Sosyal Ağ Analizlerinin Gözüyle Kilit Çalışanlar

İş dünyası ile akademi arasındaki çatışma uzun yıllardır devam eden bir süreçtir. Son dönemde bu çatışma kısmen işbirliğine evrilse de, gidilmesi gereken yol hala çok uzun... Akademik dünyada yaşam bulan araştırmaların iş dünyasına aktarımı ne kadar fazlalaşırsa, diğer yönde geri bildirimler ne kadar kuvvetli ve besleyici olursa iki tarafın da kazanacağı bir oyunun ortaya çıkma ihtimali çok yüksek.

Prof. Dr. Cenk SÖZEN / Başkent Üniversitesi - Öğretim Üyesi
Dr. Onur NACAK/ Alacer Gold Corp. - İnsan Kaynakları Koordinatörü

Kritik Pozisyonlar ve Kilit Çalışanlar

Şirketler rekabet sürecinin tam anlamıyla domine ettiği bir pazarda varlıklarını sürdürmeye çalışırken, bu yaşam savaşı için kurdukları organizasyonlarındaki bazı rollere diğerlerinden daha fazla anlam yükleyip değer biçerler. Genellikle statü olarak yüksek seviyedeki bu pozisyonlar, şirketlerin geleceğini şekillendiren stratejik kararlara imza atma, çeşitli finansal anlaşmaları onaylama, büyük ölçekli operasyonel faaliyetleri yönetme, ihtiyaç duyulan kritik bilgileri ve sistemleri üretme gibi birçok hayati konunun sorumluluğunu üstlenirler. Daha sade bir anlatımla; kritiklerdir, şirketlerin ana yetkinlikleri açısından ivedilik ve önem taşırlar[1].

Kritik pozisyonlara bu nitelikleri, o pozisyonda çalışan yönetici veya profesyonellerin kişisel yetkinlikleri değil, organizasyonel süreçler ve pozisyona yüklenen sorumluluklar kazandırır. Pozisyonda görev alan çalışanlar değişse de farklı kişisel özellik ve niteliklere sahip kişiler görev alsa da, pozisyonun kritikliğinde önemli bir değişim yaşanmaz.

Kritik pozisyonların tespiti ve yedeklenmesiyle ilgili çalışmalar, son yıllarda şirket tepe yönetimleri ve İnsan Kaynakları departmanlarının ajandalarının ilk sayfalarında kendilerine yer bulmaktadır. Zira buradaki ihmaller, sadece maddi kayıplara değil, telafisi çok daha güç olan itibar kayıplarına da neden olabilmektedir.

Bir şirketin kritik pozisyonunu işgal eden çalışanlarının, sosyal ve bireysel ilişkilerde de ön plana çıkması elbette ki beklenen bir sonuçtur. Ancak bu kişilerin dışında, şirketlerde sahip oldukları iletişim kanalları, tecrübeleri, uzmanlıkları, kişilik olarak olgunlukları, iletişim yetenekleri ve auralarıyla diğerlerinden farklı bir yere konumlanan çalışanları da bulunmaktadır. Bir başka deyişle, şirketlerin mekanik doğaları kritik pozisyonlar yaratırken İnsan Kaynakları’ndan oluşan organik doğaları ise kilit çalışanlar üretmektedir.

Şirketlerin kilit çalışanları, C seviye bir statüye veya yönetsel unvanlara sahip olmasalar da diğer çalışanlardan hissedilir derecede farklıdırlar. Birçok iletişim kanalının ortasında yer alırlar, çok fazla kişiyle çok sık iletişim kurarlar, yönlendirirler, bilgileri taşırlar, süreçleri kolaylaştırırlar ve bazen zorlaştırırlar. Bu çalışanlar genelde örgütsel vatandaşlık davranışı sergilemeye yatkındırlar; çalışanları departmanları bir şekilde birbirlerine bağlarlar ve yedeklenemezler.

Kilit çalışanların şirketten ayrılmaları, kritik pozisyonlarda çalışanlar gibi yalnızca süreçlere ve işlere değil, şirket içerisindeki iletişim ve ilişkilere de zarar verebilir ki, bu durum sosyal bağlılığın bu derece meşru olduğu bir dönemde en son istenecek şeydir. Kilit çalışan konumunda bulunma ihtimali yüksek olan bir şirket psikoloğunun, yönetici asistanının hatta idari işler görevlisinin işten ayrılığı, şirket üzerinde bir CFO ayrılığı kadar etki yaratabilir. Kilit çalışanların yerlerini doldurmak, planlı bir yedekleme yapılamayacağından, kritik pozisyonların yerini doldurmaktan daha zor olur.

Kritik pozisyonları, gündemlerinin sürekli parçası haline getiren, çeşitli metodolojilerle bunları tespit etmeye ve yedeklemeye çalışan şirketlerin, yukarıda konu ettiğimiz kilit çalışanların tespitine yönelik gayretlerinin kısıtlı olması şaşırtıcıdır. Bu konuda gözlem, tahmin ve tecrübelerle yapılacak değerlendirmelerin yetersiz kalacağı ise açıktır. Bu noktada, yöntem ve yapısal özellikleriyle sosyal ağ analizleri, şirketlerin kilit çalışanlarının bilimsel bir bakış açısıyla ve yüksek doğruluk derecesinde belirlemesinde ideal bir başvuru kaynağı olabilir. Sosyal ağ analizlerinin veri toplama, işleme, analiz çalışmaları ilk bakışta karmaşık görünse de, tüm bu süreçler tecrübe, yalınlaştırma ve paket programlarla kolaylaştırılabilir.

