Uzaktan çalışmak? Sosyal mesafe ile çalışanlara İK NASIL DESTEK OLMALI?

Koronavirüs pandemisi, tüm dünyadaki herkes için bir çile haline geldi. Küresel COVID salgınının neredeyse tüm ülkelere ulaşması ile birlikte zorunlu evden çalışma seçenekleri devreye girdi. Virüsün işyerinde yayılmasını önlemek için, gittikçe daha fazla kuruluş günlük faaliyetlerine devam etmek için gerekli bir adım olarak uzaktan çalışmaya yönelmekte... Bu öngörülemeyen yeni gerçeklik, çalışanlarının işyerinde olmasına alışkın olan pek çok şirket ve İK yöneticisi için şu soruları gündeme getiriyor: “Çalışanların gerçekten çalıştığını nasıl bilebilirim?”, “Çalışanlar uzaktan çalışmak için gerekli araçlara sahip mi?” ve “Uzaktan çalışmanın çalışanların verimliliği üzerinde ne gibi bir etkisi var?”

Bir İK lideri olarak, geçmişte diğer kriz zamanlarını da yaşamışsınızdır ama böyle bir olaya ilk kez denk geliyorsunuz. Bu salgının lojistiği ile bir iş perspektifinden ilgilenmeliyiz, çünkü İK genellikle acil durumlarda çalışma gereksinimlerini sınırlayan kişisel ihtiyaçları olan kişiler için uzaktan çalışma veya esnek olma politikalarının merkezidir.

Şöyle düşünün: Birçok ülkede çocukların okulları tatil olunca yetkililerin evde wi-fi olup olmadığını sorduğunda, sahip olmayan bazı aileler olduğunu biliyoruz, çünkü bu durum çoğumuzun temel bir yaşam gerçeğini düşündüğü bir şeyleri karşılayamıyor. Hatta çoğu ülkede yoksul aile çocuklarının bir kısmı evde yeterince beslenemedikleri için okullarda ücretsiz kahvaltı ve / veya öğle yemeği yediklerini de biliyoruz. İnsanlara özen göstermeyi düşündüğünüzde, yaşamın temel bileşenlerine gösterilen özen; denklemin bir parçası olmalıdır. Yani çalışanların en temel ihtiyaçlarını karşılamak; İK’nın ilk görevidir.

Uzaktan çalışmanın bilimi olur mu, demeyin!

Bu süre zarfında çalışanlarınızı desteklemeye yardımcı olacak bazı taktik fikirlere girmeden önce, evden çalışmaya alışık olmayanlar (siz veya çalışanlarınız) için bir şey belirtmek istiyorum. Ofisteyken, oldukça katı bir programa ve düzene sahip olursunuz. Evde durum böyle değil. Teknik olarak bir ofiste çalışmaktan farklı olmamasına rağmen, çoğu kişi için en büyük zorluklardan biri, ne yapılması gerektiğine öncelik vermektir. Beynin nasıl işlediğiyle ilgili bildiğimiz bilim bize odaklanmak için sınırlı bir kapasitemiz olduğunu gösteriyor.

Bir saat odaklanabiliyor musunuz? Elbette. Bunu yapabilirsin. Altı saat odaklanabiliyor musunuz? Muhtemelen değil. Zihinsel kapasiteye olan daha fazla ihtiyaç duyulan durumlar için (yaratıcı çalışma, strateji toplantıları vb.) günün erken saatlerini veya kesintisiz zamanınız olduğu saatleri tercih edin. (Çocuklu olanlar için biraz zor olsa da)

Daha az zihinsel enerji gerektiren şeyleri (örneğin, e-postalara yanıt vermek) daha düşük bir odak durumunda olduğunuz saatlere saklayın. Bu değişikliği yaparsanız; neler yapabileceğinizi, ne kadar yaratıcı olduğunuzu ve nasıl hissettiğinizi görmek muhtemelen sizi bile şaşırtacaktır.

