0
Sizin şirketinizde İK hala bir marka değil mi? Departmanın ötesine gitmek…
İK departmanları, birçok farklı rol arasında denge kurmaya çalışmaya devam ediyor: iş ortağı, iç danışman, operasyonel ve idari uzman hem çalışanın hem de işverenlerin savunucusu… Bunlar kulağa alışılmış işler gibi gelse de aslında tamamen yeni konular… Sorular aynı olsa da yanıtlar kesinlikle farklı. Buradaki en önemli mücadele hem iç hem de dış müşteriler ile güçlü iş birlikleri sağlamak konusunda ortaya çıkıyor. Büyük resmi görme – ve gereken kaynakları ayırabilme becerisi – bundan böyle hiç olmadığı kadar önemli hale gelecek.
Eğer bugün herhangi bir çalışana “İK ne yapar?” diye sorarsak, sizce ne kadar doğru bir yanıt alabiliriz? İşte, İK’nın bu nedenle rolünü yeniden gözden geçirerek; kurum içi pazarlama, pazar araştırması ve halkla ilişkiler faaliyetlerine start vermesi gerekiyor.
Bunun için, öncelikle kendinize bazı önemli sorular sormalısınız:
• İK departmanının çalışanlar arasındaki repütasyonunu biliyor musunuz? İK dendiğinde akla; arka planda çalışan bürokratlar, sağduyulu stratejistler ya da insanları memnun eden “memnun” çalışanlar mı geliyor?
• Çalışanlar, organizasyonun misyon ve hedefleri doğrultusunda İK’nın önemini biliyor ve takdir ediyor mu?
• İK, kendi hizmetlerini organizasyona tanıtmak konusunda çaba harcıyor mu? Eğer yapmıyorsa, hak ettiği repütasyona sahip demektir. Yine de bu repütasyonu kolaylıkla düzeltebilirsiniz.
Buradaki kilit nokta; tüm seviyedeki çalışanlarla iletişim kurmak ve rolünüzün “zorlayıcılık” değil “kolaylaştırıcılık” olduğunu aktarmaktır. Bunun için de İK ofisinden çıkmanız ve organizasyondaki çalışanların dünyasına girmeniz gerekir. Bu yanıtları bulmak diyalog gerektirir. Bu da İK’nın iletişim kurmasının şart olduğu anlamına gelir. Bu iletişim, dinleme ve paylaşımın eşit parçalarını içermelidir. Öncelikle, İK müşterilerinin ihtiyaçlarını dikkatle dinlemeli; ardından yaptıklarını ve yapabileceklerini sunmalıdır. İK çalışanları, yeterlilikleri ve potansiyel katkıları konusunda organizasyonu eğitmelidir. Kimse yeterliliklerinizi sizin kadar iyi bilemez.
Çalışanların pek çoğu ne yazık ki İK’yı hala “ücretleri ayarlayan ve mülakatları yapan kişiler” olarak görüyor. İK’yı önümüzdeki on yıla hazırlamak için ise her bir İK profesyonelinin – kendi çalışanlarından başlayarak – halkla ilişkiler faaliyetleri yürütmesini gerekli kılıyor. Kendinizi bir ürün gibi görün ve bazı zekice tanıtım çalışmaları yapın.
Son birkaç yıl süresince, İK organizasyona yarattığı katkı konusunda tepe yönetimi eğitmek için epeyce çaba harcadı. Oysa müdürler ve çalışanlar hala İK’nın yeni iş ortağı rolü konusunda bilgi sahibi değil. Ne var ki bu iç paydaşların İK fonksiyonun önemini bilmesi çok önemlidir. Kolay bir şey olmasa da iletişim süreciyle ve organizasyonun gerçek ihtiyaçlarını karşılamasıyla İK, şirket içindeki saygınlığını kazanacaktır.
İK’nın tanıtılmasında problem çözme becerilerinize ihtiyacınız olacak. Çünkü diğerleri sizi daha yakından tanıma fırsatı bulacaklar. En iyi tanıtım yolunun yaptığınız işler olduğunu unutmayın. Gerçekleştirdiklerinizle ve hazırladığınız programlarla, İK’yı mevcut koşullara göre kolayca adapte olabilen, esnek ve aynı zamanda sorun çözücü bir yardımcı olarak tanıtabilirsiniz. Gerektiğinde problemleri çözen ve böylelikle şirketin işleyişini kolaylaştıran bir destek departmanı...
Şirketler katma değer yaratmayan işler için dış kaynak kullandıklarında, İK şirket dışı satıcılarla yarışa girmek zorunda kalır. Eğer İK uygulayıcıları işlerinin gerektirdiği tüm imaj ve repütasyonları kurmak için çaba harcamazsa müşteri hizmeti konusundaki tüm destek ve sorumluluk alanlarını kaybeder.
