Neden kurumsal uzaktan eğitim ve nasıl?

Geçen yazımızı okuyan ve bu köşeyi takip eden okuyucularımız hatırlayacaktır. Kurumsal uzaktan eğitim yapılanması öğelerini tek tek ve detaylı bir şekilde incelemeye, Sanal Sınıf kavramından başladık. Bu yazımızda da Eğitim Yönetim Sistemi (Learning Management System LMS) konusunu detaylı olarak incelemek istiyorduk. Ama yeni bir yıla başlarken neden ve nasıl kurumsal uzaktan eğitim yapılanması, nereden ve nasıl başlamalı konularını sizinle tartışmanın daha doğru olacağını düşündüm. Sizlerden gelen talepler de bu yönde zaten. LMS konusuna ve diğer kurumsal uzaktan eğitim yapılanması öğelerini incelemeye önümüzdeki sayıdan itibaren başlayacağız.

Bu arada ufak bir hatırlatma yapmak istiyorum. Unutmayınız ki, e learning ve kurumsal uzaktan eğitim yapılanması konusunda tüm düşüncelerinizi, tecrübelerinizi ve her tür katkılarınızı paylaşmak ve tüm sorularınızı cevaplamak için oluşturduğmuz bu sayfalar sizlerden gelen istek ve katkılarla amacına daha kolay ulaşacaktır.

2002, 2001’in de tüm umutlarını barındırdığı için çok şeyler beklediğimiz bir yıl. En azından benim ve gördüğüm kadarıyla çevrem için durum böyle. Oysa pek çok uzmana göre kayıp yıl olarak geçmesi kuvvetle muhtemel. Olsun biz yine de kurumlarda İnsan Kaynakları fonksiyonları ve eğitim yapılanmaları için çok şeyler bekliyoruz 2002’den. Koskoca 2001 yılı boyunca planlanan, ölçülen, biçilen ve karar verilen adımların atıldığı, projelerin gerçekleştirildiği bir yıl olacak 2002. Elbette kurumsal uzaktan eğitim yapılanmaları, adımların atılacağı ve yepyeni projelerin geliştirileceği en önemli alanlardan biri olacak. Görüştüğümüz ve düşüncelerini öğrendiğimiz pek çok kurumun bu yönde alınmış kararları dahi var. Peki nedir kurumlar için kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasını bu kadar önemli ve öncelikli yapanlar ve/veya yapması gerekenler?

Neden Kurumsal Uzaktan Eğitim?

Kurumsal e learning yapılanması ile amaçlanan, çalışanların etkin, ekonomik ve yeni bir eğitim modeli ile tanışmasıdır. Bu yapılanma ile kurumlar, yürüyen eğitim sistemlerinde uzaktan eğitim teknoloji ve yaklaşımlarını kullanacaklar ve çalışanlar da yeni ve etkin bir eğitim anlayışı ile tanışacaklardır. Kurumsal e learning yapılanmasına geçişin nedenleri ve sunacağı avantajlar şu şekilde özetlenebilir:

Esnek: Çalışanlar istedikleri zaman ve istedikleri yerden bilgiye, güncel bilgiye ve eğitime ulaşacaklardır.

Etkin: Etkileşimli ve yetişkin eğitim kavramlarına uygun üretilen içerikler, eğitimlerle istenilen sonucun alınmasını, çalışanlarda bilgi artışı ve yetkinlik kazancını güvence altına almaktadır.

Ulaşılabilir: Tüm çalışanlarınız 24 saat eğitime ve bilgiye artık ulaşabileceklerdir. Üstelik en güncel bilgiye.

Uygun: Yetişkinlerin kendi kendilerine eğitimlerini tamamlamaları ve bu yeni kültüre uyum sağlamaları zaman alacak ve belirli uğraşı gerektirecektir. Bununla birlikte çalışanlarınız için, eğitimde etkinliği sağlamak ve sınıf eğitimlerinden daha yüksek verim almak kurumsal uzaktan eğitim yapılanması ile mümkün olacaktır.

Düşük Maliyet: Kurumsal uzaktan eğitim yapılanması, ekonomik analizlere ve elde edilen sonuçlara göre kuruma önemli maliyet avantajı sunmaktadır. Maliyet avantajı sağlanırken, yüksek kalitede eğitim, daha çok eğitim ve daha çok bilgi sunulmaktadır çalışanlara.

Güncel: Kurumsal uzaktan eğitim yapılanması ile artık çalışanlarınız Türkiye’nin veya dünyanın neresinde olursa olsun en güncel bilgiye ve eğitime erişebilecektir.

