0
İşe alım sürecinin yumuşak karnı: Referans kontrolü
Adaylara iş teklifinde bulunmadan önce kapsamlı bir referans kontrolü yapmak, İnsan Kaynakları fonksiyonu için giderek daha önemli hale geliyor. Geçmişte genellikle büyük şirketler tarafından, spesifik durumların araştırılması için kullanılan referans kontrolü artık pek çok İK profesyoneli için otomatik olarak gerçekleştirilen, işe alım sürecinin bir parçası haline geldi.
Dünyaya baktığımızda, ABD’deki büyük şirketlerin yüzde 80’den fazlasının işe alınacak tüm adayların referans kontrolünü yaptığını, pek çok şirketin de adayların eğitim, deneyim ve hatta suçla ilgili kaydı olup olmadığını araştırdığını görüyoruz. Hatta pek çok şirket referans kontrolünü, e-işe alım yazılımına entegre ederek kontrolleri daha kısa zamanda yapıyor, maliyetten tasarruf ediyor ve hata oranını dikkat çekici derecede azaltıyor.
Referans kontrolünün giderek artan şekilde kullanılmasına ve teknolojinin bu konuda getirdiği avantajlara karşın, organizasyonlar bu süreçte hala bazı hatalar yapabiliyor. Bu hatalar şirketleri, referans kontrolünün tam da önlemeye çalıştığı bazı kırılganlıklarla karşı karşıya getiriyor. Bu makalede süreçte yapılan ortak hataları, sorulması gereken soruları, uzman görüşlerini ve uygulamalardan örnekleri bulabileceksiniz.
Bu hatalara dikkat!
Hata 1. Standart bir referans kontrolü politikasının olmaması
Bir şirketin, bir tür referans kontrol formuna sahip olması, o şirketteki işe alım ve İK profesyonellerinin kontrolleri düzenli olarak yaptığı ya da verileri doğru kullandığı anlamına gelmez. Her iş unvanı için yazılı bir standart politikanızın olması, hem benzer bireyler üzerinde aynı tip kontrollerin yapılmasını garanti altına alır hem de verilerin şirket, endüstri ve yasal düzenlemelere uygun olmasını sağlar. Ayrıca herhangi bir ayrımcılık görüntüsünü de ortadan kaldırır.
Hata 2. İş deneyimi ve eğitimle ilgili bilgileri doğrulamamak
Kimi zaman, iyi bir adayı elden kaçırmama arzusu, şirketlerin kişinin cv’sindeki bilgilerin tümünü hemen doğruymuş gibi kabul etmesine neden olabiliyor. Bu, büyük bir hatadır.
Araştırmalar, tüm cv’lerin yaklaşık üçte birinin, çalışma geçmişi, eğitim ya da deneyim gibi konularda bir tür yanlış bilgilendirme içerdiğini gösteriyor. Eğitim ya da deneyimin başarı için kritik olmadığı işlerde bile, bilinçli olarak yapılan yanlış bilgilendirmeler potansiyel adayın karakteri konusunda sorunlar olduğuna işaret edebilir.
Hata 3. Geçici çalışanların kontrolünü yapmamak
Günümüzde şirketlerin en kırılgan olduğu noktalardan biri, referansları kontrol edilmeyen tedarikçilerin ve geçici çalışanların sayısının çokluğudur… Üzücü gerçek şu ki, sorgulanabilir geçmişleri olan kişiler referans kontrollerinin seyrek olarak gerçekleştirildiği sektörlere yöneliyor. Geçici çalışanlar için de referans kontrolü yapmak, şirketlerin iç kontrollerinin standart bir politikası haline getirilmelidir.
Hata 4. Gerektiğinde uluslararası kontroller yapmamak
Günümüzün yetenek havuzu küresel… Kendi ülkenizin vatandaşı olan adaylar bile, eğitim ya da deneyimlerinin bir bölümünü ülke dışında tamamlamış olabilir. Bu nedenle, ülke içindeki referanslar kadar uluslararası referansları da doğrulamak önemlidir.
Ancak uluslararası referans kontrolünün daha karmaşık olduğunu unutmamak gerekir. Bu nedenle İK profesyonellerinin, uluslararası referans kontrolü konusunda kaliteli bir sürece imza atabilmek için yetkin bir ortak bulması önemlidir.