İşte İK’nın imajının ve repütasyonunun kurulması ve aynı zamanda güçlendirilmesi için Caudron’un önerdiği 8 nokta...
Bir marka kimliği oluşturabilmek için ilk olarak yapmanız gereken müşterinizin kim olduğunu belirlemek ve İK’dan neler beklediğini öğrenmektir.
Bir başka önemli nokta da müşterinizin İK’ya olan halihazırdaki bakışının ne olduğunu bilmenizdir. Bu aşamaya müşterinizi tanımlayarak başlayın.
• Sizin müşterileriniz tepe yöneticiler, saha yöneticileri veya çalışanlar mı?
• İK’nın hangi ürün ve hizmetlerinden yararlanıyorlar? İK’dan nasıl faydalanmak istiyorlar?
• Diğer şirketlerin İK hizmetlerinden yani dış İK’dan faydalanıyorlar mı, evetse neden?
• Şirket içindeki İK departmanını nasıl fark edebilirler?
İK departmanları, çalışanların davranışlarını değerlendirerek bu soruları yanıtlamalıdır. Ancak tam anlamıyla yararlı bilgiler edinebilmek amacıyla Caudron, şirket dışından kişisel görüşmeler yapacak bir danışman öneriyor. Caudron’un belirttiği bir diğer nokta da çalışanların, İK konusundaki düşüncelerini isimlerinin belirtilmemesi koşuluyla tam olarak söyledikleri gerçeği.
Bu tarz analizlerde bulunmanız çok önemli. Çünkü ancak bu sayede şirketinizin sizden istedikleri ve size ihtiyacı olduğunu söyledikleri ile sizin sağlayacaklarınız arasındaki farkı görebilirsiniz. Bugün şirketler İK’nın rolü konusunda farklı görüşlere sahipler. İK birçok aktiviteyi yönetiyor. Eğitim, işe alım, maaş ve prim sistemi, kişisel memnuniyet gibi birçok konu İK markasının gelişme alanına giriyor. Bu nedenle İK çalışanları nerede durduklarını bilmek adına var olan markalarının konumunu bilmek zorundalar.
Mevcut müşterilerinizin isteklerini ve İK konusundaki anlayışını belirledikten sonra İK’yı müşterinize nasıl sunmanız gerektiğine karar verebilirsiniz. Burada önemli olan İK departmanının fonksiyonunun şirketten şirkete değişeceğini bilmenizdir. Örneğin bir şirkette, İK’nın iç müşterileri yani şirket çalışanları İK departmanından geleneksel olarak İK alanına giren tüm konularda hizmet vermesini bekleyebilir.
Başka bir şirkette, müşteriler İK departmanından büyüme ve üreticilik konusunda sorumluluk almasını isteyebilir. Bu yüzden hangi marka kimliğinin size uygun olduğuna karar vermelisiniz ve bu kararınızın ardından kimliğinizi destekleyecek bir misyon geliştirmelisiniz.
Bir başka örnek... Şirketinizde görülen rutin işleri dış kaynak kullanımı ile gerçekleştirirseniz İK çalışanları şirket için daha stratejik konulara konsantre olabilirler. Sağlam bir markaya sahip olmak istiyorsanız, herkese her işi yaptıramazsınız. Bunu deneyebilirsiniz ancak müşterilerinizin birçoğunun gözünden düşmeyi göze almalısınız.
Kimliğinizi tanımladıktan sonra, yapmak istediğiniz ve ihtiyacınız olduğunu düşündüğünüz değişiklikleri ve ilerlemelerde size rehberlik edecek bir misyonu belirlemeniz gerektiğini öneriyor Caudron.
Belirleyeceğiniz bu misyon İK’nın işlevini, benimseyeceği değer ve prensipleri, şirkete sağlayacağı yararları de işaret edecektir. Örneğin, Los Angeles County İK’nın belirlediği misyon şu şekildedir:
• Yönetim Kurulu’nun öncelik ve isteklerini yerine getiren kapsayıcı ve eşitlikçi bir personel sistemine sahip bir İK programı geliştirmek.
• Gelişmekte olan departmanlara yardımcı olarak şirketin işgücünü yüksek kaliteye çıkarmak.
• Ülke çapında bir İK politikası geliştirmek ve yerleşmiş, İK alanına ait çalışma alanlarında (işe alım, seçim, promosyonlar, eğitim, disiplin, çalışan çıkarları yönetimi, iş gücü düzenlemeleri, sınıflandırma, tazminat, çalışanların istekleri) gerekli güvenceyi vermek.
• Çalışanların uygun ve dengeli bir şekilde şirket içinde dağılımının yapılması ve bireysel olarak iş arayanların iş fırsatlarının şirket yapısına uygun bir şekilde değerlendirilmesi.
Misyonunuzu belirlemiş olmanız çok önemlidir. Çünkü ancak bu şekilde gelecek hedeflerinizi ve yönetiminizi belirleyebilirsiniz. Misyonunuz boş bir söylem olmamalıdır. Çünkü bu misyon İK’yı şirketinize bağlayan en temel noktadır.
