İnsan Kaynakları ve teknoloji evliliğini sağlıklı yürütmenin yolları

Teknoloji, son yıllarda İnsan Kaynakları profesyonellerinin yaşamını dramatik bir biçimde değiştirdi. Eskiden zaman alan pek çok elle yapılan iş, günümüzde bilgisayarlar tarafından yapılarak, bizi daha fazla değer katan etkinliklere odaklanmamız için özgür bırakıyor. Ve İnsan Kaynakları uygulamaları için teknolojik çözümlere duyulan ihtiyaç her geçen yıl biraz daha artıyor.

Peki, yeni bir İnsan Kaynakları bilgi sistemi seçmekle sorumlu olan kişi sizseniz neler olur? Bu tip bir projeye nasıl yaklaşmanız gerekir? Süreç ve düşebileceğiniz tuzaklar nelerdir? Aşağıda, İnsan Kaynakları profesyonellerine herhangi bir İK yazılımı seçmek konusunda önerilerimiz yer alıyor.

Süreçte 18 temel adım bulunuyor. Aslında yazılım seçimi tahmin edilenden daha karmaşık bir süreçtir ve organizasyon için uzun vadeli sonuçları beraberinde getirir. Bu nedenle konulara ve kararlarınızın yaratabileceği etkilere düşünceli ve dikkatli bir biçimde yaklaşmak önemlidir. Aşağıda sunduğumuz bazı adımlar eş zamanlı olarak takip edilebilir ya da birleştirilebilir.

Adım 1- Ekip çalışması

Tebrikler! İnsan Kaynakları Departmanı için yeni bir yazılım paketi seçmek üzere projeyi yönetiyorsunuz. Peki, nereden başlayacaksınız? Pek çok organizasyon işe, yazılım seçme sürecini yönetmek için bir ekip oluşturarak başlar. Önerimiz, seçimi değerlendirmeniz için üç ile yedi kişi arasında bir ekip kurmanızdır. Değerlendirilmesi gereken pek çok alan vardır ve yazılım seçim sürecinin kalitesi, değerlendirme ve karar alma sürecinde pek çok kişinin yer almasıyla artacaktır.

Peki, bu ekipte kimler yer almalı? Öncelikle, yeni uygulama için kimin kilit kullanıcı ve paydaş olacağına bakın. Sürecin başından itibaren Bilgi Teknolojileri departmanınızın bilgili bir üyesi de bu ekip içinde yer alsın. Elbette, maliyetler ortaya çıktığında değerlendirme sürecinin sonunda “sürpriz” bir haber sunan kişi olmamak adına yönetimden uygun bir temsilcinin de bu ekibe katılmasını sağlayın. Büyük organizasyonlarda, proje ekibinden ayrı olarak bir “yönlendirme komitesi” de bulunabiliyor. Yönlendirme komiteleri tipik olarak maliyetleri değerlendiren, sözleşme pazarlıklarına katılan, proje ekibini destekleyen ve tepe yönetim desteğini sağlayan karar alıcı-yöneticilerden oluşuyor.

Adım 2 – Hedefler

İlk ekip toplantınıza, projenin hedeflerini belirleyip hemfikir olarak başlayın. Araştırmanızın en başında tamamen geliştirilmiş hedefler belirleyemezseniz, ya yanlış ürünleri değerlendirmekle dikkate değer zaman harcarsınız ya da yanlış yazılımı seçersiniz. Bu nedenle ekibinizden aşağıdaki soruları yanıtlamalarını isteyin:

• Bütünsel İK bilgi teknolojileri stratejiniz nedir?
• Neye, neden ihtiyacınız var?
• Bu çabaların sonucu olarak hangi sonuçlara ulaşmak istiyorsunuz?
• Bu seçim sayesinde hangi iş süreçlerini değiştirmek istiyorsunuz ve yeni süreç neye benzemeli?
• Bu sistem işin ihtiyaçlarını nasıl destekliyor?

Hedefleri belirlemek, organizasyonun “doğru” ihtiyaçlarını tespit etmek adına tepe yönetimle, İK’daki diğer kişilerle ve müşterilerle mülakat yapmayı da içerebilir.

Adım 3 – Büyük resim

Hedeflerinizi belirledikten sonra bir adım geriye giderek, bunların bütünsel İK bilgi sisteminizin büyük resmine ne kadar uyduğunu sorgulayın. Eğer özel bir uygulama peşindeyseniz, bunun temel İK bilgi sistemlerinizle nasıl entegre edilebileceğini dikkate aldığınızdan emin olun. Aynı zamanda dikkate almanız gereken başka yazılım konularınız olmasına karşın tek bir sorunu çözmeye mi odaklanıyorsunuz? Eğer yeni bir İK bilgi sistemi seçiyorsanız, bu sistem eğitim kayıtları yönetimi gibi özel ihtiyaçlarınızın tümünü kapsıyor mu? Bu uygulama İK bilgi teknolojileri stratejinizle ne kadar örtüşüyor?

Adım 4 – Gelecekteki İhtiyaçlar

Önümüzdeki beş yıl içinde bilgi sistemi ihtiyaçlarınızın neler olacağını sorgulayın. Başka uygulamalara da ihtiyaç duyulacak mı? Bu uygulama ile aynı bilgi ihtiyaçlarını mı kullanacaksınız? (çalışanların kimliği, sosyal güvenlik numarası, doğum tarihi, ismi, adresi gibi…) Eğer öyleyse, ilerleyen yıllarda aynı bilgileri farklı uygulamalara girmekten nasıl kaçınabilirsiniz? Web tabanlı uygulamalara ilerlemeyi planlıyor musunuz, eğer öyleyse bu yöne doğru hareket etmenin zamanı geldi mi? Bu seçimin bir sonucu olarak ya da yakın gelecekte değişecek ihtiyaçlar nedeniyle iş süreçlerinizde büyük değişiklikler olacak mı? Çalışan self-servisi ya da yönetici self-servisi gibi uygulamalar, bütünsel stratejinize uyuyor mu?

Adım 5 – Teknik Ortam

Belli spesifik ürünlere bakmaya başlamadan önce yeni uygulama için gereken temel teknik ortamı tanımlamak kesinlikle çok kritik bir noktadır. Bilgi Teknoloji temsilciniz işte bu alanda kilit bir rol oynar. Yanıtlanması gereken sorular arasında şunlar yer alır: Ne tür uygulama arıyorsunuz; sadece PC mi, ağ bağlantılı bir server mı, gibi… Hangi operasyon sistemlerinin yürütülmesi gerekiyor? Eğer bu bir veri tabanı uygulaması ise şirketiniz ne tür bir veri tabanını destekliyor; SQL ya da Oracle, gibi… Uzaktaki ofislere nasıl bağlanacak? Web yayılımlı olması gerekiyor mu? Uygulamanın hangi dilde programlandığı bir fark yaratıyor mu? BT departmanınız önümüzdeki yıllarda teknoloji platformlarında büyük bir değişiklik yapmayı planlıyor mu?

