Performans görüşmelerinde çalışanı nereye koyuyorsunuz?

Büyük olasılıkla hepimiz zorlu performans değerlendirme süreçlerinin içinde yer almışızdır. Üzücü bir performans değerlendirme sürecinde tüm konuşmayı yönetici yapar, çalışandan dinlemesi beklenir. Çalışan bu görüşmeden şaşkınlık içinde ayrılır. Bu da çalışanla birlikte değil, çalışana yönelik yapılan bir değerlendirme haline gelir. Hem yönetici hem de çalışan, süreç boyunca kendini rahatsız hisseder. Oysa herkes kartlarını doğru oynarsa, bu sorunların tümü ortadan kalkabilir.

Çalışanın fikirlerini aktarmadığı, sadece yöneticinin konuştuğu performans “görüşmeleri”… Bu toplantıdan şaşkınlıkla çıkan çalışanlar… Ve yılda bir kez gerçekleşen zorunlu bir uygulama gibi görülen çok önemli bir değerlendirme süreci…

Doğru bir performans değerlendirme süreci için üç şartın yerine getirilmesi gerekir:

• Sürprizlere yer bırakmamak!

• Çalışanın yöneticiden daha fazla konuşması,

• Görüşmelerin geçmişe değil, geleceğe odaklanması.

Performans değerlendirme sürecinin doğru olabilmesi için, çalışan ve yöneticinin çalışanın performansı hakkında yıl içinde düzenli olarak iletişim kurması gerekir. Yönetici çalışanına düzenli ve çok özel geri bildirimlerde bulunmalı, çalışanın başarıları ve karşılaştığı sorunlar konusunda ayrıntılı notlar tutmalıdır. Çalışan ve yöneticisi tüm önemli konuları çoktan konuşmuş olduğu için, performans değerlendirme dönemi geldiğinde hiçbir sürpriz yaşanmaz.

Değerlendirme sürecinde, çalışan da görüşmelere katılmalıdır. Eğer tüm konuşmayı sadece yönetici yaparsa süreç hem kendisi hem de çalışan için üzücü olur. Eğer çalışandan fikir ve bakış açısını dile getirerek katkıda bulunması istenirse, daha olumlu bir karşılaşma yaşanacaktır.

Son olarak, çalışan ve yöneticisinin yıl içinde düzenli görüşmede bulunması halinde, geçmiş başarısızlıklara dönmenin de gereği kalmayacaktır. Performans değerlendirme toplantılarının çalışanın geleceğine, hedeflerine ve beklentilerine odaklanması gerekir.

Buradaki kilit nokta; performans yönetimi döngüsünü takip etmektir.

Performans değerlendirme yılda bir kez gerçekleştirilen bir uygulama değil; devam eden, periyodik bir süreç olmalıdır. Bu konuda atılacak adımlar şöyle sıralanabilir:

Bireysel Performans Planlama

Çalışan ve yöneticisi, organizasyonun hedeflerini destekleyen performans hedefleri ve sonuçlar konusunda fikir birliğine varmalıdır. Bu, ölçülemeyen performans beklentilerine ilişkin bir görüşmeleri de içerebilir. Görüşme, çalışanın nasıl değerlendirileceğine ilişkin temel oluşturur.

Geribildirim ve Ayarlamalar

Çalışan ve yöneticisi, düzenli olarak resmi ve resmi olmayan şekilde bir araya gelerek çalışanın gelişimi konusunda geri bildirim paylaşımında bulunmalıdır. Hepimiz nasıl gelişim gösterdiğimizi bilmek isteriz. “Hiçbir şey söylememek aslında iyi haber vermektir” yaklaşımı motive edici değildir.

Dokümantasyon

Yöneticilerin (hem olumlu hem de yapıcı) görüşmeleri arşivlemesi kritik önem taşır. Yönetici ayrıca, süreç içerisinde performans beklentilerinde yapılan değişiklikleri de belgelendirmelidir. Eğer yazılmazsa, performans değerlendirme dönemi geldiğinde ayrıntıları hatırlayabilmek çok zor olur.

Performans Değerlendirme Hazırlığı

Yazılı performans değerlendirme, geri bildirimleri ve toparlanan belgeleri temel almalıdır.

Performans Değerlendirme Görüşmeleri

Yönetici ve çalışan; çalışanın performansını görüşmek, gelişimini değerlendirmek ve bir sonraki yılı planlamak için bir araya gelir. Değerlendirme görüşmeleri çalışanın performansının kısa bir özetini içermeli, ardından geleceğin planlanmasına odaklanmalıdır.

