Organizasyonlarda yasa dışı ve etik dışı davranış ve eylemlerin açığa çıkarılması: Whistleblowing

Whistleblowing Nedir?

Whistleblowing, bir organizasyon içerisinde yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemlerin organizasyon içi ve/veya organizasyon dışı başka kişilere veya kurumlara zarar vermemesi için enformasyon sahibi kişiler (çalışanlar veya paydaşlar) tarafından sorunları çözme güç ve yetkisine sahip iç ve dış otoritelere bildirilmesi olarak tanımlanabilir. (Aktan, 2006.)

Whistleblowing bir işletme için, üst yönetimin çoğu zaman farkına varamadığı ya da denetim kurullarının tespit edemediği bir yolsuzluğu ortaya çıkarmada bir araç olabilir. ABD’nde yapılan bir araştırmaya göre whistleblowing ile açığa çıkarılan kötü davranış ve uygulamaların işletmelere ve topluma maliyetleri çok ciddi boyutlardadır: (Murdock,2006:2)

• ABD’nde şirketler çalışanların yaptıkları usulsüzlikler nedeniyle bir yılda 400 milyon dolardan daha fazla kayba uğramaktadırlar.

• Her işletmenin ortalama kaybı yaklaşık 2 dolardır.

• Zamanında whistleblowinge başvurulmadığı için, ciddi ekonomik krize neden olan ve yargıya yansıyan olay oranı yüzde 37 dolayındadır.

Sözkonusu araştırmaya göre yaklaşık olarak her üç ABD çalışanından biri işyerinde etiğe uygun olmayan ya da yasa dışı bir olaya tanık olmaktadır ve bu tanık olunan olayların neredeyse yarısından fazlası kesinlikle açığa çıkmamakta ya da bunlardan üst yönetim haberdar olmamaktadır.

Ayrıca, çalışanlar işletmede etiğe uygun olmayan bir davranışa tanık olduklarında ya da etik dışı davranışı fark ettiklerinde kiminle irtibata geçmeleri gerektiği konusunda yeterli bilgiye sahip değillerdir. Öte yandan, işletme içindeki söylenti ve ihbarları değerlendirmekle sorumlu olan kurul ya da uzmanların tüm süreç, rapor ve kayıtları tam anlamıyla denetlemesi ve gözden geçirmesi mümkün olmamaktadır.

Whistleblowing ve Organizasyon Kültürü

Bir organizasyon çalışanlarının, organizasyon içerisindeki yasa-dışı ve etik-dışı davranış ve eylemleri açığa çıkarmak konusunda gösterecekleri çabalar nasıl teşvik edilebilir? Whistleblowing politikası organizasyon içerisinde nasıl yaygınlaştırılabilir ve kurumsallaştırılabilir?

Önemle belirtelim ki, whistleblowing politikasının organizasyon içerisinde yaygınlaştırılması ve kurumsallaştırılması herşeyden önce kurum kültürü ile yakından alakalıdır. (Berry,2004.)

Yasa-dışı ya da etik-dışı davranış ve eylemlerin öncelikle organizasyon içinde ortaya çıkarılabilmesi için kurum kültürünün taşıması gereken özellikleri aşağıda kısa maddeler halinde özetlemeye çalışalım. (Greene & Latting, 2004: 224-226; Read & Rama, 2003: 355-356; Murdock:2006; Brujins & McDonald:2002)

Etkin bir whistleblowing politikasına sahip olmak

Organizasyon içerisinde etiğe uygun olmayan ya da yasal olmayan bir uygulamanın rapor haline getirilmesinde uygulanacak prosedürler önceden belirlenmelidir. Bu konuda başlıca şu işlerin yapılması gerekir:

• Organizasyonda bir telefon hattı ya da bir e-mail adresi oluşturularak ihlallerin bildirileceği formel mekanizmaların oluşturulması ve bu konuda bilgilendirilmelerin yapılmış olması,

• Herhangi bir kötü davranış ve uygulama durumuyla ilgili iletişim kanallarının açıklıkla ortaya konmuş olması; kötü davranış ve uygulama durumunda izlenmesi gereken şikayet zincirinin açıklığa kavuşturulmuş olması, İnsan Kaynakları yöneticisi ya da ombudsman gibi olayın açığa çıkması için işletmede başvurulacak birimin yetki ve sorumlu kılınmış olması,

• Misillemeye karşı açık yasak ve kuralların getirilmesi.

Üst yönetimin destek ve kararlılığı

Whistleblowing politikasının organizasyon içerisinde yaygınlaştırılması ve kurumsallaştırılması için üst yönetimin kararlılığı son derece önemlidir. Üst yönetim, resmi bir whistleblowing politikasını desteklemeli ve önemini vurgulamalıdır (Greene & Latting, 2004: 226). Bu mesaj, tüm hiyerarşik düzeylerdeki yöneticiler tarafından da onaylanmalı, desteklenmeli, çalışanlara iletilmelidir.

