Zor görev: İşe alım...

Geçtiğimiz 20 yıl süresince şirket değerlerinde meydana gelen değişimler, piyasadaki çalışan değerlerini de etkiledi, etkilemeye de devam ediyor. Bu değişimler sonucunda şirketler en iyi yetenekleri işe almak ve ellerinde tutmak için artık çok daha yaratıcı ve esnek olmak durumunda… Çünkü çalışanlar eskisi kadar kolay memnun olmuyor. Ve bu memnuniyet süreci çok erken bir aşamada; yani işe alım sürecinde başlıyor.

“Başarılı olmak için önce geminize doğru yolcuları alıp, yanlışları limanda bırakmayı öğrenin. İşiniz bununla da bitmiyor, doğru kişilerin doğru yerlerde oturmasını da sağlamak zorundasınız. Sizin en değerli varlığınız çalışanlarınız değil, doğru çalışanlarınızdır.” diyor John Collins. Doğru çalışanlar organizasyonunuza tamamen uyum sağlayan ve hedeflerinizi gerçekleştirmenize yardım eden kişilerdir.

Belki de şu anda bu konunun sizin için önemsiz olduğunu düşünüyorsunuz, özellikle de işlerin henüz çok başındaysanız. Oysa bu asla görmezlikten gelmemeniz gereken bir konu. Bir çok şirket şu klasik hataya düşmüştür: Biri ‘harika’ bir fikir bulur ve onu bir arkadaşıyla paylaşır. O arkadaşın da tam bu fikre uygun teknolojileri gerçekleştirebilecek uzman bir arkadaşı vardır. Derken o arkadaş işe alınır ve işe başlanır. Aradan altı ay geçtikten sonra işlerin hiç de en başında planlandığı gibi gerçekleşmediği görülür. Herkesin şirketin gidişatı ile ilgili ayrı bir görüşü vardır; ama asıl hedef yok olmuş, hayaller suya düşmüştür.

Peki ‘doğru insan’ kimdir? Onu geminize nasıl alabilirsiniz? Geminize doğru kişileri almak için özenle hazırlamanız gereken üç önemli süreç var: iş tanımları, mülakat süreci, ekip tasarımı.

Görev tanımlarınızı oluştururken hangi kaynaklardan yararlandınız? Rakiplerin web sitelerinden mi? İnsan Kaynakları sitelerinden mi? Şirketlerin büyük bölümü görev tanımı konusuna çok az zaman harcar. Genelde görevler bir takım yetenek ve tecrübelerin bir araya gelmesi ile tanımlanır ve adaylar da bunlara sahip olup olmamalarına bakılarak işe alınır. O halde neden hala yüksek iş gücü devir oranı ve düşük performans sorunlarının önüne geçemiyoruz?

Gerçek şu ki, bir iş her ne kadar bir takım yetkinlik ve deneyimleri gerektiriyor olursa olsun, aslında o göreve başlayacak kişinin aynı zamanda bazı davranış, yetenek, güdü ve iletişim becerilerini de sahip olması şart. Bunları ‘öğretilemeyen’ yetkinlikler olarak adlandırabiliriz. Başka bir deyişle her görevin bir kişiliği vardır ve doğru insanları işe almak için ilk yapmanız gereken görevlerin kişiliğini tanımlamak olmalıdır.

İş tanımlarını geliştirirken, önce adayın bugün ve gelecekte hangi yetenek ve deneyimlere sahip olmasa gerektiğini  düşünün. Daha sonra da bu kritik bileşenleri öğretilemez olarak adlandırın. Ekipleriniz arasında çeşitlilik yaratmanız gerektiğini hiçbir zaman aklınızdan çıkarmayın. Detaycı çalışanlar ile büyük resimciler arasındaki dengeyi kurmayı bilin.

Doğru kişileri seçmek için yapmanız gereken ikinci şey, sağlam bir mülakat süreci oluşturmak olmalıdır. Şirketlere yön veren genellikle kurucularının sahip olduğu bir tutku veya farklı bir düşüncedir. Ama bu kişiler genellikle mülakat konusunda uzman değildirler. Bu yüzden işe alım sürecini bir uzmana bırakmak geminize doğru yolcuları almak için oldukça önemli.

İyi bir mülakat süreci davranışsal sorgulamaları da bünyesinde barındırır. Bu aslında adayın geçmiş ve şu anki performansına bakılarak geleceğe ait çıkarımlar yapmaya yönelik bir yöntemdir. Bugünün pazar koşullarında birçok aday zamanla birer “mülakat uzmanı” haline dönüştüğü için size tam da duymak istediklerinizi söyleyeceklerdir. Bu yüzden farklı bir şeyler yapmamanız halinde yanılgıya düşmeniz olasıdır.

Hangi pencereden bakarsanız o pencereye hak verirsiniz. Şirket penceresinden bakıldığında, Seçme Yerleştirme öncelikle aşağıdaki aşamalardan meydana gelir:

• İş analizi: Hangi departmana, ne kadar kişi alınması gerekiyor, ihtiyaçların belirlenmesi, boş kalan pozisyonların değerlendirilmesi

• İş tanımı: İşin sorumlulukları, görevlerin tanımlanması…

• Aday yetkinlikleri: İşi yapması beklenen kişinin nasıl özelliklere, hangi bilgi ve becerilere sahip olması gerektiği

• İş ilanı: Nerelere ilan verileceği (ayrılan bütçeye göre gazetelerin İnsan Kaynakları eki, sosyal medya, şirketin web sitesi, kariyer siteleri vb…)

• Listeleme: Ön görüşme veya mülakata çağırılacakların listesi.