Hata 5. İhmalkar işe alımdan korunmamak.
Eğer bir çalışan, kişi işe alınmadan önce işverenin tespit edebileceği bir işyeri suçu işliyor ya da örneğin madde bağımlılığında bulunuyorsa, bu durumda işveren ihmalkar işe alım süreciyle suçlanabilir. Bu nedenle göreve başlamadan önce işe alınacak yeni kişiler için referans kontrolü yapmak çok önemlidir.
Bununla birlikte, yeni aday işe alındıktan yıllar sonra da pek çok şeyin olabileceğini aklınızda tutun. Bu nedenle organizasyonların işe alım öncesi suç kontrollerini yaparak kendilerini koruması gerekir.
Hata 6. Elle hazırlanan iç süreçlere güvenmek
Adayın geçmişine ilişkin bilgiler farklı form ve sistemlere ne kadar sık elle girilirse, insanlardan kaynaklanan hata oranı o kadar artacaktır. Buna ek olarak, kötü niyetli adaylar şirketin kağıt yığınları arasında uyuşmazlıkları fark edemeyeceği gerçeğine güvenerek, biyografilerine, başvuru formlarına ve referans kontrol formlarına farklı farklı bilgiler yazacaktır.
Günümüzde şirketler bu tür sorunların üstesinden gelmek için, e-işe alım yazılımına entegre edebilecekleri referans kontrol süreçlerinden yararlanabilirler. Bu sayede faks ya da çift veri girişlerine gerek kalmayacaktır.
İnsani dokunuşu unutmamak gerek
Referans kontrolleri her ne kadar teknoloji bazlı hale gelse de, etkili bir sürecin insan etkileşimini ve kontrolü yapan kişinin sezgilerini gerektirdiğini de unutmamak gerekir. İlk kontrolleri sağlayan otomatik sistemlerden yararlanın ama optimum yatırım getirisi için bunu insan etkileşimi ile birleştirmenin yollarını da arayın.
İlgili tüm bireylerin haklarına ve özel yaşamına saygı duyarak etkili ve doğru referans kontrolleri yapmak, İK profesyonelleri için önemli bir görevdir. Yukarıda saydığımız ortak hataları ortadan kaldırarak, politikaları standart hale getirebilir, dava edilme risklerini azaltabilir ve güvenli, verimli ve dürüst bir işgücünü garanti altına alabilirsiniz.
Uygun mülakat teknikleri kullanılmalı
Adayın, ilgili pozisyonda beklendiği şekilde performans göstereceğine ilişkin sezgilerinizi garanti almak için, uygun mülakat tekniklerinin de referans kontrol sürecine dahil edilmesi gerekir.
Adayın referanslarını kontrol etmek, en azından, eğitimi ve iş deneyimi hakkında olgulara dayanan bir araştırmayı içermelidir. Eğitimle ilgili bilgileri kontrol ederken adayın gerekli belgeleri sağlamasını isteyin.
Çalışanın iş deneyimi ve iş unvanları ile ilgili doğrulamalar ise, eski işverenin İnsan Kaynakları departmanı ya da personel yöneticisi ile bağlantı kurularak yapılabilir.
Bunu yaparken, İnsan Kaynakları departmanlarının adayın kayıtlarındakilerden daha fazla bilgi sağlamasını beklemeyin. Eski işverenin algıları baz alınarak belirlenen referanslar, kişinin sizdeki performansını tahmin etmek için kullanılabilir.
Adayla ilgili kendi deneyimlerini baz alarak sorularınızı doğru yanıtlamak için zaman ayırmaya istek duyan kişileri bulmak aslında kolay değildir. Pek çoğu, yorumlarının basit ve yalın olmasına özen gösterir. Her şekilde deneyin! Kimi zaman söylenmeyenler de yeterince önemlidir!
Bir adayın pozisyonunuz için yeterince kalifiye olduğunu belirlediğinizde, adaydan bir referans listesi isteyin. Bu liste arkadaşlarını ve eski iş arkadaşlarını değil, eski yöneticileri içermelidir. Adayın, referansları ile bağlantı kuracağınızı bilmesini sağlayın.
