0
Kişisel verimlilik
İK departmanları, herkesin aynı eğitim programlarına gönderildiği modelden yavaş yavaş uzaklaşıyor. Yine de kişisel verimlilik eğitimlerini bunun dışında tutmak istiyorum; bu eğitimler organizasyondaki herkes için önemlidir. Bunlar ayrıca bir kez öğrenip bir daha tekrarlamanıza gerek kalmayan konular da değildir; kişinin sürekli hatırlatıcılara ihtiyacı vardır.
Kişisel verimlilik yaşamınızı ve zamanınızı nasıl organize edeceğiniz ile ilgilidir; yapılacaklar listesinin kullanımından öncelikleri belirlemeye, dosyalama sistemleri yaratmaktan geciktirici unsurların üstesinden gelmeye kadar…
Eğer kişiler potansiyellerinin altında performans gösteriyorsa bu motivasyon, kaynak ya da beceri eksikliklerinden kaynaklanıyor olabilir. Eğer sorun beceri eksikliği ise; çözüm sandığınız kadar zorlu olmayabilir. Belki de basit bir biçimde bireye kişisel verimlilik becerilerini kazandıracak eğitimler verilmelidir.
Basit öneriler fark yaratır
“Zayıf performans sergileyenler” yerine “potansiyellerinin altında performans gösterenler” dediğimi fark etmişsinizdir. Herkes bir şekilde kendi potansiyelinin biraz altındadır ve yüksek performans sergileyenlerin bile kişisel verimliliğini artırmak (onları mevcut durumlarından daha iyi hale getirerek) düşük performans gösterenleri iyileştirmekten daha önemli bile olabilir.
Kişisel verimlilik konusunda pek çok mükemmel kitap ve eğitim programı vardır. Bunların çoğunda da yararlı öneriler bulunur. Bu kitaplardan birinden seçtiğim basit bir öneri şöyleydi: “Eğer tatsız bir işiniz varsa, önce onu bitirin. Yoksa tüm gün üzerinizde ağırlık yapar.” Bu basit bir taktiktir ama çok işe yarar. Aslında kişisel verimliliğin büyük bölümü yararlı önerileri baz alır, büyük sistemleri değil.
Öte yandan, kulağa hoş gelen ama uygulamada pek de işe yaramayan kişisel organizasyon sistemleri de vardır. Eğitimin işe yarayıp yaramadığını anlamak için eğitimden altı ay sonra kişileri kontrol etmek önemlidir.
Kişisel organizasyonu ciddiye alan isimlerin başında David Allen yer alır. (www.davidallen.com) Onun felsefesinin en cazip yanı; sadece bir gün içinde daha fazla iş yapmakla değil yaşamınızda sakinlik yaratmakla ilgili olmasıdır.
Kişisel verimlilik ile ilgili bir başka ilginç kitap da Don Norman tarafından kaleme alınan Things That Make Us Smart’tır. Bilim kurgu yazarları kimi zaman bizi daha zeki hale getirmek için beyne takılan bilgisayar çiplerinden söz etse de, Dr. Norman daha kurnazca bir konudan bahseder.
İnsanlar bundan yüz yıl önce kağıtlarını organize etmek için küçük gözler kullanıyordu. Bir kağıdın hangi gözde olduğunu anımsayabilmek için çok zeki olmaları gerekiyordu. Daha sonra birileri, dosyaların alfabetik sırada saklanabileceği arşiv raflarını icat etti. Artık en akılsız memurlar bile yüzlerce dokümandan hangisinin nerede olduğunu “anımsayabiliyordu”.
Dosyalama sisteminin insan zekasını artırmak için önemli bir araç olduğu kulağa ilk anda şaka gibi gelse de, tamamen ciddi bir fikirdir. Konu hafıza olduğunda insan beyninin ciddi sınırları vardır. Dosyalama sistemleri bu sınırlamaları çözebilir.
Dr. Norman’ın kitabındaki bir başka örnek de beyaz tahtalardır. Bunlar kesinlikle iletişimi artırırlar; özellikle konu organizasyon şeması gibi şeyi açıklamak olduğunda…
“Yapılacaklar” listesi, saklama rafları ve beyaz tahtalar gibi araçların basitliğinin; onların önemini görmezden gelmemize neden olmasına izin vermemeliyiz. Mühendislik ya da yeni teknolojiler aracılığıyla verimlilik artışına bakmak her zaman önemlidir; ama çalışanlarımızı kişisel verimlilik konusunda eğitmek gibi güvenilir müdahalelerin basit değerini de göz ardı etmemeliyiz.
David Creelman
David Creelman, insan sermayesi yönetimi konusunda makale, yorum ve araştırmalar sunan Creelman Research şirketinin CEO’sudur. Zamanının büyük bölümünü; organizasyonların insan sermayesini raporlayabilmesine yardımcı olmaya ayıran Creelman; ABD, Japonya, Kanada ve Çin’de çok sayıda akademisyen, danışman ve İK hizmet sağlayıcı ile çalışmaktadır.
Yazara dcreelman@creelmanresearch.com adresinden ulaşılabilir.