Adım 6 – Bütçe

Hizmet üretenlerle konuşmadan önce bir bütçe tanımlamak zor olsa da hizmet üretenlerle bir araya gelmeden önce organizasyonunuzun bu iş için ne kadar ödemeye gönüllü olduğunu aşağı yukarı tahmin etmeniz gerekebilir. Bütçe tanımlama sırasında akılda tutulması gereken kilit bir konu, maliyetlerinizi üç alana ayırmaktır: yazılım, donanım ve uygulama. Yazılım, lisans ödemelerini ve veri tabanı lisansları gibi diğer yazılım maliyetlerini içerir. Donanım; server’lar, PC’ler ve ağ güncellemeleri için harcamanız gerekenlerdir. Son olarak, uygulama maliyetleri hizmet sağlayıcıdan ya da bir üçüncü partiden uygulama konusunda alacağınız olası danışmanlık hizmetlerini içerir.

Adım 7 – Şartlar

İlk altı adımı tamamladığınıza göre, yeni yazılım paketiniz için yazılı bir şart dokümanı geliştirmeye hazırsınız demektir. Spesifikasyon, bütünsel İK IT stratejiniz ile başlamalıdır. Proje hedefinizi listeleyin, ihtiyaç duyduğunuz temel sistemi tanımlayın, diğer sistemlerinizle nasıl entegre olması gerektiğini belirtin ve beşinci adımda geliştirdiğiniz teknik beklentileri listeye alın. Bu, projenin bütünü için çok önemlidir. Eğer şartlarınız net, spesifik ve iyi tanımlanmış olursa seçim süreciniz göreceli olarak acısız gerçekleşecektir. Bununla birlikte, eğer hedefler, fonksiyonellik ya da teknik ortam konusunda belirsizlik yaşıyorsanız, ilerlemek için hazır değilsiniz demektir.

Adım 8 - İnşa Etmek mi, Satın Almak mı?

Pek çok organizasyon, sürecin bir noktasında kararsız kalır: Uygulama içeriden mi inşa edilmeli, yoksa dışarıdan mı satın alınmalı? Bu konu ya ikinci ya da üçüncü adımda ya da 15 ya da 16’ıncı adımda ele alınmalıdır. Uzmanlar bu konunun sekizinci adımdan sonra gündeme gelmesini doğru bulmayarak, süreci yolundan saptıracak duygusal ve kafa karıştırıcı tartışmaları beraberinde getirebileceğini belirtiyor.

Pek çok organizasyon başarılı bir biçimde kendi İnsan Kaynakları yazılımını geliştirebilmiştir. Pek çoğu ise bu çabalarında pek de başarılı olamamıştır. Sizin sürecinizde de bu konu gündeme geldiğinde, aşağıdaki soruları sorun:

• Bu proje için gereken BT kaynakları içeride mevcut mu?
• İnsan Kaynakları çalışanlarının ekran tasarımlarını ya da raporlama ihtiyaçlarını tanımlamak için yeterli zamanı ve deneyimi var mı?
• Diğer sistemler ile kıyaslandığında BT yönetimi buna ne kadar öncelik verecek?
• İhtiyaçlarınızın yüzde 80’ini dışarıdan satın alacağınız yazılımların karşılayamayacağı kadar bu sistemi özel hale getiren nedir?

Son olarak, eğer Bilgi Teknolojileri çalışanlarınız bu işi içeriden yapmak için taslak bütçeler ve zaman çizelgeleri hazırlıyorsa, uzmanlar ticari ürünlerle gerçekçi bir karşılaştırma yapabilmek için bunların her ikisini de (bütçe ve zaman planı) çifte katlamanız gerektiğini öneriyor.

Adım 9 – Araştırma

Artık ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek hizmet üreticilerini ve ürünleri belirlemeye hazırsınız. Peki, hizmet üretenler ve ürünlerle ilgili ilk bilgilere nasıl ulaşacaksınız? En anlamlı başlama noktası, genel ihtiyaçlarınıza en çok uyan ürünleri kullanan başka firmalardaki meslektaşlarınızla konuşmaktır. Bir başka kaynak olarak de internet’i kullanabilirsiniz.

Adım 10 – Literatür

Araştırmanız büyük olasılıkla potansiyel hizmet üreticilerine ilişkin iyi bir liste sunacaktır. İkinci adım, onlarla bağlantıya geçerek ürünleri hakkında biraz bilgi almaktır. Hizmet üretenler ilk etapta farklı bilgi seviyeleri sağlar; kimisinde bilgiler çok ayrıntılıyken kimisi daha çok genel bilgiye yöneliktir. Bilgi isterken, ne tür verilere ihtiyaç duyduğunuzu ayrıntılı bir biçimde aktardığınızdan emin olun. Bu, süreçte kilit bir adımdır ve es geçilmemesi önemlidir çünkü bu sayede potansiyel hizmet üretici listenizi yönetilebilir bir rakamla sınırlayabilirsiniz. Bazı hizmet üretenler, ürünlerinin sizin teknik ortamınıza ya da beklentilerinize uygun olmadığını baştan belirterek otomatik olarak liste dışı kalacaktır. Kimilerini de siz değerlendirirken elimine edebilirsiniz.

Bu adımla ilgili bir uyarımız var: Pek çok hizmet üreten firma, kendilerinden ilk bilgi istediğinizde sizinle bir toplantı yapmak isteyecektir. Henüz bunu yapmayın, hazır değilsiniz. Onlardan gönderebilecekleri kadar bilgi isteyin ve daha sonra kendileriyle bağlantı kuracağınızı söylediğinizden emin olun.

Adım 11 – Teklif

Artık, daralan listenizdeki hizmet üreten firmalara bir teklif talebi göndermeye hazırsınız. Talebiniz bir sayfa da, 10 sayfa da olabilir. Ürün demo’larını görmeden önce ne kadar ayrıntı vermek istediğiniz size bağlıdır. Küçük firmalar genellikle bir ya da iki sayfalık talep göndererek, karşı tarafa daha fazla esneklik sunmak isterken, kamu sektöründe faaliyet gösteren daha büyük şirketler resmi talep süreçlerini yürütmeyi tercih eder. İK bilgi sistemleri teklif taleplerinde en sık rastlanan unsurlar şunlardır:

• Şirketin genel tanıtımı
• Yazılım ihtiyacınızın ve destekleyeceği çalışan nüfusunun tanımı
• Arzu edilen sistem fonksiyonelliği
• İhtiyaç duyulan teknik ortam / spesifikasyonlar
• Fiyat teklifi (lisans ücretleri, eğitim ve uygulama desteği, yıllık ücretler gibi…)
• Müşteri referansları
• Müşteri hizmetleri ve üreticinin sunduğu desteğin ayrıntıları
• Örnek sözleşme koşulları

Teklif talebinizi hazırladıktan sonra bunu hizmet üreten firmalara gönderin ve yanıtlamaları için mantıklı bir süre tanıyın. Bu süre tipik olarak üç ile altı hafta arasında değişir. Kimi hizmet üretenler size örnek bir “teklif talebi” gönderecektir, bu durumda bunu kendi ihtiyaçlarınıza göre revize edebilirsiniz.

Hizmet üretenlerin verdiği yanıtta aşağıdaki soruların yanıtlarının bulunması yararlı olacaktır:

• Beklentilerinizin tümü şu anda sistem içinde yer alıyor mu?
• Sistemin gelecekteki versiyonlarında ne tür değişiklikler yapılması planlıyor?
• Sizin beklentileriniz sistemde düzenleme yapılmasını gerektiriyor mu? Eğer öyleyse buna bağlı olarak ortaya çıkabilecek maliyet ve sorunlar neler olabilir?