Referans kontrolündeki kritik sorular
Aşağıda, referans kontrolü sırasında sorulması gereken 10 kritik soru yer almaktadır. Başlamadan önce, adayı düşündüğünüz pozisyona bağlı olarak bu listeye eklemeler ve/veya düzenlemeler yapın. Sorularınızın tümünün işe alım yapacağınız pozisyonla ilgili olduğundan emin olun ve her aday için aynı süreci yürütün. Objektif bir kontrol için, düşüncelerinizi kendinize saklayın. Bu süreci ilk kez gerçekleştiriyorsanız, mutlaka bir avukata danışın.
Başlarken, referans alacağınız kişiye hedefinizi anlatın. Bir başka deyişle, kendinizi ve şirketinizi tanıtın. Adayı işe almayı ciddi olarak düşündüğünüzü ve özelliklerini değerlendirmek için algılarınızı doğrulamak adına kendisine birkaç soru sormak istediğinizi belirtin. Bunun için iyi bir zaman olup olmadığını sorun ya da daha uygun bir zamanda arayabileceğinizi söyleyin. Eğer kişi kabul ediyorsa, sorulara başlayın.
1. Aday şirketinizde çalışırken bulunduğu pozisyonun sorumlulukları nelerdi?
Bu soru sayesinde, referansın tarif ettiği pozisyon ile aday tarafından size verilen tanımı karşılaştırabilirsiniz.
Bir sonraki soruyu sormadan önce, adayın düşünüldüğü pozisyonun özet ama spesifik bir tarifini yapın. En öncelikli üç sorumluluğa odaklanın ki, referans her biri hakkında spesifik geri bildirim verebilsin.
Ardından şunu sorun: “Artık düşündüğümüz pozisyonla ilgili bir fikriniz var…”
2. Adayın bu sorumlulukları yerine getirebileceğini düşünüyor musunuz? Neden veya neden değil?
Referans büyük olasılıkla, adayın bu rolü başarabileceğine inanmasına neden olan, adayın spesifik karakteristik özelliklerini paylaşacaktır. Eğer referans basit bir biçimde kendi fikrine göre adayın kalifiye olduğunu onaylıyorsa, sormaya devam edin: “Hangi spesifik nitelikler ya da kişisel özellikler böyle hissetmenizi sağlıyor?”
Bir sonraki soruyu sormadan önce, referansa kişiyi yeni pozisyonunda yönetmekten ve desteklemekten sizin sorumlu olacağınızı söyleyin. Bu nedenle, adayın en iyi yanıt verdiği yönetim tarzını bilmekle ilgilendiğinizi belirtin.
3. Sizin yönetim tarzınızı nasıl tarif edersiniz?
Yine, adayın en iyi yanıt verdiği spesifik yönetim davranışlarını keşfetmeye çalışın. Tarif edilen yönetim tarzı ile sizin çalışanlarınızla kurduğunuz etkileşim arasındaki farkları karşılaştırın.
4. ________ konusunda aday nasıl performans gösterdi?
Boş kısma, önemli olduğunu hissettiğiniz iş performansı ile ilgili boyut neyse, o eklenmelidir. İş kalitesi, baskıyla başa çıkabilme becerisi ya da girişimde bulunma isteği veya (organizasyonel / iletişim gibi) beceri ile ilgili sorular burada sorulmalıdır.
5. Kişi bir ekip oyuncusu mu yoksa tek başına çalışarak mı gelişiyor?
Ekip çalışmasına birçok şirket çok önem vermesine karşın, sizin önerdiğiniz pozisyon daha bağımsız bir kişi gerektirebilir. İş değerlendirmenizi baz alarak, başarı için interaktif mi yoksa bağımsız bir çalışma tarzının mı önemli olduğunu belirleyin.
Ve bunun yanıtından bağımsız olarak, adayın diğer çalışanlara karşı saygılı olup olmadığını, katkılarını ve başkalarının fikirlerini dikkate alma arzusu olup olmadığını keşfetmeye çalışın.
