0
İnsan Kaynakları Yönünden Eğitime Bakış IV: Hizmet içi eğitim programlarının hazırlanması
I. EĞİTİLECEK PERSONELİN SEÇİMİ
Hizmet içi eğitim programlarının başarısı; doğru koşullar altında, doğru insanlar için, doğru programların seçilmesine bağlıdır. Bu nedenle çoğu programlar, yalnızca belli bir personel kesimine yönelik olarak tasarlanır. Örneğin; eğitilecek kişi sayısına ve işin önemine göre hangi gruba eğitim önceliği tanınacağına bağlı olarak, yalnızca satış elemanlarının, büro memurlarının, teknisyenlerin, ya da ilk, orta ve üst kademe yöneticilerinin katılabileceği özel kurslar düzenlenebilir. Özellikle eğitilecek kişi sayısının çok olduğu durumlarda tercih edilebilecek grupla eğitimin etkili olmasını sağlamak için, grubun homojen bir yapı göstermesi gerekir. Bu bakımdan eğitim gereksinimleri olan bireylerin ortak özelliklerine göre, ayrı ayrı kurs programlarının düzenlenmesi önem taşımaktadır.
Eğitilecek kişi sayısının belirlenmesinden, kurs içeriğinin oluşturulmasına; eğitimin yapılacağı yerin belirlenmesinden, kullanılacak öğretim yöntemlerinin, tekniklerinin ve araçlarının seçimine kadar alınacak eğitimsel kararların tümü, eğitilecek kişilerin sahip oldukları birtakım özellikler tarafından belirlenir. Bir tür kursa katılım ya da giriş koşulları olarak adlandırılabilecek bu özellikleri şöyle sıralayabiliriz.
1. Katılımcıların öğrenim düzeyleri ve türü
2. İşteki deneyim süreleri
3. Çalıştıkları birimler
4. Ünvanları
5. Kursun izlenmesi için gerekli olan asgari bilgi, beceri ve tutumlara sahip olma derecesi
Eğitim programında kullanılacak öğretim yöntem ve tekniklerinin seçimi ile eğitim materyalinin düzenlenmesinde, eğitilecek kişilerin öğrenim düzeyleri ve ünvanları da dikkate alınmalıdır. Özellikle yöneticilerin eğitimine yönelik olarak geliştirilmiş duyarlılık eğitimi, transaksiyonel analiz, örnek olay incelemesi, yönetim oyunları gibi öğretim teknikleri olduğu düşünülecek olursa, kullanılacak öğretim yöntemlerinin seçiminde unvanlara göre bir belirlemeye gidilebileceği mümkün görülmektedir. Yine eğitim materyali düzenlenirken, materyalin yönetim düzeyinde bulunan kimselerin çok vaktini almayacak şekilde özlü; öğrenim düzeyi düşük olan personelin kolayca izleyebileceği kadar açık ve anlaşılır olmasına özen gösterilmelidir.
Eğitimin yapılacağı yerin belirlenmesinde de katılımcıların çalıştıkları birime ve unvanlarına göre farklı uygulamalar görülmektedir. Örneğin; yöneticilerin eğitiminde kurum dışında ve lüks otellerin toplantı salonları tercih edilirken, işgörenlerin eğitimi ya işbaşında ya da kurum içinde eğitim amacıyla düzenlenmiş sınıf ortamında gerçekleştirilmektedir. Tabii ki, eğitim yapılacak yerin seçiminde yalnızca katılımcıların ünvanları değil, aynı anda kaç kişinin eğitileceği de önemlidir. Eğer bir ya da iki kişi eğitilecekse deneyimli bir işgörenin yanında işbaşında eğitim yaklaşımı, maliyet ve etkililik açısından en uygun yaklaşım olacaktır. Eğer kısa sürede çok sayıda birey eğitilecekse o zaman da programlanmış eğitim en uygun yaklaşım olabilir.