Akılda Kalıcı: Kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında belki de zincirin en zayıf halkası diye düşünebileceğiniz ders içerikleri, yetişkin eğitimine, kurumsal ve çalışan profilinize özgü tasarım ve uygulamalar sonrasında, çalışanlarınızın ve kurumunuzun sürekli öğrenen yapıya kavuşması için önemli görevi üstlenecek ve başarıyı, rekabet üstünlüğünü getirecektir.

Destek: Kurumsal uzaktan eğitim yapılanması, geleneksel eğitim veya CD ROM destekli eğitimlere göre, merkezi kontrollü yapılmasından dolayı, daha fazla sayıda insana, standart bir yapıda ve en az eğitim yönetim iş yükü ile eğitimin ve bilginin sunulmasını sağlamaktadır.

Başarı ve Gelişme Takibi: Kurumsal uzaktan eğitim yapılanması ile, eğitim sunulan binlerce kişi ile ilgili gelişmeler ve başarı gelişimleri, en hassas değerlerle takip edilmekte ve raporlanabilmektedir.

Peter F. Drucker’ın da belirttiği gibi, ‘On line eğitim sadece zaman ve oara tasarrufu sağlayan bir model değildir. Ama aynı zamanda ve çok daha önemli olarak, geleneksel sınıftan daha esnek, öğrencilere tüm bilgi ve eğitimi esnek olarak sunan, öğrencilerin istedikleri zaman istedikleri şekilde çalışmalarına ve bilgiyi almalarına olanak veren bir modeldir. Online eğitimin sunduğu etkileşim, senkron görsel ve işitsel içeriklerle desteklenince, geleneksel sınıf eğitimi modeline karşı önemli avantajları sunmaktadır. ‹nternetin sağladığı etkileşim ile, her öğrenciye adeta bir öğretmen eşlik eder durumdadır. Dünya genelinde tartışma odaları, tartışma listeleri, email ve benzeri araçlar ile, düşünceler tartışılmakta ve dünyanın en iyi düşünceleri, dünyanın her yerinde uygulanabilmektedir. Eğitim artık çok daha verimlidir.’

Nasıl Kurumsal Uzaktan Eğitim?

Uzun soluklu araştırmalardan ve çalışmalardan sonra uzaktan eğitim yapılanmasının ve e learning eğitim modelinin kurumunuz için gerekli olduğuna ve kurumunuza önemli faydalar sağlayacağına karar verdiğinizi kabul edelim. Kurumsal uzaktan eğitim yapılanması için ikna oldunuz ve projeyi yöneticilerinize kabul ettirdiniz. Şimdi yapılanmaya fiilen başlamak için stratejileri belirlemek ve gerekli adımları planlamak gerekiyor.

Bir kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasının aşamaları, kurumsal ve bireysel farklılıklardan dolayı değişkenlik gösterebilir. Bununla birlikte Türkiye’de hayata geçirilen yapılanmalar da dikkate alınarak ve sizlerle önceki yazılarımızda da kısmen paylaştığımız şu başlıklar altında toplanabilir:

1) Analiz
Kurum içinde uzaktan eğitime geçiş öncesi durumun tespit edilmesi, engeller ve beklentilerin belirlenmesi, kuruma özgü uzaktan eğitim yapılanma adımlarının belirlenmesi süreci olarak özetlenebilir. Analiz sürecinde yapılacak bazı çalışmalar şunlardır:

E learning uygulamasından etkilenecek yöneticilerin, uzmanların, birimlerin, diğer şirketlerin vb. belirlenmesi.

İçerikler ve teknoloji konusundaki sistemin ve sınırların çizilmesi.

İçerik üretimi ile ilgili doğruların araştırılması ve kurumsal stratejilerin belirlenmesi

Kontrol ve sistem yönetimi yapısının ve sınırlarının çizilmesi,

E learning uygulaması ile ilgili yukarıda belirtilen ve diğer tüm değişkenlerin ve unsurların yapısının ve sistem sınırlarının belirlenmesi

Strateji ve vizyonun oluşması. Kuruma, iş gerçeklerine ve kurumsal hedeflere uygun strateji. Üst düzeyden gerekli desteğin ve maddi kaynakların sağlanması.

