0
Başarılı bir toplantı için: Sondan başlayın
Evet, eğer biraz önce okuduğunuz cümlelerden bir tanesi bile sizin yaptığınız toplantılardan sonra söyleniyorsa bu yazı sizin için yazılmamış demektir. Fakat eğer toplantılar esnasında oradakilerin sıkıntılı ya da anlamsız ifadelerle size baktığını görüyor, zihinlerinin çok ama çok uzaklarda olduğunu hissediyorsanız o halde okumaya devam edin deriz.
Bugüne kadar uyguladığınız toplantı stratejinizde yapacağınız birkaç küçük değişiklik ile toplantılarınız gerçekten fark yaratan, motivasyonu artıran birer etkinliğe dönüşebilir. Unutmayın “başarılı toplantı” herşeyden önce mevcut bilgilerin açıklığa kavuştuğu ve paylaşıldığı bir platform demektir.
Toplantı ertesinde alınması gereken aksiyonlar açıkça belirlendiği takdirde, toplantılar çalışanların görevleri tamamlamaları için gereken yetkinlikleri kazanmalarına ve kendilerini başarıya taşıyacak fırsatı elde etmelerine yardımcı olabilir. Bunun yanı sıra toplantılar farklı gruplarda yer alan ve farklı rollere sahip çalışanların, aslında ortak değer ve amaçlar etrafında birleştiğinin de bir göstergesidir.
Fakat ne yazık ki günümüzde birçok toplantı, sahip olması gereken verimlilik potansiyeline bir türlü ulaşamıyor. Çalışanları özellikle zaman planlaması açısından oldukça zorlayan günlük koşullarda, toplantılar da giderek zaman kaybı veya çok gerekli olmadıkça engellenmesi gereken bir aktivite olarak algılanmaya başlandı. “Çok uzun”, “fazla sıkıcı”, “kötü organize edilmiş”, “başarısız yönetilmiş”, “bazı gizli gündemlere göre yönlendirilmiş” gibi tanımlar toplantılar hakkında en sık duyulan şikâyetlerden yalnızca bir kaçı…
Daha iyi bir yolu olmalı!
Yapılan araştırmalar özellikle yöneticilerin haftada en az dört saatini toplantılarda geçirdiğini gösteriyor. Bu rakam aynı zamanda, çalıştığımız sürenin neredeyse sekiz bin saatten fazlasını toplantılarda oturarak yitirdiğimizin de bir göstergesi...
Bu, aslında hiç de göz ardı edilmemesi gereken bir zaman dilimi... Küçük bir hesaplama ile devam etmek gerekirse, on beş üst düzey yöneticinin katıldığı “verimli” bir toplantının bir organizasyona maliyeti bile bin ile dört bin dolar arasında değişiyor. Şimdi bir de hiçbir problemin çözülemediği ve mantıklı kararların alınamadığı toplantının maliyetini düşünün…
“Toplantı sanatı” çalışanlar arasında “ozmoz” yolu ile öğreniliyor. Yani toplantıları idare etmeyi başkalarından öğreniyoruz. O başka biri de muhtemelen diğer birinden öğrenmiş oluyor. Eğer gözlemlenen süreç iyi işliyorsa sizinki de iyi olacak demektir. Sadece gözlemlenerek bir şeylerden alıntı yapmak belki 19. yüzyılın Lordlar Kamarasında işe yarayan bir yöntem olabilir. Fakat günümüz iş dünyası için aynı şeyi söylemek mümkün değil. Artık binlerce kişinin aynı anda katılımını sağlayacak toplantı yöntemleri uygulanmaya başlandı. Dilerseniz bunlardan en yaygın olarak kullanılan birkaç verimli toplantı yöntemine göz atalım…
Kendinize bir hedef belirleyin
Ne zaman benden bir toplantı organize etmem, eğitim programı hazırlamam ya da bir sunum yapmam istense, ilk adımım her zaman karşımdakilerin bu toplantıdan neler bekleyebileceğini hesap etmek olmuştur. Şu bir gerçek ki bir toplantının başarısı her zaman ondan neler beklendiğinin açıkça belirlenmesi ile doğrudan orantılı… Toplantı sonunda katılımcılarınızdan ne bekliyorsunuz?
• Öğrenmelerini mi? Öyleyse neyi öğrenmelerini bekliyorsunuz? Birlikte çalışmayı mı? Süreçleri mi? Yeni bir beceriyi mi?