Her ne kadar eğitim gereksinimleri önceden saptanmış ve buna göre eğitim hedefleri belirlenmiş olursa olsun, kurs programının içeriğini yukarıdaki özelliklerin tümüne bağlı olarak düzenlemek gerekebilir. Örneğin, belli bir öğrenim düzeyine veya iş deneyimine bağlı olarak kursta kazandırılacak bilgi, beceri ve tutumlara önceden sahip işgörenlerin katılacağı eğitim programının içeriğinden, bunlara yönelik öğretim hedeflerinin çıkarılması gerekebilir. Bu nedenle işgörenlere, program kapsamında kazandırılması düşünülen davranışlardan hangilerine sahip olduklarını belirleyecek tanıma testlerinin uygulanması gerekir. Tam tersine, kursun izlenmesi için gerekli asgari bilgi, beceri ve tutuma sahip olmayan işgörenlerin katılacakları bir eğitim programının kapsamına, bu eksikleri giderecek öğretim hedeflerinin eklenmesi de gerekebilir. Bunun için eğitilecek kişilerin programı izleyebilecek ön yeterliliğe sahip olup olmadıklarını belirleyecek ön yeterlilik testleri uygulanmalıdır. Kursa başlamadan önce katılımcılara, bu testleri içeren bir ön test uygulaması da yapılabilir.
II EĞİTİMİN VERİLİŞ BİÇİMİNİN VE YERİNİN BELİRLENMESİ
Eğitilecek kişi sayısı ve kazandırılacak beceri türleri dikkate alınarak, yapılacak eğitimin, bireysel mi yoksa grupla mı olacağına; materyale ya da öğreticiye dayalı olarak mı yapılacağına karar verilmesi gerekir. Bu karar, eğitimin işbaşında mı, yoksa iş dışında mı yapılacağına ya da her ikisinin karması bir uygulamaya mı gidileceğine ilişkin alınacak kararı da etkiler. Ayrıca hizmet içi eğitim yöntemlerinin seçimi de bu kararlara bağlı olarak yapılır. Aşağıda eğitimin veriliş biçimiyle kararın alınmasına yardımcı olacak bir tablo sunulmuştur.
Bu tabloda her satırda yer alan yargılara ilişkin görüşleri yansıtan işaretler toplamı, hangi sütunda fazla ise o yönde bir eğitim yapılmasına karar verilir. Eğitimin yapılacağı yer ile öğretim yöntem ve teknikleri de bu karara göre belirlenmelidir.
A) Öğreticiye Dayalı Bireysel Eğitim
Öğreticiye dayalı bireysel eğitim yapılmasına karar verilmişse, buna en uygun eğitim yeri işbaşında eğitimdir. İşbaşında eğitim, normal iş koşullarında gerçekleştirilen ve eğitilenlerin gerçek alet, cihaz, belge ya da malzeme kullandıkları bir eğitim şeklidir. Bir işin, deneyimli bir işgören ya da amirin nezareti altında yeni işgörene gerçek iş ortamında öğretilmesi sözkonusudur. Kursiyer işi, deneyimli işgöreni gözlemleyerek gerçek araç ve gereçleri kullanarak öğrenmektedir.
İşi öğretecek deneyimli işgörenin uygun bir model olması, işle ilgili öğretim ve rehberliği sağlayacak şekilde düzenli iş yapma sorumluluğuna sahip olması gerekir. Aksi halde kursiyerler, daha etkili yöntemler yerine daha kötü yöntemler öğrenebilir. Ayrıca öğreticilerin kursiyerin amiri ya da meslektaşı olması, bu kimselerin eğitime yeterince zaman ayıramamaları ya da öğretme yeteneklerinin zayıf olması gibi birtakım sakıncalar da taşımaktadır.
Kursiyerler işle ilgili becerileri gerçek iş ortamında öğrendiklerinden, iş başında eğitimle kazanılan becerilerin işe aktarımı çok yüksektir. Kursiyer özellikle ileride kullanacağı aracı eğitim sırasında öğrenmiş olacağından, eğitim sırasında öğrendiklerini uygulamada uyumsuzluk sorunu yaşamayacaktır.
