0
Tepe Yöneticilerin Oryantasyonu
Tepe yöneticilerin bu başarısızlığının asıl nedeni, teknik beceri seviyelerinin düşük olması değil. Araştırmaya göre; tepe yöneticileri yeni görevlerinde sıkıntıya sokan en büyük zorluklar şöyle sıralanıyor:
• Sorumlu hale geldikleri ekip, departman ya da birim ile kültür birliği yakalayamamak,
• İş ve özel yaşamları ile denge kurabilme arzusu,
• Organizasyonun sonuçlar konusunda çok fazla beklentisi olması ancak yeterli derece sabırlı davranmaması,
• Tepe yöneticinin, başarının bireysel bir durum olduğuna fazlasıyla inanması.
Biz de bu araştırmadan yola çıkarak, Türkiye’de organizasyonların göreve yeni gelen tepe yöneticilerin oryantasyonu konusunda neler yaptığını öğrenmek istedik. İşte, haberimize katkıda bulunan organizasyonların tepe yöneticilere yönelik oryantasyon çalışmalara ilişkin yanıtları…
Türkiye Coca – Cola Şişeleme Grubu (CCBT)
Aslı Afal – İnsan Kaynakları Uzmanı
“Etkin bir oryantasyon programı, yeni işe başlayan, İnsan Kaynakları ve ilgili yöneticilerin katıldığı bir ekip çalışması ile mümkün… Bu süreçte, CCBT adaptasyonun, verimli çalışma koşullarının ve yeni işe başlayan kişinin diğer çalışanlarca kabulünün hızla sağlanmasını hedefliyor. Rehber olarak ise CCBT tarafından geliştirilen “Oryantasyon Kit”inden yararlanılıyor. Bu kit aynı zamanda üst düzey yöneticiler için de bir rehber işlevi taşıyor.
Üst düzey yöneticinin oryantasyon süreci
“Yeni işe başlayanlar için ilk günler ve haftalar, yeni iş ortamına uyum sağlama açısından son derece önemli. Çünkü, insanları ve ortamı tanımadığımız zaman kendimizi rahat hissetmeyiz. Bu, doğrudan davranışlarımıza yansır. Davranışlarımıza yansıyan tedirginlik duyguları da çalışma performansımızı ve verimliliğimizi etkiler. İşte bu noktada farklı bir çalışma ortamına katılan kişilere organizasyonel kültür ve ortak değerleri aktarmanın gerekliliği, kısaca oryantasyon çalışması karşımıza çıkıyor. Oryantasyon sürecinde, bizim CCBT (Türkiye Coca – Cola Şişeleme Grubu) olarak ana hedeflerimiz adaptasyonun, verimli çalışma koşullarının ve yeni işe başlayan kişinin diğer çalışanlarca kabulünün hızla sağlanması… Bu doğrultuda, oryantasyon sürecinde rehber görevi gören bir ‘Oryantasyon Kiti’nden yararlanıyoruz.
Bu rehberi hazırlarken amacımız, şirketimizde çalışmaya başlayan kişinin salt oryantasyon dönemi içinde, adım adım takip edilmesi gereken bir yönetmelik oluşturmak değildi. Aynı zamanda, pozisyondan doğan veya bölgesel farklılıkları da dikkate alarak katkı sağlayan, esnek bir kılavuz niteliği taşımasıydı. Üst düzey yöneticilerin oryantasyonunda da, temel olarak bu ‘Oryantasyon Kit’ini alıyoruz. Buna göre, CCBT’deki oryantasyon süreci hazırlık, işe başlama ve değerlendirme olmak üzere üç ana aşamadan oluşuyor.”
Hazırlık aşaması
“Şirketimizde oryantasyon süreci, yeni işe giren kişi henüz organizasyona katılmadan başlıyor. ‘Hazırlık aşaması’ olarak adlandırdığımız bu sürece çok önem veriyoruz. Çünkü hazırlık aşaması, aynı zamanda İnsan Kaynakları bölümünün, yöneticinin çalışacağı departmanın ve şirketin genel olarak iç müşteri anlayışının da bir yansıması… Dolayısıyla, sadece yöneticileri değil şirketimize yeni katılan tüm çalışanları, kendilerini yeni katıldıkları bu ortamda rahat ve güvende hissedecekleri bir şekilde hazırlamaya özen gösteriyoruz. Bu doğrultuda yöneticinin odasının hazırlanması, bilgisayar ve internet bağlantılarının sağlanması, gerekli şifrelerin alınması, odaya isimlik yerleştirilmesi ve ilk kırtasiye ihtiyaçlarını karşılayacak ürünlerin masasında bulunması gibi ön hazırlıklar mutlaka yapılmış oluyor. Aynı zamanda, ücret paketinde yer alan şirket aracı ve bunun gibi diğer menfaatlerin de işe başladığı anda sunulması önem taşıyor.”
