0
Outsourcing
1. Outsourcing Kavramı
Outsourcing, “geleneksel olarak şirket içindeki çalışanlar ve kaynaklar kullanılarak yürütülen etkinliklerin yerine getirilmesi için dış kaynakların stratejik kullanımı” olarak tanımlanabilir. Kimi zaman “imkan yönetimi” olarak da adlandırılabilen outsourcing, bir şirketin ana fonksiyonlarını o alanda uzmanlaşmış ve etkin hizmet sağlayıcılara yönlendirilmesi üzerine kurulu bir stratejidir.
Şirketlerin iş yükünü azaltmak ya da belli işleri devretmek amacıyla farklı şirketlerle uzun süreli ilişkiler içine girmesi alışılmamış bir durum değildir. Ancak kaynakları basit bir biçimde desteklemekle outsourcing arasındaki fark, çalışan transferinin de aralarında bulunabileceği bazı etkinliklerin yeniden yapılandırılmasıdır.
2. Neden Outsourcing?
Bugün, yıllık 350 milyar ABD Dolarına ulaşan ve her yıl yüzde 35 – 40 oranında büyüyen outsourcing endüstrisi hızla, odaklandığı amacına ulaşmaktadır. Her geçen gün biraz daha çok şirket, parçaları almak ya da yapmanın da dahil olduğu taktiksel kararları daha çok hizmet outsource etmeye yöneliyor. Ve şirketler bu geçiş sürecini yaşadıkça, riskler operasyonel olmaktan çok stratejik hale geliyor. Operasyonel riskler girişimin etkinliğine etki ederken, stratejik riskler tüm yönlere, kültüre, bilgiye ve gelişime yansıyor.
Stratejik riskler, operasyonel riskleri pekçok farklı boyuttan aşıyor. Bunların en önemlileri,
• Risk artışı
• Karmaşıklık
• Kontrol edilemez olmak
şeklinde tanımlanabilir. Bu unsurlar nedeniyle, stratejik riskleri kontrol etme kapasitesi özellikle olay öncesinde gerçekleştirilmeli. Zira bir kez kara bulutlar belirdiğinde, stratejik zarardan geri dönüş mümkün olmayabilir. Bu özellikle, şirketler daha kritik ama tedarik zincirlerinin çekirdek olmayan unsurlarını – ürün dizaynı, IT, İnsan Kaynakları fonksiyonları, iç denetim ya da tedarik zinciri yönetimi gibi - outsource ettiğinde ortaya çıkabilir.
3. Şirketler Outsource’a Neden İhtiyaç Duyar?
Birkaç temel neden şöyle sıralanabilir:
• Operasyonel masrafların azaltılması ve kontrol altına alınması
• Şirket odaklılığının geliştirilmesi
• Dünya klasmanında yeterliklere ulaşılması
• Diğer amaçlar için iç kaynakların ücretsiz kullanımı
• Riskleri ortak bir şirketle paylaşmak
Daha önceleri, maliyet ve çalışan sayısının kısılması outsource uygulamalarının en önemli nedenleri arasında sayılıyordu. Bugünün iş dünyasında ise outsource kararları daha stratejik olarak alınıyor ve şirketin ana etkinliklerine katma değer sağlamasına odaklanılıyor.
4. Outsourcing’i Başarılı Kılan Faktörler
Başarılı bir outsourcing uygulaması için kritik olan noktalar şunlardır:
• Şirketin hedeflerini ve amaçlarını anlamak
• Stratejik bir vizyon ve plan
• Doğru partneri bulabilmek
• İlişkilerin etkin yönetimi
• Tam olarak şekillendirilmiş bir kontrat
• Outsourcing uygulamasından etkilenin birey / gruplarla açık iletişim kurmak
• Üst düzey yöneticilerin desteği ve katılımı
• Çalışan konularına dikkatli yaklaşım
• Kısa vadeli finansal tolerans
Başarılı bir outsourcing süreci için, bu listede yer alan noktaların en önemlileri “açık iletişim kurmak” ve “üst düzey yöneticilerin desteği” olarak görülmelidir. Şimdi bu noktaları daha ayrıntılı inceleyelim:
Açık iletişim kurmak: Uzmanlara göre, outsourcing anlaşmasının sonucu ne olursa olsun programın başarısı için değişim yönetimi şart. Bu sürecin ilk bölümünü, hissedarların taleplerini değerlendirmek ve bu süre içinde açık iletişim kanalları kurmak oluşturur. Outsourcing uygulamasından etkilenen herkesin bu sürece dahil olması gerekir.
