“Ofis Düzeni” uzun vadede rekabet avantajına dönüşebilir mi?

Bir İnsan Kaynakları profesyoneli olarak yazının başlığını gördüğünüzde belki de “İyi de bunun İK ile ne ilgisi var?” diye sormuş olabilirsiniz. Fakat aşağıda okuyacağınız yazının tümü bu soruyu irdeliyor. Aslında “ofis tasarımı” konusu tam anlamıyla hiçbir departmanın yetki sınırlarına girmiyor. Belki çok az şirkette yer alan tesis yönetimi departmanı konu ile doğrudan ilişkili sayılabilir.

Fakat tesis yönetimi de genellikle konunun sosyal ve psikolojik etkilerine değil, maliyete ve yönetime ilişkin noktalara odaklanır. Bana göre bu noktada duruma farklı ve insani bakış açısı getirmesi gereken birim İnsan Kaynakları olmalıdır. Hatta tıpkı ücret ve eğitim birimleri gibi İnsan Kaynakları kendi bünyesinde bir “ofis tasarımı” birimi oluşturmalıdır. Çünkü bu konuya ayırabilecek bütçeye sahipseniz bir kişinin sadece bu konuya odaklanması uzun vadede tahmin ettiğinizden çok daha önemli bir fayda sağlayabilir.

Ne yap(ma)malı?
Burada kesinlikle, İnsan Kaynakları’nın birdenbire “Haydi IT departmanının oturma planını biraz değiştirelim” diye harekete geçmesi gerektiğini kastetmiyorum. Çünkü bu tarz değişikliklerin ancak hat yönetimi tarafından idare edilmesi gerektiğini düşünüyorum. İnsan Kaynaklarının yapması gereken sadece bu değişikliklerin nasıl yapılacağı konusunda “bilen biri” olarak yol göstermek olmalıdır.

Bununla birlikte ofis tasarımının nasıl olması gerektiği hakkında birçok farklı bakış açısına rastlanıyor. Bunlardan ilki ofis içindeki tasarımların çalışanlar arasındaki sosyal ilişkileri nasıl etkilediği ile ilgili… (Bu konu ile ilgili daha ayrıntılı bilgi edinmek için Jonh Seely Brown ve Paul Duguid’in “The Social Life of Information” adlı kitabını önerebilirim.) Bu anlamda en önemli görüş “çalışanların rahatlıkla görüş alış verişinde bulunabilecekleri şekilde fiziksel yakınlık sağlanması” gerektiğidir.

Belki de bu konuya verilecek en basit ama en önemli örneklerden biri çalışanların normalden uzun telefon kordonlarına sahip olmasını gerektiren bir alan; “çağrı merkezleri” olacaktır. (Bahse girerim ki telefon kablolarının uzunluğunun bir İK konusu olabileceği bugüne kadar hiç aklınıza gelmemişti; fakat öyle...) Bir çağrı merkezi çalışanının telefonunun kablosu ne kadar uzun olursa bu onunla birlikte çalışan başka birine yardım etmek için kendi ekranından o kadar uzağa gidebileceği anlamına geliyor. İşlerin en iyi şekilde yürüyebilmesi için deneyimsiz çalışanların deneyimli bir çalışanın yanında (“yanında” kelimesi burada “bir telefon kablosu mesafesinde” anlamında kullanılmıştır) oturması gerekiyor. Dikkat edilecek bu tarz ayrıntılar ile iş başı eğitimin sınıf eğitimlerinden çok daha etkili bir hal alması da sağlanmış olacaktır.

İnformal toplantı alanları sağlanmalı
Bir diğer önemli sosyal bakış açısı ise özellikle “bilgi çalışanları”nın rutin toplantıların haricinde günlük ve informal bir araya gelmeler aracılığı ile aralıksız bilgi alış verişinde olmalarını sağlamak olacaktır. Bugün bilişim sektöründe faaliyet gösteren birçok şirket bu konunun öneminin farkına varmış olacak ki kahve molalarında bile çalışanların fikirlerini paylaşmalarına fırsat veren “beyaz tahtaları” kullanıyorlar.

Şimdilerde Zerofootprint’in CEO’luğunu yapan Ron Dembo, bundan önce görev yaptığı şirket olan Algorithmics’de binanın merdivenlerinin spiral şekilde yapılması ve kahve molaları için bu merdivenlerin kenarında özel masalar yapılması konusunda ısrar etti. Her ne kadar üst yönetim özellikle de şirketin ilk günlerinde, tam da nakit akışının sıkışık olduğu bir dönemde bu teklife pek sıcak bakmasa da zaman içinde kabul etti. Zamanla bu fikrin çalışanlar arasındaki iş birliği ve samimiyetin artması açısından ne denli yararlı olduğu görüldü.

Psikolojik etkisi de büyük
Doğru şekilde organize edilen çalışma ortamının psikolojik etkisine gelince “konsantrasyon” ve “yaratıcılık” konuları öne çıkıyor. Bununla birlikte konunun psikolojik ve fizyolojik olmadığını düşünenler de yok değil.

Entelektüel sermaye konusunda dünyaca ünlü uzman Leif Edvinsson’ın sürekli tekrarlanan seslerin insan psikolojisi üzerindeki rahatlatıcı etkisini inceleyen çalışmaları da oldukça çarpıcı. Bunun yanı sıra yaşayan en önemli düşünürlerden Mimar Christopher Alexander da güzel yaşam alanlarının sadece psikolojik ve fiziksel etkisi olmadığını, aynı zamanda “kaliteli bir yaşam” için son derece gerekli öğelerden biri olduğunu vurguluyor.

Sonuç olarak sizlere tavsiyem ücret, ödüllendirme, işe alım ve eğitim gibi İK’nın temel alanlarının yanı sıra bazı spesifik alanlara da eğilmeniz olacaktır. Yazımda bahsettiğim bu “yeni alan” ile ilgili ne yazık ki ilginizi çekmekten daha fazlasını yapamayacağım. Fakat şunu da özellikle belirtmeliyim ki rakiplerinizin de hali hazırda uyguladığı konularda rekabet avantajı elde etmeniz çok güçken; ofis tasarımı gibi henüz kimsenin farkına varmadığı bir alanda elde ettiğiniz başarılar ileride büyük fark yaratacaktır. Bence bu, ilgiyi gerçekten hak eden bir konu…

David Creelman
David Creelman, İK yönetimi alanında araştırma, yazı ve yorum çalışmaları yapan Creelman Research şirketinin CEO’sudur. Amerika, Japonya, Kanada ve Çin’de birçok akademisyen, danışman ve İK profesyoneli ile çalışmalarını sürdüren Creelman, seminerlere konuşmacı olarak da katılmaktadır. Creelman’a creelmanresearch@gmail.com adresinden ulaşabilirsiniz.