‘Aramıza hoş geldin’ duyurusu
“Tabii bu arada yöneticinin aramıza katıldığını açıklayan bir duyurumuz oluyor. İK tarafından hazırlanan ve şirket çapında yayınlanan bu duyuru, e – posta yoluyla ve duvar panolarına asılarak tüm çalışanlara iletiliyor. Standart bir şekli olan duyurularda kişinin eğitimi ve çalışma geçmişi hakkında bilgi veriliyor. Aynı zamanda üstleneceği yeni görevin sorumlulukları kısaca özetleniyor. Standart duyuru şeklinin dışında mümkün olduğu kadar sıcak ve samimi bir üslup kullanarak, örneğin aile bilgileri ve bunun gibi kişisel bilgileri de aktararak, mevcut çalışanları yeni yönetici ile sohbet etmeye temel oluşturabilecek bilgileri de veriyoruz.“
İşe başlama aşaması
“İkinci aşama olan işe başlama döneminde yapılanları da, yine üç ana gruba ayırmak mümkün. Bunları kısaca; 1- Teorik bilgileri aktarılması, 2- Şirket çalışanları ile tanışma ve sosyal bağlantıların kurulması, 3- Satış ve üretim saha gezileri şeklinde özetleyebiliriz.
Teorik bilgileri aktarırken bilgisayar teknolojisi bize yepyeni imkanlar sunuyor. CCBT’de bazı eğitim programlarına intranet ve interneti kullanarak ulaşabiliyoruz. Dolayısıyla oryantasyon programı içindeki eğitimleri de elektronik ortama yerleştirdik. E – learning yaklaşımıyla hazırlanan oryantasyon programımızda audio ve video destekli şirket tarihçesi, sektörel bilgiler, üretim süreci, satış ve dağıtım sistemi, organizasyon yapısı ve çalışanlara sağlanan sosyal imkanlar aktarılıyor. Bu sistemin diğer bir özelliği de içeriğin test, bulmacalar ve animasyonlarla eğlenceli bir şekilde sunulması… E – ortamında bulunmasından dolayı çalışan istediği zamanda, kendi hızında ve çalışma planına göre inceleme imkanına sahip. Aynı zamanda aylar belki yıllar sonra her zaman elinin altında bulunan bir referans kaynağı oluyor.”
Tanışma faslı
“Diğer yandan yöneticinin bağlı bulunacağı kişi ve İK’nin yönlendirmesi ile görüşme programı oluşturuluyor. Görüşeceği kişilerin lokasyonu ve unvanlarını belirten çizelgeleri rehber olarak kullanarak, yeni yönetici ilgili kişiler ile bir araya geliyor. Bu programa dahil olan çalışanlar departman yapılarını ve işlevlerini yaklaşık 30 dakikalık karşılıklı bir görüşme çerçevesinde yeni yöneticiye anlatıyorlar. Bu aynı zamanda ortak çalışma gerektiren konuları belirlemek için de bir ortam yaratıyor.
Zaman zaman bu tanışma toplantıları çay – kahve, kokteyl ya da yemek toplantıları şeklinde düzenleniyor. Özellikle üst düzey yöneticinin şirkete takdimi için ön tanışma kokteyli tercih edilebiliyor. Böylece, çalışanlar sosyal ve iş ilişkilerini pekiştirme şansına da sahip oluyorlar.”
Yönetici sahaya çıkıyor
“Saha gezileri, ön satış elemanı ile ruta çıkılması özellikle üst düzey yöneticilerimizin oryantasyon programında yer alan bir aktivite… Yönetici en az bir gün ön – satış elemanlarından biriyle satış noktalarını ziyaret ediyor ve müşterilerimizle temasta bulunuyor. Böylece satış süreci hakkında izlenimler edinebiliyor ve uygulamaları sahada görme fırsatı yakalıyor. Ayrıca üretim tesislerimize yapılan ziyaretler de oryantasyon sürecinde yer alıyor.”
Geri bildirim ve değerlendirme aşaması
“Oryantasyon sürecinde yer alan son aşama ise bu sürecin etkinliğinin ölçülmesi. İşte bu noktaya devreye İK giriyor. İlgili yönetici ile sürecin verimliliği üzerine görüşülüyor. Aksayan, eksik kalan veya yeni talep edilen konular varsa bunlara odaklanılıyor.”
