‘AstraZeneca’da içinde bulunduğumuz dönemi “Açık İletişim Devri” olarak nitelendiriyorum’


Öncelikle İK sektörünün deneyimli isimlerden biri olarak Feyza Aysan’ı tanımak isteriz. AstraZeneca ile nasıl tanıştınız?

ODTÜ’de İşletme bölümünden mezun olduktan sonra Boğaziçi Üniversitesi’nde Endüstriyel İlişkiler alanında yüksek lisansımı tamamladım. Hem ilaç sektöründe ve hem farklı sektörlerde İK alanında çeşitli yöneticilik pozisyonlarında görev aldım. Türkiye’de ve yurtdışında üstlendiğim tüm görevlerimde ağırlıklı olarak İK odaklı çalıştım. Son 15 yıldır üst düzey yöneticilik yapıyorum. AstraZeneca’da nispeten yeni bir çalışanım. 2009 yılından bu yana AstraZeneca İK Direktörü olarak çalışıyorum.

AstraZeneca kendi sektöründeki başarısı dışında İK uygulamalarında da oldukça başarılı bir profil çiziyor. Özellikle Türkiye’de Esnek Yan Haklar Programı’nın öncü ve en iyi uygulayıcılarından biri olarak bu programı biraz anlatabilir misiniz? Uygulamada ve süreç yönetiminde zorlukları var mı?

Esnek Yan Haklar Programı’na 2010 yılının Mayıs ayında başladık. AstraZeneca İnsan Kaynakları, çalışanların değişen ihtiyaçlarının farkında olarak bu ihtiyaçlara cevap verecek çözümler üretmeyi hedefliyoruz. Günümüz dünyasında Esnek Yan Haklar çalışanlar tarafından tercih edilen bir uygulama.

Esnek Yan Haklar Programı’nın AstraZeneca çalışan yapısı ile son derece uyumlu olduğunu öngörmüştük. Çok da haklı çıktık. Zira, programın ilk yılında çalışanlarımız yüzde 80 oranında Esnek Yan Haklar Programı’ndan memnun kaldıklarını bildirdi. Önümüzdeki dönemde çeşitlenecek haklarla bu oranın daha da artacağını öngörüyoruz.

Elbette burada evli/bekar veya çocuklu/çocuksuz olma durumu da ihtiyaçları belirleyici bir durum oluyor. Bazı değiştirilemeyen yan haklarımız bulunuyor. Değişebilen yan haklar konusunda ise çalışanlar Nisan ayı içinde tercihlerini bildiriyor. Uygulama ise Mayıs ayı itibarıyla başlıyor.

Ençok tercih edilen yan hak bireysel emeklilik planı için ek şirket katkı payı oldu. Yemek yardımı ve sağlık sigortası gibi yan hakların yerine akaryakıt çekleri, alışveriş çekleri, eğitim, kreş ve spor yardımları gibi yeni yan haklar genelde tercih edilen diğer yan haklar oldu.

En çok çalışılmak istenilen ve en zor girilen şirketlerden biri olarak nasıl bir seçme-yerleştirme süreciniz var?

AstraZeneca olarak biz çalışma arkadaşlarımızın seçiminde çok titiz davranıyoruz, çünkü çok seçkin ve işinde başarılı bir ekiple çalışıyoruz. Bu ekibe ayak uyduracak, işinde başarılı, potansiyeli yüksek arkadaşlarımızla çalışmak istiyoruz. Bu çerçevede seçme sürecinde gerçekten titiz davranıyoruz.

Özellikle saha pozisyonlarında ayrıştırdığımız en önemli etken sektör tecrübesi idi. Tecrübenin ve birikimin özellikle satış kariyerinde önemine halen inanıyoruz. Bununla birlikte, tecrübe ve yüksek performansı birleştirebilen çalışanların şirketin hedeflerine ulaşmasını sağlayacağını düşünüyoruz.

Bir önceki soruyla bağlantı kurmak gerekirse, AstraZeneca’da Yetenek Yönetimi süreci nasıl gerçekleşiyor? Yetenek Yönetimi açısından AstraZeneca’yı farklı kılan nedir?

