Yöneticiler ve çalışanlar için danışmanlık (Coaching)

Bireyler gerek özel gerekse profesyonel yaşamlarında zaman zaman daha iyiyi başarmak, kendini tanımak, daha etkili olmak isteyebilirler. Bu doğal ve yararlıdır. Aslında tüm bu istekler bir değişim demektir. Değişim zor ve yorucu bir süreç olabileceği gibi bazen bir kıvılcım ile çok hızlı bir süreç kendiliğinden de gelişebilir.

İnsanın kendi iç dünyası ile ilişkide olması ve istekleri, amaçları, kaygıları, yetenekleri gibi konulara ilişkin gerçekleri iyi bilmesi gerekir. Bunu başarabilmek için kendisine zaman ayırması, doğru soruları sorup onlara cevap araması ve gereğinde profesyonel rehberlik alması yerinde olur.

Coaching bireyin profesyonel alandaki faaliyetlerinde hem kendisi hem de kurumu açısından belirgin fark yaratmak ve bunun sürekli olmasını sağlamak amacıyla davranış bilimleri alanındaki her türlü bilgi ve becerilerin kullanıldığı bir süreç olarak düşünülmelidir. Bu süreçte aynı zamanda iş yeri özelliklerinin ve profesyonelleri etkileyen kurumsal dinamiklerin de dikkate alınması gerekir.

Esasen hemen her çalışanın performansı iyi bir coaching süreci ile olumlu yönde etkilenir. İşleri daha kolay yürür, sorunlar daha kolay aşılır, yeni mesleki açılımlar ve başarılar için bireyin şansı yükselir. Bazen iyi bir süreç sonrasında bireyin profesyonel yaşamında yeni ufuklar açılabilir. Bunun yanında bireyin profesyonel yaşamda zorlandığı bir dönemi aşmak, belli bir alandaki kapasitesini geliştirmek, yönetsel becerilerini artırmak, takım halinde çalışma kapasitesini geliştirmek, farklı gerekleri olan yeni bir pozisyona hazırlamak için de coaching süreci istenebilir.

Bireylerin kendi davranış özelliklerinin farkında olmaları, varsa onları sıkıntıya sokan ve tekrarlayan paternleri daha uyumlu olanları ile değiştirme istekleri başarılı bir sürecin başlangıcıdır. Sürekli gelişme ve her bakımdan daha iyiyi başarmak çabası içinde olan insan açısından davranışsal olarak gelişmek çok önemlidir.

Burada amaç kişinin kendi içinde var olan potansiyeli en iyi şekilde kullanabilir hale gelmesi ve yaşamını en üst düzeye taşıyabilmesidir. Bu aslında herkesin kendisine karşı bir sorumluluğu olarak da düşünülebilir.

İnsanın yaşamına ilişkin çeşitli konularda kararlar alması ve doğru hedefler saptaması çok önemli ve olumlu gelişmelerin başlaması için ön koşuldur. Bununla birlikte alınan kararların uygulanabilir nitelikte olması ve nasıl gerçekleştirilebileceğinin önceden belirlenmesi gerekir.

Özellikle yöneticilerin zaman zaman en doğru kararı almakta, istenmeyen duygularla başa çıkmakta zorlanmaları söz konusu olabilir. Bir yönetici kendi kapasitesini en iyi şekilde kullanamadığını hissedebilir. Günümüzün hızlı değişen ve rekabetçi ortamında beklentileri karşılayamama sonucunda başarısızlık ve düş kırıklıkları ortaya çıkabilir.
Konum gereği paylaşma zorluğu, yalnızlık veya profesyonel süreçler sonucunda olumsuz duygularla karşı karşıya kalma, belirsizlik gibi durumlarda yardım almak profesyonel başarı açısından çok yararlıdır. Danışmanlık süreci geçmişten gerekenleri öğrendikten sonra gelecek ve aksiyon yönelimli olabilmek ve zor süreçlerde duyguları yönetebilmek açısından da yardımcı olur.

