi’gün” uygulaması ile canlı yayın serisi başlatarak, çalışanların günlük rutininde ihtiyaç duyabileceği faydalı bilgiler, ilgiyle izleyeceği güncel ve keyifli içeriklerle, alanında uzman konuşmacıları ağırladık. Intranet ortamında Covid 19’a özel çalışanların kolayca ulaşabileceği bilimsel haber, makale ve yayınlar içeren bir sayfa oluşturduk.

Gerek İnsan Kaynakları olarak çalışanlarla yaptığımız rutin görüşmeler ve gerekse uyguladığımız memnuniyet anketleri kapsamında çalışanların beklentilerini takip ediyor ve deneyimlerini ölçümlüyoruz. Pandemi dönemindeki çalışmalarımıza da bu kapsamda yön verdik. Ailelerin çocukları ile rahat zaman geçirebileceği saat esnekliği, şehir dışından çalışma opsiyonları, ofis çalışmalarındaki kıyafet serbestliği, toplantı saatlerinin mesai süresinin dışında organize edilmemesine dair teşviklerimiz, iş/ özel hayat dengesi gözetilerek hayata geçirilen uygulamalardan bazıları... Tüm bu yeni uygulamalarımızla çalışanlarımıza dokunarak, interaktif iletişim çalışmalarımızla iş sürekliliğini de kesintisiz devam ettirmiş olduk. Türkiye’de esnek çalışma yöntemlerine dair bir yönetim standardı oluşturmayı hedefleyen; TÜBİTAK destekli “Esnek Çalışma Yönetim Sistemi Geliştirme Projesi: İş Sürekliliğini ve Çalışan Psikolojik İyi Oluşunu Destekleyici Standartlar ve Uygulamalar” adlı proje çalışmasına ÜNLÜ & Co olarak Eylül 2020 tarihinde dahil olduk. ÜNLÜ & Co’nun bu projedeki asıl amacı, özellikle Covid-19 salgını sürecinde ve sonrasında ortaya çıkan çeşitli esnek çalışma sistemleri hakkında, çalışan deneyimlerini gözlemlemek, anlamak ve standart oluşturmak için zemin hazırlamak oldu.

Ayrıca memnuniyet anketleri düzenledik. Anket çıktılarını, aksiyon planına alarak konumladık. Sonucunda iyileştirdiğimiz alanları da duyurduk. Ayrıca stratejilerimize yön veren, bizi bir adım ileriye taşıyacak olan değer ve yetkinlik setlerimizi de zamanın ruhunu yansıtacak şekilde güncelledik. Tüm çalışma arka- daşlarımızın katılımıyla ortaya çıkardığımız yeni değerler bütününün benimsenmesi için bir dizi atölye çalışması organize ederek, yeniden yapılandırılmalarına aracılık ettik.

Son dönemlerin en çok konuşulan iki İK konusu vardı; çalışan deneyimi ve çeviklik... Sizin de ÜNLÜ & Co olarak bu iki konuda da başarılı işlere imza attığınızı biliyoruz. Bize biraz bunları anlatabilir misiniz?

ÜNLÜ & Co, değişen, gelişen dünyaya adapte olan, sürekli öğrenen ve deneyimlerini hızla hayata geçiren bir organizasyon. Son dönemdeki gelişmelerde bunun bizi ne kadar avantajlı konuma geçirdiğini gözlemlemiş olduk aslında.

Pandemi dönemine girmeden önce kurum kültürümüz ile kurumsal verimlilik arasındaki ilişkiyi keşfetmek, çalışan deneyimi ve beklentilerini ölçümleyebilmek üzere Türkiye’de ilk defa yapılan akademik bir proje çalışmasına katıldık. 2021’in Nisan ayına kadar devam eden, yurt içi ve yurt dışından akademisyenlerce yürütülen “Kurumsal Kültür ve Verimlilik Projesi”nin amacı, en yeni tekniklerle kurumsal kültürü ölçümlemek ve eğitimlerle geliştirmekti. Çeşitli atölye çalışmaları ile şirket içi farklı grupları bir araya getiren bu projede güçlü ve gelişime açık yönlerimizi keşfetme fırsatı bulduk. Bu kapsamda aksiyon planları belirledik.

2021 yılı için planladığımız “Dijital Dönüşüm Projesi”ni pandeminin de etkisiyle öne çekerek 2020 yılının son çeyreğinde başlattık. Bu proje ile birlikte 4 farklı iş alanında çalışanlarımızın unvan ve sorumluluklarından bağımsız bire bir dahil olduğu, fikir verdiği çevik bir proje grubu oluşturduk ve grubun liderliği için de bağımsız bir danışmanlık almaya başladık. Bu süreç ile çalışanlarımıza iş çeşitliliği ve ek sorumluluklar sağlarken iş süreçlerimizi de daha yalın, dijital ve çevik hale getirmeye özen gösteriyoruz.