6. Adayın işe gelme kayıtları nasıl? Güvenilir ve dakik mi?
Bir şirkette uygun görünen işe gelme oranı, diğerinde işten çıkarma nedeni olabilir. Adayın zayıf işe gelme kaydına sahip olmasının hafifletici nedenleri olup olmadığı konusunda hassas olun (hastalık ya da ailevi sorunlar gibi…) Bu soruyu sorarak belirlemeyi amaçladığınız, çalışanın işe gelip gitme ve zamanında işinin başında olma konusunda güvenilir olup olmadığıdır…
7. Adayla hangi gelişim alanları iletişime açıldı ve nasıl yanıt verdi?
Bu, adayın performans zayıflıkları konusunda bilgi toplamanın iyi bir yoludur. Adayın, performans gelişim ihtiyaçlarına ve yönlendirmelerine nasıl yanıt verdiğine yönelik olarak referansın tanımlamalarını dikkatle dinleyin.
8. Adayın en güçlü üç niteliği nedir?
Bu sorunun doğrudan ve doğrudan olmayan sayısız versiyonunu duydunuz ama sohbetin sonunda bu soruyu sormak, adayın geçmiş performansında öne çıkan karakteristik özelliklerinin altının çizilmesi için referansa bir fırsat verecektir.
9. Adayın pozisyondan ayrılmasının nedeni neydi?
Bu soru, mülakat sırasında adayın eski işinden ayrılma nedeniyle ilgili söylediklerini doğrulamalıdır. Adayın pozisyondan ayrılma nedeni, sizin önerdiğiniz pozisyonun adayın yeni pozisyonundaki beklentilerini karşılayıp karşılamayacağını belirlemenize de yardımcı olacaktır.
10. Bu adayı yeniden işe alır mıydınız?
Bu son soru, belirleyicidir. Referans tarafından sağlanan diğer bilgi, yanıt ve değerlendirmeleri baz alarak, şu çok kritik soruyu sormanıza yardımcı olacaktır: “BU ADAYI İŞE ALMALI MIYIM?”
Referans kontrolleri nasıl yorumlanmalı?
Tüm bu saydıklarımızın ardından, referans kontrolü yapan şirketler için işin zor kısmı başlar: Sonuçlarla ne yapılacağına ilişkin karmaşık konunun çözümü… İşverenler referans kontrollerinin bulgularını nasıl anlamalı, yorumlamalı ve hareket etmeli? Tabii bu arada işe alım sürecini etik, yasal ve elbette en iyi adayı tespit edip onu işe alarak sonlandırmalı?
Referans kontrollerinin etkili bir biçimde yorumlanması için sahneyi hazırlamak isteyen işverenlerin öncelikle bir karara varması gerekir: Finalistlere ilişkin olabildiğince çok bilgi toplamak mı, yoksa pozisyonla ilgili kontrolleri daha en baştan terzi dikimi hale getirmek mi? Seçim yapmak basit değildir.
“En iyisi, gerçekten işle ilgili bilgilere odaklanmaktır” diyen uzmanlar, sözlerini şöyle sürdürüyor: “Önemli olan, adayın işe alındıktan sonra gelecekte diğerlerine zarar vermeyeceğinden emin olmak için gereken mantıklı adımları atmaktır. İşverenin, çalışanın geçmişindeki her köşe bucağa bakmasını gerektirmez”. Ancak uzmanlara göre yine de, gelecekteki ihmalkar işe alım suçlamalarını önlemek konusunda güçlü bir motivasyonları bulunan işverenler, referans kontrolü konusunda ne kadar ileri gidecekleri konusunda kendileri karar vermeli.
En iyi bilgileri almak için, İK departmanlarının işe alım sürecinin olabildiği kadar erken döneminde doğru soruları sorması gerekiyor. “Önemli olan uygulamadır: Ne sorduğunuz ve nasıl sorduğunuzdur” diyor uzmanlar… Örneğin, işveren eğer adayın herhangi bir suç geçmişi olup olmadığını öğrenmek istiyorsa, sadece “Hiç ağır bir suç işlediniz mi?” diye sormamalıdır.
Sonuçlar kategorize edilmeli
Eğer referans kontrolü tamamen temiz çıkmıyorsa, sonuçların yorumlanmak için organize edilmesi gerekir. Yöntemlerden biri, üçlü sıralama ile ilgilidir: Bulgu A geçer, Bulgu B aday tarafından netleştirilmelidir ve Bulgu B, bir yasal danışman ya da başka bir uzman ile tartışılmalıdır.