• Farkındalıklarını geliştirmek mi istiyorsunuz? Yeni bir kültüre karşı mı? Yeni bir pazara karşı mı?
• Bilgiyi mi paylaşmak istiyorsunuz? Gruplar arasında mı? Şirket çapında mı? Yeni bir veri kaynağından mı?
• Yeni bir karar almak ya da tavsiye vermek mi istiyorsunuz?
• Aksiyon almak mı istiyorsunuz?
• Yoksa sadece eğlenmek mi?
Hedefler “beklenen sonuçlar” olarak belirleniyorsa bunu liderler kadar katılımcıların da bilmeye hakkı olduğunu unutmayın. Böylece katılımcılarınız da toplantı boyunca hangi konulara daha fazla odaklanmaları gerektiğini bilirler.
Yaptığınız toplantı ister kutlama amaçlı olsun, ister yeni bir yazılım satın almasını kararlaştırmak veya bir projeyi ileri taşımak amacıyla gereken sorumlulukları belirlemek için yapılsın; herkes neden bir araya gelindiğini mutlaka bilmelidir. Sadece amacı belli olan toplantıların sonunda etkili kararlar alınabilir.
Toplantı türleri
Bilgilendirme amaçlı: Bilgilendirme amaçlı toplantılarda hedef başkaları tarafından alınan kararlardan ilgili topluluğu haberdar etmektir. Bilgilendirme amaçlı toplantıların üç alt tipi vardır: yöneticilerin çalışanları bilgilendirdiği toplantılar, çalışanların yöneticileri bilgilendirdiği toplantılar, yönetici ve çalışanların interaktif ortamda bilgi paylaştıkları toplantılar...
Onaylama: Bu toplantılarda hedef, daha önceden alınmış bir kararın uygulanmasına katılımcıların onayını almaktır.
Planlama/strateji belirleme: Başarılı bir şekilde gerçekleştirildiğinde bu toplantılar her bir katılımcının gelecekte alacağı aksiyonların belirlenmesini sağlar. Ayrıca bu toplantılar sayesinde her bir katılımcının bakış açısı ile şirketin geleceğini görmek mümkün olabilir. Genellikle stratejik toplantıların sonuçları hedeflere ulaşma yolunda ideal bir aksiyon planına karar vermek şeklinde ortaya çıkar.
Sorun çözme/karar verme: Bu toplantı türlerinde de aksiyon planları öne çıkar fakat karar verme süresi genellikle daha azdır. Çoğunlukla geniş çaplı planlamalar yerine günlük işlere odaklanılır.
Çalışan konferansları: Bu tarz toplantılar planla veya sorun çözme toplantılarında belirlenen aksiyon planlarının gelişimini izlemeye yönelik olarak tasarlanabilir. Gelişme raporları hazırlanır, görüşler tartışılır.
Geri bildirim/değerlendirme: Hedef planlama ve strateji toplantılarından sonra yapılanları değerlendirmektir. Organizasyonel veya bireysel performansa odaklanılır.
Eğitim: Amaç çalışanların işlerini daha etkili yapmalarını sağlamak için onları eğitmek, bilgi birikimlerini ve yeteneklerini geliştirmek ya da bir davranışı değiştirmek olabilir.
Kutlama: Bu tarz toplantıların amacı çalışanları eğlence amaçlı bir araya getirmek, birlikte hoşça vakit geçirmelerini ve rahatlamalarını sağlamaktır.
Lideri takip edin
Amacı ve konuşulacak konuların sayısı ne olursa olsun bir toplantının başarısının ardında mutlaka onu yöneten kişi yer alıyor. Konuların bir kısmı yönetime ait, büyük bir bölümü de delege edilmiş olacaktır. Fakat günlük bir araya gelişler ile kişilerin zaman, dikkat ve enerjilerini kullanacakları amaçlı bir araya gelme arasındaki farkı ortaya koyacak olan da toplantı ertesinde belirlenen hedefleri gerçekleştirmektir.
Planlama:
1. Gündemi oluşturun ve katılımcılara bunu gönderin.
• Toplantı başlığını belirleyin,
• Toplantı türünü ve katılımcıları belirleyin,
• Beklentileri ortaya çıkarın,
• Kimlerin bu konuda kaynak oluşturabileceğini belirleyin.