Üst düzey yönetici desteği: Outsourcing konusundaki stratejik hedefler şirketin tepe noktasından gelmeli. Üst düzey yönetim outsourcing girişiminin hedeflerini ve amaçlarını ifade etmeli ve sürecin şirkete nasıl yarar sağlayacağını aktarmalı.
Günümüzün ileri görüşlü yöneticileri, şirketlerinin outsourcing başarısının garantilenmesi sorumluluğunun, sözleşme üzerindeki mürekkep kuruduğunda bitmediğini biliyor. Ancak ne yazık ki zaman zaman bunun tersi de olabiliyor. Belirsizlik ile kritik noktalara yeterli dikkat verilmemesi, (The Gartner Group’un verilerine göre) outsourcing anlaşmalarının yüzde 25’inin yeniden ele alınması ya da üç yıl içinde iptal edilmesini gerekli kılıyor. Bu noktada ilişkilerin etkin yönetiminin önemli olduğunu unutmamak gerekiyor. Dolayısıyla üst düzey yönetim, sözleşme oluşturulması sürecinde mutlaka işin içinde olmalı.
Üst düzey yöneticilerin uygulama sürecinde birebir yer alması ve aktif bir biçimde ilgilenmesi durumunda başarılı olunabileceği göz önüne alınırsa, tepe yönetimin yapması gerekenler şöyle sıralanabilir:
• En iyi ve yeterlik sahibi müdürler görevlendirilmelidir: Outsourcing uygulamasının başarılı olabilmesi için doğru çalışanlara ihtiyaç duyulur. Bu, hem uygulamanın değerlendirilmesi, hem de ilişkilerin yönetilmesi için gereklidir.
• Deneyimli outsourcing danışmanları ile çalışın: Süreç işlerken danışmanlar ile de çalışarak, fikir ve önerilerinden yararlanılabilir. Hizmet sağlayıcılar outsourcing görüşmeleri konusunda daha deneyimli olduğu için oyunu eşit oynamak gerekir.
• Her konuya açıklık getiren bir kontrat için pazarlık yapın: İdeal bir outsourcing sözleşmesi neler yapılacağı, bunu kimin yapacağı, kimin neye sahip olduğu ve işler yolunda gitmediğinde ne olacağı konularına açıklık getirir.
• Kontratta yer alacak kilit konuları değerlendirin: Outsourcing sözleşmesini değerlendirir ve pazarlığını yaparken; konuların tanımlanması, arzulanan sonuçlar, değişim yönetiminin tanımlanması ve bundan kimin sorumlu olacağı, çalışanların durumu gibi konulara açıklık getirildiğinden emin olun.
• Üst düzey bir sponsor tayin edin: Üst düzey bir sponsor gereklidir; özellikle organizasyonel politikaların işin içine girdiği durumlarda üst düzey bir sponsor kritik konumdadır. Daha büyük outsourcing girişimleri için tepe yönetimin kilit rol oynaması gerekir. Daha küçük girişimler için ise, orta kademe yöneticiler yine üst düzey yöneticilerin desteği ile işin büyük bölümünün altından kalkabilir. Takım çoğunlukla yönetimsel ve teknik beceriler ile outsourcing uygulamasından doğrudan etkilenecek alanların temsilcilerine ihtiyaç duyacaktır.
• İlişki yönetimi takımını daha önceden tespit edin: Outsourcing uygulamasını değerlendirmeye yönelik kararınızı verdiğinizde, anlaşmayı ve ilişkileri yönlendirmekle sorumlu olacak kişileri belirlemek gerekir.
5. Çalışanların Reaksiyonu
Outsource edilmek üzere olan uygulamaları geleneksel olarak yerine getiren çalışanların tepkileri de dikkate alınmalıdır. Elbette her bir bireyin farklı olduğu gözönüne alınsa da, çalışanların aşağıda yer verilen üç şekilde davranabileceği tahmin edilebilir:
Reddetme: Kimi çalışanların verdiği ilk tepki, neredeyse işten çıkarılıyormuş hissine kapılmaları kadar ciddi olabilir. Şirketlerinin (ki çoğu uzun yıllarını burada geçirmiş olabilir) nasıl davranacağı ve birey olarak kendilerine neler olacağını bilememeleri şok ve korku ile karışık duygulara neden olabilir. Hem birey hem de bilgi dağıtıcısı olarak reddetme hissi içine girebilirler.