Peki, bir İK yöneticisi, olumsuz bulgulara ve en iyi bütünsel niteliklere sahip olan bir adayı reddetmeyi önlemek için neler yapabilir? Bu konuda yaratıcı olun. İşte uzmanların önerisi: “Bir muhasebe firmasında danışman olarak işe almak istediğiniz, birkaç trafik suçu olan bir aday düşünün… Kişiden, şirket arabasını kullanmaya başlamadan önce güvenli sürüş eğitimi almasını isteyebilirsiniz”. Ancak yöneticiyi ve yasal danışmanı, yine de zor bir görev beklemektedir: Sürüş eğitimi almak, gerçekten kişinin davranışını değiştirecek ve işvereni, ihmalkar işe alım suçlamalarına karşı koruyacak mıdır?
How HR Professionals Can Avoid Six Common Errors in Background Screening, 18 Temmuz 2005, HR.com
Ten Critical Questions to Ask When Checking References, 4 Temmuz 2001, HR.com
How to Interpret Background Checks, 24 Kasım 2004, HR.com
“ADAYIN UYGUNLUĞU KONUSUNDA,
REFERANS ALINAN YETKİLİNİN DE FİKİRLERİNİ ALIYORUZ”
Makalemizi hazırlarken, teybimizi uygulayıcılara da çevirmek istedik. Konuyla ilgili sorularımızı yanıtlayan ilk isim Migros Türk İnsan Kaynakları Yöneticisi
Elif Esma Zeytinoğlu oldu.
Referans kontrolü konusunda Migros’taki uygulamanızdan kısaca söz eder misiniz?
Görüşmelerimiz neticesinde iş teklifi yapmak için olumlu bulduğumuz adayların, daha önce çalışmış olduğu firmalarıyla irtibata geçerek referans kontrolünü yapmaktayız. Referans kontrolünü adayın bağlı olduğu yöneticisinden, eğer yöneticiye ulaşılamazsa,İnsan Kaynakları Departmanı'ndan bir yetkiliyle görüşerek gerçekleştirmekteyiz. Adayın iş tecrübesi mevcut değilse ve ihtiyaç duyulursa staj yaptığı firmalar ile de irtibata geçmekteyiz.
Aday ile ilgili bilgileri, kullanmakta olduğumuz standart bir referans kontrolü formuna kayıt etmekteyiz. Referans kontrolü biz yöneticiler dahil mutlaka yetkili bir çalışanımız tarafından yapılmaktadır.
Referans Kontrol Formumuzda yer alan temel başlıklar aşağıdaki gibidir:
Referans alınan kişinin unvanı, çalıştığı firma ve telefon numarası belirtildikten sonra kişiye adayla ilgili, görev alanını, çalışma süresini, ayrılma nedenini ve genel izlenimlerini sormaktayız. Adayı düşündüğümüz pozisyon ve çalışma ortamı hakkında bilgi vererek, adayın uygunluğu konusunda referans alınan yetkilinin de fikirlerini almaktayız.
Şirketler, referans kontrolü yaparken nelere dikkat etmeli? Düşüldüğüne inandığınız ortak tuzaklar var mı? Bu konuda meslektaşlarınıza neler öneriyorsunuz?
Şirketler, referans kontrolü yaparken mutlaka adayın birebir bağlı olarak çalıştığı yöneticileri ile irtibata geçmelidirler, çünkü ancak yöneticisinden en sağlıklı bilgiyi alabilirler.
Bunun yanı sıra, İnsan Kaynakları'ndan bir yetkili ile de görüşmeleri, adayın çalıştığı süreleri ve sicil kaydıyla ilgili bir takım verilere ulaşma konusunda yardımcı olabilir. Referans kontrolü, seçme yerleştirme sürecinin bir parçası olmakla beraber yaptığımız yetkinlik bazlı mülakatlarımız ve diğer kullandığımız işe alım süreci araçları ile ortak belirlediğimiz işe alım kararına etkisinde dikkatli olmak gerekir. Örneğin; bir aday için olumsuz referans, sürecin sonlanmasına sebep olabilir; diğer yandan olumlu referanslar da değerlendiricinin nihai kararında öncelikli tercih sebebi olmamalıdır.
