Tepe yönetim ve İK Departmanı el ele verince…

Coca – Cola İçecek CEO’su Ron Jones ve İnsan Kaynakları Direktörü Yalçın Şener, CCİ Kampüs adı verilen e- öğrenme projesinden söz ederken büyük bir heyecan ve mutluluk duyuyor. Bu mutlulukta sonuna kadar haklılar: 2003 yılının başından beri uygulanan e – öğrenme projesi büyük başarı kazandı. Proje; tüm çalışanların istedikleri yerde, istedikleri zaman eğitim almalarına olanak vererek onların gelişimine katkıda bulunuyor. Böylece şirketin “çalışanların bilgi kalitesini artırmak” yönündeki stratejisi de hayata geçmiş oluyor. Ancak elbette sağlanan yararlar bununla sınırlı değil. Gelin şimdi Jones ve Şener’e kulak verelim ve öykünün devamını kendilerinden dinleyelim.

CCİ’de e – öğrenme faaliyetleri nasıl ve ne zaman başladı?

Yalçın Şener: Bu proje aslında; CEO’muz Ron Jones’un öncülüğünde gerçekleşti. Kendisi, en yeni teknolojik gelişmelerden biri olan e – öğrenme konusuna girmemizi istiyordu. Bunun üzerine 2002 yılında bir çözüm ortağı arayışına girdik ve IBM ile çalışmaya başladık. e – öğrenme, ortak ve işbirliğine dayalı bir çalışma gerektiriyordu. Bu nedenle Bilgi Sistemleri departmanımız ile İK departmanımızdan çeşitli arkadaşlarımızı projeye dahil ettik. Bu arada, böylesi bir programda kesinlikte gerekli olan tepe yönetim desteğini de arkamızda hissettik.

Ayrıca bir organizasyonel değerlendirme yaptık. Bu değerlendirmenin amacı, her şeyden önce, CCİ’de bir e – öğrenme ortamının tasarlanmasına, oluşturulmasına ve geliştirilmesine yönelik bir plan ortaya koymaktı. Çalışanlarımıza nasıl bir e – öğrenme programı istediklerini sorduk. Bu geri bildirimleri baz alarak bir proje oluşturduk.

Tüm bu kapsamlı, titiz değerlendirme, analiz ve hazırlık çalışmalarından sonra, 2003 yılında CCİ Kampüs’ümüzü hayata geçirmeye karar verdik.

e- öğrenmeye siz nasıl bir pencereden bakıyordunuz?

Ron Jones: Bizim hedefimiz, tüm çalışanlarımızın bilgi seviyesini yükseltmektir. Şirketimizde çalışan herkesin kişisel gelişimine katkıda bulunmayı taahhüt ederiz. Ayrıca, gelecekte de başarımızı devam ettirebilmek için ürün ve hizmet kalitemizi, dolayısıyla çalışanlarımızın beceri ve yetkinliklerini artırmamız gerektiğini biliyoruz. Çalışanlarımızın bilgi kalitesini artırmak için yollar tespit eder, politikalar üretiriz. Bunların yanısıra, CCİ’de çok iyi eğitilmiş bir işgücüne sahibiz. Onlar; öğrenmeye devam edecekleri, sürekli gelişmelerine yardım edecek bir ortam içinde olmayı bekliyor. Bu nedenle eğitim konusundaki tüm yenilikleri takip etmek durumundayız. ABD’de eğitimde teknolojiyi kullanmak konusunda büyük bir eğilim olduğunu biliyordum. Bu nedenle CCİ’de de bunun uygulanması için öncü oldum.

Bir tepe yönetici olarak, e – öğrenme’nin hangi avantajları sunduğunu düşünüyorsunuz?

R.J: Binlerce tam zamanlı çalışanımız, distribütörlerimiz, perakendecilerimiz var. e- öğrenme sayesinde artık binlerce çalışana kolaylıkla ulaşabiliyor ve gelişmelerine yardım ediyoruz. e – öğrenme platformu, tüm Türkiye’deki çalışanlarımızı maliyet avantajı sağlayarak eğitmemize olanak sağlıyor. Bunun, sınıf içi ve iş başındaki eğitimlerin çok önemli bir tamamlayıcısı olduğuna inanıyoruz. Sınıf içi eğitimlerimizden hala heyecan duyuyoruz. Ama e – öğrenme daha çok insana ulaşmamıza fırsat sunuyor.