Önemli bir toplantıdan (sanal olsa bile) hemen önce e-postaları yanıtlamayı atlayın. Çok ihtiyaç duyduğunuz odaklanma sürenizi ve keskinliği rutin iş niteliğindeki mesajlarda kullanacak ve toplantı sırasında ihtiyaç duyduğunuzda bu odağa sahip olamayacaksınız. Bu konuda bana güvenin! “ZİNDE” olmanız gereken büyük bir toplantınız varsa, toplantı başlamadan önceki son yarım saat içinde telefonunuz olmadan açık havada 5-10 dakika yürüyün. Bu, enerjinizi yenilemenize ve odaklanmanıza yardımcı olabilir.

Bu büyük toplantılar, bu süre zarfında çalışanlarınızı destekleyebileceğiniz veya kapsayabileceğiniz yaratıcı yöntemler içerir. Ya da belki de almak için hiç vaktiniz olmadığı bu seçeneklerden biri...

Tamam, bir kriz sırasında çalışanlara nasıl destek olacağınıza dair süreçlere geçelim. Hastalığın yayılmasını önleme konusunda diğer kaynaklardan var olan tüm süreçleri zaten izlediğinizi ve çalışanlarınız bu konuda eğittiğinizi varsayacağım.

Onları

• Fiziksel olarak

• Finansal olarak

• Gelişimsel olarak

• Duygusal olarak desteklemelisiniz.

Bir arkadaşımın ifadesiyle, zor zamanlarda insanlara nasıl davrandığınız, kendinize iyi zamanlarda nasıl davrandığınızdan daha önemlidir. Mümkün olduğunca, esnek çalışma düzenlemeleri sunun, ancak sanal oldukları için insanların “her zaman müsait olması” gerektiği düşüncesine kapılmayın. Yani çalışma saatleri neyse o saatte iş bekleyin, insanların kendilerine ayırmaları gereken zamanlardan çalmayın.

Birçok şirket zaten ev politikalarından çalışmalarını yürürlüğe koymuştur, ancak şunu düşünün: Milyonlarca çalışan masasızdır, yani işlerini yapmak için bilgisayar veya masa kullanmalarını gerektirmeyen bir meslekte çalışır. Perakende çalışanı evden çalışabilir mi? Veya doğalgaz tamir servisi yapan kişi mi? Veya hemşire? Hayır, yapamazlar.

Bu tür çalışanları desteklemek için, bazı şirketler çalışanlarına ofise gelmemeleri için ücretli zamanlar sunmaktadır. Bu, birçok küçük şirket için bir bütçe sorunu olsa da (insanların maaşlarını ödememeyi göze alamayacakları için) hastalanmamalarını sağlamaya da yardımcı olur.

Şu anda bu kararın tam ortasında, kâr amacı gütmeyen bir yönetim kurulu üyesi olarak görev alıyorum. Dün, işe gelmemelerine rağmen, normal iki iş saati için çalışanlarımıza önümüzdeki iki hafta için ödeme yaptık. Buna yarı zamanlı çalışanlar da dahildir. Bu, tasarruflarla yapmayı planladığımız şey değil, ancak herhangi bir acil durum varsa, bunu yapmak zorundayız. Bunu süresiz olarak yapamayız, ancak şimdilik doğru olanı yapmaya çalışıyoruz.

Bu durumun bir diğer boyutu da uzaktan yapabilecek işleri olan bizleriz. Virüs endişelerinin ortasında şu anda birçok ülkede okullar tatil edilirken, herhangi bir ebeveyn çocuklarla çalışacak ve bu kolay bir iş değil. Ben şahsen birçok kez denedim ve her zaman tüm aile için ek stres yaratıyor, bu yüzden iyi düşünün.

Sonuçta, bir ofiste birkaç saat süren verimli çalışmayı aynı sürede evden çalışan birinden beklemeyin, hele de bu kişi bir ebeveyn ise... Ayrıca, küçük bir insanın sanal konferans esnasında ekrana girmesi durumunda, onunla biraz eğlenin ve ciddiye almayın. Bunlar nadir görülen zamanlardır.

Evden çalışan birinin her zaman müsait olacağını varsaymayın.

Eşim evden çıktığında ve evde çocuk bakımı sorumluluklarım olduğunda, saat 4 ve 6 arası çalışıyorum, çocuklara beslenme ve ders yapmaları konusunda destek olmak...

Kolay değil ama kucağımda bir çocukla hokkabazlık yaptığımda işyeri ciddiyetini üstlenemem. O nedenle en çok ebeveynlere bu konuda esneklik tanımalısınız.