“HER ADAYIN REFERANSLARINI AYNI YÖNTEMLE KONTROL EDİYORUZ”
Akbank İnsan Kaynakları ve Organizasyon Bölümü İşe Alım Yöneticisi Funda Duman, uygulamalarının ayrıntılarını paylaşıyor.
Adayın yetkinlikleri ve mülakatlardaki başarısının yanı sıra daha önceki şirketi/şirketlerindeki çalışma ahlakı, ast/üst ilişkileri ve iş performansı; insan kaynakları profesyonellerinin o aday hakkında büyük ölçüde fikir sahibi olmasını sağlıyor.
Aday hakkındaki bu fikri edinmenin günümüzde en yaygın yolu adayla daha önce birlikte çalışmış/birlikte profesyonel deneyimleri olmuş kişiler ile aday hakkında görüşmeler yapmak…
“Referans kontrolü” olarak adlandırılan bu görüşmelerde işe alınması planlanan adayın gelecekte nasıl bir performans göstereceği büyük ölçüde kestirilmiş oluyor.
Referans kontrolünün bir başka faydası da adayın mülakatta belirttiği eğitim ve deneyim bilgilerinin detaylarının doğruluğunu bir başka ağızdan; üstelik işe alınması planlanan çalışanın daha önce birlikte profesyonel deneyim yaşadığı birinden teyit etmek.
Akbank’ta “Referans Kontrolü” sürecini nasıl işletiyoruz sorusunun cevabı ise şöyle:
Referans kontrolü; özellikle deneyimli alımlarda kesinlikle başvurduğumuz araçlardan bir tanesi.
Standardizasyonu sağlamak amacıyla“Referans Kontrolü” yaparken kullandığımız “Referans Kontrolü Formu”muz mevcut. Ayrıca adil davranmak adına her adayın referanslarını aynı yöntemle kontrol etmeye özen gösteriyoruz.
Referans kontrolü için aradığımızda öncelikle karşınızdaki kişiye kim olduğumuzu, nereden ve neden aradığımızı, referans verdiği adayı nasıl değerlendirmeyi düşündüğümüzü açıklıyoruz.
İlk sorularımız hem başlangıç ve ısınma soruları, hem de karşımızdaki kişiyi tanımaya yönelik ve referansın adayla ilişkisini belirlemeye yönelik sorular:
Mesleğiniz/Kurumunuz?
Adayı Nereden Tanıyorsunuz?
Adayı Ne kadar Süredir Tanıyorsunuz?
Bu aşamada kullandığımız sorulardan bir kaç tanesi...
Bu soruları sorup referansın bizim için doğru kaynak olduğunu tespit ettikten sonra ikinci aşamada adayla ilgili daha geniş bilgi/fikir edinebileceğimiz sorulara geçiyoruz:
Adayın Performansı Hakkında Ne Düşünürsünüz?
Adayın Güçlü ve Geliştirilmesi Gereken Yönleri Nelerdir?
Adayla Tekrar Çalışma Fırsatınız Olsa Çalışır mıydınız?
Aday Akbank’a Neden Başvurmuş Olabilir?
ikinci aşamada kullandığımız bir kaç soru...
Bu soruları sorup notlarımızı alırken görüşme sırasında tuttuğumuz Görüşme Formu da mutlaka yanımızda oluyor. Zaten referans kontrolüne başlamadan önce mutlaka görüşme notlarımızı bir kere okumuş oluyoruz. Bu sayede referansın belirttiği hususlar ile mülakat sırasında aldığımız notlarımızı karşılaştırma fırsatı buluyoruz.
Referans olan kişi aday hakkında olumsuz görüş bildirirse, kişisel yargılamalardan uzak durmak ve adayı objektif değerlendirebilmek adına mutlaka başka referans kişiler ile de görüşerek adayın geçmiş deneyimlerini çapraz olarak kontrol ediyoruz.
Son olarak referans kontrolünde Akbank için en önemli hususu sizlerle paylaşmak isteriz:
“Referans kontrolünde Akbank için en önemli husus adaya saygılı davranmak ve gizliliktir”.