E Learning’in organizasyon için anlamının belirlenmesi

E learning parçalarının (senkron, asenkron, CD ROM, video kaset, kitap, dijital içerik, kitap, LMS, CMS, diğer araçlar) belirlenmesi,

İç pazarlamanın proje olarak ele alınması ve planının yapılması, liderinin belirlenmesi.
İş uygulama modelinin oluşturulması

E learning ile İş Strateji ve Hedeflerinin Entegrasyonu: Eğitimin yeni tanımının yapılması, herkesin hayatının bir parçası haline gelmesi. Kurumsal eğitim vizyonunun e learning ile yeni bir boyut kazanması, çalışanlardan yeterli destek görmesi için gerekli yapılanmaların sağlanması.

2) Tasarım ve Uygulama (Altyapı)
Analiz sonrasında kurum hedeflerine ve isteklerine uygun alternatif seçenekler ortaya çıkacaktır. Alternatif seçeneklerle ifade edilen kullanılmasına karar verilen araçları üreten farklı firmalar ve farklı ürünlerdir. Bu seçeneklerden uygun olanının tercihi, gerekiyorsa kurum için tasarım değişikliklerinin yapılması ve uygulanması bu süreçteki başlıca adımlardır. Bu süreç sonunda kuruma özgü bir uzaktan eğitim platformu (Eğitim Yönetim Sistemi (LMS), Sanal Sınıf, Test ve Soru Bankası Modülü vb.) satın alınarak özelleştirilebileceği gibi, eğer kurum için uygun bir hizmet dışarıdan sağlanıyorsa hizmetin (altyapının) kiralanması yöntemi de tercih edilebilecektir.

3) Ders İçerikleri Üretimi
Kurum uzaktan eğitim için hazır ders içeriklerini kullanabileceği gibi, kurumsal kültüre uygun içerik üretimini de kullanacaktır. E Learning ders içerikleri çalışması ile amaçlanan, e learning uygulamalarının başarılı olması için, eğitimin yetişkin eğitimi gereklerini yerine getirecek, uygulama yaptırma ve/veya simülasyon (vb.) teknolojileri kullanacak, kaliteli ders içerikler oluşturmaktır.

Ders içerikleri üretim çalışmasında bir ekip görev alacaktır. Ekip yapısı ve görev dağılımı projelere göre farklılık gösterebilir.

E learning ders içerikleri üretimi yapısını 12 ana aşamaya ayırmak uygun olacaktır. Bu aşamalar:

• İhtiyaç Analizi
• İşin Tanımlanması
• Eğitimi Alacak Grubun Profilinin Çıkarılması
• Amaçların Yazılması
• Ders İçeriğinin Analizi ve İçeriğin Kapsamının Çizilmesi
• Ders Haritasının Çıkarılması
• Tasarım Kriterlerinin Kararlaştırılması
• Kullanıcı Aktivitelerinin Etkileşim Unsurlarının Belirlenmesi
• Detaylı Planın Hazırlanması
• Medya İçeriklerinin Üretimi
• Dersin Üretimi ve
• Dersin Test Edilmesi
olarak özetlenebilir.

Kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında ders içerikleri konusundaki kurum stratejisinin önemi çok büyüktür. Ders içerikleri mutlaka uzman firma ve kişilerden danışmanlık ve destek alınarak üretilmelidir. Bünyesinde bir kısım ders içeriklerini hazırlayabilme yetkinliğine kavuşmak isteyen bir kurum ise, çalışanlarını bu konuda mutlaka eğitmeli ve gerekli hizmeti, içerik üretim yardımcı araçlarını ve danışmanlık desteğini uzman firmalardan/kişilerden sağlamalıdır. İçerik üretiminin bir uzmanlık gerektirdiği ve kötü hazırlanmış içeriklerin, kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasının ve elde edilmesi beklenen başarı ve faydaların en büyük düşmanı olduğu asla akıldan çıkarılmamalıdır..

4) Pilot Grupların ve Ders İçeriklerinin Belirlenmesi
Bu aşamada kurumda belirli bir grup üzerinde uygulamanın sonuçları değerlendirilir ve gerekli adımlar atılır. Kurumsal uzaktan eğitim yapılanmalarının karşılaştığı en büyük engel, yapının kurumda belirli bir grup kullanıcı ile sınırlı kalmasıdır*. Bu süreçte bu gerçek akıldan çıkarılmamalı ve çalışma gereği gibi yapılmalıdır. (*: Brandon Hall tarafından yapılan bir çalışma, Amerika’da kurumsal uzaktan eğitime geçmiş şirketlerin sadece %10’unda bu yapının tüm şirkete yayıldığını göstermektedir.)

