Divan’ın 3 bin çalışan ile “Mükemmel” Kültürel Dönüşümü

Geri Bildirimi ve Takdiri şirket genelinde bir kültür haline getirmek için 100’ü aşkın Kültür Elçisi ile 140 farklı lokasyonda 3 bin çalışana dokunuldu, tasarım odaklı düşünme yaklaşımıyla tüm İK süreçleri yeni baştan tasarlandı, şirket değerleri stratejilerle uyumlandırıldı. Sonuç: Brandon Hall Group’un Mükemmellik Ödülü, Divan Turizm Grubu’nun oldu. Geri Bildirim Takdir Kültürü – Kültürel Dönüşüm Projesi ile Altın Ödülü kucaklayan grubun İK Direktörü Özgür Şahin, “Böyle bir kültürel dönüşümü birkaç günlük eğitimlerle sağlayamayacağımızın farkındaydık. Bu konunun içselleştirilmesi ve sürdürülebilirliği için çalışanlarımızın bu projenin parçası olması önemliydi” diyor.

Kültürel dönüşüm yolculuğunuz nasıl başladı?

2 sene önce, şirket stratejilerimizi ve gelecek vizyonumuzu hayata geçirmek için ne tür bir profilde yönetici ve çalışanlara ihtiyacımız olduğunu belirledik. “Biz Divanlıyız!” adı altında topladığımız 7 temel değer ve bu değerleri açıklayan detaylı davranış biçimlerini tanımladık. İK stratejimiz bu ideal çalışan profilini şirketimizde yetiştirmek ve bu profildeki adayları şirketimize dahil etmek üzerine kurulu. Değerlerimiz arasında tanımladığımız Geribildirim ve Takdir Kültürü’nü, çalışanlarımıza en çok dokunan, onların hayatlarına etki eden ve bizden de beklentileri olan bir alan olarak önceliklendirdik.

Hem bu çağın çalışanının geri bildirim ve takdir konusunda beklentisini karşılamak hem de Divan’ın 64 yıllık kültürünü, geçmişten gelen güçlü yönlerimizi yeni çalışanlarımıza doğru aktarabilmek çok kıymetli. 4 farklı ülkede, 140 farklı lokasyonda 30 farklı milletten 3 bin çalışanımız var. Böyle bir yapıda etkin iletişimi sürdürülebilir kılmak için tüm birimlerimizde geri bildirim ve takdirin bir kültür olarak yerleşmesi daha da ön plana çıktı.

Peki yakaladığınız başarıyı, Brandon Hall Ödülü’nü alabilmenizi hangi faktörlere bağlıyorsunuz?

Buradaki başarımızın pek çok boyutu oldu. Öncelikle tüm İK süreçlerini entegre olarak ele alarak projemize başladık. İş başvurusu sürecinden başlayarak aday deneyiminde, oryantasyon döneminde, performans değerlendirme ve kariyer yolculuğunda, şirketten ayrılma anında ve hatta sonrasında, yani uçtan uça tüm çalışan deneyiminde yapıcı geri bildirim ve takdiri çalışanlarımıza nasıl daha fazla yaşatabileceğimize odaklandık.

Tüm İK süreçlerimizi ve formlarımızı bu gözle yeniden tasarladık. Yönetici ve 700’e yakın çalışanımıza bu konuda kapsamlı eğitimler verdik. Ama böyle bir kültürel dönüşümü birkaç günlük eğitimlerle sağlayamayacağımızın farkındaydık. Bu konunun içselleştirilmesi ve çalışanlarımızın bu projenin parçası olması önemliydi.

Divan Grubu olarak tüm çalışanlarımıza dokunacak böylesine önemli bir projeyi merkezi bir şekilde yönetemezdik. Bu nedenle tüm birimlerden bütün çalışan gruplarımızı temsil eden 100’ün üzerinde aktif Kültür Elçisi seçtik ve bu konuda gönüllü olan kişileri yetiştirdik. Bu arkadaşlarımız her ay çalıştıkları birimlerde geri bildirim ve takdir kültürünü güçlendirecek aksiyonları hayata geçirdi, bizimle bir ekip olarak çok yakından çalıştı.

