Liderin adaleti kurum iklimine damgasını vurur

Nilüfer Birdal – Vaillant Group Türkiye
İnsan Kaynakları Direktörü 

Çalışan memnuniyetini artırmaya gönül veren ve kendilerine ‘Değişim Elçileri’ diyen çalışan komitemiz, şirket yönetimimizden 50 noktada değişim talep etti. Taleplerinden en dikkat çekeni ise, şirketteki güven ortamını daha da güçlendireceğine inandıkları Hakkaniyet Hattı’nın kurulmasıydı. İnsan Kaynakları Yönetimi olarak hemen harekete geçtik; iş etiği ve hakkaniyet prensiplerine sahip çıkacak Hakkaniyet Hattı’nı büyük bir heyecanla hayata geçirdik. Sürecin ayrıntılarına ve sonuçlarına göz atmak ister misiniz?

Birçok araştırma, çalışanların kurumlarına yeterince güvenmedikleri durumlarda işlerine olan duygusal bağlarının zayıfladığını ortaya koyuyor. Çalışanlarına güven sağlayamayan işyerleri, gönüllü istifa oranlarının artmaya başladığını görüyor ve sirkülasyon sürerken kurum imajı dahi olumsuz etkileniyor. Örneğin bu şirketler açılan pozisyonlara dışarıdan yeterli nitelikte aday başvurusu alamadıklarından şikâyet ediyorlar.

Çalışanların işlerini tutkuyla icra etmemesi ve sonunda istifa etmesi, şirketler için ciddi bir mali külfet oluşturuyor. İstifaların görünürdeki sebebi kişinin dışarıda daha iyi ücret ve kariyer fırsatı yakalaması olarak görülse de, çalışanları arayışa iten asıl sebep iş doyumsuzluğu ile yönetime ve alınan kararlara güvensizlik oluyor. Zira bildiğiniz gibi insanlar aslında işlerinden değil, yöneticilerinden ayrılır.

Çalışanların orada bulunmaktan mutluluk duydukları bir kurum kültürü yaratmak önemli ölçüde biz iş liderlerinin sorumluluğunda. Zira lider, kuruma ve kurum iklimine damgasını vurur. Tutkuyla ve güvenle çalışan kişi ise farklı iş yapış biçimlerini, yeni çözümleri sorgulayarak, şirkete rekabet avantajı sağlayacak yeni yollar açar.

Biz de Vaillant Group Türkiye olarak kurum kültürünü yaygınlaştırmak üzere bir yolculuğa çıktık.

Hakkaniyet Hattı’na giden yol

2015 yılının sonunda Vaillant Group Türkiye’de Çalışan Memnuniyetini ve Bağlılığını Geliştirme projesi başlattık. Bu proje çerçevesinde, çalışan memnuniyetini artırmaya gönül veren ve kendilerine ‘Değişim Elçileri’ diyen çalışan komitemiz, şirket yönetimimizden 50 noktada değişim talep etti. Taleplerinden en dikkat çekeni ise, şirketteki güven ortamını daha da güçlendireceğine inandıkları Hakkaniyet Hattı’nın kurulması oldu.

Şirket yönetimimiz, çalışanlarımızın endişelerini veya sorunlarını rahatça bildirmelerinin şirketimizi daha ileriye taşıyacağına inanarak, bu beklentiye olumlu yaklaştı. Şirket çalışanlarımız tüm Türkiye’ye yayılmış şekilde hizmet verdiklerinden şirket merkezinde alınan kararlar ve uygulanan süreçler konusunda iletişim ağımızda eksik kalan noktalar olabilirdi. e-posta erişimi olmayan, günlerini ofis dışında geçiren çalışanımız göz önüne alındığında, süreçlerimizi geliştirmek için geri bildirim mekanizmalarını kolay erişilir hale getirmek kıymetli bir fırsat olabilirdi.

Projeye başlarken Hakkaniyet Hattı’nda başarıyı getirecek kritik adımları aşağıdaki gibi belirledik:

1. Hattın anayasası niteliğinde olan tüm kural ve yönetmeliklerin hazırlanmış, çalışanlara anlatılmış ve erişimlerine sunulmuş olması: Biz bir önceki sene İK ve yönetim uygulamalarımızda sürekliliği ve tutarlılığı garantilemek için İş Etiği ve Davranış Kuralları El Kitapçığı hazırlamıştık. Bu kitapçık ve ekindeki prosedürlere intranetten erişilebildiği gibi imza karşılığında her bir çalışana özel olarak teslim edilmişti.

2. Hakkaniyet Hattı’nın bağımsız ve güvenilir platform olmasını sağlamak: Bunun için konunun uzmanı bir şirketle anlaşarak bildirimlerin direkt onlara ulaşmasını sağladık. Şirket ilk tasnifi yaptıktan sonra bildirimleri Hakkaniyet Komitesi’ne iletecekti. Bu şirketin önerisiyle, çalışanlarımızı gördükleri sorunları iyi niyetle bildirme yolunda motive eden, onları olası misilleme durumuna karşı koruyan sıkı bir politika oluşturduk.

3. Hakkaniyet Komitesi’ni güçlü ve alanlarında bağımsız üst düzey yöneticilerden oluşturmak: Şirketimizde komite üyesi olarak, İnsan Kaynağımıza dair tüm uygulamaların başındaki İnsan Kaynakları Direktörü, şirketimizin Hukuka uygunluğunu garantileyen Hukuk Birimi Başkanı ve Şirketin en üst düzey yöneticisi CEO’muzu seçtik. Bu sayede şirket yönetiminin Hakkaniyet Hattına verdiği önemi ortaya koymuş olduk.