“Özel” ihtiyaçlarınızın, uygulama ve destek için gerekebilecek ekstra para ve emeklerin her zaman farkında olun. Düzenlemeye girişmeden önce yazılımla uyuşabilmesi için iç süreçlerinizi güncellemek adına çok çalışın.

Adım 12 – Değerlendirme

Teklif taleplerinize yanıtlar geldikçe, bu tekliflerin tümünü değerlendirmek için ortak bir temele ihtiyaç duyacaksınız. Bu konudaki ortak yaklaşım bir sütunda hizmet üretenlerin isimlerinin yazdığı, karşısında ise teklifteki unsurları içeren bir çizelge hazırlamaktır. Ardından her bir teklif noktası için bir değer belirleyin. (evet/hayır, bir parasal değer ya da bunun gibi numaraya dayalı bir derecelendirme)

Tüm teklifleri alıp, çizelgenize verileri girdikten sonra ekip tekrar toplanmalı, değerlendirmeleri gözden geçirmeli ve ürün demo’larını görmek için hangi hizmet üreticileri ile bir araya gelineceği seçilmeli.

Adım 13 – Demo’lar

Yazılım ürün demo’ları doğaları gereği, ürünün en iyi yönlerini ortaya çıkarmak için tasarlanmıştır. Bu nedenle hizmet üreten firmadan ürünle ilgili en doğru ve yansız bilgiyi alabilmek için elinizden geleni yapmalısınız. Peki, ürün demo’sunu nasıl kontrol edeceksiniz? Bunu, hizmet üreticisinin gündemini güncelleyerek yapabilirsiniz. Tüm yazılım üreticilerinin standart ürün demo’ları vardır. Bunu kabul etmeyin. Sürecin bu noktasında, beklentilerinizi çok iyi dile getirmelisiniz. Demo konusunda, ihtiyaç ve endişelerinize odaklanan spesifik soru ve trendlerin bir listesini yapın ve toplantıdan önce bunu hizmet üreten firmaya iletin. Bu sayede hizmet üreticisi de bunları bütünsel demo’suna ekler. Siz de daha yansız bir demo’ya ulaşırsınız. Demo sırasında tüm ekibiniz hazır bulunmalıdır.

Adım 14 – Tekrar Değerlendirme

Bu noktada edindiğiniz tüm bilgileri değerlendirmek için ekibin yeniden bir araya gelmesinin zamanı geldi. Tüm ekip üyelerinin, ürünlerinin hepsiyle ilgili beğendiği, beğenmediği noktaları, endişelerini, çözülmemiş konuları listelendirmesini sağlayın. İlerlemeden önce bazı hizmet üreticilerinden ek bilgiler istemeniz gerekebilir.

Sürecin bu aşamasında fiyatlandırma farklılıklarını da dikkate almanız önemlidir. Bununla birlikte, tüm hizmet üreticilerinden “final” rakamı aldığınızı düşünmeyin. Hizmet üretenler spesifik ihtiyaçlarınız konusunda daha fazla bilgi sahibi oldukça, teklifteki fiyatlar değişebilir.

Son olarak, hizmet üreten firmalarla ilgili listenizi en fazla üçe indirin. Bu firmaları, ikinci bir ürün demo’su için tekrar davet edin.

Adım 15 – Karar Noktaları

Tüm ürünleri gördünüz ve nihai fiyat tekliflerini aldınız. Artık ekibin, sizi nihai karara taşıyacak konuları tartışmasının zamanı geldi. Pek çok yazılım seçim sürecinde fiyat bir seçim kriteridir, ama tek değildir. Diğer karar noktaları arasında fonksiyonellik farklılıkları ve mevcut sistemlerle karşılaştırmalar yer alır. Pek çok şirket için uygulama maliyetleri ve zaman planları kritik karar noktalarını oluşturur.

Son bir uyarı: Ekibin ihtiyaçlarının tartışıldığı sırada tepe yönetimi temsil eden ekip üyesinin sürece mümkün olduğunca dahil olduğundan emin olun.

Adım 16 – Referans Kontrolü

Artık finalistlerin referanslarını kontrol etmeye başlamanızın zamanı geldi. Ekibiniz, her bir referansın yanıtlamasını isteyeceği soruların bir listesini hazırlamalı. Sorular; ürünle, ürünün fonksiyonelliği ile, uygulama ile ve sorunlarla ilgili şüphe duyduğunuz tüm alanları içermeli. Tüm referansların teknik ortamını anladığınızdan emin olun. Referans tarafından söylenen ve söylenmeyen her şeyi dikkatlice dinleyin. Eğer çalıştığınız coğrafi alana yakın yerlerdeki referanslara ulaşabiliyorsanız, sistemi uygulama sırasında görmek için firmayı ziyaret edin ve uygulayıcılar ile görüşün. İkinci demo öncesinde tüm referansların kontrol edilmesi yararlıdır, böylece bu süreç sırasında gündeme gelen konular bir sonraki demo sırasında paylaşılabilir.

Adım 17 – İkinci Demo

İlk demo’da olduğu gibi gündemi siz belirleyin. Ekibinizin yeniden görmek ya da netleştirmek istediği spesifik noktalar olacaktır. Bu noktalar, ikinci demo’nun temelini oluşturmalı. Bu demo sırasında tepe yönetim temsilcisinin de hazır bulunmasını sağlayın. BT temsilciniz bu kez tüm teknik konuların çözüldüğünden emin olmalı. Fonksiyonellik, raporlama, işletim zamanı, uygulama planlaması ve maliyetler, müşteri destek gibi noktaların yanı sıra referans kontrolü sürecinde gündeme gelen konuları da masaya yatırın.

Hizmet üreten firmanın satış temsilcisi ile ayrıca ürün fiyatlandırmasındaki her kalemi yeniden gözden geçirin. Eğer teklifteki fiyatlandırma konusunda hala endişeleriniz varsa bunu paylaşmanın zamanı gelmiştir; çünkü siz kararınızı vermeden önce hizmet üreten taraf da kritik noktaları açıklamak için bir fırsat bulabilir. Eğer ikinci demo sırasında hala tatmin olmamış durumdaysanız, üçüncü bir demo için bir ya da iki hizmet üreticisiyle yeniden bir araya gelmekten kaçınmayın.

Adım 18 – Yeniden Değerlendirme & Seçim

Demo’lar sona erdiğine, tüm sorular yanıtlandığına göre artık bir seçim yapmanın zamanı geldi. Herkes oyuna karar vermeden önce, bir adım geri gidin ve ikinci ürün demo’su sırasında öğrendiğiniz bilgileri gözden geçirin. İlk hedefleriniz ve ürün spesifikasyonlarınız hakkında öğrendiklerinizi kıyaslayın. Tüm ürün değerlendirmelerinin hangi karar noktalarına değdiği üzerinde düşünün. Eğer her ürünün zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin ayrıntılı bir çalışma yaptıysanız, net hedefler ve ürün spesifikasyonları belirlediyseniz ve nihai demo’lar sonucunda bir hedefe ulaştıysanız ürün seçimi konusunda bir fikir birliğine varmanız zor olmayacaktır.

