0
T. Halk Bankası Elektrik Ortamda Görevde Yükselme Sınavı
Bilgi teknolojisindeki gelişmeler gündelik hayatımız gibi iş yapma biçimlerimizi de hızla değiştiriyor. Bu değişim; hız, kolaylık ve maliyetlerin azalması gibi olumlu sonuçları beraberinde getirirken, bilgi edinme ve öğrenme biçimleri üzerinde de etkili oluyor ve bilginin yönetilmesini en önemli kavram olarak karşımıza çıkarıyor.
Bilginin yönetilmesi kavramı; bir yandan İnsan Kaynakları (İK) birimlerinin görev alanlarına yeni bir boyut kazandırırken, diğer yandan da kurumun bu alanda ortaya çıkan ihtiyaçlarını karşılayabilecek, doğru bilgi üreten ve güvenliği yüksek sistemlerin oluşturulmasını da zorunlu kılıyor. Bu sistemlerin amacı, kurumun değişen koşullara uyumu sürecinde, nitelikli insan kaynağının seçilmesi, yerleştirilmesi ve geliştirilmesidir.
Özellikle çalışan sayısı yüksek ve geniş alanda örgütlenmiş kurumlarda, değişime adaptasyon ve bu süreçte ortaya çıkan ihtiyaçları karşılayabilecek İK sistemlerinin geliştirilmesi hayati önem taşımaktadır.
Son yıllarda özellikle finans sektöründe, teknolojinin İK fonksiyonlarına destek sağlayacak biçimde kullanılması yönünde projeler hayata geçiriliyor. Bu bağlamda, Türkiye Halk Bankası insan kaynağının yönetilmesi alanında yaptığı yatırımlara, teknolojinin İK süreçlerinde bir araç olarak kullanılması çerçevesindeki projelerini de ekledi. Bu projelerden biri de 26 - 27 Haziran 2004 tarihlerinde 65 il ve 202 lokasyonda 3 bin 213 kişinin katıldığı ve elektronik ortamda gerçekleştirilen “Görevde Yükselme Sınavı” oldu. Sınav, yüksek katılımcı sayısı ve yaygınlığı açısından, Türkiye’de bu kapsamda gerçekleştirilen ilk çevrimiçi sınav (online test/ online exam) olma özelliğini taşıyor.
Proje, yılda en az bir defa yapılması öngörülen ve geniş katılımla gerçekleşecek olan görevde yükselme sınavının, güvenli bir ortamda, kullanılabilirliği olan bir yöntemle, minimum iş gücü kaybı ve düşük maliyetle gerçekleştirilmesi amacı ile hayata geçirildi.
Kağıttan intranet ortamına…
Geçmişte sınav, yüksek sayıdaki çalışanın, belirli merkezlerde toplanarak, klasik yöntemle kağıt ortamında gerçekleştirilmesi biçiminde yürütülüyordu. Sınava katılacak personel sayısının yüksek olması, klasik yöntemin yüksek maliyetlerle gerçekleşmesi sonucunu doğurduğu ve sınavın gelecek dönemde, bir yıllık periyodlarla tekrarlanacak olması, farklı bir yöntemin hayata geçirilmesini kaçınılmaz kıldı. Bu çerçevede, sınavın intranet ortamında ve çalışanların bulunduğu merkezlerde gerçekleştirilmesi düşüncesi geliştirildi.
Sınavın gerçekleştirilebilmesi için en uygun ortamın şube ağı olduğu belirlendi. Bu yapı, belirli konsantrasyon bölgeleri üzerinden merkezle veri iletişiminde bulunan şubeleri kapsayan yarı merkezi bir mimari yapı... Ağda 516 şubede yerleşik 6 bin bilgisayar bulunuyor.
Sınav uygulaması temel olarak, Veripark firmasının Eğitim Yönetim Sistemi olan LearningPark’ın sınav modülü. LearningPark içinde yer alan bu yapı Halk Bankası iş süreçlerine ve sınav prosedürüne uygun olarak özelleştirildi. Veripark ve Halkbankası ortak çalışması sonucunda; basit, kullanımı kolay, yönlendiriciliği yüksek arayüzler geliştirildi. Sınav modülü, sınava katılacak çalışanların boş kadrolara ilişkin tercihlerini de elektronik ortamdan yapabilmelerini sağlamak amacı ile “Tercih Modülü” de eklenerek zenginleştirildi.
Yüzde 70 maliyet tasarrufu
Web tabanlı sınav, klasik yöntemle karşılaştırıldı ve sınavın elektronik ortamında yapılması durumunda %70 oranında tasarruf sağlanacağı ortaya çıktı. Bu maliyet avantajını oluşturan en önemli kalem, çalışanların ulaşım, konaklama ve harcırah giderleriydi. Sınavın belli aralıklarla tekrarlanacağı da göz önüne alındığında uzun dönemde bu yöntemin anlamlı ve kabul edilebilir bir maliyet kazancı sağlayacağı tespit edildi.