Daha çok kişiyi çalıştırmanız gerekse bile İK müşteri için verdiği hizmet ve desteğini geliştirmelidir. Çünkü müşteriler her zaman sorularına ve ihtiyaçlarına cevap bulmak isterler. Caudron’a göre, kimliğinizi belirlemek söz verdiğiniz anlamına gelir. Tüm çalışanlara bütün uygulama ve programlarınızın müşteri hizmetlerinin gerektirdiği tüm hedefleri gerçekleştireceği garantisini verin. Kolay iletişim kurabileceğiniz ve anlaşabileceğiniz, saha yöneticileri için fazladan yol kat edebilecek kişilere departmanınızda yer verin. Misyonunuzda belirttiğiniz sözleri yerine getirin.
Birçok ürün, farklılığı olmayan logo ve pakete sahiptir. Sizce bir kutu Pepsi’nin bir kutu Coca - Cola ile karıştırılması mümkün müdür? Bu gibi büyük şirketler, ürünlerinin görünümünün taşıdığı güçlü mesajların farkındalar.
Aynı şey İK için de geçerlidir. Eğer İK markanız esaslı bir gelişme veya değişiklik gösteriyorsa, kendinizi sunarken mutlaka bu değişiklikleri gözler önüne sermelisiniz. İK için farklı ve ayrı bir logo tasarlayın. Bu logo arzunuza göre sizin misyonunuzu, hedeflerinizi ve müşterilerinize sunacaklarınızı işaret edebilir. Yine de logo ne olursa olsun, en iyi sunum İK’nın kendisi; yani yaptıklarıdır.
Eğer İK markanızı kalite kontrolünden geçirmek isterseniz, departmanınıza gelenlerin ihtiyaçlarına tam olarak cevap vermeye çalışın.
İK departmanınızı milyonlarca lira harcayarak yeniden dizayn edebilirsiniz veya logo geliştirebilirsiniz ancak departmanınız anlaşamayacağınız bir sürü insanla doluysa şirketinizin gözünde hiçbir şey yapmış sayılmazsınız.
Kimliğinizi belirledikten, sözlerinizi yerine getirmek için gerekli ortamı yarattıktan ve de İK departmanınızı gelişime açık bir görünümle sunduktan sonra, Cauldron’a göre harekete geçmek için vakit gelmiştir. Örneğin, eğer İK’yı stratejik bir ortak olarak sunmak istiyorsanız, yakın zamanda gerçekleştiren bir İK programını ya da kararını stratejik etkisi bağlamında değerlendirin. Bu etkiyi yapacağınız toplantılarla, şirketinizin web sayfasında ya da gazetesinde tartışın veya etkiyi ele aldığınız özel bir İK performans raporu çıkarın. Burada asıl amaç, başarıya ulaşmış belli bir durumu değerlendirerek departmanınızın misyonunu sağlamlaştırmaktır.
İK departmanınız için bir başka tanıtım yolu da çeşitli dergilerde makaleler yayınlamak veya İK seminerleri ve konferansları konularıyla ilgilenmek olabilir. Bunu sadece şirket çapında değil, tüm dünyadaki İK alanına yönelik olarak yapabilirsiniz. Şirketinizin yararına olan bu gelişme size yöneticilerinizin dikkatini çekme garantisini verecektir. Şirket içinde kendinizi daha çok göstermek isterseniz yöneticilerinize ya da çalışanlarınıza özel programlar hazırlayın. Bunları yazılı olarak ya da düzenleyeceğiniz konferanslarla sunabilir ve böylelikle kendinizi podyumda gösterebilirsiniz. Profesyonel yöneticiler sizi canlı olarak karşılarında görmekten memnun olacaklar ve sizin için şirkette iyi şeyler söylemeye başlayacaklardır.
İş dünyasında, müşterilerinin değişen ihtiyaçlarını karşılamaya çalışan şirketler kendilerini sürekli olarak yenilemek, gözden geçirmek ve markalarını güncellemek zorundadırlar. Şirketler için geçerli olan bu durum kuşkusuz İK için de geçerlidir. İş dünyasının çok hızlı değişen şartları altında İK departmanları kimi zaman çok hızlı bir şekilde zor kararlar almak zorunda kalabilir. Tüm İK departmanları aynı araçlarla farklı girişimlerde bulunmaktadır. Ancak iyi olan, hep yeniyi aramak, çok soru sormak ve aklı kullanmaktır.
Dikkatli bir şekilde kimliğinizi oluşturduğunuzda İK departmanınız şirket içindeki ve dışındaki tüm müşterilerin beklentilerini tam anlamıyla karşılamayı öğrenebilir. Şirketiniz sizi sever ve departmanınızın çalışanları şirketi geliştirebilen gerçek birer oyuncu haline gelir.