2. Gerekli her türlü ön hazırlığı gerçekleştirin.
3. Lojistik düzenlemelerinizi yapın.
• Yer
• Zaman
• Oturma düzeni
• Materyaller
Başlarken:
• Katılımcıları ayrı ayrı tanıtın. (eğer gerekliyse)
• Beklentileri yeniden belirleyin.
• Amaç ve hedefleri tanımlayın.
• Kaynak olarak kullanılacak uzmanları tanıtın.
• Toplantı süresince üzerinde durulacak ve durulmayacak sorunları/konuları belirleyin.
• Zaman programını paylaşın.
Odaklanma:
Toplantının amacından şaşmaması için;
• Algılamayı arada bir kontrol edin.
• Alınan kararları tekrarlayın.
• Toplantı akışını dikkatlice kontrol edin.
Kolaylaştırma:
Katılımcıları sürece dahil edin, destekleyici ve sorun çözücü olun, farklılıkları yönetmeyi bilin.
Sonuç:
Toplantıların hem sizin hem de diğer katılımcılar için tatmin edici olması istiyorsanız alınan kararlar gerçekten uygulanabilir olmalıdır.
• Bugüne kadar gelinin noktayı değerlendirin.
• Hedefleri belirleyin.
• Yarım kalan konular için başka bir toplantı zamanı belirleyin.
Toplantı ertesinde kullanılacak dokümanlar:
• Tutanaklar
• Aksiyon planı özetleri
• Bireysel aksiyon planları /Hatırlatmalar
• Tebrik ve takdir notları
Toplantı nasıl geçmiş olursa olsun oradan çıkan kararlar bir şekilde organizasyona etki eder. Kötü bir toplantı, üzerinde en fazla zaman harcanmış bir projeyi bile baltalayabilir, başarılı bir toplantı ise şirketi uzun vadede başarıya götürecek çok önemli kararların alınmasına olanak verebilir.
Joni Daniels
Bu makaleyi kaleme alan Joni Daniels, aynı zamanda kişisel ve profesyonel gelişim alanında danışmanlık hizmeti veren Daniels&Associates şirketinin kurucusu ve ulusal çapta tanınmış bir eğitmen, konuşmacı ve yazardır. Daniels halen her seviyedeki profesyonele kişisel yetenek gelişimi konusunda yardımcı oluyor. Yazara www.jonidaniels.com adresinden ulaşılabilir.
Bugüne kadar uyguladığınız toplantı stratejinizde yapacağınız birkaç küçük değişiklik ile toplantılarınız gerçekten fark yaratan, motivasyonu artıran birer etkinliğe dönüşebilir. Unutmayın “başarılı toplantı” herşeyden önce mevcut bilgilerin açıklığa kavuştuğu ve paylaşıldığı bir platform demektir.
Toplantı ertesinde alınması gereken aksiyonlar açıkça belirlendiği takdirde, toplantılar çalışanların görevleri tamamlamaları için gereken yetkinlikleri kazanmalarına ve kendilerini başarıya taşıyacak fırsatı elde etmelerine yardımcı olabilir. Bunun yanı sıra toplantılar farklı gruplarda yer alan ve farklı rollere sahip çalışanların, aslında ortak değer ve amaçlar etrafında birleştiğinin de bir göstergesidir.
Fakat ne yazık ki günümüzde birçok toplantı, sahip olması gereken verimlilik potansiyeline bir türlü ulaşamıyor. Çalışanları özellikle zaman planlaması açısından oldukça zorlayan günlük koşullarda, toplantılar da giderek zaman kaybı veya çok gerekli olmadıkça engellenmesi gereken bir aktivite olarak algılanmaya başlandı. “Çok uzun”, “fazla sıkıcı”, “kötü organize edilmiş”, “başarısız yönetilmiş”, “bazı gizli gündemlere göre yönlendirilmiş” gibi tanımlar toplantılar hakkında en sık duyulan şikâyetlerden yalnızca bir kaçı…
Daha iyi bir yolu olmalı!
Yapılan araştırmalar özellikle yöneticilerin haftada en az dört saatini toplantılarda geçirdiğini gösteriyor. Bu rakam aynı zamanda, çalıştığımız sürenin neredeyse sekiz bin saatten fazlasını toplantılarda oturarak yitirdiğimizin de bir göstergesi...
