Oryantasyon ve Onboarding Arasındaki Farkı Anlama

Şirketiniz oryantasyon ve onboarding konusunda kapsamlı bir anlayışa sahip mi? Sadece İK departmanı değil, diğer tüm ortak departmanlar. Hem onboarding hem de oryantasyon esastır ancak her iki faaliyet arasındaki farkı bilmek esastır. Bazı yöneticiler, onboarding ve oryantasyonu birbirinin yerine kullanma eğilimindedir, bu asla böyle olmamalıdır. Bunlar farklı etkinliklerdir; ancak oryantasyon, onboarding sürecinin küçük bir bileşenidir. "Geçen hafta yeni çalışanları işe aldığınız için teşekkür ederiz İK!" Evet! Onboarding bir haftadan fazla sürer. Bu yönetici, yeni çalışanları oryantasyon sürecine dahil ettiği için İK'ya teşekkür etmek istiyor.

Oryantasyon nedir?

Oryantasyon, genellikle iki ila beş gün süren faaliyetlerle yeni işe alınanları işyerine tanıtma sürecidir. Çalışan oryantasyonu, yeni şirketlerine ve departmanlarına kısa bir genel bakış, zorunlu evrak işlerini tamamlama, genel soruları yanıtlama ve önemli dahili paydaşlarla hızlı bir toplantı ve selamlaşmayı içerir.

Onboarding nedir?

Onboarding, yeni işe alınanları organizasyona entegre etme sürecidir. Onboarding, kısa bir girişin ötesine geçer ve organizasyonun kültürünü, misyonunu, vizyonunu, değerlerini ve stratejilerini keşfederek yeni işe alınanların yeni çevrelerinde tamamen entegre olmalarını sağlar. 

Etkili Bir Onboarding Programının Avantajları Nelerdir?

Etkili bir onboarding programının üç avantajı vardır ve şunları içerir:

1.    Çalışan bağlılığı – Bir onboarding programı, yeni çalışanların katılımını sağlamak için gerçek bir çabadır. Onların işe alım planı, yeni çalışanların katılacağı etkinlikler dizisine rehberlik eder. İlgili ekipleri ve dış departman hayati oyuncularıyla bağlantı kurmaları için bir fırsattır.

Bir onboarding planındaki bazı olaylar, şirket içindeki çalışan kaynak grupları (ERG'ler) hakkında bilgiler gibi çalışan katılımı faaliyetlerini içerir. ERG'ler, çalışanların ortak ilgi alanlarına, özelliklere veya yaşam deneyimlerine dayalı olarak katıldığı gönüllü çalışan liderliğindeki dahili işyeri ağlarıdır.

Çalışanların ilgisini çekmenin, onların ilgi alanlarını paylaşan gruplarla ağ kurmalarını sağlamaktan daha iyi bir yolu var mı? Uzmanlar, onboarding’in en az 12 aylık bir süreç olmasını tavsiye ediyor. Bu 12 ay boyunca, yeni çalışma ortamlarına alışan yeni çalışanları işe dahil etmek için mükemmel bir an. Çalışanların, onboarding dönemi sona erdikten sonra kuşkusuz bağlı kalmaları gerekecektir. Bu amaca ulaşmanın bir yolu, çalışanlara destekleyici roller atayarak kuruluşun onboarding programında aktif katılımcılar olmalarıdır.

2.    Çalışanı elde tutma – Bağlı çalışanların şirketlerinden ayrılma olasılıkları daha düşüktür. Bu nedenle, onboarding programları çalışanların katılımına yardımcı oluyorsa, çalışanların elde tutulmasında da aynı derecede faydalıdır. Çalışanın kurumdaki deneyimi, işverenle kalma isteğini belirler. Kimse kaosu ve işlevsizliği sevmez! Şirketler, onboarding yolculuklarının başında gelişim yollarının ana hatlarını çizen yeni çalışanlar için ayrıntılı bir plan oluşturmak için zaman ayırmalılar...

Çalışanlarına değer verdiklerini ve çalışanlara değer vermenin yerleşik olduğu bir iş yeri kültürü oluşturmaya çalıştıklarını gösterir. Çalışanları elde tutma konusunda yaygın bir yanlış anlama, onları elde tutma çabalarının işe alındıktan sonra başlamasıdır. Tutma çabaları, işe alım sürecinin başlamasıyla başlar, adaylara en iyi izlenimi vermek, potansiyel işverenleriyle olan bağlılıklarını belirleyecektir. Bu nedenle, elde tutma çabaları, çalışanlar işe alınana kadar ertelenmemelidir, çünkü elde tutma, işe alınmadan önce başlar.

3.    Artan verimlilik – Şirketlerin bağlı çalışanları elde tutması ve üst düzey yetenekleri kendine çeken olumlu bir işveren markası ile verimliliğin artacağından şüphe yoktur. Verimliliği artırmanın mükemmel bir yolu olan şirketlerin daha organize olmasına yardımcı olduğundan, yapılandırılmış bir onboarding programı uygulamak benzersizdir.