Sınavın organizasyonu tümüyle Eğitim Birimi tarafından yürütüldü ve organizasyona destek verecek tüm birimlerle (İnsan Kaynakları, Bilgi Sistemleri Koordinasyon, Fintek-Bilgi Sistemleri) koordineli çalışmayı sağlayacak bir iletişim yapısı kuruldu.
Sınav sürecince teknik ve organizasyonel anlamda destek verilebilmesi için; Eğitim Birimi, Türkiye Halk Bankası’nın teknoloji şirketi olan Fintek ve Veripark çalışanından oluşan Yardım Masaları oluşturuldu. Sınav şubeleri iller bazında gruplandırılarak, farklı Yardım Masaları’na yönlendirildi.
Sınava katılan 3 bin 213 çalışanın yanı sıra, sınav ortamının hazır hale getirilmesi, güvenliğin sağlanması, sınavda Gözetmen, Gözlemci ve diğer görevlerin yerine getirilmesinde bin 50 Banka çalışanı görev aldı.
İletişimin hızlı olabilmesi için, sınav öncesi ve sonrasındaki tüm bildirimler elektronik ortamda gerçekleştirildi. Bu kapsamda, tüm birim yöneticilerinin koordinasyonunda güncel hale getirilen ders notları elektronik ortama aktarıldı ve Halkbank portalında yer alan “Eğitim Daire Başkanlığı Web Sitesi” üzerinden tüm çalışanların kullanımına sunuldu. Sınav süreci ile ilgili temel ve ayrıntılı bilgileri içeren Tercih Kılavuzu, Kullanıcı Kılavuzu ile Gözetmen / Gözlemci Kılavuzları’na da yine elektronik erişim sağlandı.
Analizlerin tamamlanmasını takiben; uygulama 2 hafta süren bir çalışma sonucunda Banka ihtiyaçlarına göre uyarlandı ve yeni versiyonun gerçek ortamda test edilebilmesi için bir Deneme Sınavı gerçekleştirildi. 18 Mayıs 2004 Salı günü gerçekleştirilen Deneme Sınavı’na, aynı anda tüm şubelerden 4 bin 511 çalışan katıldı.
Sınav süreci
Sınav süreci boş norm kadrolara ilişkin tercihlerin belirlenmesi ile başladı. Hizmet süresi, görevde bekleme süresi, eğitim durumu gibi kriterler baz alınarak, yükselme havuzu oluşturuldu, Banka genelinde ihtiyacın yoğun olduğu boş norm kadrolar ve birimler belirlenerek, yükselme havuzunda bulunan 4 bin 003 çalışandan yükselebilecekleri kadrolara ilişkin tercihleri yapmaları istendi.
Tercihlerin elektronik ortamda yapılabilmesi için, sınav uygulamasında gerekli uyarlamalar yapıldı ve Tercih Modülü geliştirildi. Tercih modülü, Şube ve Bölge Koordinatörlüğü çalışanlarının, sadece şube ve Bölge Koordinatörlüklerinde bulunan boş kadrolara; Genel Müdürlük çalışanlarının ise tüm boş kadrolara ilişkin en az bir, en fazla beş tercih yapılabilecekleri biçimde geliştirildi ve aynı boş norm kadronun birden fazla tercihte yer alması engellendi. Sınava katılım için, tercihte bulunma ön şart olarak belirlendi. Bu süreçte 3 bin 334 çalışan tercihte bulundu.
Sınav yeri olarak kullanılması öngörülen 287 şubeye yönelik bir çalışma ile, bu şubelerde bulunan yüksek konfigürasyonlu bilgisayarların sayısı tespit edildi ve şubelerin fiziksel yapısı da göz önünde bulundurularak 65 ilde yerleşik 202 şube binası sınav yeri olarak belirlendi.
Bu şubelerde bulunan ve kullanıma uygun yaklaşık 4 bin bilgisayara, 3 bin 213 kişi yerleştirildi. Yerleştirme sırasında, birden fazla sınav şubesi bulunan illerde, çalışanların görev yaptığı şubenin dışındaki şubelere yerleştirilmesi, bir şubede en az 4 kişinin sınava katılması kriterleri baz alındı.
4 kişilik grubu oluşturamayan ya da bilgisayar sayısı yeterli olmayan yerlerde görevli olan çalışanlar, yakın yerlerdeki sınav şubelerine yönlendirildi.
Bu yönlendirmede, prensip olarak en fazla 200 km. uzaklıktaki şubeler kullanıldı. Sınav yerlerine ilişkin bilgi sınavdan bir hafta önce elektronik posta ile duyuruldu.