Kimi durumlarda ihtiyaçlarınızı karşılayan iki sistem olabilir. Bu durumda, her iki şirketle de pazarlığa oturun ve şirketiniz için en uygun olan paketi belirleyin. (yazılım fiyatı, verilen eğitimler, uygulama konusunda sunulan destek, gibi…) Doğru seçimi yapmanın, sürecinizin sadece bir bölümü olduğunu unutmayın. Asıl önemli olan, sizi hedeflerinize ulaştıracak başarılı uygulamaya imza atabilmektir.

“TEKNOLOJİ HEPİMİZE BİRARADAYMIŞIZ GİBİ ÇALIŞMA AYRICALIĞINI YAŞATIYOR”

Dosya çalışmamız için, teknolojinin yoğun olarak kullanıldığı AstraZeneca’daki uygulamalara da kulak vermek istedik. Sorularımızı yanıtlayan ve deneyimlerini aktaran isim İnsan Kaynakları, Bilgi Hizmetleri ve İletişim'den Sorumlu Başkan Yardımcısı Gülsün Yörükoğlu oldu.

AstraZeneca Türkiye’de İK departmanı olarak teknolojiyi pek çok departmanlarında olduğu gibi, oldukça yoğun ve verimli kullandıklarını belirten Yörükoğlu, hatta bazı uygularının İK alanında öncü ve ilklerden olma özelliği taşıdığını belirterek bunları şöyle sıralıyor:

“M-bordro: Diğer adı da mobil bordro olan bu uygulama ile sahadaki 480 adet satış tanıtım sorumlumuz ve bölge müdürleri maaş bordrolarını PDA cihazlarından görebiliyorlar. Bizim gibi pek çok şirket maaş bordrolarını web ortamına taşıdı ancak mobil ortamda bordroya ulaşma imkanını çalışanlarına sadece biz sağlıyoruz.

M-anket: Çalışan memnuniyeti ölçme, iç müşteri memnuniyeti ölçme ya da farklı ölçüm çalışmalarında web ortamını kullanmanın yanında yine öncü ve tek uygulayıcı olarak mobil anket yöntemini kullanıyoruz. Örneğin; AstraZeneca Türkiye, saha çalışanlarına giyim yardımı yapıyor. Satış Tanıtım Sorumlularımızın giyimde marka tercihlerini mobil anket yöntemi ile çok kısa bir sürede öğrenerek anlaşma yapacağımız giyim firmalarının kararını da hızlı bir şekilde alabildik.

Özellikle mobil uygulamalar, Satış ekibimizin sürekli ofis dışında olduğunu düşündüğümüzde oldukça hızlı ve verimli bir çalışma ortamı sağlıyor. Satış ekibimiz PDA üzerinden intranet erişimi ile şirket içindeki pek çok bilgiye ve uygulamaya zaman ve mekan sınırı olmaksızın ulaşabiliyorlar.

Toplu kısa mesaj uygulaması: Çalışanlarımız PDA ya da intranet üzerinden toplu kısa mesaj atma imkanına sahip. Özellikle hızlı bilgilendirme gerektiren durumlar, toplantı hatırlatmaları için bu yöntem birebir.

Kazaba: Çalışanların şirketle ilgili her türlü bilgiye ulaşımlarını kolaylaştırmak amacıyla kuşkusuz en çok kullanılan araç intranet... AstraZeneca Türkiye’de her bölümün intranette özel bir alanı var. Ancak bu uygulamanın benzerlerinden farklılığı eğlenceli bir görseli ve kolay hatırlanan isimleri olması... Örneğin iletişim bölümünün intranetteki alanının adı PTT, bilgi hizmetlerinin @Z Cafe, Finans’ın AZ Bank gibi...

Performans yönetimi sistemi: Şirketin, bölümlerin, çalışanların hedefleri de AstraZeneca Türkiye’de Performans Yönetim Sistemi üzerinden belirlenip takip ediliyor. Bu da tüm çalışanların şirket hedeflerini bilerek çalışmalarını sağlarken, hedeflerini ne kadar gerçekleştirdiklerini takip edebilme imkanı tanıyor ve adaletli bir performans sistemi yaratıyor.

Bunların arasına son zamanlarda yeni bir alan daha geliyor. Bu da ‘M-learning’ uygulaması. Kalabalık bir Satış ekibini sık sık bir mekanda toplayıp eğitmek her zaman çok mümkün olamıyor. Biz de onlara ihtiyaçları olan bilgiyi, eğitimi daha kolay ulaşabilecekleri bir ortamda sunacağız. Mobil ortamda yapacağımız ödüllü bilgi yarışmaları ile öğrenme heyecanlarını artırmayı planlıyoruz.

Tüm bunların yanında her şirkette olduğu gibi video konferans, uluslararası intranet, net meeting gibi uygulamalar yaygın olarak kullanmaktayız. Dünyada 100’den fazla ülkede faaliyet gösteren bir şirket olarak teknoloji hepimize bir aradaymışız gibi çalışabilme ayrıcalığını yaşatıyor”.

Peki, tüm bu uygulamalar sırasında yaşanan bir takım sıkıntılar oldu mu ve bunlar nasıl çözüldü? “Teknolojinin olduğu yerde mutlaka sorun yaşanabiliyor” diyen Yörükoğlu, ancak bunları çözmenin hiç de zor olmadığını vurguluyor: “Biz bunları mobil ortamda Türkiye’nin lider GSM operatörü ile aşarken, diğer tüm uygulamalardaki yaşanan aksaklıklar ise Bilgi Hizmetleri Departmanımız ve onun bünyesinde kurulan Yardım Masası desteği ile hızlıca çözüm buluyor”.

Peki ya uygulamanın incelikleri?

İnsan Kaynakları yazılım uygulamaları seçildikten ve satın alındıktan sonra, artık uygulama sürecini başlatabilirsiniz, öyle değil mi? Belki öyle, belki de değil. Yeni sistemi uygulamaya başlamadan önce dikkate almanız gereken pek çok faktör vardır. Bu ölçekte bir projeyi başlatırken, başarılı bir uygulama için önemli ölçütlerin dikkate alınması gerekir. Peki, başarılı bir uygulama süreci için nelere dikkat etmek gerekiyor?

Dikkate alınması gereken ilk nokta, yeni bir İnsan Kaynakları sistemi uygulamanın altında yatan hedefi net biçimde tanımlamak ve belgelendirmektir. Bir başka deyişle sistemin hangi parçalarının kilit olduğunu, hangilerinin “olursa iyi olur” sınıfına girdiğini belirlemeniz gerekir.

Aşağıda, uygulama projelerinin kapsamlı ve gerçekçi olabilmesi için dikkate alınması gereken bazı kilit bileşenlere ilişkin ayrıntıları bulabilirsiniz:

Yönetimin Desteği

Tepe yönetimin desteği, seçim sürecinde olduğu kadar uygulama aşamasında da önemlidir. Bu ölçekte bir projeyi tepe yönetimin desteği olmadan kotarmaya çalışmak uygulamayı zorlaştıracağı gibi bütünsel başarı potansiyelini de sınırlandıracaktır. Uygun kaynakların ve fonların projeye aktarıldığından emin olmak için yönetimin desteği gerekir.