Daha da önemlisi herkesin eğitim konusunda eşit fırsatlardan yararlanmasını sağlıyoruz. e- öğrenme, forklift operatöründen üst düzey yöneticilere kadar herkesin bu dersleri alabilmesini sağlıyor. Bilgisayar oryantasyon programımız olduğu için, bilgisayarlara alışkın olmayan çalışanların da becerisini artırabiliyoruz. Bu nedenle ortaya çıkan işle gurur duyuyoruz.

Peki personelinizi e – öğrenme ortamına adapte etmeye çalışırken herhangi bir güçlükle karşılaştınız mı?

Y.Ş: Biz baştan bazı olası endişeler olabileceğini düşünerek önlemler aldık ve e– öğrenmenin şirket kültürüne girmesini ve onun kalıcı bir parçası haline gelmesini kolaylaştırmak için çeşitli uygulamalar gerçekleştirdik: İşyerinde veya evinde bilgisayarı olmayan personel için CCİ’nin çeşitli yerlerinde 20 e – öğrenim kiosku kurduk, isteyen personel bu makinaların aracılığıyla kolayca CCİ Kampüsü’ne erişim sağlanabiliyor.

Projenin başlangıç aşamasında tüm Türkiye’de toplantılar düzenledik, personele kampüsten nasıl yararlanabileceklerini anlattık, sorularını cevapladık, tereddütlerini giderdik. Adım adım CCİ Kampüsü’ne nasıl erişim sağlanabileceğini gösteren bir simülasyon programı geliştirdik ve çalışmalarımızda bu programdan yararlandık. Bilgi Sistemleri Grubu ve İK Departmanı üyelerinden oluşan bir ağ oluşturduk. Bu ağda, teknik bir problemle karşılaşıldığında Bilgi Sistemleri Grubu üyeleri, eğitim ve geliştirmeyle ilgili bir sorun ortaya çıktığında ise İK Departmanı üyelerni devreye giriyor ve sorun kısa sürede çözülüyor. 

Farkındalık yaratmak ve promosyon konularında ne tür çalışmalar yaptınız?

Y.Ş: Promosyon faaliyetlerine de, en az demin saydığım noktalar kadar önem verdik. Bu çerçevede; e – öğrenme programlarını başarıyla tamamlayanlara sertifika ve çeşitli hediyeler verdik. CCİ Kampüsü hakkında bilgi veren bir e – öğrenim broşürü hazırlayarak personele dağıttık. Koridorlara, ofislere, sınıflara astığımız çeşitli posterlerle CCİ Kampüsü’nü personele yaygın bir şekilde tanıtmaya çalıştık. e – öğrenme linklerinin intranet sayfasının kolayca görünebilecek yerlerine yerleştirilmesini sağladık. Şirket içinde yayınlanan “CCİ World / CCİ Dünyası” isimli dergimiz aracılığıyla promosyon faaliyetleri yürüttük. Eğitim programlarında yüksek performans gösteren personeli çeşitli hediyelerle ödüllendirdik.

Yürüttüğümüz promosyon faaliyetlerinin önemli unsurlarından biri de, yarattığımız Prof. CoCo isimli karakter oldu. İsmini çalışanlarımızın bulduğu Prof. CoCo, CCİ Kampüsü’müzün müdürü ve tabii ki maskotu… Prof. CoCo her hafta çalışanlarımıza bilgisayardan kişisel başarılara anahtar teşkil edecek özlü sözler gönderir. Başarılı çalışanlarımıza hediyeler dağıtır. Şirketimizin her noktasında görülebilecek afişlerde uzaktan öğrenmeyi anlatır.

R.J: Yalçın ve ekibi gerçekten bu konuda iyi bir iş çıkardı. Çalışanlar, yeni ve heyecan verici bir şeylerin başlamak üzere olduğunu fark etti. Bunun kendilerine yeni fırsatlar sunacağını anladılar.

e – öğrenme’nin mevcut durumu konusunda bilgi verir misiniz?

Y.Ş: CCİ Kampüsü’ne intranet sistemimiz üzerinden erişebiliyorsunuz. Kullanıcı personelin kullanıcı adı ve şifresi var ve bunları kullanarak, katıldığı kurslara kolayca erişebiliyor. Çalışanın kayıt olduğu kurslar, yıllık bazda yürüttüğümüz eğitim ihtiyaçları analizine göre belirleniyor. Kampüsümüzün mevcut içeriği, özel olarak CCİ tarafından geliştirilmiş eğitim programları ile içerik sağlayıcıların hazırladığı kullanıma hazır eğitim programlarının bileşiminden oluşuyor.

İçeriği tümüyle CCİ’ye özgü olacak şekilde geliştirilmiş, benzersiz programlardan biri, Oryantasyon eğitim programı. Hazır içerikli eğitim programları arasında, satış ve pazarlama programları, kişisel gelişim ve yönetim programları ile Windows XP İşletim Sistemi ve Ofis XP Programları gibi eğitim programları bulunuyor.