Şeffaflığın ve dürüstlüğün var olduğu bir kurum kültürünün yaratılmasında, çalışanların bunu politikalarda da hissetmesi, düzenli ve sürekli bir biçimde uygulandığını görmesi önemlidir. Üst yönetim; etiğe uygun davranışın ne olduğunu, gerek hatırlatmalarla, gerek yazılarla ve gerekse toplantılarda yapılacak konuşmalarla organizasyon çalışanlarına göstermelidir. Genel bilgilendirmeler ve etiğe uygun davranış gösteren çalışanların açıkça ödüllendirilmesi bu konudaki kararlılık örneklerinden biridir.

Whistleblowing programının oluşturulması

Etkin bir whistleblowing politikası ya da programı oluşturmak için organizasyon içerisinde lojistik, uzman elemanların istihdam edilmesi, araç-gereç ve malzeme tedariğinin sağlanması, üst yönetimin yapılandırılması, toplantı takviminin oluşturulması ve ilanı; eğitimin ayrıntılandırılması ile politika ve prosedürlerin hazırlanmasını ve saire uygulamaların önceden hazırlanması ve çalışanların bilgilendirilmesi gereklidir.

Whistleblowing programının hayata geçirilmesi

Organizasyonda whistleblowing programının uygulanması için en başta üst yönetimin destek ve aktif katılımı çok önem taşır. Programın tüm organizasyon birim, bölüm ve kısımlarında eş zamanlı olarak hayata geçirilmesi, özellikle yüz yüze yapılan toplantıların organizasyon genelinde yaygınlaştırılmasına özen gösterilmesi gerekir.

Sürecin yakından izlenmesi

Tüm ihbar ve şikayetler, başlangıcından, sonuçlarına kadar en ince ayrıntısıyla araştırılmalı ve raporlanmalıdır. Önemli olan ahlaksız davranışı meşru görebilecek her duruma karşı etiğe uygun davranışı ve etik kuralları bir işletme politikası haline getirmek, bu konuda kararlı ve ciddi olunduğunu göstermede her fırsatı değerlendirmektir.

Organizasyonda iletişim kanallarının açık tutulması

Whistleblowing politikasının organizasyon içerisinde yaygınlaştırılması ve kurumsallaştırılması için yapılabilecek en önemli faaliyetlerden birisi de üst yönetim ile orta ve alt yönetim arasında yatay iletişim kanallarının bulunmasıdır. Bu görüşlere bilimsel içerik kazandırmanın ya da bir rapor haline getirmenin yollarından birisi de etikle ilgili konularda çalışanlar üzerinde yılda bir yapılabilecek anketlerdir.

Anketlerde sorulabilecek sorulardan bazıları ise, “bu işyerinde etik dışı davranışa göz yumulduğuna ya da tolere edildiğine (müsamaha gösterildiğine) inanıyor musunuz?”, “etiğe uygun olmayan bir davranışı ya da bir durumu nasıl rapor edeceğinizi biliyor musunuz?” türünden sorular olabilir.

Whistleblowing politikası, tüm çalışanlar için çok yönlü ve birbirinden farklı kanallardan kolaylıkla, kısa sürede ve en ucuz biçimde ulaşılabilir olmalıdır. Üst yönetimin güçlü ve sürekli kararlılığı ve bunu kurum iklimine yansıtması önemlidir. Yönetim tüm çalışanlarına, bu konuda neyin istendiği ile ilgili güçlü ve kesin mesajlar vermelidir. Organizasyon içerisindeki yasa dışı ve etik dışı davranış ve eylemleri açığa çıkaran kişiye (whistleblower) kesin ve açık her ortamda destek verilmeli, her şeyden önce bu kişilerin hem işyerinde, hem arkadaşları arasında hem de evde güçlü bir desteğe ihtiyacı olduğu hatırda tutulmalıdır.

Engellerin ortadan kaldırılması

Başarılı bir whistleblowing politikası için yasa-dışı ve etik-dışı davranışları açığa çıkarma yönündeki çabaların desteklenmesi ve bu konudaki engellerin de ortadan kaldırılması son derece önemlidir. Çalışanların gördükleri ve tanık oldukları yasa-dışı ve etik-dışı olay ve işlemleri açığa çıkarmalarına engel teşkil eden başlıca faktörler şunlardır: (Near & Miceli, 681-682; Ravishankar:2000)

• İç denetim mekanizmalarına güven duyulmaması,

• Çalışanların bir “gammaz” ya da “ispiyoncu” olarak nitelendirilme korkusu,

• Çalışanların, yönetimin ilkeli davranmadığı, kişiye göre kurallar uyguladığına inanması,

• Çalışanın kendisine misilleme yapılmasından korkması,

• İş arkadaşları tarafından dışlanma korkusu.