Yeni işe alınanlar için verimliliğin tonunu belirlemek, bir aciliyet duygusu yaratır ve ekibin geri kalanı için bir üretkenlik kültürü oluşturur. Bu bir zincirleme reaksiyondur; ilgi çekici bir işe alım programı oluşturmak, yeni işe alınanları, iş arkadaşlarını ve yöneticileri bağlı tutar, bu da onların elde tutulmasına yol açar, ardından profesyonel ağlarına yönelik olumlu değerlendirmeleri takip eder ve bu da organizasyona en iyi yetenekleri çeker. Şirketin iş gücünde daha az aksama ile üretkenlikte otomatik bir artış olur.

İK, başarılı bir işe alım programını nasıl uygulayabilir?

İK profesyonellerinin, çalışanların işe doğru şekilde dahil edilmesini sağlama sorumluluğu vardır. Ayrıca, onboarding anlamı hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olmak için yönetici ve liderleri eğitmelidirler. Ayrıca İK, işe alım sürecini izlemek için işe alım yöneticileriyle ortak olmalıdır. Unutmayın, onboarding programlarının etkili olması için en az 12 ay olması gerekir. Bu nedenle, yeni işe alınanların genellikle iki gün içinde İK'dan geçişi (oryantasyon) olduğu için diğer departmanlar katkıda bulunmalıdır. 

Başarılı bir onboarding sürecine sahip olmak için İK'nın atabileceği birkaç adım vardır:

Adım 1: Resmi bir Onboarding Süreci Yaratmak 

İK ortakları, şirketlerinde mutlaka onboarding programları uygulamalıdır. İlk olarak, bu programların organizasyonel faydalarını üst yönetime onların katılımını sağlamak için iletin. Ardından süreci gözden geçirin ve izleyin ve işe alım yöneticilerini buna göre eğitin.

Adım 2: Anahtar Ortakları Belirleyin

Başarılı onboarding programlarının sorumlulukları yalnızca İK ve üst düzey liderlik için değil, kuruluşun tüm yönetimi için geçerlidir. Diğer departmanlar önemli roller oynayacak; örneğin BT, yeni işe alınanların cihazlarının oryantasyondan sonraki ilk gün için hazır olmasını sağlamaktan sorumludur. İlk gününde çalışmaya hazırlanan ve başlamak için dosyalara veya uygulamalara erişemeyen yeni bir çalışanın hayal kırıklığını hayal edin. Organizasyonla ilgili deneyimleri zaten kötü bir başlangıç yapacaktır. Diğer departmanların da en iyi onboarding deneyimi için oynadıkları bir rolü vardır; bu sadece İK’nın sorumluluğunda değildir. 

Adım 3: Yeni İşe Alınanlara Mentor Atayın

Süpervizörler veya yöneticiler, yeni çalışanlar için mentor olmamalıdır. Bunları kendi departmanlarında geliştirmekten sorumludurlar. Mentor, akran olmalıdır ve yeni işe alınan kişiyle aynı departmanda olmak zorunda değildir. Mentorun amacı, organizasyonun kültürüne, yapısına, misyonuna, vizyonuna ve değerlerine asimilasyon sağlamaktır. Bu nedenle doğru mentoru seçmek çok önemlidir; bu çalışan, kurumun amacına örnek olmalıdır.

Adım 4: Sık sık Check-in Yapın

Şirkete nasıl entegre olduklarını belirlemek için yeni işe alınanları aylık olarak takip edin. Yeni işe alımların size ulaşmasını asla beklemeyin! İK ortakları, süpervizör olarak atanan kişilere yeni işe alınanları takip etmelerini ve geri bildirimlerini paylaşmalarını hatırlatmalıdır. Gerekirse onboarding sürecini iyileştirmek için alınan geri bildirimleri kullanın. Katılımcılara samimiyetleri için teşekkür etmeyi unutmayın ve gerekirse sonraki programlı takipten önce ulaşmaları için onları teşvik edin.

Mevcut işvereninizin yeni işe alımlar için resmi bir onboarding programı var mı? Değilse, başlamak için asla geç değildir. Hangi departmanı temsil ettiğiniz önemli değil; kurumunuzun bir parçasısınız ve önemli yetenekleri çekmeye çalışırken işveren markası önemlidir. İK ekibinizle ortak olun ve bunu gerçekleştirin! Bir onboarding programının faydaları sınırsızdır ve mevcut organizasyonel zorlukların bazılarını çözebilir. Mevcut işvereninizdeki işe başlama deneyiminizi düşünün. Şirket algınızı nasıl etkiledi? Yalnızca işe başlama deneyiminize dayanarak, işvereninize bir arkadaşınızı önerir misiniz?