AstraZeneca’da yüksek performanslı ve potansiyel Satış Temsilcilerinin katılacakları bir yetenek yönetimi sistemi var. HAVUZ adını verdiğimiz bu yetenek yönetimi sistemi ile yüksek performanslı çalışanları ve kilit yetenekleri belirliyor, onların eğitimi, gelişimi ve bu çalışanların AstraZeneca’nın gelecekteki yöneticileri olarak yetiştirilmelerini sağlıyoruz.

HAVUZ, tüm çalışanlara objektif kriterlere göre terfi, eşit yükselme ve gelişim imkanı tanırken, yüksek performanslı ve başarılı çalışanların ayrıştırılarak ödüllendirilmesini esas alıyor. HAVUZ’u diğer yetenek yönetimi projelerinden ayıran önemli bir özelliği de, başvuruların bireysel olarak yapılması. Herkes için eşit olarak belirlenmiş ön kriterleri karşılayan çalışanların başvurduğu HAVUZ adayları, çeşitli testler ve Değerlendirme Komitesi ile gerçekleştirecekleri mülakat süreçlerinden sonra dışarıdan bir danışmanlık firması ile yürütülen Değerlendirme Merkezi’ne katılacaklar. Değerlendirme Merkezi sonucunda da HAVUZ üyeleri belirlenecek. HAVUZ’a katılmaya hak kazanan Satış ve Tanıtım Sorumluları 2 yıl içinde yoğun eğitim ve gelişim programlarına dahil olacak ve kuruluş içinde bir üst pozisyonun açılması durumunda bu pozisyonlara atanacaklar.

Güncel iş dünyasında şirketleri ayakta tutan en önemli faktörlerden biri de çalışan bağlılığını sağlamak ve işgücü devir oranını en düşük seviyelerde tutmak... İlaç sektöründe özellikle ‘tıbbi mümessil’ olarak tabir edilen satış temsilcilerinin bağlılığını daim kılmak zor gibi görünüyor. AstraZeneca olarak bu konuda neler yapıyorsunuz?

AstraZeneca’da tüm çalışanlarımıza sağladığımız çok önemli yan haklarımız mevcut. Bunların arasında en önemsediğimiz Kiraz adını verdiğimiz Bireysel Emeklilik planımız. AstraZeneca’nın çalışanlarının geleceğini ne kadar önemsediğini ve onların uzun dönemli yanlarında olduğunu gösteren önemli bir sistem. Bununla birlikte AstraZeneca çalışanları Esnek Yan Haklar adını verdiğimiz bir sistem sayesinde istediği yan hakları seçip, istemediklerinin yerine başka yan hakları tercih edebiliyor. Tamamen kişisel ihtiyaçlarına göre yan haklarını planlayabiliyor. Kiraz ve Esnek Yan Haklar uygulamaları ile sektörümüzde fark yaratan uygulamalara sahip olduğumuzu düşünüyoruz. Bununla birlikte yüksek performans ve sürdürülen başarıyı mutlaka ödüllendiriyoruz. Sürekli yüksek performans gösteren Satış Temsilcilerimizi dahil ettiğimiz Pırlanta adında bir klübümüz var. Pırlanta ilan ettiğimiz bu çalışanlarımız çok daha farklı ve özel ayrıcalıklara sahip oluyorlar. (Yakalarına takılan pırlantadan, şirketin Başkanı ile sosyal vakit geçirmeye kadar çok özel ayrıcalıklara sahip oluyorlar) Bunların yanı sıra çalışanlarımızın memnuniyetini düzenli olarak ölçüp, onlardan geribildirimlerini alıyoruz. Çalışanlarımızla organizasyon olarak güçlü ve gelişim alanlarımızı belirleyecek grup çalışmaları yapıyoruz. Bizim için çalışanlarımızın görüşlerini duymak son derece önemli.

Satışcılardan bahsetmişken, şunu da sormak isterim. Deneyimli bir İK’cı olarak sizce, dış müşteride yaratılan güven, iç müşteri olan çalışanı da etkiliyor mu? Yani, satışcının başarısı ve İK’cının başarısı arasında nasıl bir korelasyon var?