Organizasyonun boyutuna bağlı olarak, tepe yönetim desteği bir kişiden de bir gruptan da gelebilir. Uygulama süreci başladığında, tepe yönetimin rolü engellerin ortadan kaldırılmasına aktif bir biçimde yardımcı olmak ve kilit kararlarda fikir birliğine varılmasını sağlamaktır.

Proje Yönetimi / Liderlik

Projenin büyüklüğüne ve süresine bağlı olarak, fonksiyonel taraftan bir lider ve organizasyonun teknik tarafından bir başka lider seçin. Bu bireylerin rolü işleri planlamak, organize etmek, görevin tamamlanması için tahmini süreyi belirlemek ve proje fonlarını yönetmektir. Hem fonksiyonel hem teknik taraftan gelen liderler, projede etki yaratacak tüm alanlarını ele almak konusunda birlikte etkili bir biçimde çalışabilir.

Proje liderleri ayrıca, bütün proje ekibinin elçileri olarak daha proaktif bir rol de sergileyebilir. Yeni sistemden etkilenebilecek herkese bilgi aktarabilir, engellerin ortadan kaldırılmasına yardım etmek konusunda yönetimi yönlendirebilir ve değişimi destekleyebilir.

Karar Alıcılar

Projenizin karar alıcıları olarak kim seçilecek? Sayısız kararın, 24 ile 48 saatlik bir zaman dilimi içinde alınması gerekebilir. Proje müdürleri tüm kararları alma yetkisi ile donatılacak mı? Bu büyük olasılıkla mümkün olmayacaktır, özellikle eğer şirket politikalarını değiştirmeyi de içeriyorsa… Tipik olarak, kilit paydaşlardan oluşan bir yönlendirme komitesi proje liderleri ile düzenli olarak bir araya gelerek engellerin ortadan kaldırılmasına ve sadece uygulamaya değil bütün organizasyona sağlanan katkıları etkileyecek kararları almak konusunda destek verebilir.

Ekip Üyelerinin Seçimi

Kaliteli bir ekibi bir araya getirmek önemlidir. Seçim süreci sırasında hem fonksiyonel hem de teknik alanlardan uygun kaynakları bir araya getirmek önemlidir. Fonksiyonel ekip üyeleri organizasyonun süreç ve prosedürlerini görev fonksiyonları bazında bilir ve politika değişikliklerinin gerekip gerekmeyeceğine karar verebilir. Proje ekip üyeleri, sistemin ihtiyaçlarını tanımlamak, önerilerin tasarımları gözden geçirmek ve sistemi yürütecek tabloların geliştirilmesine yardımcı olmak konusunda doğrudan alt ekip üyeleri ile çalışır.

Dış Danışmanlar

Yeni bir sistem uygulamasına geçmeden önce, organizasyonunuzun dış bir danışmanın yardımına ihtiyaç duyup duymayacağına karar vermeniz gerekir. Eğer organizasyonunuz daha önce hiç büyük bir yazılım uygulaması yapmadıysa (ya da bunu yakın bir zamanda gerçekleştirmediyse) dışarıdan yardım alma konusunu ciddi bir biçimde düşünmeniz gerekebilir. Eğer gerekli olan beceri dizini içeride yer almıyorsa, ekibinizin mevcut beceri dizinini tamamlamak için dış danışmanlar kullanılmalıdır. Elbette bu kararın uygulama sürecine girilmeden önce alınması yararlı olacaktır, çünkü dış danışman kullanımı ile ilgili maliyetlerin de proje bütçesine dahil edilmesi gerekir.

Tüm bunların yanı sıra dikkate almanız gereken diğer kilit bileşenler arasında “ekibin lokasyonu, proje planı, projenin süresi, ekibin ödüllendirilmesi, iletişim, değişim yönetimi, müşteri beklentilerinin belirlenmesi, teknoloji yönetimi, ekipman ihtiyaçları, dokümantasyon, ekip üyeleri arasında işgücü devir oranı nihai kullanıcı eğitimi, ürün destek / yardım masaları”nın bulunduğunu unutmamak gerekir.

Geleceğe bakmak

Uygulama tarihine ulaşıp, düğmeye bastıktan sonra kutlama fırsatı bulduğunuzda, artık odak noktanız taktikselden çok, stratejik bir çabaya doğru yönelecektir. Yeni sistemin organizasyona kazandıracağı değerleri desteklemeye yardım etmek için, sürekli düşünmeye devam etmek önemlidir. Tipik olarak, uygulamanızdan çıkardığınız dersleri belirlemek ve bunu yönetimle paylaşmak değerli ve ödüllendirici bir görevdir. Hatta yeni sistemi kullanan ve içine dahil olan iç ve dış müşterilerinizden geri bildirim almak da son derece yararlıdır.

Sistemin doğru kullanıldığını ve veri entegrasyonunun sağlandığını garanti altına alarak, organizasyonunuzun yaptığı yatırımı kaldıraçlayabilirsiniz. Sistemle ilgili düzenli eğitimler vererek nihai kullanıcının bilgi ve beceri dizinini sürekli artırın. Sistemin etkili kullanımı konusunda bilgi transferi stratejisi geliştirmek ve uygulamak yararlı olacaktır.

Yeni sistemle ilgili olarak daha fazla deneyim kazandıkça ve tüm potansiyelini daha iyi kavradıkça, organizasyonunuzun tüm alanlarına daha dikkate değer katkılar sağlayabilirsiniz.

18 Steps to Selecting a Human Resource Information System, SHRM.com
Implementing A Human Resources System – Lessons Learned, SHRM.com

“İK DİLİNDEN ANLAYAN YAZILIMLAR GELİŞTİREN
BİR HİZMET SAĞLAYICIYI TERCİH EDİN”

Bizitek Satış - Pazarlama Direktörü Bora Köse de dosya çalışmamız için görüş ve önerilerini aldığımız isimlerden biri oldu.

Köse’den öncelikle, İnsan Kaynakları sektöründe teknoloji kullanımının gelişimi konusundaki gözlemlerini paylaşmasını rica ediyoruz. Muhasebe ve ERP sistemlerinin standartlaşmasıyla birlikte İnsan Kaynakları uygulamalarının otomasyonu konusunun gündeme geldiğini belirten Köse, self servis İnsan Kaynakları otomasyonunun son yıllarda özellikle holdingler ve uluslararası kuruluşlardan başlayarak yükselen bir trend izlediğini dile getiriyor. “Önceleri İnsan Kaynakları alanında teknoloji kullanımı sadece bordro hesaplamaları içindi, günümüzde ise şirketler işe alım-seçme ve yerleştirmeden eğitim ihtiyaçlarının planlanmasına kadar pek çok sürecin etkin bir şekilde yönetilmesi noktasında teknoloji kullanımı ile verimliliğin attırılmasını hedeflemekte” diyor Köse.