Sosyal Ağlar Analizleri

Günümüzün en popüler ve görünen o ki önümüzdeki birkaç on yılın da en popüler mecralarından birisi olmaya devam edecek sosyal ağlar; psikolojiden sosyolojiye, antropolojiden biyolojiye ve iletişime kadar birçok alandaki karmaşık yapıların oluşumunu açıklamak amacıyla kullanılmaktadır. Toplumumuz ve elbette ki iş dünyamız ekseriyetle bu yüzyılda tanışsa da, sosyal ağların dünyadaki ilk kullanımı bir önceki yüzyılın ortasına kadar uzanmaktadır[2]. Sosyal ağ analizleri, ülkemizde genellikle Facebook, Twitter gibi popüler sosyal medya platformlarıyla ilgili çalışmalarda konu edilmektedir. Gerçekte bu, buzdağının sadece görünen yüzüdür. Aileden iş dünyasına kadar ilişki ve iletişimden oluşan birçok sosyal yapı suların altında yüzmeye devam etmektedir.

Sosyal ağ analizleri, aktörlerin birbirlerinden bağımsız davranışlarını anlamaya çalışmak yerine aralarındaki etkileşimlere odaklanır. İçerisinde yaşamın var olduğu her yapıyı, aktörlerin aralarındaki ilişkilerden oluşan bir ağ olarak görürler. Aktörlerin özelliklerinden ziyade, aktörler arasındaki ilişkilere, bağlara, iletişim kanallarına ve süreçlere odaklanarak, ortaya çıkarılan ağın adeta bir kitap gibi okunmasını sağlarlar[3]. Bilen bir göze, onlarca sayfalık bir rapordan, saatlerce sürecek değerlendirmelerden çok daha fazlasını anlatırlar.

Sosyal Ağ Analizlerini Kullanma

Kilit çalışanların sosyal ağ analizleriyle belirlenmesinde, şirket çalışanlarının birbirleriyle kurdukları iletişim ve ilişkileri gösteren verilere güvenilir ve geçerli bir şekilde ulaşılmasına öncelik verilmelidir[4]. Veri toplama aşamasında, şirket çalışanları üzerindeki yaratılan algı çok önemlidir. Yapılan çalışmanın önemi, maksadı ve faydası çalışanlar tarafından doğru bir şekilde anlaşılmalıdır.

Çalışma tüm şirket için yapılacaksa şirket çalışanlarının tamamı, bir departman özelinde yapılacaksa o departmanın tüm çalışanları araştırma kapsamına dahil edilmelidir. Veri toplama aşamasında kullanılacak araştırma formunun soru sayısı yapılacak çalışmanın kapsamına göre belirlenmelidir. Sadece şirket içerisinde sosyal bağlamda kuvvetli olan kilit çalışanları tespit etmek istiyorsanız az sayıda soruyla araştırmayı gerçekleştirirken, aynı zamanda süreçlerin yürütülmesinde en çok hangi pozisyonlarla iletişime geçildiğini görmek istiyorsanız ilave sorularla araştırmanın kapsamını derinleştirebilirsiniz. Toplanan veriler örneği aşağıda gösterilen gibi bir matrise işlenerek analize hazır hale getirilir.

Tablo: On çalışandan oluşan bir departman için örnek bir matris.

Oluşturulan matris, UCINET gibi paket programlara, matematik orijinli analizlere konu edilerek; aktörlerin konumları, bağlantı dereceleri ve yönleri, ağın büyüklüğü ve yoğunluğu, ilişkilerin yönü, her bir pozisyonun/aktörün örgüt içerisindeki konumu, güçlü ve zayıf bağların bulunduğu alanlar, geçişlerde aracı olan pozisyonlar/aktörler, asimetrik ve simetrik bağlantılar gibi birçok detay ortaya çıkarılabilir.

Analiz sonucunda elde edilecek ağ yapılarına ait bir örnek aşağıda yer almaktadır. Şirketin/departmanın çalışan sayısının büyüklüğüne göre bu ağın karmaşıklık derecesi de değişecektir. Ağ düzeneği içerisinde daha büyük nokta ile temsil edilen veya ağın merkezine yakın konumlanan çalışanlar için örgütün kilit çalışanları olduğu değerlendirmesini yapmak mümkündür.

Şekil: Örgütlerde Sosyal Ağ Düzeneği Örnekleri

ÖZETLE...

Şirketlerin kilit çalışanları, sahip oldukları sosyal ve pozisyonel güçlerle, şirketlerin bütünlüğü ve başarısı açısından en az kritik pozisyonlardaki çalışanlar kadar önemli bir role sahiptir. Bu yazıda kısaca dokunduğumuz sosyal ağ analizleri, yedeklenmesi neredeyse mümkün olmayan bu çalışanları bilimsel bir bakış açısıyla tespit etmekte kullanılabilecek önemli araçlardan bir tanesidir. Doğru ellerde, yönetimlere ve İnsan Kaynakları departmanlarına çok değerli bilgiler sağlama potansiyeline sahiptirler.

[1] Köksal, Umut., UK Founding, 2015.

[2] Scott, W.Richard ve Davis, F.Gerald., Networks In and Around Organizations, Organizations and Organizing, Pearson Prentice Hall, 2003.

[3] Arroyo, Daniel Ortiz., Discovering Sets of Key Players in Social Networks, Computational Social Network Analysis, Springer, London, 2010.

[4] Gürsakal, Necmi., Sosyal Ağ Analizi, Dora Yayınları:33, Bursa, 2009.