AstraZeneca İK Departmanı’nda İş Ortağı yapısı ile çalışıyoruz. İK olarak satış ekibimize ne kadar başarılı bir destek verirsek onların da sahada o derece başarılı olabileceklerine inanıyoruz. En temel amacımız, onların performanslarını artıran, ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılayan projeler geliştirmek ve işbirliği inşa etmek.

Sanırım, bir de ‘Telefon Sihirbazları’ adlı bir eğitim programınız var. Bunun içeriği ve sürecini öğrenebilir miyiz? Kimlere yönelikti ve nasıl bir amaçla yola çıktınız?

Türünün ilk ve tek örneği olan “Telefon Sihirbazları” eğitimi hedef kitlesi ve içeriği açısından da son derece verimli ve etkili bir eğitim. Ecza depolarında çalışan telefonla satış yapan görevlilerine yönelik olan bir eğitimimiz. Bu eğitimle telefonda satış yapan görevlilere eczacılarının seslerini analiz ederek onların sosyal stillerini öğrenme ve bu sosyal stillere özgü yaklaşım modellerini öğretmeyi amaçlayarak onların mesleki kalite standartlarının yükselmesine katkıda bulunuyor. Telefonda satış görevlileri aslında inanılmaz bir işlev görüyorlar, sadece telefon kullanarak eczanelere satış yapıyorlar. Üstelik bu görevliler satış yaptıkları eczacılarını meslek hayatları boyunca görmeden, sadece seslerini ve onların ses özelliklerini bilerek yapıyorlar.

Biz eğitime bu adı verirken bu kadar büyüklükte bir satışın müşteriyi hiç görmeksizin yapılabilmesi için Telefonda Satış Görevlilerinin olsa olsa “sihirbazlık” yeteneklerine sahip olmaları gerektiğini düşündük. Bu nedenle eğitimimize “Telefon Satış Sihirbazları” adını verdik. Projemiz, Türkiye genelinde Edirne’den Van’a kadar tüm ecza depolarını hedefliyor. Türkiye genelindeki depoların % 60-70’inde eğitim tamamlandı. Yaz aylarının başlaması ile ara verdik ama 1 Eylül’de tekrar başladık, eğitimler devam ediyor.

AstraZeneca olarak hedefimiz 3000 kişiye ulaşmak ve şimdiye kadar 1700 kişiye eğitim gerçekleştirerek eğitim sertifikalarını verdik. 2010 yılı bitmeden de, Kasım sonu ya da en geç Aralık ayı ortasında 3.000 kişilik hedefi tamamlanmış olacağız. Eczaneler yıllardır telefonla satış yapan görevlilerle çalışırlar, onlara güvenir ve onların önerilerini dinlerler. Bu güven o kadar güçlüdür ki, bu görevli başka bir ecza deposuna transfer olursa eczacı da eski deposunu bırakıp o ecza depo ile çalışmaya başlayabilir ve bunun örnekleri çoktur.. Telefonla satış görevlileri, bir bakıma eczacıların ticari danışmanlarıdır diyebiliriz.

Gerçekleştirdiğimiz bu eğitim telefonla satış yapan görevlilerin eczane sadakati kaybetmemelerini sağlamak ve yeni eczaneler yeni sadık müşteriler kazanmalarına katkıda bulunmak için tasarlandı.

Çalışan önerileri ve değerlendirmeleri şirketler için artık önemsenen bir konu haline geldi. AstraZeneca’nın bu konudaki tavrı nedir? Bu çerçevede FikirbAZ sisteminizin detaylarını konuşmak isteriz.

Bizim için çalışanların görüş ve önerileri çok önemli ve değerli. Şirket çalışanlarının fikirlerini yazabilecekleri ve intranet üzerinden çalışan bu sistemde bugüne kadar 150’nin üzerinde fikir üretildi. AstraZeneca olarak bu önerilerin yüzde 50’si bugüne kadar hayata geçirdik. Bazıları için uzun bir süreç gerekiyor. Bazıları da hayata geçmiyor.