5) Sistem Entegrasyonu
Uzaktan eğitim platformlarında alt yapının en önemli parçalarından biri Eğitim Yönetim Sistemi (Learning Management System) dir. Diğer önemli alt yapı parçası olarak Sanal Sınıfı söyleyebiliriz. Bu altyapı parçalarının kurum insan kaynakları ve eğitim iş akımları, teknolojileri ve kullanılan yazılımlar ile entegrasyon bu süreçte yapılabilmektedir.

6) Kurumsal Öğrenme Yapılanması ve Etkileri, Kurumsal İç Pazarlama
Bu aşamada analiz ile belirlenen ve ara aşama çalışmaları ile netlik kazanan değişiklikler kurum içinde hayata geçirilmeye başlanmaktadır. Örneğin A eğitiminin belirli bir bölümünün artık bilgisayar ağında olmasına ve/veya çalışanların belirli gün ve saatlerde eğitim için zaman ayırmalarına karar verilmesi ve bu kararlar ile kurumsal yapıda gerekli değişikliklerin hayata geçirilmesi gibi.

Kurumsal e Learning Yapılanmasında Yeni Roller

Peki kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında kurumda kişilere düşen yeni roller var mıdır? Şimdi bu yeni rollerini inceleyelim:

Çalışanlar:
Çalışanlar ve eğitim alan herkes, eğitimi almak için belirli zamanlarda, belirli şehirlerde ve mekanlarda bir araya gelerek eğitimi almak yerine veya sadece bu yolla eğitim almak yerine, eğitimin ve bilginin sürekli tüketicisi durumuna geçeceklerdir. Çalışanlar eğitim alan kişiler yerine, artık sürekli, yaşam boyu bilgi tüketen kişiler olacaklardır.

Çalışanlar, kurum tarafından kurulan uzaktan eğitim platformunda diledikleri eğitimi, diledikleri zaman diliminde, iş yerlerinden ayrılmadan ve anında alıyor olacaklardır. Bir çalışanın güne, sanal bir sınıfta farklı illerdeki mesai arkadaşları ile ve farklı bir ildeki eğitmen ile başlaması, öğle arasında zaman ayıracağı 10 dakika asenkron eğitim içerikleri ile çalışmaya devam etmesi, küçük bir sınav ile eğitimdeki durumunu değerlendirmesi, öğleden sonra, alınan eğitim ile ilgili işi yürütmesi ve gün sonunda sanal sınıfta eğitmen ve diğer öğrencilerle bir araya gelerek karşılaşılan problemleri eğitmene yöneltmesi ve cevapları alması, %100 başarılı bir eğitim gününü böylelikle tamamlaması artık hiç de uzak değil.

Dikkat edilmesi gereken en önemli noktalar, çalışanlara eğitim için zaman yaratılması ve kişisel gelişimleri için ne kadar önemli bir fırsatın kendilerine sunulduğunun iyi anlatılabilmesidir. Aynı zamanda daha çok bilgiye ulaşmaları için yapılan çalışmaların, kendileri için olduğu ve bu sayede kurum tarafından da önemli faydalar sağlanacağı çok net açıklanmalıdır. Kurum içi bilgilendirme ve tanıtma, yönetici ve çalışanların yeni yapılanmada rollerini öğrenmeleri ve herşeyin kendileri için olduğunu anlamaları açısından oldukça önemlidir.

Yöneticiler:
Kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında yöneticilerin rollerini iki başlık etrafında toplayabiliriz. Bir çalışan olarak sürekli bilgi tüketicisi rolü ve bir yönetici olarak çalışanların sistemi kullanması ve kişisel gelişimleri için gerekli motivasyonu ve zamanı sağlayan motive edici kişi rolü.

Kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında yöneticilerin gelişimi için sunulacak çok sayıda ders içeriği zamanla yer alacaktır. Yöneticiler, zamanlarını yönetebilme yetkilerinden ve internet ortamı ile çalışanlara göre daha çok aşina olmalarından dolayı, başarılı, disiplinli ve istikrarlı bir sürekli bilgi tüketicisi olacaklardır. Sistemin başarısını ve faydasını bizzat kullanıcısı olarak, yaşayarak göreceklerdir.

