0
Teknolojinin yarattığı (veya yaratabileceği) değerin farkında mıyız?
Artık hepimiz bir bilgi devriminin yaşandığını, deneyimleyerek görüyoruz. Bu devrim bilginin anlamını ve amacını sorguluyor. Bilgi teknolojilerinin bugüne kadar bilginin toplanması, depolanması, iletilmesi ve analiz edilmesini merkez aldığını söylememiz hiç yanlış olmaz. Oysa artık her şey hızla değişirken teknoloji de modern toplumun pek çok yönünü değiştiriyor.
Hali hazırdaki bilgi kullanımı, şirketlerin yönetim kararlarını etkilememeye devam ediyor. Bilgi teknolojisinin şu andaki kullanımının bir CEO’nun yeni bir ofis binası, okul ya da hastane kurma kararı alması üzerinde çok büyük bir etkisi görünmüyor. Bilgi teknolojisine yönelik bugünkü bakış açısı, bir İK departmanının belli bir fonksiyonunun karar alma sürecinde ne kadar önemli bir rol oynuyor? İK’nın çalışanlarla ilgili aldığı kararlara ne kadar yardımcı oluyor? Peter Drucker’ın da söylediği gibi, bilgi teknolojisi devrimi şimdiye kadar bilgi üretmekten çok, veri üretmekle mi ilgilendi?
BT yöneticileri genellikle yeni teknoloji ile ilgilenmeyen ya da ondan korkan yöneticileri “eski kafalı” olmakla suçlar. Ancak bu, çok da doğru olmayabilir. Özellikle İK yöneticileri şirketlerin diğer bölüm yöneticilerine göre daha iyi ve uzman teknoloji kullanıcıları olarak beliriyorlar. Belki de yöneticilerin yeni teknolojileri benimsememesinin nedenlerinden biri de, kullanılan teknolojinin stratejik kararları almalarına yardımcı olmamasıdır. Yöneticiler tonlarca ayrıntılı veri ile karşı karşıya gelir ama bunların pek azı stratejik kararlar almalarına yardımcı olur.
Internet, faks, e-postalar ve Intranet teknolojileri veriler sunsa da, bunların genellikle belli bir yönü yoktur. Fonksiyonel başarı ise değer yaratmak üzerine kuruludur. BT gibi departmanların bu başarıya ne kadar katkıda bulunduğu, organizasyonun misyonunu ne kadar desteklediğine bağlıdır. Evet, bilgi teknolojisi İK için daha iyi bir çalışan profili oluşturulmasına ve maliyetlerin kontrol edilmesine yardımcı olabilir ancak stratejik değer ve dolayısıyla BT’nin kullanımı son derece kısıtlıdır. Maliyet kontrolü ayakta kalmanızı sağlayabilir ama yöneticiler bu başarının, doğru bir strateji oluşturarak ona bağlı kalmaya dayalı olduğunu bilir. Stratejiyi yönetmek, değer katmak hatta çalışanların yaşamlarını anlamlandırmak için yaratıcı yollar bulunması açısından çok önemlidir.
Özellikle İK yöneticilerinin normalde çok fazla veri, teknoloji ya da hıza ihtiyacı yoktur. Onların asıl ihtiyaç duyduğu; sonsuz verileri anlamlı ve kullanılabilir bilgilere dönüştürebilecek bir teknolojidir. Verilerin, çabalara odaklanılmasına yardımcı olabilmesi için rafine edilmesi gerekir. Rafine edilmiş veriler de yöneticilerin doğru tercihler yaparak birleştirilmiş bir yönde hareket edebilmesini sağlar. Verilerin kullanılabilir bilgi haline gelmesini sağlamak için rafine edilmesi bazı araçları gerekli kılar. Organizasyon ve/veya gruplar ancak bu sayede misyonlarına ve nereye gitmeleri gerektiğine odaklanabilir. BT, ancak bu şekilde gerçekten katma değer yaratan ve işe anlam kazandıran bir alan olarak görülebilir.
Teknolojinin, spesifik stratejiler olmaksızın kullanımı elektronik çağın bazı dezavantajlarını da beraberinde getirdi. Bilgisayar üreticileri kağıtsız ofisler vaat ediyordu. Oysa yapılan araştırmalar çalışanların 148.6 milyon e-posta adresine, cep telefonuna, faks makinesine ve telesekretere sahip olduğunu gösteriyor. (Bu rakam, 1987 verilerinin yüzde 365 oranında arttığı anlamına geliyor.) Buna bir de 170 milyon standart telefonu eklerseniz, ne kadar büyük bir bilgi yükü altında ezildiğimizi daha net anlayabilirsiniz.
Bu arada teknolojinin gün be gün geliştiğini de unutmamak gerekiyor: Araştırmalara göre, ABD, Kanada ve İngiltere’deki bir iş adamı günde 190 mesaj alıp iletiyor. Her gün gerçekleşen bu 190 mesajın içinde 30 e-posta, 22 sesli mesaj, fakslar, telefon görüşmeleri ve mektup yer alıyor.
Bu rastgele bilgi paylaşımını sadece elektronik bilgi ile kısıtlamak mümkün değil. Çalışanlar her gün sayısız doküman bombardımanı altında kalıyor: performans formları, el kitapları, şirket yönetmelikleri, çalışan rehberleri, kurumsal kaynak katalogları vs… Tipik bir Fortune 500 şirketi her yıl bu tür dokümanlardan yüzlerce yayınlıyor.
