“Sanal Ofis”: Hayal mi, Gerçek mi?

Aniden uyanıyor ve saatime bakıyorum. O da ne? Saat 07:30. yataktan kalkmaya çalışıyorum. Fakat, kendimi sanki bir gece önce Mike Tyson ile yapmış olduğum boks maçından çıkmış gibi hissediyorum. Ve birden saat 08:00’de çok önemli bir toplantı için ofiste olmam gerektiğini hatırlıyorum. Çalıştığım şirket İstanbul’un öte yakasında ve 55 km uzakta. Bu saatteki köprü trafiğini de göz önünde bulundurursam, imkansız gibi bir şey…

Hemen mutfağa gidiyor, bir bardak ılık çay ile bir kaç lokmayı aceleyle atıştırıyorum. Daha sonra dişlerimi fırçalıyor ve ofisime üzerimdeki pijama ve terliklerimle 5 dakika önce ulaşıyorum. Toplantı tam zamanında başlıyor ve ben traşsız halimi de göz önünde bulundurarak çoklu-ortam konferansında kendi görüntümün olmaması opsiyonunu kullanıyorum. Toplantı bittikten sonra ses ve e-posta mesajlarımı alıyor ve yeni proje ile ilgili çalışmalarıma başlıyorum. Bu bir rüya mıydı? Yanaklarımı çimdikliyorum. Hayır, hayır, gerçeğin ta kendisi. Kendimi pijama ve terliklerimle evdeki çalışma odamda bilgisayarımın başında buluyorum!..

Yıl 1997. bu hayalin gerçekleşmesi için gerekli teknolojik çalışmaların ilk meyvelerini vermesinin üzerinden en azından 15 yıl geçti. Niye hala bekliyoruz? Sorun teknoloji mi? Kesinlikle hayır. Her geçen gün daha da iyileştirilen ve iletişim ağlarında kullanılan yeni teknolojilerle bizlere sunulan daha geniş bant kapasiteleri ile artık bu gerçeğin ta kendisi haline geliyor. Bugün Amerika’da kullanılan terminoloji ile “telecommuting” veya Avrupa ülkelerinde tercih edilen “teleworking” artık devlet politikalarıyla da hararetle desteklenen bir çalışma şekli. Bu bir bakıma ofisten ayrılık, uzaktan çalışma kavramı için bugün telecommuting, telework, telebusiness, flexiwork, information super highway, infobahn, mobile office, flexiplace, home-office, satellite work center, neighbourhood center, vb.gibi birçok terim kullanılıyor. Yazımda kullanmayı tercih ettiğim hali ile “Sanal Ofis”ler artık gittikçe artan bir hızla hayatımızın parçası oluyor. Gelin bu konuyu biraz daha derinlemesine inceleyelim.

Nedir Sanal Ofis? Bizce sanal ofis; ev, ofis, ofisten uzak çalışma merkezleri, otel odaları gibi birbirinden mesafe olarak ayrı fakat ilişkili işyerleridir. Şurası da bir gerçek ki, göz kamaştırıcı bir hızla gelişen, dinamik Bilgi Teknolojisi dünyasında kullanılan terimler arasında “sanal” sözcüğünün özel bir yeri vardır; sanal bellek, sanal depolama, sanal gerçeklik, ve şimdi de “sanal ofis”. Sanal Ofis kavramı tabii ki salt teknolojik bir kavram değil. Daha çok, bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu olanak ve araçlarla gerçekleşmesi artık mümkün olan, esas işyerinden uzak şekilde çalışmayı öngören bir organizasyonel yaklaşım.

Bu bağlamda Sanal Ofis ile yer, mekan ve zaman kavramlarının işle ilgili olarak çok da önemi kalmamaktadır. Sanal Ofis “istediğin yerde istediğin zaman çalış” olarak görülebileceği gibi, daha doğru şekilde “çalışanı işe getirmek yerine, işi çalışana götürmek” olarak tanımlanabilir.

Şirketler açısından baktığımızda, sanal ofislerle ilgili ilk çalışmaların esas nedeninin gittikçe artan birim ofis alanı fiyatları olduğunu söylemek hiç de yanlış olmaz. IBM ve Price Waterhouse da ofis alanı masraflarını azaltma motifiyle çalışanlarına uzaktan çalışma olanağı sağlamaya başlayanlardan.