Peki, Türkiye’deki İnsan Kaynakları departmanları, son dönemlerde en çok hangi alanlarda teknoloji kullanmayı tercih ediyor? Son dönemde e-İK uygulamalarının, temel İnsan Kaynakları süreçleri olan işe alım, ücret, performans yönetimi, eğitim/gelişim planlama, 360 derece değerlendirme, personel bilgi sistemini desteklediğini dile getiren Köse, Bizitek uygulamalarını da bu noktada aktarıyor: “Bizitek; Eczacıbaşı Holding, Arkas, TEB gibi önde gelen firmaların İK yazılımlarının oluşmasında elde ettiği bilgi birikimi ile İnsan Kaynakları uygulamalarını elektronik ortama taşıyarak ve ölçülebilir, raporlanabilir hale getirerek operasyonel verimliliği artıran ürünler geliştiriyor. Stars HRM adını verdiğimiz yazılımımız bordrolama ve e-learning dışındaki süreçlerde ortaya çıkabilecek tüm İK süreçlerine cevap veriyor.

Bu süreçlerden ilki işe alım seçme ve yerleştirme… Özellikle topluluk ve holdinglerin tercih ettiği kariyer portali ile işe alım süreçlerinin bütünsel bir yapıda yönetilmesi sağlanıyor. Ayrıca başvuruların ortak bir veritabanında toplanmasıyla bilginin kurumsallaşması sağlanıyor.

Enflasyonun düşmesine paralel olarak ücret artışlarının performansa bağlı olarak değerlendirilmesi performans değerlendirmenin önemini oldukça arttırdı. Çalışan sayısının yüksek olduğu holding ve topluluklar için performans yönetimi oldukça zor bir süreç. Bizitek, Stars HRM performans yönetimi modülü ile çalışan performansının kurumların strateji ve hedefleri doğrultusunda elektronik ortamda oluşturulan hedef kartları üzerinden takip edilmesini sağlayarak sürecin kısalmasını ve verimliliğin artmasını sağlıyor”.

İnsan Kaynakları departmanlarının, 360 derece değerlendirme sistemi konusunda da yazılıma ihtiyaç duyduklarını belirten Köse, “Bizitek, bu yetkinlik değerlendirme sistemi ile sadece yöneticilerin çalışanları değil; astların, farklı departmanlarda çalışanların hatta müşteri, iş ortağı ve tedarikçilerin çalışanı değerlendirebildiği sistem sunuyor.

Çalışanların performans yönetimi ve 360 derece değerlendirme sonucunda ortaya çıkan eğitim talepleri ise Gelişim Planlama modulü ile yönetiliyor. Ücret Yönetimi sistemi ile de performans değerleme ile gelen değerlerin ücretlere yansıtılarak ücret bütçesinin oluşmasını sağlıyor” diyor.

Etkili bir İK stratejisi oluştururken güçlü bir BT altyapısı oluşturmanın gerekliliğini tüm firmaların fark ettiğini vurgulayan Köse, “Bizitek bu farkındalıktan yola çıkarak İK dilinden anlayan yazılımlar geliştiriyor ve bu nedenle Türkiye’nin önde gelen 178 firması 99 bin 94 çalışanı için Stars İnsan Kaynakları Yönetim modüllerini seçti”

Gelelim yeni sistemlere geçme aşamasında yaşanan ortak sıkıntılara ve bunları çözme konusunda İK yöneticilere yönelik sunulan önerilere… “İnsan Kaynakları uygulamalarının elektronik ortama geçirilmesi için öncelikle üst yönetimin desteğinin alınması, bununla birlikte İnsan Kaynakları ve bilgi teknolojileri bölümlerinin işbirliği içerisinde çalışması gerekiyor” diyen Köse, İnsan Kaynakları bölümünün şirket geneline hizmet eden bir departman olması sebebiyle tüm bölümlerin ihtiyaçlarını iyi analiz edilmesinin şart olduğunu da vurguluyor.

Yeni uygulamaya geçişteki yaygınlaştırma ve adaptasyon konusunda belli bir süre içerisinde başarıya ulaşmanın mümkün olduğunu söyleyen Köse, tüm uygulamaların bir anda personelin karşısına çıkarılmasındansa basitten daha gelişmiş uygulamalara geçiş yapmanın adaptasyon konusunda yardımcı olabileceğini belirterek, “Kullanıcıların önce bir alışkanlık kazanması ve sonra daha derin uygulamalar haline getirilmesini başarı için önemli bir unsur olarak düşünmekteyiz” diyor.

Dağıtık değil merkezi İK uygulamalarında yönetici karar destek sistemlerinin daha hızlı aksiyon almasını sağladığını da gözlemlediklerini söyleyen Köse, İnsan Kaynakları uygulamalarının firmanın gelecekte alacağı kararlara yön verici nitelikte olmasının İK yöneticilerinin dikkat etmesi gereken bir diğer önemli unsur olduğunu dile getiriyor.

Köse’ye son olarak, doğru hizmet sağlayıcı seçmek isteyen firmalara neler önerdiğini soruyoruz. Söz kendisinde: “Doğru hizmet sağlayıcı seçmek isteyen firmaların sadece yazılım firması olması değil İK terminolojilerine vakıf olmasına, benzer işleri İK dilinden anlayan yazılımlar yapmaktan edinilen bir iş tecrübesine; kısaca İK dilinden anlayan yazılımlar geliştiren bir hizmet sağlayıcıyı tercih etmelerini öneriyoruz”.

“ON YIL İÇİNDE, İK YÖNETİMİNDE TOPTAN ÇÖZÜMLER SUNAN YAZILIMLARIN KULLANILMASINI BEKLİYORUZ”

Dosya çalışmamıza görüşleri ile destek veren bir başka isim de RSPM Consultancy / StepStone Turkey Partner CEO’su Betül Dayıoğlu oldu. Dayıoğlu, İnsan Kaynakları Yönetiminde teknoloji ve yazılım kullanımının yetersiz olmasının nedenlerini ve doğru hizmet sağlayıcı seçmek için dikkat edilmesi gereken noktaları bizlerle ayrıntılı bir biçimde paylaştı.

Türkiye’de henüz İnsan Kaynakları yönetimi deyince bordro ve database oluşturma dışındaki fonksiyonlara sahip olan yazılımların kullanımının yok denecek kadar az olduğunu belirten Dayıoğlu, ancak önümüzdeki on yıl içinde Türkiye’deki kurumsal firmaların İnsan Kaynakları yönetiminde toptan çözümler sunan yazılımları kullanmalarını beklediklerini dile getiriyor.

İnsan Kaynakları sektöründe teknoloji kullanımının gelişimi konusundaki gözlemlerinizi paylaşır mısınız?

Son 10 yılda yönetim anlayışında büyük değişiklikler oldu. 100 yıl kadar önce ortaya çıkan büyük endüstriyel kuruluşlarda yapılacak işler yöneticiler tarafından çok açık olarak tanımlanmışlardı. Bu işlerin büyük çoğunluğu da rutin ve tekrarlanan işlerdi. İşe alınan elemanlar da bu tanımı açık ve belli olan işlerde çalışsınlar diye alınırdı. Yöneticiler bu işlerin yapılması için standartlar koyar ve denetim mekanizmaları oluştururlardı. O günün anlayışında yapılan bu ölçüm, işlerin tasarlandığı gibi yapılıp yapılmadığını ölçen bir anlayıştı. İşçiler düşünmek için değil, fiziksel olarak çalışmak için işe alınmaktaydılar.