Kişisel ilgi: Birşeylerin değişmek üzere olduğu gerçeğinin anlaşılması, çalışanların kendi kariyerleri ile ilgili çıkarlarına konsantre olmalarına neden olabilir. Bazı çalışanlar yeni şirketle gelişmiş bir kişisel anlaşma yapma ya da orijinal şirkette alternatif bir kademeye transfer olmaya çalışma yoluna gidebilir.
Yeni şirketle güç birliği yapmak: En başarılı outsourcing anlaşmaları, çalışanların büyük bölümünün kişisel yeterliklerinin en iyi yeni şirketi destekleyerek değerlendirileceğini anladığında yaşanır. Bu anlaşıldığı taktirde, birey olarak uygulamanın başarıya ulaşması için ellerinden gelen her türlü hizmeti yerine getirirler.
6. Küçük Şirketlerde Outsourcing Uygulamaları
Outsourcing yaklaşık son 10 yıldır Fortune 500 listesine giren büyük kuruluşlar tarafından rutin bir biçimde kabul görmeye başladı. Bu şirketlerin en büyükleri, bir zamanlar kendi içlerinde gerçekleştirdikleri etkinlikleri, konularında uzmanlaşmış servis sağlayıcılara devretmek konusunda hiçbir çekince yaşamıyor. Bunun sonucu olarak da; maliyetler azalıyor, organizasyonel odaklanma artıyor ve hız ile esneklik artıyor.
Küçük şirketler için ise durum bundan biraz daha farklı. Büyük kuruluşlar ile karşılaştırıldığında daha esnek ve çevik olan küçük şirketler faaliyet gösterdikleri alan konusunda çoğunlukla uzman olmalarına karşın farklı tür know – how’lara, teknolojilere, sermayeye ve büyük kuruluşların tadını çıkardığı diğer kaynaklara ulaşmaktan yoksun.
Tüm bu nedenlerden dolayı operasyonları yeniden tanımlamak ve düzenlemek konusunda outsourcing uygulaması küçük şirketlere çok da cazip gelmiyor. Ancak unutmamak gereken bir nokta var: Hem küçük, hem de büyük kuruluşlar için outsourcing’e giden yola çıkmak çoğunlukla işin en zor yanı... Aşağıdaki tablodada da görüldüğü gibi küçük şirketlerin önündeki en büyük engel kontrolü kaybetme korkusu...
Küçük Şirketleri Outsourcing’den Uzaklaştıran Temel Nedenler
• Kontrolü kaybetme korkusu
• İşin çok stratejik olarak görülmesi
• Şirket kültürü
• Değerin ölçülmesi
Kaynak: The 2001 Strategic Outsourcing Study – The Outsourcing Research Council
Küçük şirket sahipleri insanları doğrudan yönetmeye çok alışkın oldukları için, operasyonlarını oluşturan süreç ve teknolojilerin dışarıya taşınmasını kabullenmekte zorluk çekebilirler. Yine de bu korkunun üzerinden gelmenin ödülünün, verilen emeklerin çok üzerinde karşılık getireceğini unutmamak gerekir.
Outsourcing uygulamasına karar vermek küçük şirket sahiplerinin sadece dünyadaki en iyi kaynaklara ulaşmasını sağlamakla kalmaz, kullandıkları zaman açısından da önem taşır. Ve şirket sahibi bir kez dışarı bakmaya başladığında uzun zamandır karşı karşıya sorunların çok kısa yollardan çözümlenebileceğini görebilir.
Günümüzün karmaşık ve sofistike iş dünyasında en iyi çözümler çoğunlukla şirketlerin dışından gelir. Şirketin iç operasyonları ile dış dünya arasındaki engeller kırıldığında, başkalarının yaratıcılığı şirketin düşünme ve işleyiş tarzını ileri götürecektir.
Bunun şirketiniz için ne anlama geleceğini açık bir biçimde görebilmek için işe, objektif olarak dışarıdan destek verecek uzmanların yeterlikleri ile varolan iç operasyonlarınızı karşılayarak başlayın.