İşbaşında eğitimin gerçek iş ortamında ve gerçek araç gereçlerle yapılması, iş dışında yapılan eğitime göre daha az masraflıdır. Ancak hatalı bir iş yapıldığında, malzeme ziyanı ve değerli cihazların zarar görmesi gibi riskleri de taşır. Bu nedenle iş başında eğitim, hata oranının düşük olduğu işlerin öğretilmesi ve eğitilecek kişi sayısının az olması durumunda tercih edilmelidir.
Kursiyerlerin eğitimden sonra da aynı yerde çalışacağı varsayıldığından, iş başarımı hakkında anında dönüt alma imkanı da vardır. Bunun yanında baştan itibaren üretim ortamında bulunan kursiyer, iş dışında eğitim görüp de işe döndüklerinde uyum sorunu çeken kursiyerlerden daha avantajlı sayılabilir. Ancak gerçek iş ortamında yapılan eğitim; gürültüden, telaştan diğer çalışanların yorumda bulunmasından ötürü kursiyerin strese girmesine neden olabilir.
İşbaşı Eğitim Uygulamalarında İzlenmesi Gereken Basamaklar
İşbaşında eğitimin sakıncalarını, mümkün olduğunca sistematik bir program yaparak azaltmak mümkün olabilir. Etkili bir işbaşında eğitim için aşağıdaki adımların izlenmesi gerekir.
I Eğitim hedeflerinin belirlenmesi ve eğitim ortamının hazırlanması
* İşin etkili, güvenli, ekonomik ve bilinçli bir şekilde yapılması için kursiyerlere ne öğretileceğine karar verilmesi
* Uygun alet, cihaz, malzeme ve materyal sağlanması
* İş ortamının, kursiyerin uyumunu sağlayacak şekilde düzenlenmesi
II Eğitimin Sunulması
Kursiyerin işi öğrenmeye hazır olmasını sağlamak için:
* İşin önemini açıklamak
* İşle ilgili önceki deneyimlerini öğrenerek neyi bilip bilmediğini anlamak
* İşi öğrenmeye karşı ilgisini ve istekliliğini sağlamak
İşi öğrenilebilir parçalara ayırmak ve ana noktaları tanımlamak için:
* İşi meydana getiren öğeleri adım adım belirlemek
* İşin ana hatlarını ve püf noktalarını belirlemek
İşe ilişkin uygulamaların ve bilgilerin sunulması için:
* Yeni bilgileri ve uygulamaları anlatarak, şekil yardımıyla ya da yaparak göstermek ve sorularla ortaya koymak
* Her seferinde bir noktanın tamamen öğretilmesine dikkat ederek; açık, yavaşyavaş ve sabırlı bir şekilde işlemleri öğretmek
* Kursiyerleri anlamadıklarını sormaya teşvik etmek ya da yaptıklarına bakarak gerekirse tekrara gitmek
* Kursiyerlerin işi anladığından emin olmak
Kursiyerlerin öğrendiklerini sınamak için:
* Eğitici rehberliğinde performans göstermelerine olanak sağlamak
* “Niçin, nasıl, ne zaman, nerede” ile başlayan sorular yöneltmek
* Yaptıkları işi gözlemleyerek, hataları düzeltmek ve gerektiğinde tekrar etmek
* Doğru yapılan işleri pekiştirecek övgü ve teşviklerde bulunmak
Kursiyerleri izlemek için:
* Unutuldukları ya da ihmal edildikleri duygusuna kapılmayacak şekilde kursiyerleri kendi başlarına bırakmak
* Yönergeleri izleyip izlemediklerini ve herhangi bir soruları olup olmadığını sık sık kontrol etmek
* Kursiyerlerin normal denetim koşulları altında çalışacak düzeye ulaşıncaya kadar yakından denetimi gittikçe azaltmak
B) Öğreticiye Dayalı Grupla Eğitim
Öğreticiye dayalı grupla eğitimin yapılacağı en uygun eğitim yeri iş dışındadır. İş dışında eğitim, normal çalışma ortamının dışında bir eğitim merkezinde gerçekleştirilen ve kursiyerlerin gerçek iş ortamında kullanılanlardan daha basit araç gereç üzerinde çalıştıkları bir eğitim şeklidir. İşgören, bu eğitime başladığı andan itibaren üretici bir eleman olarak kabul edilmemektedir.
