Sosyal medya seven çalışanlar 'iş' için tehlike midir?

‘’Sosyal medyada çok zaman geçirir misiniz?’’ Seçme-yerleştirme sürecindeki standart sorularımızdan biriydi, fakat adayımız fark edilir bir şekilde kaskatı kesildi ve şöyle dedi, “Biraz, sanırım. Fakat her gün değil. Ve sadece iş sonrasında. Yani demek istediğim, iş bilgisayarımdan asla sosyal medyaya  girmem.”

Ve bu da tipik bir cevaptı. Onu ateşlemeye çalışıyordum. “Ben zamanınızı nasıl harcadığınızı sormuyorum veya bunun bir zaman kaybı olduğunu düşünmüyorum” dedim. “Tam tersi sosyal iletişim araçlarını kullanan çalışanları işe almak bizi mutlu ediyor.”

Karşımdaki genç aday şaşırdı ve rahatladı “Oh! Harikaymış. Sosyal medya çok seviyorum.”

Geçen hafta Washington Post yeni sosyal medya politikasını yayınlayınca aklıma bu mülakat geldi. Bir sosyal iletişim politikası uygulanan organizasyonda çalışanların düşünce veya yaşam alanını kısıtlayan bir süreçten kesinlikle kaçınılmalı. Aslında Post’un yeni politikası gazete endüstrisinin sosyal medyayla olan genel tutumunu yansıtıyor: kendi iletişim kanallarını okuyucularına ulaşmak için yeni bir yol olarak benimsemek yerine sadece kendi iş modellerine karşı bir tehdit olarak görüyorlar. Fakat Post çalışanları gazeteyi online ortama taşıdığında, gün geçtikçe tirajı düşen gazete adeta bir cankurtaran halatına sarılır gibi sarıldı ve okuyucu sayısı dörde katlandı.

Gazeteler adeta sansürcü zihniyeti mutlu etmek için iletişimi baskı altında tutma konusunda yalnız değiller. Birçok firma, sosyal medyayı bir risk olarak görüyor ve onun kullanımını önlemek için kendilerince gerekliymiş gibi olan yaptırımlar ortaya koyuyorlar. Bahaneleri ise hazır; çalışanlar zamanlarını boşa harcayarak işlerini savsaklayabilirler.

Kurallar ve yaptırımlar özel yaşam gizliliğini tehlikeye düşüren riskleri, verimlilik kayıplarını ve itibarı zedeleyecek sanal tehlikeleri azaltıyor. Fakat aynı zamanda sosyal medyanın kullanımı; çalışanları katma değer yaratmak, sorun çözme için farklı yollar sunmak, sosyal bağ kurmak ve itibarı artırmak için cesaretlendiriyor. Risk odaklı sosyal medya politikalarını çalışanlara kabullendirmek ve onları bu konuda ikna etmek -özellikle yeni nesil çalışanları- çok zordur. Hele ki, sosyal medyanın olası risklerin potansiyel faydalardan ağır bastığı korkunç bir yer olduğuna inandırmak hiç de kolay değil.

Risk yönetimi yaklaşımı olarak adlandırdığımız bu yaklaşımı benimseyen şirketler ileriye dönük katılımları da baskı altında tuttuklarının ne kadar farkındalar? Özellikle teknolojiyi hayatının merkezine koymuş Y kuşağını bu sosyal medya araçlarından uzaklaştırmanın aynı zamanda onları kurumlarından uzaklaştıracağının ne kadar farkındalar? Eğer bir sosyal iletişim politikasına ihtiyacınız varsa, üzerinde düşünülmemiş basit kısıtlamalar yerine sosyal medya araçlarını gerek kurumsal gerek kişisel olarak değer yaratacak bir forma sokmanız daha etkili olacaktır. Peki, doğru bir sosyal iletişim politikasını nasıl olmalı?

Sosyal medyayı kullanmak istiyoruz. Şirketiniz için çok açık bir yol haritası çizin... Kilit takımlarınızın (pazarlama, satış ve müşteri desteği) ve üst yönetimin çalışanların sosyal medya kullanımını desteklediklerinden emin olun. Üst yönetimin ve İnsan Kaynakları’nın bunu çalışanlara anlatmak için örnekler üzerinden gitmesi gerekiyor, böylelikle çalışanlar  da  sosyal medya kullanımının neye benzediğini öğrenirler.