Sınavda; Şube Müdürü ve Yönetmen görevindeki çalışanlar Gözetmen, Daire Başkanı, Bölge Koordinatörü, Müfettiş ve Bölüm Müdürü görevindeki çalışanlar da Gözlemci olarak görevlendirildi. Gözetmen ve Gözlemcilerin sınav şubeleri bazında yerleştirmesi yapıldı ve sınavdan bir hafta önce görev yerleri elektronik posta ile duyuruldu.
Bu çalışmalara paralel olarak; Genel Yetenek, Genel Kültür ve Mesleki Bilgi olmak üzere üç ana konuyu içeren sınav soruları hazırlandı. Sınava katılacak üç farklı görev grubu için 100’er soru oluşturuldu, belirtilen ana konular bazında soru sayıları farklılaştırılarak ağırlıklandırma sağlandı.
Genel Yetenek ve Genel Kültür, Ankara Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (ANKÜSEM) tarafından, çalışan profiline uygun olabilecek nitelikte hazırlandı. Toplam bin soruluk bir havuzdan 150 Genel Yetenek ve Genel Kültür sorusu seçildi.
Mesleki Bilgi soruları, Banka birimleri tarafından hazırlanan bin 500 soruluk havuz içerisinden ANKÜSEM tarafından belirlendi.
Soru güvenliğinin sağlanabilmesi için; sorular, ANKÜSEM ve Veripark tarafından 4 kişinin parola ile erişebildiği soru bankasına doğrudan kaydedildi.
Her görev grubu için 10 farklı soru kitapçığı oluşturuldu. Farklılaştırma soru sıraları ve doğru cevap seçeneği değiştirilerek yapıldı. Soru kitapçıkları sistem tarafından otomatik olarak üretildi.
Sınavda çoktan seçmeli sorular kullanıldı ve soru metninde grafik ve resim görüntülenebilmesi sağlandı. Sınav süresi 120 dakika olarak belirlendi.
Güvenliğinin sağlanması amacı ile, sınav boyunca sınav uygulamasının dışındaki uygulama ve programlara erişim engellendi. Ayrıca sınav tarihlerinde; virüs taraması, yedekleme çalışması gibi ağ üzerinde yük yaratabilecek ve veri iletişimini kesintiye uğratabilecek işlemlerin sınav öncesinde tamamlanması sağlandı. Sınav tarihlerinde internet çıkışı engellendi.
Sınav öncesinde tüm kullanıcılar belirlenen profil ile giriş yaptı ve ikinci bir kontrolün sağlanması amacı ile sicil girişi ile çalışana özel bilgilerin yer aldığı pencereye ulaştı.
Kişisel bilgiler, çalışma bilgileri, sınav bilgileri ve fotoğrafın bulunduğu bu pencere üzerinden kimlik kontrolleri yapıldı ve yine bu pencerede yer alan başlama saatine göre sınava başlandı.
Sistem; başlama saatinden önce sınav uygulamasını başlatmayacak biçimde tasarlandı.
Sorular 10’arlık gruplar halinde geldi, cevapları kaydet butonuna tıklanarak ya da sayfa değiştirerek, işaretlenen cevapların veritabanına iletilmesi sağlandı. Katılımcıların işaretledikleri seçenekler ile boş bırakılan soru adetlerine ilişkin bilginin aynı pencere üzerinde yer alması sağlandı.
Sınavın bitmesine 2 dakika kala sistem uyarı mesajı verdi, 120 dakikalık süre sonunda uygulama kapanarak sınav bitirildi.
Bağlantı kopukluğu olması durumunda süre işlemedi ve yeniden bağlanıldığında, kalan süre üzerinden çalışılmaya devam edildi.
Sınava, 26 Haziran Cumartesi günü bin 813; 27 Haziran Pazar günü ise bin 400 kişi katıldı.
Sınavın tamamlanmasından 4 gün sonra sınav sonuçları çalışanlara duyuruldu. Sınav sonuçlarının duyurulması için kişiye özel şifreler oluşturuldu ve bu şifreler elektronik posta yolu ile sınava katılan çalışanlara iletildi. Aynı elektronik postada yer alan adres üzerinde sicil ve şifre ile sorgulama yapılarak, her çalışan sadece kendine ait sınav sonucunu görüntüledi.
Sınav öncesinde belirlenen baraj puanının üzerinde puan alan çalışanların, yaptıkları tercihler baz alınarak bir üst göreve yükselmesi planlandı. Görevlere yerleştirmede alınan puan, tercih sırası, sınav konuları bazındaki net puanlar dikkate alınarak değerlendirme yapıldı.