Bugün bu iki şirketin yanısıra AT&T, Hewlett Packard, American Express, Bank of America, Sun Microsystems, Wells Fargo, Mitsubishi, Hitachi, Philips, Toshiba, Daimler-Benz, Intel, Microsoft, NEC, Novell, Apple, Nomura, Andersen Consulting ve daha bir çok şirket Sanal Ofis kavramını benimseyen, kullanan ve destekleyenlerden. Bugün ABD’de hemen hemen birçok eyalette olmakla birlikte, bilhassa California’da Slikon Vadisi işyerlerinin ve Stanford Üniversitesinin ortaklaşa desteği ile 1993’te başlatılan “Smart Valley” projesi başarılı çalışmaları ile güzel bir örnektir.

Bu projenin amacı telecommuting, yani sanal ofis kavramının bölgedeki ekonomik rekabetin artırılması ve yaşam standartlarının iyileştirilmesi için tüm Slikon Vadisi işyerlerinde standart iş politikası olarak benimsenmesini sağlamaktır.

Bu arada iletişim ve bilgi teknolojisi şirketi AT&T’nin kendi bünyesinde başlattığı “Telecommute America” projesi de kayda değer örneklerdendir. İlgilenenler bu iki proje ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Internet web sitelerinden elde edebilirler.

Adresleri ‘https://www.svi.org’ ve ‘www.att.com/Telecommute America’.

Öte yandan, sanal ofis çalışma biçiminin devlet politikaları ile desteklenmesindeki ana motif de ulaşım ve yoğun işyerleri ile ortaya çıkan çevresel ve sosyolojik sorunların mümkün olduğu oranda azaltılabilmesi olmuştur. ABD’de şu anki Clinton yönetiminin “bilgi toplumu” olma yönünde gerekli altyapıyı oluşturmak için “information superhighway”, diğer bir dille “süper bilgi otoyolu” şemsiye projesinin altındaki birçok proje arasında US General Services Administration GSA’in “Federal Interagency Telecommuting Centers”, President’s Council on Management Improvement PCMI’ın “Federal Flexible Workplace-Flexiplace” projeleri örnek olarak gösterilebilir. Ayrıca PCMI’ın Ocak 1996’da başlattığı 3 yıllık “National Telecommuting Initiative Action Plan”ın amacı sanal ofis tarzı ile çalışan federal hükümet çalışanlarının sayısını 1996’daki 4,000’ler civarından 1998 sonuna dek 60,000’e çıkarmak olarak belirlenmiştir.

Başkan Clinton bir memosu ile projenin amacı ve önemini “Amerikan halkına en iyi servisi sunacak federal çalışma gücünü oluşturabilmek için bizler çalışanlarımıza esnek ve ‘aile-dostu’ çalışma ortamları yaratmalıyız; ve bunun için de iş paylaşma, yarı-zamanlı çalışma, alternatif çalışma planları, sanal ofisler ve uydu çalışma noktaları, vb.kavramları hayata geçirmeliyiz” olarak belirtmiştir.

Avrupa ülkeleri projeleri arasında Avrupa Birliği tarafından desteklenen European Community Telework Forum ECTF, Empirica TEL-DET ve EC COMETT programındaki TELEPROMPT projeleri; İngiltere’deki British Telecom, Novell, 3Com ve Montford Üniversitesinin ülkedeki tüm okul ve kolejleri birbirine bağlayacak iletişim ağının oluşturulmasına yönelik olarak ortaklaşa yürüttükleri Project-CONNECT; Fransa’daki özel bir girişim olan TELERGOS sayılabilir.

Avrupa Birliği’nin hedefi olan 1995’e kadar 20 telework çalışma merkezi açma hedefi başarılmış olup, 2000 yılına dek en az 10 milyon sanal ofis çalışanı oluşturma hedefi; yapılan araştırma sonuçlarına göre yakın zaman içinde Avrupa’daki işgücünün %19’unun sanal ofis çalışanı olacağı varsayımı gözönünde bulundurulduğunda –ki bu yaklaşık 26 milyon çalışan demektir- gerçekçi ve erişilebilir bir hedef olarak görülecektir (TEL-DET Rapor no.11, 1994).