Finansal olarak nasıl destek olabilirsiniz?

Çalışanların karşı karşıya olduğu finansal stresleri yönetmelerine yardımcı olmanın bir yolu olarak isteğe bağlı ödeme araçlarını düşünün. Esasen bu araçlar (birçok bordro sağlayıcısı bunu şimdi bir hizmet olarak veya bir üçüncü taraf ortaklığı aracılığıyla sunmaktadır) işçilerin maaş gününden önce kazanılan ücretlerine erişmelerini sağlar. Örneğin, Marietta Pazartesi ve Salı günleri 13 saat çalışıyorsa ve hasta bir çocuğa bakmak için Çarşamba günü evde kalmak zorunda kalırsa, acil durumlarda reçeteleri karşılayacak fonları olmayabilir. İsteğe bağlı ödeme, Marietta'nın ödeme gününden önce kazanılan ücretlerinden bazılarına erişmesini ve çocuğuna bakmak için yapılması gerekenleri yapmasını sağlar.

İsteğe bağlı ücretin çeşitli zorlukları vardır, ancak bir İK departmanını yönetiyorsanız, bunu yönetmek zorundasınız. Bu, çalışanlar için, yüksek ücret ve faizle gelecekteki kazançlarını soran avans kredileri gibi diğer seçeneklerden çok daha iyidir.

Gelişimsel olarak nasıl destekleyebilirsiniz?

Sanal geliştirme fırsatlarını vurgulamayı veya koordine etmeyi aksiyon planınıza dahil edin. Sanal geliştirme fırsatları yaratmak, çalışanların en üst düzeyde katılımlarını ve performanslarını korumalarına yardımcı olur. Birçok insan için uzaktan çalışmak yalnız bir deneyim olabilir, bu nedenle sosyal öğrenme veya sınıf eğitimi için fırsatlar yaratmak aynı anda birden fazla ihtiyacı karşılayabilir.

Sınıf içi eğitim, kendi başınıza bazı solo öğrenme yaptığınız ve daha sonra öğrendikleriniz, onu nasıl uygulayabileceğiniz ve başkalarının önemli olduğunu düşündüğü konular hakkında konuşmak için bir grup tartışmasına katıldığınız yerdir. Daha güçlü sosyal bağlantılar ve öğrenme kavramlarının daha iyi korunmasını sağlar, ancak herkesin bir saat boyunca konuştuğu bir kişiyi dinlediği tek yönlü bir ders değil de sanal sınıflarda birlikte verimli öğrenmesini sağlayabilirsiniz. Geçen yıl bir şirketin uyguladığını gördüğüm bir diğer fikir de “nerd kulüp” dediği şeydi.

Her çalışan başkalarına tutkulu hissettikleri şeyleri öğretmek için evde öğle yemeği sırasında bir saat kullanabilir. Sanal sınıflarda her bireyin uzmanlıklarını göstermesine, başkalarının bilgilerini oluşturmasına ve daha güçlü ilişkiler yaratmasına izin verir.

Duygusal olarak nasıl destekleyebilirsiniz?

Dikkate almak. Gerçekten umursamak. Hepsi bu...

Hiçbir şey yapmana gerek yok, sadece çalışanlarını sev, onlara şefkat ve minnet duygunu göster. İnsan odaklı olmalıyız. Hepimiz için zor bir zaman. İnsanlar endişeli, stresli ve korkmuş durumdalar. Bazıları virüsten dolayı sevdiklerini kaybetti, bu yüzden onunla ilgili herhangi bir konuşma onlar için duygusal olacaktır. Yanlarında olduğunuzu hissettirin...

Verilere bakma, karar vermek için metrikleri ve analizleri kullanma ve iş için uzun vadeli stratejiler geliştirme zamanları vardır. Ama bu zaman, o zaman değil! Ancak şu anda yaptığımız her şey çalışanlarımıza özen gösterme ve onları destekleme odağından yapılmalıdır. Önümüzdeki zorlukları aşabiliriz ve bu tüm dünya insanları olarak başaracağız. Biz İK’cılara düşen “insan”ı insan kaynağının odağında tutmak...