Kursiyerlerin performansı, IBM’in geliştirdiği Lotus Learning Space isimli bir öğretim yönetim sistemi ile izleniyor. 2003 yılında, kişi başı ortalama üç kurs olacak şekilde kampüsümüze yaklaşık 500 personel kayıt yaptırdı. Performans bilgilerini yönetimle de paylaşıyoruz.

2004 yılında, içeriği CCİ’ye özgü eğitim programlarına iki yeni eğitim programı daha ilave ettik: Tanzim Teşhir Standartları ve Danışmanlığa Dayalı Satış Eğitimi… Bu eğitim programları sahip olduğumuz satış / pazarlama bilgisinin temel unsurlarını kapsıyor. E – öğrenimin, bir yıl gibi kısa bir süre içinde, CCİ’de yerleştirdiğimiz eğitim ve geliştirme anlayışının ayrılmaz bir parçası haline geldiğini söyleyebilirim.

Sizce CCİ Kampüs, hangi temel avantajları sağlıyor?

Y.Ş: e- öğrenmeyi CCİ bünyesine dahil etmek için benimsediğimiz slogan, daha önce de söylediğim gibi “Her Zaman, Her Yerde Öğrenim” idi. CCİ Kampüsü’nün en büyük avantajı bence buydu. Ayrıca kursiyerlerin çalışmalarını hiç sıkılmadar sürdürüp eğitim programlarını diledikleri şekilde, istedikleri kadar tekrar edebilmeleri, öğrenme hızlarını kendi tempolarına göre ayarlayabilmeleri, programların sadece bilgi vermemesi, aynı zamanda insanların hem bilgisini hem de becerilerini geliştirmeyi hedefleyen pedagojik bir yaklaşımla hazırlanması, eğitim programlarının seyri içinde personelin gelişim ve performansının otomatik olarak bilgisayar tarafından izlenmesi, kursiyerlerin ülkenin neresinde olursa olsun aynı kursa katılan başka kursiyerlerle fikir, görüş ve tecrübelerini paylaşabilmesi, sınıf içi eğitimlerde herhangi bir çalışanın, e – öğrenme yardımıyla, diğer kursiyerlerin seviyesini yakalaması da büyük avantajlar…

e- öğrenmeye katılımı hangi İK süreçleri ile ilişkilendiriyorsunuz?

Y.Ş: Yapısı ne olursa olsun her türlü eğitim ve geliştirme faaliyeti, diğer İnsan Kaynakları süreçlerini etkiler. Performans yönetim ve kariyer yönetim sistemleri, personeli motive etmeye yönelik programlar, hatta idari “Ödül ve Takdir” süreçleri ister istemez eğitim ve geliştirme faaliyetlerinden etkileniyor. Bu açıdan e – öğrenimin diğer eğitim ve geliştirme inisiyatiflerinden hiçbir farkı yok.

Çalışanlarımızı dersleri nerede alacakları konusunda zorlamıyor ama izliyoruz. Çünkü sonuçlar yıllık performanslarının yüzde 15 ile 20’sine yansıtılıyor. 

Yakaladığınız başarıyı neye bağlıyorsunuz?

Y.Ş: Projenin üst yönetim düzeyinde kabul ve destek görmesi büyük önem taşıyordu. Yapılanmış yüz yüze görüşmeler yardımıyla danışmanlar, e – öğrenimin özellikleri, sağladığı olanakları ve yararları hakkında yönetimi değerlendirdiler ve yönetim, bu bilgiler temelinde e – öğrenmeyi kendi çalışma ortamlarında etkin ve verimli bir şekilde nasıl kullanabilecekleri konusunda fikir edindi. e – öğrenme inisiyatifimizi bu fikir ve bulgular üzerinde inşa etmiş olmak, başarımızın arkasında yatan temel unsurlardan birini oluşturuyor.

R. J: Ben proje sponsoru olarak görevlendirildim. Proje sponsoru olarak görevim CCİ e – öğrenme projesinin vizyon ve misyonunu ortaya koymak ve her aşamasında projeye destek vermekti.

Siz bir tepe yönetici olarak CCİ Kampüsü’nün bir bütün olarak şirketin performansına nasıl katkıda bulunduğunu düşünüyorsunuz?

R. J: Başta da belirttiğim gibi, bir şirketin sahip olabileceği en büyük servet; eğitimli, bilgili işgücüdür. Biz işgücü kalitemizi yükseltmek konusunda kararlıyız ve e – öğrenim platformu bize bu yönde büyük bir imkan sunuyor.