Bu süreç esnasında farkında olunan veya olunmayan çeşitli dirençler, zorlanmalar doğaldır. Zaman zaman olumlu bir gelişme öncesinde bireyin göz ardı etmeleri, inkârları, dirençleri sürecin gelişimini zorlaştırabilir, birey adeta kendi içinde bir mücadeleye girebilir.

İç engeller aşılmalı
Uygun coaching ile beynin arka planında kalan, görünmeyen ancak davranışı çok etkileyen zihinsel süreçler (duygular, istekler) ortaya çıkarılır ve birey kendi iç engellerini aşarak kaynaklarını harekete geçirmiş olur. Bu süreçte danışan elinden gelen gayreti göstermeli ve danışman da bu çalışmanın rahat ve olumlu duygular ile yürütülmesini sağlamalıdır. Hangi konunun ne zaman ve ne şekilde ele alınacağı çok önemlidir. Gerçek bir gelişim yüzeysel yaklaşımlar ile olamaz, ancak coaching sürecinin hangi derinlikte yürütüleceği konusunda da temkinli olmak ve uzman bir yaklaşım göstermek gerekir.
Bu nedenle danışman davranış bilimleri alanında yetkin ve çok karmaşık olan zihinsel süreçler konusunda bilgili olmalı, davranışları ve onların mekanizmalarını çok yönlü olarak izlemelidir. Çok kompleks de olsa dinamikleri analiz etmeye çalışmalı ve süreci kontrollü ve dikkatli bir şekilde yönetmelidir. Ancak yüzeyde görünen danışmanlık süreci olabildiğince basit, sade ve net olmalıdır. Danışman gerek donanımı gerekse yetkinliği açısından güven duygusu uyandırmalı, ancak bu duygu doğal olarak gelişmeli, bunu sağlamak için özel çaba göstermekten kaçınılmalıdır. Mütevazı, ilgili ve sorunlar karşısında rahat bir görünüm sergilenmelidir.

İlk aşama amaçların belirlenmesidir. Başlangıçta belirlenen amaçlar bu süreçte daha da geliştirilebilir. Eğer gerek görülür ise bu aşamada gözden kaçan ancak kişinin profesyonel yaşamını da etkileyebilen bazı medikal durumların saptanabilmesi için gereken tetkikler yapılabilir, psikolojik ölçüm yöntemleri uygulanabilir. Bireyin profesyonel yetkinliklerinin, kişinin o an ve gelecekteki konumu da göz önüne alınarak ne şekilde geliştirilmesi gerektiği tartışılır. Coaching’in psikoterapiden farklı olduğu unutulmamalı, coaching’in kapsamı dışında kaldığı düşünülen durumlarda kişi uygun bir uzmana yönlendirilmelidir.

Bu hizmeti alacak kişinin ve kurumun ilgililerinin motivasyon düzeyi ve hangi açıdan motive oldukları da önemlidir. Danışmanlık süreci başlamadan önce bu hizmeti verecek olan kişinin danışmanlık alacak kişi ve kurum yetkilisi ile görüşmesi ve beklentilerin gerçekçi bir şekilde saptanması yararlı olur. Ulaşılması olası olan ve olmayan hedefler iyi bir değerlendirme sonucunda saptanmalı ve birlikte tartışılmalıdır.

Kurum yetkililerine de görev düşüyor
Hizmeti veren ve alanın yanı sıra kurum yetkililerinin de bu hizmetin en etkili şekilde yürütülmesi ve kurum yararları açısından en anlamlı olabilmesi konusunda üzerlerine düşen görevler vardır. Bu açıdan danışmanlık süreçlerine ilişkin olarak da yöneticilerin bilgi sahibi olmaları, hatta bu süreçlerden kendileri de geçerek kişisel yararları yanında sürecin teknik olarak nasıl yürüdüğünü de anlamaya çalışmaları uygun olabilir.
Süreç başladıktan sonraki ilk aşama farkındalık düzeyi üzerindeki çalışmalardır. Bu süreç daha sonraki aşamalarda ve tüm yaşam boyunca hep sürecek, kişi sürekli kendisi ile ilgili yeni bir şeyler keşfedecektir.

