0
Hem zaman tasarrufu, hem hata riskini azaltmak için…
İnsan Kaynakları Yönetimi projesine nasıl karar verdiniz?
Aslında kararımız tamamen bir ihtiyaçtan kaynaklandı: BSH, birleşmeler geçirmiş bir şirket. 1995’ten beri kurumun içinde sürekli küçük küçük birleşmeler yaşanıyordu. Süreç içinde ekipler birbiri içine dahil oldu, büyüdü. Bu arada BT sistemlerinde de bir farklılık oluştu. Bir taraf farklı bir sistemi kullanırken, diğeri başka bir sistemden yararlanıyordu.
Bu arada İnsan Kaynakları Departmanı da bu iki farklı işletim sisteminden veri alıyor, farklı farklı programları biraraya getirip iş yapmaya çalışıyordu. Bu da inanılmaz zaman alıyordu. Zamanla yeni projelere girdik, işlenmesi gereken veriler birikti. Bu eksik bizi daha da büyük sıkıntıya soktu. Bunun üzerine, şirketin her tarafında zaten kullanılan SAP ile uyumlu bir paket arayışına girdik. Artı ve eksileri ile değerlendirip karar verdik.
Çalışmalara ne zaman başladınız?
2003 yılı içinde tüm bu toplantılar, görüşmeler yapıldı. Ocak ayından itibaren bir takım rutin onaylar, anlaşmalar, operatif işlemler tamamlandı. Mart ayında da start aldık. Şimdi kavramsal tasarımı bitiriyoruz. Sonra da canlı uygulamaya geçeceğiz. Projenin Kasım ayı sonunda tümüyle bitmesini bekliyoruz. İlk bordroyu eylül ayında çekeceğiz. Eylül’den Aralık’a kadar da paralel işlem yapacağız. Hem eski sistemde veriler tutulacak, hem de SAP’yi oturtacağız.
Sistem neler sağlayacak?
Personel yönetimi kısmında, çalışanın sicil bilgilerinin tutulması, bordro hesaplamalarının yapılması, organizasyon yapısı- ünvanlar, ücret yönetimi, çalışana ait bilgilere dayanarak işverenin vermekle yükümlü olduğu yasal raporların alınması ve çalışan masraflarının planlanması gerçekleştirilecek. Personel gelişimi kısmında ise çalışanın nitelik ve yetkinliklerinin takibi, kariyer ve yedekleme planlamalarının yapılması, çalışanın eğitim ve toplantı aktivitelerine katılımının ve sonraki işlemlerin gerçekleşmesinin sağlanması ile başvuru süreçlerinin takibi mümkün olacak.
Bu süreçlerle birlikte, bir anlamda merkeze de bir benchmark şansı sunacağız. Çünkü Almanya’da SAP sadece zaman yönetimi ve bordro konusunda kullanılıyor. Üstelik. Normalde SAP’ye tüm modülleriyle geçmenin birkaç yıl aldığı söylenmesine karşın, biz bir yıl içinde projeyi bitirmiş olacağız.
Tüm bunlar İK Departmanı olarak size nasıl yansıyacak?
Herşeyden önce çok kısa bir sürede veriye ulaşma şansı elde edeceğiz. Şimdi iki farklı sistemden veri alıyoruz, kiminde bazı bilgiler var, diğerinde yok. Bu karmaşa çözülecek. Çünkü toplam bir veri tabanı kullanılacak. Zamandan ciddi tasarruf sağlayacağız.
Ama hepsinden önemlisi; verilere güvenebileceğiz… Kolay raporlama alabildiğimiz için bugüne kadar excel’i kullanıyorduk. Ancak bir takım şeyleri excel’de yapıyorsanız ufacık bir tuş hatasında bir hücre silinebiliyor. Eğer bir takım hücreleri birbirine bağlamışsanız, formüller kurmuşsanız bu hatanın bedeli çok büyük olabiliyor. Elbette öte yandan hatanın nereden kaynaklandığını bulmak için daha çok zaman harcıyorsunuz. SAP bu anlamda çok güvenli bir sistem, riskleri ortadan kaldırıyor.