Performans yönetimi döngüsü organizasyondan organizasyona değişiklik gösterebilir. Organizasyonda kullanılan sistemden bağımsız olarak, performans yönetimi sürecindeki adımlar doğru bir deneyim yaşamak için kullanılmalıdır.

Çalışanın performansı değerlendirilirken ana odak noktasını yönetici ve onun yapması gerekenler oluşturur.

Bununla birlikte, değerlendirmeleri verimli bir etkinliğe dönüştürmek için çalışanlar ve organizasyondaki diğer kişiler de önemli rol oynar.

Performans değerlendirme sürecinde yöneticinin görevleri nedir?

• Çalışanın iş performansına ilişkin net beklentiler belirlemek,

• Geri bildirim vermek için düzenli olarak çalışanla bir araya gelmek,

• Derecelendirme sürecinde belirgin olayları adil ve yasal biçimde belgelendirmek,

• Beklentileri yerine getirmeleri için çalışanların motive olmasını sağlamak,

• Gerekli olduğunda davranışları düzeltmek ve yönlendirmek,

• Çalışan gelişimini eğitim, koçluk ve mentorluk uygulamaları aracılığıyla desteklemek.

Performans değerlendirme sürecinde çalışanın görevleri nedir?

• Yöneticiyle birlikte beklentileri netleştirmek,

• Soru sormak ve ortaya çıkan sorunları tartışmak,

• Kendi performansından sorumlu olmak,

• Yöneticilerle birlikte hedef ve beklentileri paylaşmak,

• İş ortamının gelişmesi için girdiler sunmak,

• İş performansının sorumluluğunu almak ve geliştirmenin yollarını aramak.

Performans değerlendirme sürecinde İK’nın görevleri nedir?

• Organizasyonun kültürüne uygun bir performans yönetimi sistemi oluşturmak,

• Organizasyon hedeflerinin bireysel hedeflere dönüştürülebilmesi için bir performans yönetimi döngüsü tasarlamak,

• Beceri temelli eğitimler aracılığıyla sistemi iletişime açmak, sistemi kullanan yöneticilere gerektiğinde destek vermek,

• İş tanımlarını güncel tutmak,

• Ücret artışlarını, ikramiyeleri ve diğer ücret/terfi etkinliklerini yönetmek.

Çalışanların performans yönetimi sürecine katılmasının tek yolu, kendinden ne beklendiğini bilmelerini sağlamaktır.

Bu nedenle yöneticiler tüm fırsatları kullanarak çalışandan ne beklendiğini paylaşmalı ve çalışandan veriler istediklerini açıkça ortaya koymalıdır. Yöneticilerin çalışanları katılım konusunda teşvik etmesinin yollarından biri de, performans değerlendirme sürecine başlamadan önce çalışanların kendilerini değerlendirmesini istemektir. Kişisel değerlendirmede çalışanın kendisini derecelendirmesi talep edilmemeli, bunun yerine başarıları ve gelecek hedefleri konusunda veri sunmaları istenmelidir.

Yöneticiler ayrıca çalışanların kendi kişisel performans dosyalarını tutmasını da teşvik edebilir. Çalışanlar kendi başarılarını takip etmek konusunda yüreklendirilmelidir. Müşteriden gelen teşekkür mektupları ya da yazılı yorumlar, çalışan tarafından saklanabilir. Kişisel değerlendirmeyi tamamlama zamanı geldiğinde, çalışanın yöneticisiyle paylaşacağı belgeler elinde olur. Böylece değerlendirme dokümanının hazırlanması kolaylaşır.

Çalışan performansını yönetmenin günlük gereksinimleri bunaltıcı olabilir.

Günlük iş rutini içinde kaybolarak çalışanları işleri konusunda desteklemeye yönelik bakış açısını kaybetmek çok kolaydır. Bu sorunun üstesinden gelmek için, çalışanla işi ve gelişimi konusunda sürekli bağlantıda kalmayı sağlayacak bir sistem bulmak önemlidir. Bu, başkalarına delege edilecek bir iş değildir.

Yöneticilere, kayıtları tutabilecekleri araçlar bulmalarını öneriyorum. Performans günlüğü, çalışanın performansı konusunda yöneticinin notlar tutabileceği araçlara bir örnektir. Pek çok yöneticinin yararlı bulduğu bir başka araç da, çalışanın performansı ile ilgili notları performans değerlendirme formunun elektronik kopyasında tutmaktır. Performans değerlendirmeyi yazma zamanı geldiğinde, formda hali hazırda performans örnekleri bulunacaktır.