Farkındalık süreci bireye göre değişebilen yoğunlukta yürütüldükten sonra özellikle iş yaşamı ve en başta belirlenen amaçlar açısından önemli olan konular (refleksler, esneklik sorunları, hassasiyetler, açık-kapalı öfkeler ve kaynakları, endişeler, bireyin profesyonel yaşam açısından olumlu ve olumsuz yanları) ele alınır. Bunlardan profesyonel açıdan önemli olmayanlar veya doğal karşılanması gerekenler konuşulur ve profesyonel açıdan önemli olanlar üzerinde çalışmalar yürütülür. Bireyin farkında olmadığı veya üzerinde durmadığı güçlü yönlerinin fark edilmesi ve geliştirilerek daha çok devreye girmesi bu sürecin önemli hedefleri arasındadır.

Danışman bireyin profesyonel karar verme süreçlerinde doğru soruları sorması, perspektif ve odaklanma hatalarına düşmemesi, kendi gözlem ve analiz yeteneğini en iyi şekilde kullanabilmesi için yardımcı olmalıdır.

Coaching için isteğin kimden geldiği de önemlidir. Çalışmaların başarılı olabilmesi için bireyin istekli olması, esnekliğe sahip bulunması ve çaba göstermesi gerekir. Etkili bir danışmanlık süreci için verimli bir çalışma atmosferi oluşturulmalıdır. Aksi halde sonuç almak zorlaşır. Bu sürecin amacı bireyin geçici bir süre mutlu olması değil, zihinsel kapasitesini daha üst düzeyde işine yansıtarak profesyonel yaşamda daha başarılı olması ve kurumu için de daha yararlı olmasıdır.

Süreç esas olarak gelecek ve aksiyon odaklı olup gerektiğinde geçmişe yönelik çalışmalar da gündeme gelebilir. Bu amaçla kişinin geçmiş deneyimleri, yaşamındaki önemli figürlerle ilişki biçimleri, kendi iç dünyası ile iletişimi gibi konular üzerinde de çalışılabilir. Asıl amaç daha iyi bir gelecek yaratmaktır. Seansların içeriği zaman zaman ortaya çıkan gelişmelere göre geçici olarak farklı konulara yönelebilir. Bireyin kendisi üzerinde yoğunlaşılmasının yanında içinde olunan ortamın, kurum içi dinamiklerin doğru şekilde üzerinde durulması da önemlidir.

Günümüzde özellikle yöneticilerin çok kuvvetli insan değerlendirebilme becerilerine sahip olmaları gerekmektedir. Bunu hem bireyler hem de gruplar için yapabilmelidirler. İş ortamı oluşturma, toplantı yönetme, eleman seçme, pazarlama, kriz durumlarında çalışanların iş stresi ile mücadelesini yönetebilme, sorunlu çalışanlarla başa çıkma, motivasyon oluşturma gibi saymakla bitmeyecek pek çok konu açısından etkili olabilmek için donanımlı olmak gerekmektedir.

Geleneksel yönetici yaklaşımı daha çok hiyerarşik bir yapı içinde gücün kullanımına ilişkin becerilerle ilgili olup günümüzün beklentilerine karşılık verememektedir. Dolayısıyla yönetsel bir transformasyon gerçekleştirilmeli ve çalışanları motive edecek, karşılıklı olarak anlamaya ve sorumluluğa dayalı bir yaklaşım geliştirilmelidir.

Yönetici için önemli bir beceri:
Mentalizing
İnsan ilişkilerinde başarısız bireylerin büyük bölümünün insanları anlama ve onların duygularını yönetmekle ilgili sorunları olduğu görülmektedir. Başarılı bir insan diğer insanların ne düşündüklerini ve ne hissettiklerini doğru şekilde değerlendirebilme yetisine sahiptir. Yöneticilik faaliyetlerinin önemli bir bölümü de başkalarını motive etmek ve belirli bir amaca yönelik olarak harekete geçirmekle ilgilidir. İnsanların karşılarındaki kişinin duygu, düşünce, istek ve davranışları hakkında çıkarsama yapmalarına “mentalizing” denmektedir ve bu bir yönetici için çok önemli bir beceridir. Mentalizing uzun süren ve anlamlı ilişkilerin temelidir.