Ancak Bilgi çağı, tüm bu anlayışlar üzerinde devrim niteliğinde değişikliklere neden oldu. En önemli değişiklik, çalışanların işletme içindeki rollerinin değişmesiydi. Artık, çalışanların şirketlerine ne şekilde katkılar sağladığı konusunda araştırmalar yapılıyordu.

Artık bilgisayar hayatımıza girmişti ve rutin işler artık otomatize edilmişti. Böylece birçok hizmet ve üretim bilgisayar kontrollü ve elektronik ortamlarda yapılmaya başlanmıştı. Yani doğal olarak çalışanların rolü değişmişti.

Artan rekabet ortamında, rutin işlerin aynı verimlilikte yapılması kurumsal başarıya ulaşmak için yeterli değildi. Kurumun performansını sabit tutabilmesi için bile, şirketin sürekli bir öğrenme- gelişim içinde olması ve değişime çabuk adapte olması gerekiyordu. Sürdürülebilir büyümenin olmazsa olmaz kavramları olan inovasyon, farklılık yaratmak, stratejik yönetim, insan sermayesi yönetimi kavramlarını çok sık duymaya başladık.

90’lı yıllardan itibaren değişimi yaşayan dünyadaki şirketlerin yanında Türkiye’deki şirketler için bu kavramların işletme yönetim anlayışlarının içine entegre edilmeleri ise çok yavaş ilerliyor. Sadece alanında lider olan firmaların bu konuları içselleştirdiklerini ve uygulamaları hayata geçirdiklerini veya geçirme eylemi içinde olduklarını görüyoruz.

Globalleşmenin getirdiği rekabet ortamında sahip oldukları insan sermayesinin önemini anlayan firmalar insan kaynaklarının yönetiminde de süreci destekleyen önemli teknolojik araçlar kullanmaya başladılar. Daha önceleri sadece bordro işlemleri için kullanılan yazılımlar bugün yerini tüm İnsan Kaynakları süreçlerini destekleyen toplam yazılım çözümlerine bıraktı.

Dünyaya baktığımızda 20–25 yıllık deneyimler ve testler sonucunda geliştirilen yazılımların kullanıldığını görüyoruz. Türkiye’de ise henüz İnsan Kaynakları yönetimi deyince bordro ve database oluşturma dışındaki fonksiyonlara sahip olan yazılımların kullanımı yok denecek kadar az.

Bunu neye bağlıyorsunuz?

Türkiye’de İnsan Kaynakları Yönetiminde teknoloji ve yazılım kullanımının yetersiz olmasının nedenleri şöyle sıralanabilir:

1. Maalesef, İnsan Kaynakları Yönetimi kavramı henüz personelcilik anlayışından tamamen çıkıp, İK Yönetimi olma anlayışına geçmiş değil.
2. Genel olarak Türkiye’de İK Yöneticileri ve çalışanları, teknolojinin-yazılımın kullanımına yatkın olmayan bir profil sergiliyorlar. Ağırlıklı olarak İK Departmanlarında kadınların çalışması da bu sonucu doğuruyor. Tabii bu konunun yanlış anlaşılmaması için şunu ifade etmeliyim: Ben genel eğilimlerden bahsediyorum. Tabii ki teknolojinin kullanımını en üst düzeyde uygulayan şirketler ve başarılı İK kadın çalışanları var.
3. Zaten oldukça fazla iş yükü altında çalışan İK uzmanları, bir yazılımın kullanılmaya başlanması sürecinde kendilerine çok iş yükü getireceğini düşündükleri için İK Yönetiminde toptan çözüm sunan yazılımları kullanmaya başlamaktan kaçınma eğilimindeler.
4. İK çalışanları ne kadar istekli olurlarsa olsunlar, üst düzey yönetimden gereken desteği alamayabiliyorlar ve bütçeye koyulmasına sıcak bakmıyorlar. Çünkü gerekliliği konusunda henüz yeterli anlayışa sahip değiller.
5. En önemlisi İK çalışanları Toptan İK Yönetimi Çözümlerini tanımıyorlar. Ya da Türk pazarında bulunan yerli yazılımları incelediklerinde isteklerine cevap veremediklerini görüyorlar. Çünkü bu yazılımlar bir kaç yıllık tecrübe ve emek ürünü oldukları için ve İK danışmanları ile yoğun bir şekilde çalışılarak hazırlanmadığı için, bazı yönleri hala gelişmeye açık olan programlar olarak karşımıza çıkıyor. İK çalışanları için en iyi ürün-yazılım inceleme yerleri olan ve Amerika ve Avrupa’da yaygın olan İK Yazılım fuarlarına Türkiye’den katılımcı olmuyor. Türkiye’de de bu tip fuar ve kongreler henüz yapılmıyor. Düzenlenecek fuar ve kongrelerin Türkiye’nin bu konuda Avrupa ve Amerika’yı yakalamasını hızlandıracağını düşünüyorum.

Önümüzdeki on yıl içinde Türkiye’deki kurumsal firmaların İnsan Kaynakları yönetiminde toptan çözümler sunan yazılımları kullanmalarını bekliyoruz. Bu nedenledir ki, StepStone bu yıl Türkiye pazarına girme kararı aldı.

Son olarak, bir araştırmadan bahsetmek istiyorum: 170 İnsan Kaynakları profesyoneline, önümüzdeki yıllarda alanlarında gerçekleşecek ilk 10 gelişmenin sorulduğu bir araştırmanın sonucunda ortaya çıkan gelişmelerden ikisi teknoloji ile ilgili: “Çalışanlar ile iletişim için teknolojinin kullanılması” ve “Çalışanların performanslarının takibi için teknolojinin kullanımı”.

Türkiye’deki İnsan Kaynakları departmanları, son dönemlerde en çok hangi alanlarda teknoloji kullanmayı tercih ediyor?

Şimdilerde Bordro ve Database oluşturmanın haricinde İnsan Kaynaklarının yönetiminde tüm süreçleri destekleyen ve birbiri ile entegre çalışabilen, analiz ve rapor üretebilen teknolojik çözümler tercih ediliyor.

Çalışanlara ait kişisel bilgiler, eğitim durumu, ücreti, katıldığı eğitimler, daha önce şirket içinde bulunduğu görevler zaten bir şekilde elektronik ortamda tutuluyor. Asıl önemli olanın çalışanın işe alım sürecinden tutun sahip olduğu ve geliştirmesi gereken beceri ve yetkinlikler, performans planı ve puanı, kariyer ve gelişim planı gibi tüm verilerin elektronik ortamda saklanıp işlenebilmesi, aynı zamanda bu verilerin birbirleriyle ve diğer çalışanlara ait verilerle ilişkilendirilmesiyle bireysel, takım ve şirket bazında raporlar ve analizler sunması olduğu için bu isteklere cevap olabilecek yazılımlar tercih edilmeye başlandı.

Ayrıca bu yazılımların Web tabanlı olması en önem verilen konular arasında. Global şirketlerin birçoğu intranet yoluyla şirket içi iletişimi sağlıyor ve çalışanlar kendileriyle ilgili bilgilere ulaşıp güncellemelerini yapabiliyorlar, yöneticileriyle iletişim sağlayabiliyorlar ve başka bir ülkede açık bir pozisyon varsa başvuru yapıp cevap alabiliyorlar.