Bu, aslında hiç de göz ardı edilmemesi gereken bir zaman dilimi... Küçük bir hesaplama ile devam etmek gerekirse, on beş üst düzey yöneticinin katıldığı “verimli” bir toplantının bir organizasyona maliyeti bile bin ile dört bin dolar arasında değişiyor. Şimdi bir de hiçbir problemin çözülemediği ve mantıklı kararların alınamadığı toplantının maliyetini düşünün…
“Toplantı sanatı” çalışanlar arasında “ozmoz” yolu ile öğreniliyor. Yani toplantıları idare etmeyi başkalarından öğreniyoruz. O başka biri de muhtemelen diğer birinden öğrenmiş oluyor. Eğer gözlemlenen süreç iyi işliyorsa sizinki de iyi olacak demektir. Sadece gözlemlenerek bir şeylerden alıntı yapmak belki 19. yüzyılın Lordlar Kamarasında işe yarayan bir yöntem olabilir. Fakat günümüz iş dünyası için aynı şeyi söylemek mümkün değil. Artık binlerce kişinin aynı anda katılımını sağlayacak toplantı yöntemleri uygulanmaya başlandı. Dilerseniz bunlardan en yaygın olarak kullanılan birkaç verimli toplantı yöntemine göz atalım…
Kendinize bir hedef belirleyin
Ne zaman benden bir toplantı organize etmem, eğitim programı hazırlamam ya da bir sunum yapmam istense, ilk adımım her zaman karşımdakilerin bu toplantıdan neler bekleyebileceğini hesap etmek olmuştur. Şu bir gerçek ki bir toplantının başarısı her zaman ondan neler beklendiğinin açıkça belirlenmesi ile doğrudan orantılı… Toplantı sonunda katılımcılarınızdan ne bekliyorsunuz?
• Öğrenmelerini mi? Öyleyse neyi öğrenmelerini bekliyorsunuz? Birlikte çalışmayı mı? Süreçleri mi? Yeni bir beceriyi mi?
• Farkındalıklarını geliştirmek mi istiyorsunuz? Yeni bir kültüre karşı mı? Yeni bir pazara karşı mı?
• Bilgiyi mi paylaşmak istiyorsunuz? Gruplar arasında mı? Şirket çapında mı? Yeni bir veri kaynağından mı?
• Yeni bir karar almak ya da tavsiye vermek mi istiyorsunuz?
• Aksiyon almak mı istiyorsunuz?
• Yoksa sadece eğlenmek mi?
Hedefler “beklenen sonuçlar” olarak belirleniyorsa bunu liderler kadar katılımcıların da bilmeye hakkı olduğunu unutmayın. Böylece katılımcılarınız da toplantı boyunca hangi konulara daha fazla odaklanmaları gerektiğini bilirler.
Yaptığınız toplantı ister kutlama amaçlı olsun, ister yeni bir yazılım satın almasını kararlaştırmak veya bir projeyi ileri taşımak amacıyla gereken sorumlulukları belirlemek için yapılsın; herkes neden bir araya gelindiğini mutlaka bilmelidir. Sadece amacı belli olan toplantıların sonunda etkili kararlar alınabilir.
Toplantı türleri
Bilgilendirme amaçlı: Bilgilendirme amaçlı toplantılarda hedef başkaları tarafından alınan kararlardan ilgili topluluğu haberdar etmektir. Bilgilendirme amaçlı toplantıların üç alt tipi vardır: yöneticilerin çalışanları bilgilendirdiği toplantılar, çalışanların yöneticileri bilgilendirdiği toplantılar, yönetici ve çalışanların interaktif ortamda bilgi paylaştıkları toplantılar...
Onaylama: Bu toplantılarda hedef, daha önceden alınmış bir kararın uygulanmasına katılımcıların onayını almaktır.
Planlama/strateji belirleme: Başarılı bir şekilde gerçekleştirildiğinde bu toplantılar her bir katılımcının gelecekte alacağı aksiyonların belirlenmesini sağlar. Ayrıca bu toplantılar sayesinde her bir katılımcının bakış açısı ile şirketin geleceğini görmek mümkün olabilir. Genellikle stratejik toplantıların sonuçları hedeflere ulaşma yolunda ideal bir aksiyon planına karar vermek şeklinde ortaya çıkar.