5 önemli adım
Aşağıda yer alan 5 adımı takip etmek, her küçük şirketin outrsourcing uygulamalarının potansiyel yararını ölçebilmesi için kullanılabilir.
1. Basamak: Harekete geçmeden önce outsourcing’den ne amaçlandığı kesinlikle belirlenmeli. Bunun için şirketinizin karşı karşıya kaldığı en güç sorunlar tespit edilmelidir. Her sorun için, yapılması gerekenlerin listesi çıkarılmalı ve şu soru sorulmalıdır: “Bunlar neden bugün yapılamıyor?” Eğer yanıt yönetim, organizasyonel deneyim ya da yatırım eksikliği ile ilgiliyse outsourcing kesinlikle doğru çözüm demektir.
2. Basamak: Sorunları ve potansiyel çözümleri outsourcing sağlayıcılar ile tartışmaya başlayın. Peki bu uygulamayı sağlayanları nereden bulacaksınız? Eğer sorunlar finans alanında ise, şirketin muhasebe bölümü ile görüşün. Eğer sorun teknoloji ile ilgiliyse, geçmişte birlikte başarılı çalışmalar yaptığınız danışmanlarla bağlantı kurun.
3. Basamak: Outsourcing sağlayıcıların listesi yavaş yavaş belirlenmeye başladıktan sonra, ilişki kurma aşamasına geçin. Burada en önemli amacınız, yenilenebilir kısa süreli kontratlarla desteklenen uzun süreli ilişkiler kurmak olmalıdır. Bu sayede koşullar değişirken, iki taraf olayları değerlendirme şansı elde edebilir.
4. Basamak: İç operasyonların outsource edilmesi dikkatli bir yönetim tarzı gerektirir. Şirket sahibi olarak, sonuçların sorumluluğundan kendinizi azat etmediğinizi sadece aynı ya da daha gelişmiş sonuçlara farklı ve etkin bir yoldan ulaştığınız duygusunu herkese hissettirin. Yumuşak bir geçiş dönemi yaşanması için hem şirket içi hem de dışındaki kişilerle çalışın. Bir süre sonra outsource edilecek olan işleri yapan çalışanların bu değişimden nasıl etkileneceğini gözönünde bulundurarak geçişi sağlamalarına yardımc olun. Bu arada nihai tüketiciyi de unutmayın. Gerekli olduğunda, bu değişimin gelecekte hizmeti ne kadar iyi hale getireceğini açıklayın.
5. Basamak: Şirketler arası ilişkiler ilerledikçe, daha çok iletişim kurmayı ihmal etmeyin. Yürüyen ve yürümeyen işler konusunda sürekli bağlantı halinde olun. Bu arada yeni fikirlere ve yeniliklere açık olun.
Outsource Uygulamasını Başarısız Kılan Altı Hata
• Arzulanan sonuçları açık bir biçimde belirleyememek
• Hizmet sağlayıcının eski ve yeni müşteri ile bağlantı kurmamak
• Uzun süreli ilişki dinamiklerini göz önünde bulundurmamak
• Standart halinde, birkaç yılı içeren bir kontrat imzalamak
• İlişkilerin nasıl sonuçlanabileceğini önceden planlamamak
• Hizmet sağlayıcıya bir yabancı gibi davranmak.
Kaynak: Micheal F. Corbett & Associates, Ltd.
Küçük Şirketlerde Başarılı Outsourcing için Yapılması Gerekenler
• Karınızın önünde gerçekten engel olduğunu düşündüğünüz noktaları outsource edin.
• Doğru ortaklar seçin. Müşterilerinden bilgi alın.
• Outsource uygulamasına başladığınızda ortağınızı şirketinizin bir parçası olarak görerek, bu şekilde davranın.
• Mükemmeli talep edin.
• Outsourcing’in çalışanlarınızı korkutacağını unutmayın, onlarla dürüst bir biçimde iletişim kurun.
Kaynak: Micheal F. Corbett & Associates, Ltd.
Kaynakça:
The Theory and Practise of Outsourcing (Dave Griffiths, Kudos Information Ltd)
Outsourcing Strategy: Managing Strategic Risk (James Brian Quinn, Frederick Julien, Micheal Negrin)
A Small Business Guide to Successful Outsourcing: Micheal F. Corbett & Associates
The CEO’s Role: Micheal F. Corbett & Associates