Eğitimin işbaşında yapılması halinde hatayla karşılaşma olasılığının yüksek olması nedeniyle, can ve mal güvenliğinin tehlikede olduğu durumlarda iş dışında eğitim yapılması uygun bir yaklaşımdır. İşbaşında yapılan eğitimde olduğu gibi kursiyer; gürültüden, tehlikeden ve diğer işgörenlerin yorumlarından uzak olacağı için streslenmez.
İş dışında eğitim, aynı zamanda ustalık kazanılacak becerilerin çok karmaşık olması ve normal çalışma ortamında karşılaşılmayacak nitelikteki iletişim becerilerinin kazandırılmak istenmesi halinde uygun bir yöntemdir. İş dışında öğrenilen bilgilerin işe transfer edilmesinde güçlükle karşılaşılabilir. Araştırmalar, eğitim ortamı ile iş ortamı arasındaki farklılıktan dolayı, kursiyerlerin öğrendiklerini işlerinde kullanamadıklarını göstermektedir.
İş dışında yapılan eğitim, uzman bir öğretim görevlisi tarafından verildiğinden eğitimin niteliği yüksektir. Çünkü kursiyerler, eğitim sürecinin başından itibaren doğru yöntemleri öğrenecektir. Ayrıca kursiyer, işini planlanmış bir düzen içinde öğrenerek işin zor yanlarıyla ilgili becerisini artırmak için, bol bol alıştırma yapma imkanına sahiptir.
Öğrenmeyi kolaylaştırmak için basite indirgenmiş özel cihazlar kullanılabilir. Böylece değerli cihazların zarar görmesi ya da malzeme ziyanı söz konusu olmayacaktır. Ancak bu cihazların iş ortamındakilerden çok farklı olması kursiyerlerin eğitim ortamındaki cihazlarda öğrendiklerini işlerindeki cihazlar üzerinde uygulamalarını güçleştirir.
Ayrı binalar, özel cihazlar ve kalıcı öğretim elemanı istihdamı gerektirdiğinden maliyeti yüksektir. Ancak iş dışında yapılan eğitim, uzun vadede işgörenlerin hız ve nitelik standartlarını yükselteceğinden işbaşında eğitimden daha ucuza mal olabilir. Üstelik iş dışındaki eğitimin maliyetini hesaplamak, daha kolaydır çünkü ücreti bellidir.
C Materyale Dayalı Grupla Eğitim
Materyale dayalı grupla eğitimin en uygun öğretim yöntemi sınıf ortamında takip edilecek bir video filmi, örnek olay incelemesi ve sümenaltı yöntemleridir.
Video filmi: Bu amaçla hazırlanacak bir filmde konuşma ve işlemleri yapma hızının iyi ayarlandığında, çok basamaklı bir işe ilişkin uygulamaları görmek mümkündür. İzleyenlere anlamadıkları yerleri tekrar başa alarak izleme imkanı sağladığından ve sabırsız bir eğiticinin stresinden uzakta bir öğrenmeyi gerçekleştireceğinden oldukça yararlı bir tekniktir.