Sınav süresince ön görülmeyen bir sorunla karşılaşılmadı. Ancak bağlantı kopukluğu sebebi ile kesinti ve yeniden bağlanma, bilgisayar bazında teknik arızanın ortaya çıkması sonucu bilgisayar değiştirilmesi, elektrik kesintisi sebebi ile jeneratörlerin devreye alınması gibi aksaklıklar sınav sırasında giderildi.
Projenin hayata geçirilmesi süresince, uygulamanın birkaç defa test edilmesine rağmen, yazılımda ortaya çıkabilecek ve ön görülmeyen sorunların giderilmesi için, yazılım ekibi sınav sırasında hazır bulundu.
Sınav uygulaması, çalışanların kullanım bilgisi ve becerisi dikkate alınarak geliştirildi, basit ve anlaşılır arayüzler kullanıldı. Sınavda sicil girişi dışında klavye kullanılmadı, tüm işlemler fare ile tamamlandı.
Sınav öncesinde, kullanıcıların uygulamayı tanıması ve arayüzlere aşinalık kazanması amacı ile, 3 hafta boyunca Deneme Sınavı kullanıma açık tutuldu.
Sınav sonrasındaki geri dönüşlerde, yöntemin ilk defa kullanılıyor olmasından kaynaklı bir kullanıcı hatasının ortaya çıkmadığı anlaşıldı. Sürenin sistem tarafından tutuluyor olması ve her grup için 10 farklı soru kitapçığının üretilmesi sınavın güvenliğini olumlu yönden etkiledi. Kağıt ortamında ortaya çıkabilecek birden fazla şık işaretlenmesi, şık kaydırılması gibi olası hatalar da bu yöntemle engellendi.
Kamil Gökhan BOZKURT
Türkiye Halk Bankası
Organizasyon ve İnsan Kaynakları alanlarından sorumlu Genel Müdür Yardımcısı
Bankamızda uzun yıllardır kağıt ortamında gerçekleştirilen bu sınavın alternatif bir yöntemle planlanmasındaki temel amaç, bankacılık hizmetlerini müşterilerimize geniş bir ağ üzerinden sunmamıza olanak veren güçlü alt yapının, bankacılık hizmetleri dışında da etkin kullanımını sağlamaktır.
Sınav, 3 bin 213 kişinin katılımı ile Lefkoşe’nin de içinde bulunduğu 65 il merkezindeki 202 şubemizde gerçekleştirildi. Mevcutta konuyla ilgili yeterli bilgi bulunmamasına rağmen, yaptığımız araştırmalar, yaygınlık ve katılımcı sayısı açısından, uygulamanın Türkiye ve Dünya’da bir “ilk” olduğunu göstermektedir. İlk olmasının ötesinde, Bankamız için bu sınavın önemi, bu tür projelerin hayata geçirilebilirliği konusunda başarılı bir örnek uygulama olarak sonuçlanmasıdır.
Teknoloji yatırımlarının geri dönüşü için, yenilikçi ve yaratıcı bu tür yöntemlerin kullanılması, maliyet odaklı yaklaşımımızla paralel sonuçlar ortaya çıkartmıştır. Alternatif yöntemlerle maliyet karşılaştırması yapıldığında, sınavın elektronik ortamda gerçekleştirilmesinin %70 oranında tasarruf sağladığı görülmüştür.
Çalışanlarımızın öğrenme alışkanlıklarında olumlu bir değişimi başlatan bu projenin devamında, e-öğrenme yöntemlerinin hayata geçirileceği projelere hız verilmiştir.
Özkan ERENER
Veripark Genel Müdürü
Halk Bankası Görevde Yükselme Sınavı ile aynı anda binlerce kişinin başarılı bir şekilde sınav katılabilmesi, Türkiye'de e-öğrenmenin gelişimi için oldukça önemli bir aşamadır.
Bu uygulamayla, ilk defa bir kurumun bilgisayar altyapısı, bu büyüklükte bir sınav için kullanılmış ve en yeni Internet teknolojilerinden yararlanılmıştır.
Bu sınav örneğinde olduğu gibi, Internet teknolojilerinin iş hayatında kullanılması
ile hem zamandan hem maliyetten ciddi anlamda tasarruf etmek mümkün olmaktadır.
Sınavda teknik altyapı olarak 9 sunucu üzerine dağıtık bir mimaride, firmamızın geliştirdiği LearningPark isimli soru bankası ve sınav yönetim sistemi kullanılmıştır.
Sistemin böyle bir mimari ile kurulmuş olması, yazılımın aynı anda binlerce kişiye kadar çıkan sınav yükünü sorunsuz olarak kaldırmasını sağlamıştır. Bu sınav ve bu sınav için kullanılan teknik mimari benzer çalışmalara örnek oluşturacak nitelikte olup başka e-öğrenme projelerine de yol gösterecektir"