Sanal Ofise yönelik diğer projeler arasında Kanada’da Bank of Montreal’in “Floating Office”, Japonya’daki “Creative Office”, İsveç’teki “Office Train”, İsviçre’de Credit Suisse’in “TeleCenter” girişimleri gösterilebilir. Bu projelerin ortak amaçları çalışanlara esnek bir ortam sunmak üzerinde odaklanmıştır.

Bütün bu projelerdeki ana tema ‘iyileştirilmiş yaşam kalitesi’ etrafında bütünleşmekle beraber, sanal ofis kavramını güçlendiren 3 temel faktörün çevre, ekonomi ve yaşam kalitesi olduğu göze çarpmaktadır. Çevresel unsurlar arasında ulaşımla gelen hava kirliliğini azaltmak ve dünyadaki kısıtlı fosil yakıt rezervlerinin akılcı kullanımı sayılabilir. Ekonomik unsurlar arasında trafiğin azalmasına dayalı olarak zamandan, yakıttan, yıpranmadan vb.yapılan tasarruflar; işyerleri için ofis alanı, işe alma ve eğitim maliyetlerini azaltma; daha geniş bir bölgeye hitap etme; iş verimliliğini artırma, müşteriye daha yakın olma, vb.gösterilebilir.

Yaşam kalitesi açısından baktığımızda stresin azalması, zihinsel ve duygusal rahatlık; aileye, sosyal ve toplumsal çalışmalara daha çok zaman ayırma; özürlü çalışanlara daha çok esneklik, motivasyon artışı ve tabii ki bunların sonucunda birçok yönden verimlilik öne çıkmaktadır.

Sanal Ofis yaklaşımının toplumsal katkıları da organizasyonların anahtar eleman işe alma ve tutma, çalışanlar için erişim olanaklarını, verimliliği ve yeni teknolojinin etkin kullanımını artırma; ısı, aydınlatma, temizlik, güvenlik vb.diğer ofis giderlerini azaltma; ve çalışanlar için artan iş memnuniyeti, azalan ulaşım zamanı ve masrafları olarak gösterilebilir. Sanal Ofis yaklaşımı müşteriye yakın olmayı sağlayarak müşteri memnuniyetini artırabilir. Çalışanlara verilen esneklik ve güven duygusu müşteriye olumlu olarak yansıyacaktır.

Öyle bir çalışma ortamı kültürü yaratılmalıdır ki organizasyonlar çalışanlarına mümkün olduğunca çok güvensin. ABD Başkan Yardımcısı Al Gore’un Eylül 1993 tarihli “Daha iyi çalışan ve daha aza malolan bir devlet yaratma” adlı raporunda yeralan General Motors’un Pazarlama Direktörünün belirttiği gibi “…çalışan ve müşteri memnuniyeti arasında çok kuvvetli bir ilişki vardır. Şayet çalışanlarınız iş yaşamı kalitesi konusunda memnun değillerse, müşteriye de umursamaz bir yaklaşım içinde olacaklardır”.

Öte yandan deneyimler sanal ofislerin gelişimi konusundaki en büyük etkenin teknolojiden çok “kültürel” unsurlar olacağını gösteriyor. Daha önce de belirttiğim gibi iş artık gidilen bir yer olmaktan çıkıp yapılan şey olmaya yöneliyor.

Bu arada teknolojinin tabii ki her işi sihirli bir şekilde ofis-dışı çalışma ortamına çevirmesi mümkün olmayacaktır. Fakat, gerçek olan bir şey var, o da çalışma ortamlarının bilhassa son 10 yıl içinde dramatik olarak geçirdiği evrim, ve teknolojideki gelişmelerle bu değişimin değişmeyen tek değişmez olacağı… Burada bilgi ve iletişim teknolojisinin akıllı ve etkin kullanımının satışları ve verimliliği artıracağı, ve müşterilerimizle daha derin ve olumlu bir ilişki içine girmemize olanak sağlayacağı da bir gerçek.

Sanal Ofis gerçeği ispat ediyor ki şirketi şirket yapan içindeki ve çevresindeki duvarlar değil, bünyesinde barındırdığı ‘insan’ ve ‘teknoloji’dir.
Bu konuyu daha detaylı incelemek için maalesef yerimiz yeterli değil. Gelecek sayılarda konuya “insan” faktörü açısından bakarak daha derinlemesine ele almak umudu ile, saygılar, selamlar…


Sadık BAYDERE