Kursiyerlerin performansı Eğitim Uzmanları tarafından izleniyor ve Gelişim Raporları’nı yönetimle paylaşıyoruz. İsterlerse kursiyerler de bu raporları görebiliyor. Kurslarda personelin gösterdiği performansla ilgili bilgiler, daha sonra Performans Değerlendirme Süreci’nde temel girdi olarak kullanılıyor. Eğitim faaliyetleri yardımıyla iş ve işgücü kalitemizi artırıyoruz. Bunun sonuç olarak şirketimizin mali başarısına katkıda bulunacağından eminiz.

Ayrıca çalışanlar için de ayrı bir heyecan duyuyorum çünkü onların becerilerine katkıda bulunuyoruz. Bu nedenle insanlar bu şirkette çalışmak istiyor; çünkü burada gelişimi destekleyen bir ortam olduğunu biliyorlar. Bu çok önemli. İşe aldığımız çalışanlar için bunun çok önemli olduğunu biliyorum. Öte yandan çalışanlarımız bir kere bir şey öğrendiklerinde yeterliliklerini diğer alanlara da yansıtabiliyorlar. Bunun da şirket performansına katkısını yadsıyamayız.

Son olarak e – öğrenme ile ilgili hedeflerinizi öğrenmek isteriz.

Y.Ş: Temel olarak iki hedefimiz var. Birincisi; açık olan ders sayımızı artırmak istiyoruz… Bunları bazıları bizim tarafımızdan geliştirilecek; Çünkü bazı spesifik Coca – Cola satış eğitim programlarımız var. İkinci olarak, e – learning programlarına distribütor ve perakendecilerimiz arasında yaygınlaştırmak istiyoruz.

Bunların dışında eklemek istediğiniz noktalar var mı?

Y.Ş: Burada önemli olan; bireysel performansa bağlı bir e – öğrenim programı oluşturmak… Eğer e – öğrenim ortamı performans yönetim sistemine bağlanamıyorsa, bu, e- öğrenimde güven boşluğuna yol açar.

Etkili, verimli bir altyapı kurulmalı ve muhafaza edilmelidir. Eğer sistemin performansı yeterli değilse (bağlantı hızı, içeriğin cazip olmaması ve benzeri sorunlar), kursiyerler sistemi kullanmak istemeyecek ve kullansalar bile sonuçtan memnun kalmayacaklardır.

Önünüze net hedefler koyun, kararlı, kendini işine adamış bir ekip kurun, personele rehberlik edin ve projenin başarısını belli bir faydaya bağlayın: e – öğrenimin şirket kültürünüze sağlam bir şekilde yerleştiğini göreceksiniz.

Ron: Sadece Türkiye ile ilgili bir iki ekleme yapmak istiyorum. Türkiye kısa bir süre sonra gelişmiş ülkeler arasında yer alacak. Bu ortamda başarılı olabilmek için hepimizin eğitilmiş işgücüne katkıda bulunması gerekiyor. İleride çok daha büyük bir rekabet ortamı ile karşı karşıya kalacağız. Bu nedenle eğitimin Türkiye için çok önemli olduğuna inanıyorum. Böylece küresel olarak rekabet edebiliriz.

IBM HEM AVRUPA, HEM ABD’YE ÖRNEK GÖSTERDİ

• CCİ’ın, e- öğrenme projesindeki çözüm ortağı olan IBM, CCİ Kampüs uygulamasını bir “başarı öyküsü” olarak duyurdu.

• Dünyadaki tüm çalışanlarına yayınlanan bülteninde CCİ Kampüs’ün ayrıntılarını aktaran IBM’in, programın başarısını bağladığı faktörler arasında şunlar yer alıyor:

• Projenin, tepe yönetim ve tüm CCİ organizasyonu tarafından sahiplenilmesi,

• CCİ İnsan Kaynakları ve Bilgi Sistemleri Departmanı’nın hem projede aktif olarak yer alması, hem de her aşamaya büyük bir kararlılıkla bağlı kalması,

• CCİ ve IBM ekipleri ile olumlu ve yakın ilişkilerin kurulması,

• CCİ’ın, yeni e – öğrenme konseptleri ile performans değerlendirme sistemini ilişkilendirmesi,

• CCİ’ın, kurum içi e – öğrenme promosyon faaliyetlerinin önemini kabul etmesi…

• IBM, CCİ Kampüs’ü hem doğası hem değeri açısından bakıldığında sadece Türkiye değil, Avrupa ve ABD için de sıradışı bir başarı öyküsü olarak tanımladı.