Şu ana kadar yaşadığınız sıkıntı ya da sorunlar oldu mu?
Henüz sancılı aşamaya gelmediğimizi düşünüyorum. Ancak kesin olan bir nokta var: Eğer nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız SAP sizi daha da zorluyor. Nasıl yapacağınızı kağıt üzerine dökebilmeniz şart. Bunu yapabiliyorsanız gerisi daha çabuk geliyor. Fakat bir takım yönetsel kararlar alınmamışsa, sebep sonuç ilişkilerinin durumu ne kadar etkileyeceğinde belli bir anlayışa gidilmemişse SAP’ye geçmek çok zor. Çünkü SAP; şirketin aldığı kararları tekrar sorgulamasını gerektiren, zaman alan ve kimi zaman farklı boyuttaki tartışmaları tetikleyen bir işlem...
Bu arada tepe yönetimden nasıl bir destek gördünüz?
Projeyi bütçeye koyarken İnsan Kaynakları’ndan Sorumlu İcra Kurulu üyemizin onayını almıştık.
Öte yandan, benim proje yöneticisi olduğum, İK ve Bilgi İşlemden sorumlu arkadaşlarımızdan oluşan SAP’den sorumlu bir proje grubu var. Bu grup, her kararı birlikte alıyor, her türlü yaptığı varsayımı ve kriterleri paylaşıyor. Alınan her karar da BT ve HR’dan üst düzey yöneticilerin bulunduğu bir gruba sunuluyor. Nereye geldiğimiz, hangi aşamada olduğumuz konusunda kendilerine bilgi veriyor, onların onayını alıp yola tekrar devam ediyoruz. Yani her bir adımda bilgilendirme gerçekleştiriyor ve bir sonraki aşamada neler yapacağımıza dair raporlama ve toplantısı yapıyoruz. Çünkü çok karar almayı gerektiren bir iş yapılıyoruz. Her kararı alırken sorma şansınız olmuyor. Ancak yaptığınız varsayımları BT ve İK anlamında, gerek operatif gerek teknik açıdan bir müddet sonra alt alta koyabiliyorsunuz. Sorulara cevaplar bulunuyor, öngörülerde bulunuluyor. Hatta açıklanamayan ve cevaplanamayan soruların yanıtı o toplantılarda aranıyor. Bu nedenle üst düzey yönetimden tam desteği almak şart.
Başta da söylediğiniz gibi projeyi çok kısa sürede gerçekleştirebileceksiniz. Bunu neye bağlıyorsunuz?
Başarılı olabilmek için doğru işgücünü bu konuya kanalize ettiğimize inanıyorum. İkincisi, bunu yapabilmeyi gerçekten çok istiyoruz. Çünkü başka şansımız, elimizde başka yürüyen bir sistem yok. Aynı zamanda birçok şirkette SAP’yi tepe yönetim uygulansın isterken, bizde istek alttan geldi.
Bu konuda başarılı olmanın yolunu açabilecek önerileriniz var mı?
Şemelarınız, ünvanlarınız, hiyerarşiniz, kurallarınız, sosyal paketleriniz ve diğer unsurlarınız netse, SAP’ye geçmek o kadar korkutucu değil. Ama bunlarda hala grilikler ve soru işaretleri varsa, süreç çok uzayabiliyor.
Bunların dışında eklemek istediğiniz noktalar var mı?
İnsan Kaynakları ekibi olarak biz özellikle son iki üç yıldır sürekli yeni projelere soyunuyor, çoğunu da başarıyla tamamlıyoruz. Bunda BT desteğinin rolü çok büyük. Bunu daha da artırmak istiyoruz. Operatif işleri daha çok çağı kullanarak, daha uygulanabilir hale getirmeye çalışıyoruz. İnsan Kaynakları Departmanı’nın yüzünü teknolojiye dönerek çalışanlar adına daha pozitif, daha uygulanabilir şeylere adım atması gerekiyor.