En iyi örnekleri takip etmemiz gerekir. Bahsettiğimiz şey, yeni gelişmekte olan bir teknoloji olduğu için en iyi uygulamalar da çeşitli ve değişkendir. Markanız, kurum kültürünüz ve müşteriniz için katma değer yaratacak en iyi uygulamaları çok net bir şekilde tanımlamanız gerekir. Çalışanlarınıza politikanızdaki en gerekli prensipleri anlayabilmelerine yardımcı olacak web siteleri ve pratikler ile ilgili eğitim önerebilirsiniz.

Sizden kişisel, profesyonel ve kurumsal sosyal medya ayrımını yapmanızı bekliyoruz.  Çalışanlarınızın sosyal medyayı kişisel iletişim için kullanma isteğine saygı duyun ve onlardan kişisel aktivitelerinin şirketinizi veya markanızı sanal olarak nasıl etkileyebileceği konusunda iyi bir muhakeme yapmalarını isteyin. Çalışanlarınızı kendi profesyonel network’lerini  geliştirmeleri ve sanal ortamdaki itibarlarını artırmaları için cesaretlendirin, çünkü bu onları daha etkili kılacak ve size değer yaratan bireyler yapacaktır. Sosyal medyada markanızı temsil etmek için kimin seçildiğine çok net bir açıklık getirin (belki de tüm çalışanlarınız) ve sizin namınıza konuşmalarının ne zaman ve nasıl uygun olacağı konusunda da açık olun.

Risk yönetim sorumluluğunu paylaşıyoruz. Çalışan üstünde sorumluluk yükünü paylaştığınızın altını önemle çizin. Özellikle güncel ekonomide, şirketlerin tutumları karşısında birçok çalışan “engagement” konusunda o kadar da emin değil. Her an kopabilecek durumdalar. Çalışanlarınızın risklerini paylaştığınızı bildiklerinden emin olun. Onlara yeni çözüm yolu bulmaları konusunda yardımcı olun. İhtiyaç duyduklarında gerçek zamanlı yapıcı tavsiyelerde bulunun.

Sosyal medyayı etkili kullananları ödüllendiriyoruz. Sosyal medyanın etkili kullanımının kariyer gelişimi yolunda önemli adım olduğunu belirtin. Etkili kullanan çalışanları destekleyin, takdir edin ve ödüllendirin. İş yaşamlarında sosyal iletişim kanallarını kullanmaları konusunda çalışanları cesaretlendirin. Görevleri ve departmanları için  gerekli olan sanal zamanı ne kadar kullanmaları konusunda yardımcı olun.  Ödül her zaman çok iyi sonuç verir. 

Eğer çalışanlarınızın sosyal medya kullanımı aktivitelerinin arttığını görüyorsanız, politikanızın doğru bir şekilde kurgulandığından ve yönetildiğinden emin olabilirsiniz. Çünkü çalışanlarınızın da sanal ortamda doğru yönlendirildiklerini biliyorlar ve size olan güvenle markanıza da sahip çıkıyorlar. Ve siz de bu Twitter, blogger ve Facebook kullanıcılarınızla ile  daha şeffaf bir iletişim içindesiniz ve herhangi bir şey yanlış gittiğinde müdahale etme şansına sahipsiniz demektir.

Tüm bunların sonunda siz hala bir riskin olduğunu düşünüyorsanız, o zaman işiniz çok zor... Çünkü gün geçtikçe şirketinizdeki masaları dolduranlar Y kuşağından ve  bu kuşağın özgürlük sevdasıyla baş etmeye çalışırken Z kuşağı geliyor, bilmem farkında mısınız? Mektup yerine e-posta, gazete yerine haber sitelerini, kitap veya plak yerine Itunes müzik, misket yerine PS4, bir tebessüm yerine “muck” işareti vs... Siz bunları onların hayatından çıkarabilecek güce sahip misiniz?