Uyumlu ilişkilerde zihinlerin karşılıklı olarak etkileşimi söz konusudur. Mentalizing iletişim, ikna ve sorun çözme kapasitesini artırır; çatışmaları yönetmeyi kolaylaştırır. Mentalizing sayesinde hem kendi hem de başkasının bakış açısını görebilmemizi sağlayan karşılıklı empati gelişir. Dolayısıyla her birey sadece profesyonel açıdan değil, her tür insan ilişkisinde başarılı olmak istiyorsa mentalizing konusunda kendisini geliştirmeli; gereğinde bu konuda destek almalıdır.

İnsan beyninde gerçekleşen düşünce ve duygulara ilişkin faaliyetler daha üst bilgi işleme süreçleri ile değerlendirilebilmekte ve etkilenebilmektedir. Bu gibi durumlarda düşünce ve duygularda değişimler sağlanabilmekte ve daha doğru ve amaca yönelik olmalarına olanak sağlanmaktadır (metakognisyon-üstbiliş).

Coaching süreci belirli bir süre veya istenirse tüm profesyonel yaşam boyunca veya farklı beklentiler, sorunlar ve koşullar ortaya çıktığında devam edebilir.

İnsan davranışına ilişkin konularda farkındalığın önemli olduğuna değinilmişti. Bazı durumlarda sadece farkına varmak da kendiliğinden olumlu sonuçlar doğurabilir. Ancak farkındalık sürecin son aşaması değildir, ortaya çıkan materyal çok iyi şekilde ve dikkatle işlenmelidir. Zamanlama çok önemlidir. Sürecin farkındalıktan sonraki kısmının iyi yönetilememesi olumsuz sonuçlara yol açma riski taşır.

Süreç boyunca çeşitli konuların ele alınma hızı ve zamanlaması, elde edilen verilerin işlenmesi ve son davranışa taşınması da yine son derece dikkatli bir şekilde yönetilmeli ve bireyin duygularının olumsuz etkilenmemesine özen gösterilmelidir.

Hazır şablon ve reçetelere dikkat!
İnsan davranışı çok karmaşık olup oldukça fazla çeşitlilik gösterir. Eğer danışman ortaya çıkabilecek pek çok farklı durumda nasıl hareket etmesi gerektiği konusunda gerek teorik gerekse deneyim açısından yeterince donanımlı değilse hep aynı hazır şablon ve reçeteleri çok farklı durumlara uygulamak zorunda kalabilecektir. Bu da yine olumsuzluk riski taşıyan bir durumdur.

Ne kadar iyi değerlendirme yapılırsa yapılsın danışmanlık sürecinde öngörüler gerçekleşmeyebilir, beklenen sonuçlar öngörülen zaman içinde elde edilemeyebilir. Araya giren yeni kurumsal veya bireysel gelişmeler, yeterince dikkate alınmayan ve değiştirilmesi zor bireysel, organizasyonel vs. faktörler, istenilen çalışma ortamının oluşturulamaması, danışmanlık alan kişinin veya kurum yetkililerinin yeterince çaba göstermemesi, hizmeti veren kişinin donanımının yetmediği sorunlar gibi nedenler söz konusu olabilir. Bu tip durumlarda süreci zorlamak, sonuç almak için sabırsızlanmak oldukça hatalıdır ve olumsuz sonuçlar doğurabilir. Böyle bir durum söz konusu olduğunda sürenin uzatılması, bireyden veya organizasyondan kaynaklanan olumsuz etkenlerin ele alınması, farklı bir danışmanla çalışılması, daha verimli çalışılabilecek bir zaman diliminin beklenmesi gibi seçenekler değerlendirilmelidir. Bu olasılığı hem kurum yetkililerinin hem danışmanlık alan kişinin hem de hizmeti veren kişinin en baştan tartışmaları yararlı olur.

Coaching bireyin kendisi için zaman ayırdığı, belirli hedeflere yönelik ve uzman rehberliğinde yürütülen bir süreçtir ve bireyin profesyonel yaşamında gerçek bir dönüm noktası oluşturabilir.