Yöneticiler için esnek yaklaşım
“Üst düzey yöneticiler için oryantasyon sürecinin farklılaştığı önemli noktalar bulunuyor. Yöneticiler için özellikle esnek bir yaklaşımla, bireysel ihtiyaçları karşılayacak bir program geliştirilmesinde yarar var. Yönetici konumundaki kişiler sorumluluklarını ivedilikle üstlenmek zorundalar, dolayısıyla onların çalışma düzenini bozmayacak bir oryantasyon programının benimsenmesi gerekiyor. Aynı zamanda, bir an önce yeni ortamı ve çalışanları tanımaları gerekiyor. Bu süre de yaklaşık olarak 3 ila 6 hafta arasında bir oryantasyon dönemine denk geliyor.
Diğer yandan bu dönem içinde yönetici pasif bilgi toplayıcı konumuna da sıkıştırılmamalı. Sosyalizasyon sürecinde kendi ihtiyaçlarının karşılanmasını bekleyen bir birey olduğu da göz önünde bulundurulmalı. Örneğin; şehir, ev değişikliği, çocukların okullarının ayarlanması gibi durumlar söz konusu olduğunda öncelik sıralaması ihtiyaca göre yapılıyor.”
Banvit
Şebnem Öztürk – İnsan Kaynakları Müdürü
“Şirketimizde yeni göreve başlayan her personele bir oryantasyon eğitim programı uygulanıyor. Bu programın içeriği ve süresi; görevin tanımına, yöneticisinin varsa özel isteğine göre entegrasyonu tanımaya yönelik hazırlanıyor.
Yeni bir tepe yöneticisi göreve başladığında da pozisyonu gereği ilişkide bulunacağı birimler göz önüne alınarak oryantasyon programına dahil edilir. Tepe yöneticilerinin şirket işleyişini çok daha iyi görmeleri, öğrenmeleri ve çalışanlar ile tanışmaları açısından şirketin her bölümünü kapsayan bir programla adaptasyon süreçleri daha kısa sürede tamamlanır. Bununla birlikte kendi pozisyonlarına yönelik ilgili birimlerde eğitim süreleri diğer birimlere göne biraz daha uzun sürebiliyor ve işin kapsamı ayrıntılı olarak öğrenilebiliyor.”
DHL
Esra Bozkurt – İnsan Kaynakları Direktörü
“DHL’de çalışmaya başlayan üst düzey yönetici, işe başladığı ilk günden itibaren, öncelikle DHL kültürünü yakından tanıması ve beraberinde iş akış şekillerini gözlemlemesi amacıyla, sadece üst düzey yöneticilerin değil, aynı zamanda DHL’de tüm yeni başlayan kişilerin katıldığı 4 haftalık ‘Firma Kültürü’ Eğitimi’ne dahil olur.
Firma Kültürü Eğitimi’nde birinci hafta, DHL ve sektör ile ilgili genel bilgiler aktarılır. İkinci hafta başta genel müdürümüz olmak üzere, bütün departman yöneticileri kendi departmanlarının işleyişini, stratejisini ve iş planlarını organizasyona yeni katılan kişiler ile paylaşırlar. Üçüncü hafta katılımcılar çeşitli departmanlarda birer günlük oryantasyon programına katılırlar. Bu oryantasyon programında üst düzey yönetici, tüm departmanların işleyişini görme şansına sahip olur. Dördüncü ve son haftada ise, katılımcılara kendi sorumluluk alanları ile ilgili bilgilendirme yapılır ve kendi yönetim sorumluluğunda olan departman ile ilgili toplantılar organize edilir. Tüm bu 4 haftalık süreç sonunda yönetici, uygulanan eğitim ve oryantasyon programı sırasındaki gözlemlerini bir rapor olarak üst yönetime sunar ve bu rapor organizasyonun gelişimi adına önemli bir kaynak veri oluşturur.
Bütün bunlar haricinde DHL üst düz ey yöneticisinin, sadece DHL Türkiye’nin yapısını değil aynı zamanda, 229 ülkede faaliyet gösteren bir şirketin global organizasyon yapısını tanıması da önemlidir. Bu anlamda Belçika’da bulunan DHL’in Global Koordinasyon Merkezi’nde de bir oryantasyon programı gerçekleştirilir. Bu programda yönetici, hem sorumluluk alanı ile ilgili kişilerle tanışır ve bilgi alışverişinde bulunur, hem de yaklaşık 1 milyon DHL gönderisinin bir gecede işleme tabi tutulduğu, gönderi toplama ve ayrıştırma merkezini ziyaret etme fırsatı yakalar.”
