0
Kurumsal Uzaktan Eğitim ve Eğitim Yönetim Sistemleri
HR Dergi’de e-learning sayfalarını sürekli takip eden okuyucularımızın da hatırlayacağı gibi, bundan önceki yazılarımızda kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında alt yapı ve diğer öğeleri kısaca tanıtmış ve Sanal Sınıf kavramını detaylı olarak incelemiştik. Bu yazımızda, kurumsal e-learning projesinin en önemli parçalarından birisi olan Eğitim Yönetim Sistemlerini (EYS) detaylı olarak inceleyeceğiz.
Eğitim Yönetim Sistemi:
Kurumsal e-learning projelerinin en önemli parçalarından birisi Eğitim Yönetim Sistemi (EYS)’dir.
Kurumsal uzaktan eğitim projelerinde alt yapıyı sağlayan unsur olan EYS, bilgisayar ağlarında (intranet veya internet) kurum için ve kuruma özel bir uzaktan eğitim platformu kurulmasını sağlamaktadır. EYS, kurum çalışanlarının eğitim platformuna kullanıcı adları ve şifreleri ile girişlerini, eğitim içeriklerine, testlere ve kişisel eğitim raporlarına ulaşmalarını sağlayan yazılımdır. EYS aynı zamanda, farklı yetkilerdeki sistem ve/veya eğitim yöneticilerinin, platforma çalışanları kaydetmelerini, çalışanlara eğitim atamalarını, çalışanlara ait başarı, gelişim ve eğitim takibi raporlarını almalarını sağlamaktadır.
Eğitim Yönetim Sistemi Özellikleri:
Önemli EYS özellikleri arasında şunlar sayılabilir:
- Çalışanların giriş yaparak, kendilerine atanan eğitimlere ulaşmalarını sağlar.
- Çalışanların kendi eğitimlerini yönetebilecekleri ve takip edebilecekleri kişisel ana sayfalar sunar.
- Eğitimi alanlar arası sosyal etkileşim için gerekli araçları sunar.
- İstendiğinde çalışanların, istedikleri uzaktan eğitim içeriklerine kayıt olmalarını sağlar.
- İstendiğinde çalışanların kendi kendilerine kayıt yaptırabilmelerini sağlar.
- Yöneticilerin kullanıcı ekleme, silme ve kullanıcılara eğitim atama işlemlerini yapmalarını sağlar.
- Yöneticilerin kullanıcıya ait başarı, gelişim ve eğitim takibi gibi konularda raporlar alabilmesini sağlar.
- Yöneticilerin internet ve/veya intranet ortamında sistemi yönetebilmelerini sağlar.
- Farklı yetki seviyelerinde kullanıcı ve eğitim yöneticisi oluşturulmasını ve sistemi farklı kişilerin, farklı rollerle yönetebilmesini sağlar.
- Mesajlaşma ve e - mail yoluyla haberleşme ve bilgi aktarımı işlerini sağlar.
- Kullanıcılara atanan eğitimlerin süre bilgilerini takip ve kontrol eder.
- İstendiğinde kullanıcıların kredi kartı ile eğitim satın alabilmelerini sağlar.
- Kullanıcıların, asenkron eğitim içerikleri yanında senkron sanal sınıf öğelerine de ulaşmasını sağlar.
- Eğitimleri hiyerarşik olarak organize eder ve yönetimini kolaylaştırır.
- Bilgisayar ağları üzerinden yönetim imkanı verir.
- Kullanıcıların kayıt ve eğitim alma / atama işlemlerini otomatik hale getirir.
- İsteğe uygun farklı raporların alınmasını sağlar.
- Kurum insan kaynakları ve/veya eğitim sistemleri ile entegre edilir.
- Ölçme değerlendirme sistemi sunar veya ölçme değerlendirme sistemleri ile entegre çalışır.
- Çalışanların, standartlara uygun tüm web tabanlı eğitimlere ulaşmasını ve bu eğitim içerikleri ile ilgili takip ve raporlama işlemlerinin yapılabilmesini sağlar.
- Kurum tarafından istendiğinde yetkinlik tabanlı bir eğitim sistemi kurulabilmesini sağlar.
Eğitim Yönetim Sistemi Seçimi:
EYS’ler, onlarca farklı marka, fiyat ve özellikle kurumlara sunulmakta ve kurumlar, insan kaynakları ve bilgi işlem bölümleri, EYS çözümleri arasından kendilerine uygun olanı belirlemek ve seçmek durumunda kalmaktadır. Yapılacak seçimde unutulmaması gereken en önemli nokta, kurumsal ihtiyaçların doğru belirlenmesi, seçim kriterlerinin dokümante edilmesi ve ileride doğması muhtemel diğer ihtiyaçlar için gerekli esnek yapının belirlenmesidir. Kurumlar, doğru EYS çözümü seçimi için gerektiğinde mutlaka danışmanlık hizmetlerinden faydalanmalılardır.