Bilindiği gibi İnsan Kaynakları profesyonellerinin yönetim alanında, çalışanlar ve çalışan adayları olmak üzere iki kesim vardır. Çalışanlarla ilgili kısma değinmiştik. Çalışan adaylarına yönelik olarak da adayları çekme, aday havuzu oluşturma, ön eleme, en iyi ve uygun adayı seçme ve işe yerleştirme adımlarından oluşan iş sürecine de destek sağlayan çözümler çok tercih ediliyor. Hatta bu çözümlerle adaya teklif sunulması ve aday konumunda olup sonradan çalışan konumuna geçen bir kişiye ait verilerin otomatik olarak sisteme aktarımı bile mümkün. Tüm İnsan Kaynakları süreçleri değil de sadece bir veya bir kaç süreç teknoloji ile desteklenmek istenirse kullanıcıların buna da cevap bulmaları mümkün. Sadece teknolojik bir çözüme ihtiyaç duydukları İnsan Kaynakları süreci için modüler bir çözüm de tercih edebilirler. Tercihi bu yönde olan şirketlerde de en çok temel çalışan bilgilerinin elektronik ortamda tutulması ve performans yönetimi konularında teknoloji kullanma isteği olduğunu gözlemlerimize dayanarak söyleyebilirim.

Ancak genel eğilim artık daha çok çalışanlar ve çalışan adayları olmak üzere iki kesimin de yönetimini bir arada sunan ve tüm İnsan Kaynakları yönetimi süreçlerini destekleyen toplam bir teknolojik çözümden yana.

Yeni sistemlere geçme aşamasında yaşanan ortak sıkıntılar var mıdır? Bu sorunları çözmek konusunda İnsan Kaynakları yöneticilerine neler öneriyorsunuz?

1. Yeni bir sisteme geçmek demek, yeni bir yatırım demektir. Bu da üst yönetime ait bir karardır ve İnsan Kaynakları yöneticisi bu yatırımın gerekliliğine üst yönetimi inandırmak zorundadır.

2. Uygulanacak yeni yazılımın mevcut teknolojik altyapıya ne kadar uyumlu olduğunun incelenmesi gerekir. Aksi takdirde, yeni yatırımlar, hatta boşa giden yatırımlar ile karşı karşıya kalınabilir.

3. Şirketlerde yazılım satın alımları IT departmanlarından geçer. En önemli konu şudur:
Bir İK yazılımının fonksiyonlarının değerlendirmesini en iyi ancak bir İK Profesyoneli yapabilir. Fonksiyonlarındaki başarıyı veya başarısızlığı ancak bir İK çalışanı test edebilir. IT uzmanlarına düşen görev, yazılımın teknik açıdan değerlendirilmesi olmalıdır.

4. Bir diğer sıkıntı da data transferi desteği olmayan çözümlerde şirketin elektronik olarak tuttuğu mevcut verilerin kullanılamamasıdır ve bu durumda tüm verilerin girişi baştan yapılır. Bu da yeni bir iş yükü demektir. İK uzmanları data transferini destekleyen çözümleri tercih etmelidirler. Yatırımın kendini en kısa sürede geri ödemesi çok önemlidir. Bu yüzden İnsan Kaynakları yöneticisi ihtiyacı çok iyi analiz etmeli ve buna cevap verecek en uygun çözümü seçmelidir. Bunu yaparken de şirketin bilgi teknolojisi profesyonelleri ile işbirliği içinde olmalıdır.

Doğru hizmet sağlayıcıyı seçmek isteyen firmalara neler öneriyorsunuz?

Diğer hizmet sağlayıcıların çözümleriyle entegre olabilen, geniş kapsamlı, fonksiyonel, kolay konfigüre edilebilir, yüksek güvenlikli, data transferi özelliğine sahip olan, gerekli teknoloji sertifikasyonlarına sahip ve yapılacak yatırımı en kısa sürede geri ödeyebilecek özellikte çözümler sunan bir hizmet sağlayıcıyı seçmelerini öneririm. Ayrıca seçecekleri hizmet sağlayıcı konusunda tecrübeli olmalı ve iyi referanslar sunabilmelidir. Bu hususlara da mutlaka dikkat etmeliler.

Genel olarak İK Uzmanı bir yazılım incelerken şu konulara dikkat etmelidir:

1. Kullanım kolaylığı var mı?
2. %100 web tabanlı mı?
3. Fonksiyonel esnekliğe sahip mi? Fonksiyonları sadece tanımlandığı gibi mi?
4. Yapılan yatırımı en hızlı şekilde çıkaracak bir çözüm mü?
5. Otomatik E-mail desteği var mı?
6. Bu firmanın uzmanlığı İK Yazılımları üzerine mi? (Yazılımı üreten firmanın hangi alanlarda faaliyet gösterdiği çok önemli, çeşitli konularda yazılım üreten firmalardan kaçınılmalı; sadece ve sadece İK Çözümleri yazılımları geliştiren firmaların ürünlerine itibar edilmeli.)
7. Mümkün olduğu kadar çok çözümü inceleyip, karşılaştırma yapmalılar.
8. “Mevcut ERP sistemlerine ne kadar uyumlu ve entegre olabilecek mi?”; bunu incelemeliler. Demek istediğim; örneğin birçok firma SAP, PeopleSoft kullanıyor. Alacakları yazılımın SAP ile uyumlu çalışması çok önemli.
9. Esnek bir iş akış yönetim sistemi sunuyor mu?
10. Global şirketler için, yabancı çalışanları destekleyen araçları var mı? Ve kaç dilde çözüm alabiliyorlar buna bakmalılar.
11. İK ve Bordro çözümlerine entegre olabiliyor mu?
12. Günümüzün önde gelen güvenlik standartlarını destekliyor mu?
13. Raporlama özelliği esnek mi? İstediğiniz raporu kolaylıkla alabiliyor musunuz?
14. Kaç yıldır geliştirilen bir yazılımı inceliyorsunuz?
15. Firmanın referansları kimlerdir?
16. Üretici Firmanın büyüklüğü ve pazardaki konumu nedir?
17. Şirket içindeki mevcut IT altyapısına entegre olması için yeni bir yazılıma ihtiyaç var mı?
18. Artı gelecek bir donanım maliyeti var mı? Ne kadar?
19. Programın self kullanım özelliği var mı? Her çalışana şirket içi rolüne göre özel giriş sayfası var mı?
20. Yeni sisteme Data transferi nasıl yapılacak? Mevcut bir transfer modulu var mı? Yoksa tek tek manuel olarak mı girilecek?

Bunların dışında eklemek istediğiniz noktalar var mı?

Gün geçtikçe her alanda daha çok karşımıza çıkan teknoloji kullanımının İnsan Kaynakları Yönetimi alanında da yaygınlaştığını görüyoruz. İnsan Kaynakları profesyonelleri teknolojik araçlardan faydalanarak ellerindeki insan sermayesini çok daha verimli bir şekilde yönetip, en nitelikli ve işe en uygun olan adaylara daha kolay ulaşabilmekteler ve en önemlisi stratejik yönetimin içinde İnsan Kaynakları yönetiminin yeri ve rolü daha net olabilmektedir. Tüm İnsan Kaynakları profesyonellerine insani ilişkileri de kaybetmeden teknolojinin nimetlerinden faydalanmalarını tavsiye ediyorum.