Yöneticiler, çalışanların işbaşında sürekli bilgi tüketicisi olmaları için gerekli motivasyonu, zamanı ve ortamı sağlayarak, kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasının benimsenmesi ve yaşaması için kilit roller üstleneceklerdir. Yöneticilerin sistemin kullanımını yaygınlaşması ile en önemli kazançları, daha çok bilgi tüketen, daha çok eğitim alan ve iş başında daha çok kalan çalışanlara sahip olmalarıdır.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Eğitmenleri:
Eğitmenler, sınıf ortamında çalışanlara gerekli yetkinlik ve becerileri sağlamaya çalışan kişiler olmaktan çıkarak, sınıf ortamındaki görevleri yanında, kişilerin kendi kendilerine yapacakları çalışmaları için ders içerikleri üreten, kişilerin kendi kendilerine yaptıkları çalışmalarda karşılaştıkları problemleri çözen, kişilere iş başında asenkron ve senkron eğitim veren, sanal sınıflarda gerektiği anda gereken yere bilgi ve eğitimi taşıyan kişiler olacaklardır. Kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasının başarı ile uygulanması ve devam etmesi için, düşünülenin aksine sistemin merkezinde yer alan ve kilit rol oynayan kişiler olacaklardır. Bu yeni rolleri gereği, yeni eğitim modeli için ek beceriler kazanmak eğitimenler için sanıldığı kadar zor olmayacaktır. Yetişkin eğitimi gerçeklerini biliyor olmaları en önemli yardımcıları olacaktır. Eğitmenler ders içerikleri ile ilgili görevler yanında, kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında, kişileri, sorumlu oldukları eğitimleri takip ve kontrol eden yöneticiler olacaklardır. Eğitmenler, internet ortamında yapılan çalışmalarla ilgili olarak kişi, eğitim, tarih aralığı vb. kriterlere göre raporlar alabilecekler, bu raporlar yardımıyla eğitimi takip ve kontrol edebileceklerdir.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Yöneticileri:
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü yöneticileri, kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında, sistemi, çalışanları ve eğitimleri yöneten kişilerdir. Uzaktan eğitim yapılanması olmasına rağmen, gerçek sınıf eğitiminde kolaylıkla gerçekleştirilemeyen takip, kontrol ve yönetim işlemleri, kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasında yöneticilere sunulmaktadır. Yöneticiler, eğitim alacak kişilere atanacak eğitimlere ve sistemin yürümekte olan kurumsal eğitim yapılanması ile entegrasyon konusuna karar veren kişilerdir. Yöneticiler aynı zamanda kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasının çalışanlara, yöneticilere ve kuruma getireceği faydaları ve yeni eğitim modeli yapılanmasını kurum içinde duyurmak ve tanıtmak zorunda olan kişilerdir.

Bilgi İşlem ve/veya Yazılım Müdürlükleri:
Yapılanmada istenen başarının sağlanması için gerekli desteği verecek ve proje sahibi ve en yetkili birimlerden biri olacaktır.

Sonuç

Hayata geçirilen yapılanmanın kurum içinde çalışanlar tarafından benimsenmesi, yapılanmanın başarılı olması için gerekli olan almazsa olmazlardandır. Bu noktada, kaliteli ve bir değere sahip ders içerikleri ve çalışanlara bu içeriklerden faydalanabilmeleri için sağlanan zaman ve diğer olanaklar başarıyı belirleyici faktörler olacaktır.

E learning uzaktan eğitim sistemi, internet, bilgisayar ağları ve iletişim çağında, eğitimi en etkin ve en etkileşimli yapıda insanların ve şirketlerin hizmetine sunmaktadır. Internet/intranet iletişim yapısının en büyük faydası, etkin eğitimin, standart olarak dağınık lokasyonlara ulaştırılması ve merkezi olarak kontrol edilebilmesidir. Üstelik kontrol merkezini harekete geçiren, sistemi yaşatan ve ayakta tutacak olan yine çalışanların kendileridir.

E learning, yoğun rekabet ortamında, şirketlerin ve çalışanların, doğru ve zamanında iş kararları verebilmeleri, rekabetin gerisinde kalmamaları için, insan kaynakları ve bilgi yatırımının önemli bir parçası haline gelmektedir, gelmelidir. Sürekli öğrenen bireyler ve sürekli öğrenen organizasyonlar artık çok daha yakındır.

2002 yılında sizlerin ve kurumlarınızın da kurumsal uzaktan eğitim yapılanmasından faydalanıyor olmanız ve önemli başarılar elde etmeniz dileğiyle.

Ahmet Murat HANÇER
AB Yazılım Kurucu Ortak

Referans ve Kaynaklar:

Kitap ve Yayınlar

Driscoll, Margaret, Web Based Training: Using Technology to Design Adult Learning Experiences, Jossey Bass Pfeiffer Publishers, San Francisco, CA 1998

Hall, Brandon, Web Based Training Cookbook, Wiley Computer Publishing, New York, NY, 1997

Khan, Badrul, Web Based Instruction, Educational Technology Publications, Englewood Cliffs, NJ, 1997