EYS seçimi, bir kurumun yapacağı en önemli stratejik e - learning kararıdır desek herhalde doğru olacaktır. Pek çok kurum, bir EYS seçimi sonrasında temel olarak;
- çalışanların istedikleri zaman ve yerden eğitimlere ulaşabilecekleri bir uzaktan eğitim platformuna sahip olmak,
- çalışanların eğitim ile kazandıkları yetkinlikleri ve gelişimleri ölçmek ve
- sürekli öğrenen bir organizasyon ve sürekli öğrenen çalışanlar oluşturmak
isteğindedirler.
Kurumsal uzaktan eğitime geçişte bir kurumun karşı karşıya kaldığı diğer hizmet sağlayıcılara hızlı bir şekilde göz atarak, EYS seçimi konusuna biraz daha açıklık getirelim. E - learning projelerinde bir kurumun karşı karşıya kalacağı hizmet teklifleri ve ürünler şunlardır:
- Eğitim Yönetim Sistemleri
- Sanal Sınıf Yazılımları, Araçları
- Hazır Eğitim İçerikleri
- Kurum İçinde İçerik Geliştirme Araçları
- Kuruma Özgü İçerik Üretimi ve
- Ölçme ve Değerlendirme Yazılımları
Tüm bu maddelerden dolayı, kurum tarafından yapılacak seçimde, alınacak EYS’nin, kurumsal e - learning projesinde gerekli olabilecek diğer yazılım ve araçlarla uyumluluğu veya birlikte kullanılma modelleri önem kazanmaktadır. Bu nedenledir ki, piyasada bu hizmetleri sunan firmalar stratejik birlikteliklerle hareket etmektedirler.
Bu noktada EYS seçiminde önemli bir kriter daha göze çarpmaktadır. Seçilen EYS, ileride kurumsal e - learning yapılanmasında gerek duyulan diğer yazılım ve araçlarla birlikte kullanılıyor olabilmelidir. Kurumsal e - learning projesinde ihtiyaç duyulan tüm hizmet ve ürünlerin tek bir noktadan sağlanmasının, size hizmet sunacak firmanın tüm ihtiyaçlarınızı görebiliyor olmasının ve size danışmanlık yapabilecek olmasının önemi bir kez daha görülmektedir.
EYS seçiminde kurumlar tarafından dikkat edilmesi ve araştırılması gereken başlıkları şu şekilde özetleyebiliriz:
- Yazılım kurulum gerekleri
- Kullanıcı kurulum gerekleri
- Mevcut eğitim ve personel veri tabanları ile entegrasyon gerekleri
- Mevcut eğitim sistemine destek gerekleri
- Tutulan kayıtlar ve takip sistemi
- Kayıt yetenekleri
- Eğitim yapılanmasını otomasyona geçirme yetenekleri
- Kullanıcı arayüz esneklikleri
- Değerlendirme sistemi ve yapısı
- Raporlama yetenekleri
- Yetkilendirme sistemi
- Tüm e - learning kaynak ve içeriklerini barındırma/sunma yetenekleri
Kurumsal e - learning yapılanmalarında kurumların karşı karşıya kaldıkları EYS seçimi kararı, ‘eğitim maliyetlerini azaltırken daha etkin bir eğitim modeli kurma’ yönünde alınan en önemli stratejik kararlardandır. Kurum bu kararı alırken, uzun vadeli stratejiyi, alınan kararların uzun vadeli desteklenmesi gerekliliğini ve yatırımın uzun vadeli geri dönüşünü hesaplamalıdır.
Türkiye’de hayata geçirilecek tüm projelerde, projenin uygulama ve finansal başarısı için, seçim konusuna gereken önem verilmelidir. Kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun EYS seçimi için harcanan zaman ve maliyetler, projelerin geleceği için son derece gerekli ve hayatidir. Türkiye’de başarı ile gerçekleştirilen ve bizzat çalışma şansına sahip olduğum tüm projelerde bu konuya gereken önemin verilmesi durumunda, elde edilen başarıyı ve sonuçları gördüm.
Bu arada ufak bir hatırlatma yapmak istiyorum. Unutmayınız ki, e - learning ve kurumsal uzaktan eğitim yapılanması konusunda tüm düşüncelerinizi, tecrübelerinizi ve her tür katkılarınızı paylaşmak ve tüm sorularınızı cevaplamak için oluşturduğmuz bu sayfalar sizlerden gelen istek ve katkılarla amacına daha kolay ulaşacaktır. Bu nedenle soru, öneri ve görüşlerinizi bekliyoruz.
Ahmet Murat Hançer
Kurumsal Uygulama Direktörü
ahmet.hancer@enocta.com
Referans ve Kaynaklar:
Kitap ve Yayınlar
- Online Learning Magazine, October 2001
- Hall, Brandon, LMS, Wiley Computer Publishing, New York, NY, 2000
- Choosing a Learning Management Solution Provider
by: Clark Aldrich, Gartner Fellow for e-Learning, GartnerGroup
11 October 2000