Bir organizasyon içerisinde yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemlerin en kısa zamanda ve en düşük maliyet ile açığa çıkarılabilmesi için yukarıdaki hususların her birinin titizlikle dikkate alınması ve önceden önlemler bulunması gereklidir.
Whistleblowing politikası oluşturmanın yararları

Bir organizasyonda whistleblowing politikası oluşturmak başlıca şu açılardan yararlıdır ve gereklidir: (Near & Miceli, 1995: 684; Miceli & Near, 1994: 67; Greene & Latting, 2004: 221)

• Organizasyon çalışanlarını, sorunu en kısa sürede çözüme kavuşturacak işletme içindeki yetkili kişi ve birimler konusunda bilgilendirerek, yasalara ve etiğe uygun olmayan davranışların kolayca ortaya çıkmasını teşvik etmek,

• Çalışanların organizasyon içerisindeki yetkili kişi ve birimleri atlayarak olayı organizasyon dışındaki kişilere ve/veya makamlar aktarması durumunda organizasyon tarafından ortaya çıkabilecek zor durumları en aza indirgeyecek önlemleri almak ve iç mekanizmaları kurmak,

• Çalışanların işletmenin politika ve prosedürlerinden haberdar olmasını sağlamak.
Önemle belirtelim ki, etkin bir whistleblowing politikasına sahip organizasyonlarda organizasyon içindeki kötü davranışlar ve yanlış uygulamalar ciddi biçimde azalma gösterebilir.

Prof.Dr.Coşkun Can Aktan
Dokuz Eylül Üniversitesi
İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi
&
Doç.Dr.Figen Dalyan
Anadolu Üniversitesi
İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi


Kaynaklar

Aktan, Coşkun Can (2006). “Whistleblowing”, (Yayınlanmamış PPT Sunum.)

Barnett, Tim (1992). “A Preliminary Investigation of the Relationship Between Selected Organizational Characteristics and External Whistle-Blowing by Employees”. Journal of Business Ethics, V.11, s. 949-959.

Berry, Benisa (2004). “Organizational Culture: A Framework and Strategies for Facilitating Employee Whistleblowing”, Employee Responsibilities and Rights Journal, Vol 16, No1, March 2004. pp.1-11.

Brujins, C. & McDonald, L. (2002). “Encouraging Whistleblowing As A Crisis Prevention Strategy”. IFSAM 2002 Conference, Australia. https://www.ifsam.org

Burton, Brian K. & Near, Janet P.(1995). “Estimating The Incidence of Wrongdoing and Whistle-Blowing:Results of a Study Using Randomized Response Technique” Journal of Business Ethics. V. 14, I. 1; s. 17-30.

Callahan, Elletta Sangrey, & Collins, John W. (1992). “Employee Attitudes Toward Whistle-Blowing: Management and Public Policy Implications”. Journal of Business Ethics, V.11, s. 939-948.

Dawson, Stuart (2000). “Whistleblowing: A Broad Definition and Some Issues for Australia”, (Working Paper), Victoria University of Technology.

Greene, Annette D & Latting, Jean Kantambu (2004), “Whistle-Blowing As a Form of Advocacy: Guidelines For The Practitioner and Organization”. Social Work. V. 49, I. 2; s. 219-230.

Heacock, M. V., & McGee, G. W. (1987). “Whistle-Blowing: An Ethical Issue in Organizational and Human Behavior”. Business & Professional Ethics Journal, V. 6, s. 35-46.

Hersh, M.A. (2002), “Whistleblowers-Heroes or Traitors?: Individual and Collective Responsibility For Ethical Behaviour”, Annual Reviews in Control, V.26, s.243-262.

Jubb, Peter. (1999). “Whistleblowing: A Restrictive Definition and Interpretation”, Journal of Business Ethics, 21, 77-94.

Jubb, Peter. (1999). “Auditors asWhistleblowers”, International Journal of Auditing, 4, 2000. 153-67.

Larmer, R. A. (1992). “Whistle-Blowing and Employee Loyalty”. Journal of Business Ethics, 11, 125-128.

Miceli, Marcia P. & Near, Janet P. (1994). “Whistle-Blowing: Reaping The Benefits”. Academy of Management Executives, V. 8, I.3, s. 65-72.

Murdock, Hernan, (2006) “Building Effective Whistleblowing Programs”. MBA, CIA, Control Solutions International Internal Audit Outsourcing, Cosourcing, and Consulting, https://www.csi4sap.com/ (15.4.2006’da indirildi.)

Near, Janet P. & Miceli, Marcia P. (1995). “Whistle-Blowing: Reaping The Benefits”. Academy of Management Executives, V. 20, I.3, s. 679-708.

Ravishankar, Lilanthi (2000), “Encouraging Internal Whistleblowing in Organizations”,
https://www.scu.edu/ethics/publications/submitted/whistleblowing.html

Read, William J ve , Rama, D V (2003).”Whistle-Blowing to Internal Auditors”. Managerial Auditing Journal. V. 18, I. 5; s. 354-362