Şirket çalışanları iş dışında sosyal bir platformda buluşmak konusunda fikir beyan ettiler. Artık yılda en az bir kere iş dışında buluşmak konusunda programlar organize ediyoruz. Yine çalışanlarımız yazın toplu izin konusunda taleplerini dile getirdiler. Bu sene Temmuz ayının son iki haftası tüm şirket çalışanları aynı dönemde tatile çıktık. Bir başka fikir ise şirket çalışanlarının gönüllü olarak katılacağı sosyal sorumluluk programlarının organize edilmesi konusundaydı. Bu uygulama süreç gerektirdiği için uygun bir altyapı gerçekleştirme konusunda çalışmalarımız sürüyor.

Aslında sadece satış sonuçları ve iş yapış şekillerimiz değil, yaratıcılık ve yenilikçilik de AstraZeneca’da ödüllendirilir. AstraZeneca Türkiye’de çalışanlarımızın kıdemini de ayrıca ödüllendiriyoruz. Çalışanlarımızın yarısı 5 yıl ve daha fazla zamandır şirketimizde. Bu çalışanların şirkete bağlılıklarını kutlamak, onlar kadar bizleri de motive ediyor. Başarı kriterlerini, satış sonuçlarının yanısıra şirket değerlerine uyum, Sağlık Bakanlığı’nın yayınladığı kodlara, şirket kural ve prosedürlerine uygun çalışmak ve şirket yetkinliklerini belirli bir düzeyin üzerinde sergilemek olarak sayabiliriz.

Başarılı çalışanlarımızı ayrıştırmak için oluşturduğumuz bir kulüp var. Adı Pırlanta Kulübü. Bu kulübe son 3 yılda sürekli yüksek performans gösteren ve belirli bir sektör tecrübesine sahip çalışanlarımızı alıyoruz. Bu çalışanlarımız, kulüp üyesi oldukları sürece ücret politikasından yöneticilerin katıldığı bazı organizasyonlarda yer almaya kadar birçok ayrıcalıktan faydalanıyor. Ancak kulüp üyeliğinin sona ermesi de mümkün. İki yıl üstüste yüksek performans kriterlerini karşılayamayan çalışanlarımız maalesef kulüpte yer alma hakkını kaybedebiliyor. Pırlanta kulübünün yanı sıra, ekipte satış sonuçları doğrultusunda en iyileri de ayrıca ödüllendiriyoruz.

• Eklemek istedikleriniz...

AstraZeneca’da içinde bulunduğumuz dönemi “Açık İletişim Devri” olarak nitelendiriyorum. Sadece FikirbAZ ile bize gelen önerilerden bağımsız olarak şirket çalışanlarının birbirleriyle iletişimlerini daha da güçlendirmek ve fikirlerini açıkça beyan etmelerini sağlamak için amacıyla değişik iletişim araçlarını hayatımıza entegre etmeye başladık. Bunlardan ilki global anlamda AstraZeneca çalışanlarını tek bir dijital platformda buluşturan Yammer uygulaması. Yammer adlı sosyal siteyle sadece AstraZeneca çalışanları dünyanın heryerindeki AstraZeneca çalışanları ile iş ve/veya sosyal anlamda sohbet imkanı buluyorlar. Bir diğer uygulamamız ise AZ Forumları...AZ Forumları ile tüm çalışanlar her ayın belli günlerinde önceden belirlenen bir saatte şirket yöneticilerimizle yine dijital platformda buluşuyor ve yöneticilerimize istedikleri soruları yöneltebiliyorlar.

AZ Sohbet odalarında ise her çalışan dilediği bir konuda sohbet başlatabiliyor. Bu sohbetlerin iş merkezli olma gerekliliği bulunmuyor. Yine dönem toplantılarında başlattığımız açık iletişim panoları aracılığıyla çalışanlarımız diledikleri konuda taleplerini dile getirebiliyorlar. Bu araçların yanı sıra dahili yayın organımız TurkuAZ ile de ayrı bir iletişim platformu oluşturuyoruz. İşte bu iletişim araçları içinde bulunduğumuz yoğun dönemde bizi birbirimize bağlıyor ve iletişim gücümüzü arttırıyor.

DERGİ

HRdergi Mayıs sayısı çıktı

SATIN AL Mayıs 2024