Araştırmalar, aşırı bilgi yükü ile karşı karşıya kalan ve hızla karar alması beklenen kişilerin stres altında ezildiğini gösteriyor. İngiltere, ABD, Avustralya, Hong Kong ve Singapur’daki yöneticiler arasında yapılan bir anket, katılımcıların neredeyse yarısının (% 49) karşı karşıya kaldıkları aşırı miktardaki bilgiyle nasıl başa çıkacaklarını bilemediğini gösteriyor. Uzmanlar, CEO’ların da aynı şekilde bilgi yükü karşısında hassas ve rahatsız hale geldiğini belirtiyor. Hatta büyük bir bölümü iş ilişkilerinin bu durumdan zarar gördüğünü belirtiyor. Çoğu, bu nedenle önemli kararların ertelendiğini dile getirerek çok fazla bilgiyle karşı karşıya kalmanın bir sonucu olarak kararlarının olumsuz etkilendiğini söylüyor.
Bilginin gereğinden fazla ya da kolay paylaşılır olmaması gerekir. Verileri kolayca ulaşılabilir hale getiren bilgi paylaşımı yarardan çok lanet getirir. Bir yöneticinin en önemli kararı, dikkatini doğru paylaştırabilmek olmalıdır. Evet, e-posta ve telefon mesajlarını ayıklayan yeni bilgi teknolojileri elbette bu konuda yararlı olabilir ama yönetimsel karar alma sürecinin öncelikleri belirlemekle ilgili olduğu unutulmamalıdır.
İyi yöneticiler, doğru stratejik kararlar vermelerine yardımcı olacak önemli ve az sayıdaki unsuru tespit edip bunu takip etme eğilimi gösterir. Bu da, hiç kuşkusuz ki, şu düşünceyi beraberinde getirir: “Hangi etkinlikleri yönetmekten kişisel olarak sorumluyum?” Kötü yöneticiler genellikle bilginin üstesinden gelmeyi başaramaz. Bilginin patlaması ve ulaşılabilirliği pek çok yöneticideki insani zayıflıklara dayanır. Bu tür zayıflıklar da teknolojinin kesinlikle bir kurtuluş yolu olmadığını garanti altına alır.
Bilgi teknolojisinin yönetimsel karar alma sürecine destek olabilmesi için, bilginin hem amacına hem de anlamına yeni bir bakış açısı ile bakabilmesi gerekir. Buna başlamanın en iyi yolu da, sadece katma değer yaratmakla ilgilenmekten değil bilginin nasıl kullanılacağına ve içeriğine odaklanmaktan geçer. Neyse ki, günümüzde, hem teknolojiye hem de iş yaşamımızı önceliklendirecek süreçlere sahibiz. Bu durum da, aşırı bilgi yükünü dramatik biçimde azaltmamıza yardımcı olabiliyor.
İK yönetim stratejileri ile misyonu, bir grup, departman ya da organizasyona entegre etmek için daha iyi yollar bulmak, işe katma değer ve anlam katmak için giderek daha önemli hale gelecek. Bilgi teknolojisinin kullanımını artırmaya yönelik bu sürecin en önemli parçası da kritik bilgiye odaklanmaktır. Artık e-posta filtreleri, kritik olmayan mesajları ayıklayabilmek için kullanılıyor. Bilgiyi organize etmek için kullanılan başka teknolojik yöntemler de var. Bu tür teknolojik çözümler yine de aşırı bilgi yükü sorununu artırabilir. Çünkü bu teknolojiler size ulaşan bilgiye kısıtlama getirmez, sadece belli bilgilere odaklanmanızı kolaylaştırır.
Intranet’ler aşırı bilgi yükünü azaltırken, çabaların doğru yöne yönlendirilmesi konusunda da yardımcı olur. Bunu, organizasyonel ya da grup personelin kendileri için en kritik olan alanlara odaklanmasını sağlayarak yaparlar. Bize ulaşan bilgilerin çoğu miktar olarak fazla ve gitmek istediğimiz yönle pek az ilgilidir. Intranet’ler yeni bilginin izlenmesi, analiz edilmesi ve yaratılması için kullanılabilir. Sadece bilgiye kısıtlama getiren bilgi filtrelerinden farklı olarak intranet teknolojisi bugün, doğru kararlar alabilmeniz için ihtiyaç duyduğunuz kritik bilgiyi tespit etmenize yardımcı olabilir. Gerçek zamanlı geri bildirimleri düzenli olarak yöneticilere sunan web teknolojileri ve yazılımlar da yöneticilerin yaşamlarına anlam katılmasına yardımcı olur. Bu arada BT yöneticileri de organizasyona yarattıkları katma değeri kanıtlama şansı bulabilirler.
Son olarak, teknoloji tüm yöneticilerin olduğu gibi veri yığınlarıyla İK yöneticilerinin de hayatını zorlaştıran bir karmaşa değil İK stratejilerini oluştururken bir rehber olmalıdır.
Lisa Rowan, İnsan Kaynakları Teknolojileri alanında faaliyet gösteren IDC’de İK ve Yetenek Yönetimi Hizmetleri Program Direktörü olarak görev almaktadır.
LISA ROWAN