Bütün bu çalışmalarda tasarım odaklı düşünme yaklaşımını her aşamada uyguladık, sürekli öğrenme yaklaşımını her aşamada uyguladık. Sürekli öğrenme yaklaşımıyla da projemize sürekli katma değer sağladık.

Brandon Hall Mükemmellik Ödülü başarısında Divan çalışanlarının ve yönetiminin projeyi gönülden sahiplenmesinin, bu konuda ayrıntılı ve özenli çalışmalarının büyük katkısı olduğunu düşünüyorum. Bizim için çok anlamlı olan, tüm çalışanlarımıza dokunan Geri Bildirim ve Takdir Kültürü projemizin uluslararası seviyede altın ödül alması bizi çok mutlu etti.

Neler yaptı Kültür Elçileri?

Her şeyden önce çalıştıkları birimlerde ve şehirlerde “Divan’da hedeflediğimiz çalışma kültürünün ve değerlerinin” temsilciliğini yaptılar. Hem diğer çalışanlara davranışlarıyla rol model oldular hem de her ay eğitimler vererek, anketler yaparak, çalıştaylar düzenleyerek, birimlerinde değerlerimizin doğru anlaşılmasını ve uygulanmasını desteklediler. Merkezi yönetim ile uzak lokasyonlar arasında birer iletişim köprüsü oldular. Yeni İK süreçlerimizi kurgularken tasarım odaklı düşünce çalıştaylarımıza katılıp bu süreçlerin birimlerinde daha fazla sahiplenilmesi ve daha etkin uygulanması için önerilerini paylaştılar.

Örneğin bir Kültür Elçimiz, kendi inisiyatifi ile akşamları engelli eğitimine katılarak işitme engelli çalışanlarımıza hedeflediğimiz Divan kültürünü nasıl anlatabileceği konusunda çalıştı. Daha sonra değerlerimizi işaret diliyle anlatan bir video hazırladı. Sahadan bunun gibi pek çok örnek duyduk, gördük. Ardından da bu arkadaşlarımızın kendi aralarından en başarılı 5 kültür elçisini seçmesini istedik. Kazananlar, Yönetim Kurulumuzun da katılımıyla düzenlediğimiz gala gecesinde, ödüllerini aldı.

Biraz da İnsan Kaynakları yapılanmanızı anlatır mısınız?

Divan olarak turizm, gıda, perakende alanlarında ürün ve hizmet sunuyoruz. Otellerimiz, restoranlarımız, pastanelerimiz, fırınlarımız, ziyafet birimlerimiz, üretim tesisimiz olarak turizm, gıda, perakende alanlarında, geniş bir yapıda ürün ve hizmet sunuyoruz. Buna yönelik olarak da Merkez İK ve Birim İK’ları yapılanmamız var. Merkez İK’da ve ana iş birimlerimizde 30 kişilik bir ekibimiz var. Ayrıca Çevre Yönetimi, Kalite Yönetimi, İş Sağlığı ve İşçi Güvenliği, Endüstri İlişkileri, İdari İşler ve Güvenlik fonksiyonları da İnsan Kaynakları Direktörlüğü'nün sorumluluğunda.

Şimdi gündeminizde ne var?

Dünyanın ve ülkemizin içinden geçtiği bu zor dönemde, herkes gibi biz de çalışanlarımızın ve misafirlerimizin sağlığını korumak adına en etkin önemleri almaya odaklandık. Bu konuda Koç Topluluğu’nun gücü ve hassasiyetiyle en etkili adımları planlayıp uyguluyoruz. İş tanımı uygun olan rollerde evden çalışmaya geçtik, iş görüşmeleri ve toplantıları tamamen dijitalleştirdik. Eğitim, bilgilendirme ve düzenli sağlık kontrolleriyle sadece çalışanlarımızı değil, onların ailelerinin sağlığını da korumayı önemsiyoruz. Bu sürecin er geç biteceğini biliyor, bu nedenle stratejik hedeflerimize ve projelerimize de eşzamanlı devam ediyoruz.