Örnek Olay İncelemesi: Bir hukuk profesörü olan Christopher C. Langdell tarafından geliştirilen bu öğretim tekniği, bir sorun ya da olayın yazılı olarak kursiyer grubuna sunulup incelenmesine yöneliktir. Grup üyelerine gerçek ya da gerçeğe çok yakın olarak tasarlanan çalışma ortamıyla ilgili bir sorunun yer aldığı örgüt yapısı ve olaya karışan kişiler tanıtıldıktan sonra, çözüm önerileri getirmeleri istenir. Bir öğreticinin rehberliğinde yürütülen bu eğitim etkinliğinde kursiyerlerin birbirlerinin görüşlerine karşı gösterecekleri tepkileri anında görebilme yanında, kendi bakış açılarından daha farklı bakışlara da açık olma alışkanlığı kazandırılmaya çalışılır. Bu yöntemin iş uygulamaları açısından kazandıracağı en önemli şey, “Tek bir doğru yol yoktur, yalnızca kişisel tercihlere göre değişebilecek en iyi çözüm vardır” anlayışıdır.
Sümen Altı Yöntemi: Evrak sepeti olarak da adlandırılan bu eğitim etkinliği, bir yöneticinin önünde yığılan evrakların, kısa notların ve raporların nasıl üstesinden gelineceğine yardımcı olacak bir sorun çözme becerisi kazandırmaya yöneliktir. Her bir kursiyerin önüne halletmeleri gereken işlerden oluşan bir sümen konularak bunları çözümleme sorunuyla karşı karşıya kalan bir yönetici rolünü oynamaları istenir. Tipik bir sümen altı eğitim etkinliğinde, her öğrenciden iş seyahatinden yeni dönmüş ve kısa bir süre sonra tekrar seyahate çıkacak bir yönetici gibi davranmaları istenerek, önünde biriken işleri 20 dakika içinde halletmeleri beklenir. Günlük iş yaşamında da zaman sınırı olduğu gerçeğinden hareketle, sürenin kısıtlı tutulmasıyla kursiyerler üzerinde doğal bir gerilim yaratarak sorunları nasıl ele aldıkları görülmeye çalışılır. Kursiyerlerin bunu yaparken işleri, hangi öncelik sırasına koyduklarına; ne tür varsayımlara dayalı olarak karar verdiklerine ve yetki aktarımına ne ölçüde yer verdiklerine bakılır. Yazılı alıştırma kısmından sonra her kursiyer, kendi yaptıklarını anlatarak grup içinde tartışma açılır. Bu açıklama ve tartışmalar sırasında bireyler, aynı soruna ne kadar farklı yaklaşıldığını görme olanağı bularak bilgilerini genişletmiş olacaklardır.
D) Materyale Dayalı Bireysel Eğitim
Materyale dayalı bireysel eğitime en uygun yöntem, programlanmış öğretim tekniğidir. Eğitim alacak bireylerin algılama ve anlama hızlarındaki farklılık nedeniyle heterojen bir yapı göstermeleri halinde, kısa sürede çok sayıda personelin aynı düzeyde eğitilmesi gerektiği ve bu grubu eğitecek yeter sayıda eğiticinin bulunmadığı durumlarda etkili bir yöntemdir.
Programlanmış eğitim fasiküllerinden bilgisayar disketlerine ya da CD ROM’lara, kadar çeşitli eğitim araçlarının kullanımına uygun bir tekniktir. Hazırlanması oldukça güç ve zaman alan programlanmış eğitim materyali, öğrenilmesi gereken bilgi ya da becerinin çok öz bir biçimde, mantıksal bir düzen içinde aşamalı olarak ve öğrenciye geri bildirim sağlayacak bir şekilde düzenlenmesigerekir. Bir programlanmış eğitim materyalinin düzenlenmesinde şu noktalara dikkat edilmelidir:
a) Öğretilecek konu, kursiyer tarafından kolayca kavranacak biçimde en küçük bilgi ve beceri birimine bölünerek bir cümleyi geçmeyecek şekilde verilmelidir.
b) Verilen her bilgi ve beceri biriminden sonra kursiyerin öğrendiğini kanıtlayacak ya bir alıştırma yapması ya da bir soruyu yanıtlaması istenmelidir.
c) Bu sorular, kursiyerlerin yanıtlayabileceği düzeyde ve verilen bilgiyle ilgili yeterli ipuçlarını içerecek düzeyde hazırlanmalıdır ki kursiyer öğrenmeye güdülenebilsin.