• Görüşme ve Seçme: Doğru kişiyi bulmak. (Bazen yardımcı olarak psikolojik testler veya kişilik testleri kullanılabilir)

• Yerleştirme ve oryantasyon: Şirket içi temel kuralları sınıflandırma ya da kitapçık haline dönüştürme… (Tuvaletler, yangın çıkışı, temel eğitimler gibi). Böylelikle adaylar göreve getirildiğinde direk işe konsantre olabilirler.

• Değerlendirme ve Eğitim Planı: Performans değerlendirme analizi sonrasında kişi için gerekli eğitimlerin planlanması… Eğitim şirket içi olabilir (işi temel alan, işi yaparken öğrenilebilen ve daha az maliyetli) ya da şirket dışı olabilir (daha maliyetli, işi yaparken öğrenme imkanı olmayan, direkt işi temel almayan, daha genel kapsamlı olabilir)

Genel olarak prosedür bu şekilde işler. Ancak burada atlanılmaması gereken bir nokta var: Bazı şirketlerin, öncelikle kendi bünyesinde yerleştirebileceği biri olup olmadığını anlamak için kendi özgeçmiş havuzuna göz atması… Şirket eğer bu havuzda uygun bir aday bulamazsa dışardan bir aday arayışına geçer. Peki bunların şirketlere getirdiği avantaj ve dezavantajlar nelerdir?

Avantajları

• İşe alım süreci kesinlikle daha az maliyetli olur.
• Şirket içini iyi bilen bir kişiyi işe yerleştirme imkanı tanır.
• Aynı şirkette olduğu için görevin sorumluluklarını da bilir.
• Daha az çatışma demektir.

Dezavantajları

• Taze kan eksikliği. (Şirket dışından biri, dışarıdan bir göz gibi şirketi daha net gözlemleyebilir ve şirkete tazelik, canlılık, yenilik getirebilir.)

• Boşluk yaratabilir. (Başka bir pozisyonu doldurmak için diğer pozisyon açıkta kalabilir.)

• Çalışanlar arası çatışma yaratabilir. (iş arkadaşının bir anda patronun konumuna gelmesi gibi…)

Dışardan hizmet almanın aslında tek farkı daha maliyetli olmasıdır. Bir de taze kan sağlar. Şirkete yeni gelen biri yenilikleri de beraberinde getirebilir. Ama bu her zaman mümkün değildir tabii ki. Kimi zaman o kişiyi tanımak, işe adapte olmasını beklemek zaman alabilir. Tercih sizin: İster şirket içi, ister şirket dışı Seçme Yerleştirme yapın her ikisinde de birilerinin kaderlerini değiştirirsiniz.

Aday penceresinde durum biraz daha farklıdır. Öncelikle kaderini kendi belirler. Nasıl mı? Şirket içiyse, şirkette performansınızla öne çıkması gerekebilir. Şirket dışından bir adaysa, özgeçmişin öngörüşmeye çağrılmasını sağlayacak şekilde hazırlanması gerekir. Çünkü o iş için yeterlilikleri uygun bile olsa, eğer bunları ön plana çıkartacak özgeçmişi hazırlayamazsa, daha görüşmeye çağrılmadan elenenler arasında yer alınabilir. Peki ya burada kaderi belirlemek kimin elindedir? Adayın mı yoksa adayı eleyenin mi? Yoksa hazırlanan özgeçmişin mi?

Doğru yolcuyu doğru koltuğa oturtun!

Geminize doğru kişileri aldıktan sonra yapmanız gereken tek bir şey kalıyor. O da bu kişileri doğru yerlere oturtmak; yani ekibinizi doğru bir şekilde tasarlamak… Şu gerçeği hiçbir zaman unutmayın ki her birimiz şartlara uyum sağlama yeteneğine sahibiz. Ama her ne kadar uyum sağlasak da zamanımızın yüzde 99’unu asıl olduğumuz gibi geçiriyoruz. Bu yüzden her bir çalışan üzerinde bir ayrıntılı çalışmalar yapın ve kimin hangi göreve en fazla uyacağını tespit edin.

Ve yönetici kadrolarınızı asla bir ödüllendirme mekanizması olarak kullanmayın. Çünkü yönetici rolünün ancak o karaktere sahip olan kişilere verilmesi gerekir. Ancak bu kuralları sağladığınız takdirde çalışanlarınızı motive edebilir, bağlılığını sağlayabilir ve performanslarınızı artırabilirsiniz.

İnsan Kaynakları’nın vazgeçilmezlerinden biridir, Seçme ve Yerleştirme. Özgeçmişlerin havalarda uçuştuğu, insanların bir bakıma işinin, dolaylı olarak da kaderinin belirlendiği süreçtir aslında. İyi bir iş; iyi bir gelir, daha iyi ek imkanları ve iyi bir alım gücünü de beraberinde getirdiği için hayatımızı daha iyi yaşama fırsatı tanır bizlere. Ancak iyi bir iş bulmak ya da iyi bir işe girebilmek, özellikle Türkiye’de zaman alan ve kolay olmayan bir süreçtir.