Değerlerimiz içinde yer alan Dijital Çalışma Kültürü bu yıl da önemli gündem maddelerimizden biri. Ayrıca bu sene Çevik çalışmayı ve tasarım odaklı düşünceyi, proje yönetim metodolojimiz olarak tüm birimlerimize yaygınlaştırmayı hedefliyoruz. Önümüzdeki senelerde çevikliği proje yönetiminin de ötesine taşıyarak tüm organizasyonumuzu çevik kılmayı amaçlıyoruz.

Ayrıca Çalışan Bağlılığı üzerine de çok yoğun çalışıyoruz. Divan Grubu olarak çalışan bağlılığı araştırmalarında Türkiye ortalamasının, hatta En İyi İşverenler ortalamalarının üzerinde skorlara ulaşmış durumdayız. Divan Grubu olarak hem çalışanlarımızın hem de misafirlerimizin hayatında fark yaratmaya odaklanıyoruz.

Hepimizin içinden geçtiği bu zorlu dönemi de bütün çalışanlarımızın Divan’a, Divan’ın da çalışanlarına güçlü bağlılığı ile el birliğiyle aşacağız.

KARİYERİNDE, HRDERGİ ETKİSİ VAR

Kariyer öyküsünü anlatırken sözlerine, “Ben Koç Grubu doğumluyum” diye başlayan Şahin, 1997 yılından beri grup bünyesinde İK alanında çalışıyor.

İTÜ İşletme Mühendisliği bölümünde okurken aslında hedefinin finans ve borsa alanında kariyer yapmak olduğunu aktaran Özgür Şahin’in İnsan Kaynakları alanında çalışmaya başlama öyküsünün satır aralarında ise HRdergi’ye rastlıyoruz. Şahin anlatıyor: “Üniversitenin 3’üncü yılı, staj dönemimiz başlayacak.... Hocalarımızdan biri ‘Gelecekte insan yöneteceksiniz, Human Resources Dergisi yayınlanıyor; haberiniz var mı?’ diye sordu, hatta bizi biraz da eleştirdi. Bunun üzerine ben de merak ettim ve yayın hayatına o dönem yeni başlayan bu dergiye hemen abone oldum. İçeriği gerçekten ilgimi çekti, hatta insan yönetimi konusundaki yenilikçi yaklaşımlar karşısında şaşırdığımı da söylemeliyim. Tam da bu dönemde Arçelik’e, finans alanında staj yapmak için başvurdum ve formdaki üyelikler kısmına HRdergi’yi yazdım. İlgili yönetici bunu görünce, İnsan Kaynakları alanında staj yapmamı istedi. Kariyerim de böylece başlamış oldu”.

Şahin’in yöneldiği bu kapı, o dönem İK alanında öncü projelerden olan Koç 2000 Projesi’nde sorumluluklar almasıyla kariyerini başlatmış ve sonraki yıllarda devamı da gelmiş : “1998 – 2005 yıllarında Arçelik Genel Müdürlük’te görev yaptım. Ardından 2006 ile 2009 arasında Bulaşık Makinesi Fabrikası’nın İK Yöneticisi oldum. 2009 – 2010 yıllarında Arçelik’in global büyümesiyle birlikte yurtdışındaki tüm şirketlerden sorumlu İK Yöneticisi olarak görev yaptım. 2010 yılında Koç Holding’e transfer oldum ve 2,5 yıl orada görev yaptıktan sonra Divan Grubu’na İK Direktörü olarak atandım” diyor Şahin.