4. Komitenin rolünü ve gelen bildirimlerin içinden geçeceği süreci netleştirmek: Hakkaniyet Komitemiz bir Disiplin Komitesi gibi bulguları değerlendirip teşhis ve tespitlerde bulunan, ancak Disiplin Komitesinden farklı olarak aksiyonları uygulamaya geçirmeyip ilgili birimlere yönlendiren bir rol üstlendi. Böylelikle şirketimizdeki icra organlarının çalışma alanlarına müdahale edilmemiş oldu.

5. Hakkaniyet Hattı’nı etkili bir şekilde duyurmak ve çalışanlarda oluşan tüm sorulara açık yanıtlar vermek: Tanıtım posterlerimizi tüm ofislerimize astık ve Hakkaniyet Komitesi üyeleriyle yapılan röportaj videolarını yayınladık. Bölge ziyaretlerimizde çalışanlarımızın sorularını şeffaflıkla yanıtladık. Çalışanların bu hatta ilgisinin çok üst düzeyde olduğunu görmek bizi başlangıçtan az önce ziyadesiyle heyecanlandırdı.

Sonunda 1 Ekim 2016 tarihinde Hakkaniyet Hattı’nı çalışanlarımızın erişimine sunduk. Böylelikle Hakkaniyet Hattı, Davranış Kuralları El Kitabımızda tariflenen doğruluk ve dürüstlük standartlarının iş etiği ve hakkaniyet prensiplerine uygun bir şekilde yürütülmesini garantileyen bir mecra halini aldı. Çalışanlarımız gözlemledikleri bazı davranışların etik olmadığını ya da şirket içi kurallara ve Davranış Kuralları El Kitabı’na uygun olamadığını düşündüklerinde, isim vererek ya da vermeden Hattımıza bildirim yapabiliyorlar.

Bir uygulamanın etik olup olmadığı konusunda ikilemle karşılaşan çalışanlarımız kendilerine şu soruları soruyorlar:

• Yapılan şey yasalara uygun mu?

• Şirket kural ve yönetmeliklerimize uyuyor mu?

• Organizasyonel değerlerimizle uyumlu mu?

• Müşterilerimize verdiğimiz taahhütlerimizle eşleşiyor mu?

• Tanıdığım en etik insan bunu yapar mıydı?

• Bunu aileme ve arkadaşlarıma ben yapar mıydım?

Çalışanlarımız etik ve hakkaniyetli olmayan bir durum gözlemlediklerinde şu 3 adımı izlemelerini öneriyoruz:

1. Hareketinin haksız olduğu ve etik olmadığı konusunda öncelikle ilgili kişinin dikkatini çektin mi?

2. İlk adımı atmakta kendini rahatsız hissettiysen ya da atıp sonuç alamadıysan, direkt yöneticinle durumu müzakere ettin mi?

3. İlk 2 adımdan sonuç alamadıysan, Hakkaniyet Hattı’nı kullanma vaktin gelmiş demektir.

İlk 4 ayda e-posta, telefon ve internet sitesi üzerinden Komitemize toplam 36 bildirim ulaştı. Bildirimler her ay sonu toplanan Hakkaniyet Komitesi tarafından değerlendiriliyor ve değerlendirme sonuçları bildirimi yapan kişilere iletiliyor. Bildirim konuları arasında, çalışma ve dinlenme saatlerine dair beklentiler, bazı yönetsel kararlara dair sorgulamalar, fiziki imkanlar ve yan hak standartlarına dair sorular öne çıkıyor.

Titizlikle işletilmediği taktirde şirkette kargaşa ortamı yaratabilecek bu Hattı büyük bir özenle odaklanarak başarıyla hayata geçirmemizle birlikte, bunun tüm diğer çalışan memnuniyeti artırma aksiyonlarımıza da çok olumlu etkisi olduğunu gözlemledik. Proje sayesinde sağladığımız somut ilerleme ve avantajları aşağıda incelemenize sunmak istiyorum:

• Çalışan memnuniyet oranımız 1 senede 8 puanlık artış gösterdi.

• Memnuniyet anketinin ‘bu şirkette bir fark yaratacağıma inanıyorum’ sorusuna verilen yanıtlar 30 puana yakın artış gösterdi. Çalışanlarımız önerilerinin hayata geçtiğini gördükçe inançları yükseldi.

• 2016 senesinin sonunda genel çalışan sirkülasyonumuz ve istifalar %3 daha azalarak piyasa ortalamasının altına indi. Yani şirketimizden bir önceki sene 50 daha fazla kişi ayrılırken, bu sene 50 kişi şirketimize bağlandı.

• Yapılan geliştirme çalışmalarımızı sosyal medyada Kariyer Sayfalarımızda duyurmamızla birlikte, sık yayınlanan açık pozisyonlarımıza yapılan başvurular 3 katına kadar çıktı.

• Ülke olarak çok zorlayıcı geçen 2016 senesinde bile, şirket olarak hedeflediğimiz tüm iş sonuçlarımızda beklentilerimizi aştık.

Yukarıdaki tüm parametrelerde yaşanan gelişmeler, çalışanlarımızın kendilerine ve ortama duydukları güveni göstermesi açısından bizleri çok etkiledi. Ancak özellikle son madde memnuniyetin ve şirkete duyulan güvenin iş performansı üzerindeki olumlu etkisini bize net bir şekilde gösterdi.

Vaillant Group Türkiye İnsan Kaynakları Birimi olarak, değer veren, destekleyen, duyarlı hamlelerimizle adalete değer ve çalışanına güven veren işyeri kültürünü sağlamlaştırmaktan gurur duyuyoruz. Adalet kavramını oluşturan ve bu olgunun etrafında amacına odaklanmış bir ekip olarak çalışmanın keyfini tadan bireylerin birlikte mucizeler yaratabileceğine inanıyoruz.