Sorun çözme/karar verme: Bu toplantı türlerinde de aksiyon planları öne çıkar fakat karar verme süresi genellikle daha azdır. Çoğunlukla geniş çaplı planlamalar yerine günlük işlere odaklanılır.
Çalışan konferansları: Bu tarz toplantılar planla veya sorun çözme toplantılarında belirlenen aksiyon planlarının gelişimini izlemeye yönelik olarak tasarlanabilir. Gelişme raporları hazırlanır, görüşler tartışılır.
Geri bildirim/değerlendirme: Hedef planlama ve strateji toplantılarından sonra yapılanları değerlendirmektir. Organizasyonel veya bireysel performansa odaklanılır.
Eğitim: Amaç çalışanların işlerini daha etkili yapmalarını sağlamak için onları eğitmek, bilgi birikimlerini ve yeteneklerini geliştirmek ya da bir davranışı değiştirmek olabilir.
Kutlama: Bu tarz toplantıların amacı çalışanları eğlence amaçlı bir araya getirmek, birlikte hoşça vakit geçirmelerini ve rahatlamalarını sağlamaktır.
Lideri takip edin
Amacı ve konuşulacak konuların sayısı ne olursa olsun bir toplantının başarısının ardında mutlaka onu yöneten kişi yer alıyor. Konuların bir kısmı yönetime ait, büyük bir bölümü de delege edilmiş olacaktır. Fakat günlük bir araya gelişler ile kişilerin zaman, dikkat ve enerjilerini kullanacakları amaçlı bir araya gelme arasındaki farkı ortaya koyacak olan da toplantı ertesinde belirlenen hedefleri gerçekleştirmektir.
Planlama:
1. Gündemi oluşturun ve katılımcılara bunu gönderin.
• Toplantı başlığını belirleyin,
• Toplantı türünü ve katılımcıları belirleyin,
• Beklentileri ortaya çıkarın,
• Kimlerin bu konuda kaynak oluşturabileceğini belirleyin.
2. Gerekli her türlü ön hazırlığı gerçekleştirin.
3. Lojistik düzenlemelerinizi yapın.
• Yer
• Zaman
• Oturma düzeni
• Materyaller
Başlarken:
• Katılımcıları ayrı ayrı tanıtın. (eğer gerekliyse)
• Beklentileri yeniden belirleyin.
• Amaç ve hedefleri tanımlayın.
• Kaynak olarak kullanılacak uzmanları tanıtın.
• Toplantı süresince üzerinde durulacak ve durulmayacak sorunları/konuları belirleyin.
• Zaman programını paylaşın.
Odaklanma:
Toplantının amacından şaşmaması için;
• Algılamayı arada bir kontrol edin.
• Alınan kararları tekrarlayın.
• Toplantı akışını dikkatlice kontrol edin.
Kolaylaştırma:
Katılımcıları sürece dahil edin, destekleyici ve sorun çözücü olun, farklılıkları yönetmeyi bilin.
Sonuç:
Toplantıların hem sizin hem de diğer katılımcılar için tatmin edici olması istiyorsanız alınan kararlar gerçekten uygulanabilir olmalıdır.
• Bugüne kadar gelinin noktayı değerlendirin.
• Hedefleri belirleyin.
• Yarım kalan konular için başka bir toplantı zamanı belirleyin.
Toplantı ertesinde kullanılacak dokümanlar:
• Tutanaklar
• Aksiyon planı özetleri
• Bireysel aksiyon planları /Hatırlatmalar
• Tebrik ve takdir notları
Toplantı nasıl geçmiş olursa olsun oradan çıkan kararlar bir şekilde organizasyona etki eder. Kötü bir toplantı, üzerinde en fazla zaman harcanmış bir projeyi bile baltalayabilir, başarılı bir toplantı ise şirketi uzun vadede başarıya götürecek çok önemli kararların alınmasına olanak verebilir.
Joni Daniels
Bu makaleyi kaleme alan Joni Daniels, aynı zamanda kişisel ve profesyonel gelişim alanında danışmanlık hizmeti veren Daniels&Associates şirketinin kurucusu ve ulusal çapta tanınmış bir eğitmen, konuşmacı ve yazardır. Daniels halen her seviyedeki profesyonele kişisel yetenek gelişimi konusunda yardımcı oluyor. Yazara www.jonidaniels.com adresinden ulaşılabilir.