Sürekli Gelişim için Öngörüsel Analitik programıyla her zaman gündemimizde olan çalışan motivasyonu ve deneyimi son dönemde daha da önem kazandı. Bu kapsamda, yapılan anket ve benzeri uygulamaları, şirketin organizasyonel yapısı, pozisyon ve belirlenen kriterler bazında analitik verilerle bizlere yön veren bir çözüm ortağı ile çalışmaya başladık. Çalışanlarımız akıllı telefonları üzerinden indirdikleri bir uygulama ile sürece kolaylıkla dahil olabildiler. Bu sayede özellikle öngörüsel analitik yöntemini kullanarak daha hızlı iyileştirmeler yapabilir hale geldik. Dijital bilgi ve belge girişi projesi ile İnsan Kaynakları süreçlerimizde hem dijital yeniliklere imza atarak çalışan verimliliğini artırıyor hem de yeni uygulamalar ile yeni trendlere adaptasyonu hızlandırıyoruz.

İşe alım aşamasında bilgi ve belge girişlerini dijitalleştirdik. Bu kapsamda işe yeni başlayan arkadaşlarımızın tüm bilgi ve ilgili evraklarını elden teslim almak zorunda kalmadan Oracle İK modülüne girmesini sağlayan bir proje başlattık. Bu sistemle çalışanlarımızın kişisel verilerini dijital platforma geçirirken, yeni başlayanların süreçlerini hatasız ve eksiksiz bir şekilde iki kat daha hızlı tamamlayabildik. Bu sürecin otomasyonu ile ekibimizin anlık olarak ilgili datalara ulaşmasını sağladık. Böylelikle İK operasyonlarına ayrılan süreyi kısaltarak, katma değeri daha yüksek ve farklı projeler üretmeye yoğunlaştık.

Tüm işe alım süreçlerimizi dijital ortama taşıdık. Dijital Ölçme ve Değerlendirme Projesiyle yeni mezun kategorisindeki işe alım deneyimini çevik bir süreç bakış açısı ile yeniden dizayn ettik. Ölçme ve değerlendirme araçlarını, daha yalın ve etkin konumlamak adına çevrimiçi olarak kullandık. Böylece görüşme ve devamındaki adımlar için doğru adaylarla ilerleyerek zaman ve maliyet avantajı da sağlayabildik. Bir pozisyona teklif verme süresi dijitalleşme ile 10-15 günden 5-6 güne kadar indi.

Bir başka önemli çalışma da eğitim ve gelişim alanında oldu. Öğrenme süreçlerini de interaktif bir platformda birleştiriyoruz. Çalışanlarımıza bu konuda oldukça dinamik bir altyapı sunmaya hazırlanıyoruz.

Pandemi sonrası için gerçekleştirmeyi planladığınız İK projeleriniz neler olacak ve yeni çalışma düzeniniz nasıl olacak?

2021 Ekim sonuna kadar hibrit yapıda çalışmaya devam edeceğiz. Devamında ve pandemi sonrasında ise şirketimiz vizyon ve misyonuna uyumlu olarak, ölçümlediğimiz çalışan beklentileri ve içgörü çalışmalarımız kapsamında esnek modelde bir planlama yapmayı hedefliyoruz.

Bizi oldukça heyecanlandıran ve yaz döneminde hayata geçirmeyi hedeflediğimiz ‘ÜNLÜ AKADEMİ’ dijital eğitim platformu çalışmalarına hızla devam ediyoruz. Tüm eğitim planlamalarımızı dinamik, esnek, kişiye özel ve güncel olarak geliştireceğimiz bu teknolojik platformda çalışan başına düşen eğitim süresi hedeflerimizi çevik bir alt yapı ile tamamlayacağız.

Oyunlaştırılmış ÜNLÜ oryantasyon programı, kariyer gelişimine yönelik akademik eğitimler ya da yetkinlik eğitimleri, yasal olarak zorunlu eğitimler, sağlık ve yaşama dair makaleler, aktüel hayattan bilgiler, kayıt altına alınan webinarlar, yani çalışana, kariyerine ve özel hayata dair birçok farklı içerik ÜNLÜ Dijital Akademi’de çalışanlarımıza açık olacak.

Gelecekteki projelerimiz de bugünden temellerini attığımız üzere, İK analitiği, dijital alanda veri yönetimi ve çalışan deneyimini çeşitlendirmek, güçlendirmek üzerine olacak.