d) Verilen yanıtın doğruluğu ya da yanlışlığı hakkında kursiyere geri bildirim sağlanarak doğru ise pekiştirilmesine, yanlışsa düzeltilmeden bir sonraki öğrenme birimine geçilmemesine dikkat edilmelidir.
e) Sunulan bilgi basitten karmaşığa, somuttan soyuta ve birbirinin önkoşulu olacak şekilde verilmelidir.
f) Kursiyerin ilgisine, birikimine ve yeteneğine göre öğrenme hızını ayarlayabilmesi için, dallara ayrılmış bir programlamaya gidilebilmelidir. Norman L. Crowder tarafından geliştirilmiş bu tekniğe göre, kursiyere sunulan bilgiyle ilgili çok seçenekli olarak sorulan soruya verdiği yanıtın doğruluğu ya da yanlışlığına göre izlemesi gereken yollar açıklanır. Kursiyer, sorulan soruya doğru yanıt vermişse ya da o konuyu daha önceden biliyorsa başka bir konuya geçmesi önerilir. Eğer yanlış yanıtlamışsa bu yanıtın neden yanlış olduğuna ilişkin ek bir açıklama verilir ya da konuya geri dönülmesi istenir.
III EĞİTİMİ VERECEK KİŞİLERİN SEÇİMİ
Hizmet içi eğitim programlarında amirlerden, ustabaşlarından, kurum içinden veya dışından gelen konu uzmanlarından, işgörenlerden eğitici olarak yararlanılabilir. Bu kişilerden birinin seçimi, eğitim programının nerede gerçekleştirileceğine ve hangi becerilerin öğretileceğine bağlıdır. Örneğin temel iş becerileri işgörenlerin en yakın amiri ya da iş arkadaşları tarafından; temel bir oryantasyon ise insan kaynakları yönetiminde görevli bir personel tarafından öğretilebilir. Yöneticiler için insan ilişkileri becerileri ve kavramları genellikle üniversiteden gelecek öğretim üyeleri veya danışmanlar tarafından öğretilir. Teknik beceriler ise kurum içinden veya kurum dışından sağlanacak konu uzmanları tarafından öğretilir.
İşbaşında amirler ya da çalışma arkadaşları tarafından verilecek bir eğitim uygulamasında bu kişilerin işlerinde yeterli performans göstermelerine karşın bir kimseye işle ilgili işlemleri doğru bir şekilde öğretme yetenekleri olmayabilir. Bu kişilerin doğru işlemler yerine kendilerince geliştirdikleri kestirme yöntemleri öğretmeleri de olasıdır. Diğer yandan bu kimseler işle ilgili işlemler hakkında herkesten daha fazla bilgiye sahip olduklarından bu kimselerden eğitici olarak yararlanılmak istendiğinde eğiticilerin eğitiminden geçirilmeleri gerekir.
Kurum dışından getirtilen konu uzmanları belli bir bilgiye sahip olmaları nedeniyle saygınlık uyandırmalarına karşın girdikleri örgüt kültürü içindeki iş süreçlerine ve çalışma grubuna yabancı kalacaklarından kendilerine pek güvenilmeyecektir. Bu yüzden eğer örgüt içinden gereksinilen bilgiye sahip olan kimsenin olmadığı ve çok sayıda bireyin eğitilmesi gereken hallerde kurum dışından bir uzman tutulabilir.
Birçok üstün ve sakıncalı yönleriyle birlikte, programlanmış öğretim yöntemleriyle işgörenlerin kendi kendilerini eğitmeleri mümkündür. Bu yöntemle bireylerin öğrenme hızlarına göre bir ilerleme sağlamaları mümkün olmakla birlikte eğitimin belli bir süre içinde tamamlanmasına ilişkin herhangi bir uyarıcı olmadığından eğitim sekteye uğrayabilir.
Yard. Doç. Dr. Aysun ÖZYURT
Kocaeli Üniversitesi