İnsanda genellikle büyümeye, gelişmeye, yeni yaklaşımları denemeye ve değişmeye karşı bir istek vardır. Eğer bu potansiyel harekete geçirilebilirse daha etkin bir profesyonel ve tatmin düzeyi daha yüksek bir birey olmak açısından yararlı bir çalışma yapılabilir.

İnsanlar eski davranışlarının üzerine yeni davranışlar geliştirebilme yeteneğine sahiptirler. Bu özellikle prefrontal denilen beyin bölgesi ve nöronların plastisite dediğimiz özelliği sayesinde gerçekleşen bir süreçtir. Yani herkes kişilik özellikleri ne olursa olsun tepki repertuarını geliştirme şansına sahiptir. Sonuç almak, daha önce yapılamayanları yapabilmek, daha önce zor ve karmaşık gibi görünen ve kişiyi çaresizlik duygusuna sürükleyen durumlarda oldukça basit ve sade yaklaşımlarla işin içinden çıkabilmek, harcanan çabaların meyvelerini toplamak bireye gurur ve mutluluk verir. Yeni edinilen davranışların uygulanma ortamı bulundukça ve olumlu sonuçları görüldükçe pekişerek kişi tarafından benimsenmesi sonucunda süreç tamamlanır.

Bu sürecin sonunda bireyin duygusal zekası gelişmekte ve kariyer özel-yaşam dengesi de daha iyi kurulabilmektedir. Doğal olarak tüm bunlar profesyonel alana olumlu şekilde yansımaktadır.

Bu dönem bireyin kendisini keşfettiği, deneyim kazandığı, yeni beceriler edindiği bir süreçtir. Bu şekilde profesyonel açıdan kendisine değer katan bir deneyim yaşayan profesyonel, geleceğe kendisine daha güvenerek bakacaktır. Uygun rehberlik ile birey öncesine göre daha gelişmiş bir hale gelirken kurumların mükemmele ulaşma çabaları da bir adım daha ileri gider.

Yaklaşım ilkeleri
• Hiçbir sorunun olmadığı durumlarda bile en iyiyi yapma, kendi potansiyelini en iyi şekilde kullanabilme amacıyla profesyonel rehberlik yararlıdır.
• Bu süreç esnasında daha üst düzey düşünce ve duygular hedeflenir.
• Sağlıklı ve değişmeye hazır kişilerle, geleceğe ve kişinin güçlü yönlerine odaklanılır.
• Yaşamı daha etkili yaşamayı amaçlayan, şimdiki ve gelecek zamana odaklı ve aksiyona yöneliktir.

Amaçlar
• Yeni problem çözme ve düşünce şekillerinin geliştirilmesi,
• Bireysel potansiyelin farkedilmesi ve birey tarafından anlaşılması,
• İçinde olunan ortamın dinamiklerini, diğer insanların amaçlarını doğru analiz edebilme ve onlara kendi mesajlarını ulaştırabilme becerisini kazanma,
• Profesyonel vizyonun geliştirilmesi,
• Eski davranış paternlerinin üzerine yenilerinin eklenmesi ve davranışsal donanımın zenginleştirilmesi,
• Nesnel, veriye dayalı ve anlamlı karar alma yeteneğinin edinilmesi,
• Kişiyi kısır döngülere sokan, istediklerini almasını engelleyen davranışsal reflekslerin farkedilmesi ve düzeltilmesi,
• Bireyin kendi iç dünyası ile iletişiminin geliştirilmesi,
• Başkalarının sorunlu davranışları ile başa çıkabilme,
• Strese karşı dayanıklı olma,
• Güç durumlarda hemen akla gelmeyen çözümler üretebilme, yaratıcı olma,
• Profesyonel yaşamda herkesin yararına olan yolları bulabilmek,
• Diğer insanların duygularını olumlu yönde etkileyebilmek.

Prof. Dr. Hakan Yöney
Marmara Üniversitesi Tıp Fakültesi
Psikiyatri Ana Bilim Dalı Öğretim Üyesi