İnsan Kaynakları ve Halkla İlişkiler İşlevlerinin Görev Sınırları Üzerine Karşılaştırmalı Bir Araştırma

Özellikle “insan”ın işletmeler için büyük önem taşıması ve bir potansiyel olarak görülmesi Neo Klasiklerin İnsan İlişkileri Yaklaşımından başla yarak günümüze kadar artarak devam etmiştir.

Bu değişim ve gelişimlerin sonucunda “Personel Bölümü” değişim göstererek “İnsan Kaynakları Bölümü’ne” dönüşmüştür. İşletmeler İnsan Kay nakları’na büyük yatırım yapmaya başlamışlar dır.

Aynı hızla gelişen bir başka bölüm de “Halkla İlişkiler Bölümü”dür. Önceleri sadece kapıya bir şikayet kutusu asmaktan öteye gidemeyen “Halk la İlişkiler” günümüzde başarılı işletmelerde en önemli bölümlerden biri, hatta işletmenin güler yüzü olarak görülmektedir.

Her iki bölüm zaman zaman görev sınırları açı sından birbirleriyle iç içe girerek örgütte bazı çatışmaların meydana gelmesine sebep olmakta dır.

Bu çalışmanın amacı; İnsan Kaynakları ve Halk la İlişkiler Bölümleri’nin görev sınırlarının lite ratürde nasıl ortaya konduğunu belirlemek ve uygulamada ise nasıl birbiriyle iç içe geçtiğini hatta bazen aynı şeyler zannedildiklerini ölçmektir.

Bu çalışma iki bölümden oluşmaktadır:

Birinci bölüm; konuyla ilgili genel kavramlar adı nı taşımakta ve İnsan Kaynakları Yönetimi ile Halkla İlişkiler konularına ait tanımlar, amaçlar, tarihsel gelişimler ve organizasyon içindeki önemlerini kapsamaktadır.

İkinci bölümde; İnsan Kaynakları Yönetimi ve Halkla İlişkiler’in kapsamı ve görev sınırları açık lanmaya çalışılmış ve literatürden çıkarılan bilgi ler ışığı altında görev sınırları ile ilgili bir karşı laştırma yapılmıştır.

Çalışma genel bir değerlendirmenin yapıldığı sonuç bölümü ile bitmektedir.

BİRİNCİ BÖLÜM

Konuyla İlgili Genel Kavramlar

A) İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ İLE İLGİLİ KAVRAMLAR
1 İnsan Kaynakları Yönetiminin Tanımı ve Amacı

İnsan kaynakları deyimi günümüzde örgütlerin mamul ve hizmet üretimi olarak tanımlanan hedeflerine varmak amacıyla kullanmak zorunda oldukları kaynaklardan biri olan insanı ifade eder. İnsan kaynakları terimi bir örgütte, en üst yöneticiden en alt kademedeki niteliksiz işgörenlere kadar tüm çalışanları kapsar.

İnsan kaynakları yönetimi çoğu kez insan kaynağı politikaları ve uygulamalarını organizasyonun iş stratejisinde bütünleyen bir mekanizma olarak düşünülür; ve ayrıca daha çağdaş bir tanımlamayla organizasyonun diğer kaynaklarına verdiği önem kadar insanların da bir kaynak olarak kulla nılmasının ve onların sermayeden çok kıymetli bir mal olduğunu vurgular.

İnsan kaynakları yönetimi herhangi bir örgütsel ve çevresel ortamda insan kaynaklarının örgüte, bire ye ve çevreye yararlı olacak şekilde, yasalara da uyularak, etken yönetilmesini sağlayan işlev ve çalışmaların tümü olarak tanımlanabilir.

İnsan kaynakları yönetiminin ürünü, beceri sahibi, şevkli, verimli elemanlardır. İnsan kaynakları yö netiminin gelişmeye açık olması elemanlarının çabalarına dayanmak zorunda olan organizasyonu başarıya götürür.

İnsan kaynakları yönetiminin iki temel hedefi vardır:
• Verimliliği arttırmak.
• İş yaşamının niteliğini yükseltmek.

Yukarıda verilen tanımlardan, insan kaynağı yönetiminin organizasyonların amaçlarına ulaşmasın da “önce insan” felsefesiyle hareket ederek, insan gücünün en etkin ve en verimli biçimde kullanıl masını sağlaması ve işletmenin en değerli varlığı nın insangücü olduğunun unutulmamasıdır diyebi liriz.

İnsan kaynakları yönetiminin amaçları çalışanla rın motivasyonunu yükselterek, onlardan en etkin ve en verimli biçimde rekabet ortamında yaşayan organizasyonların devamlılığını sağlamak için faydalanabilmektir. İnsan kaynakları yönetiminin amaçlarını aşağıdaki dört madde daha geniş kapsamlı açıklamaktadır:

1 İyi yetiştirilmiş ve iyi motive edilmiş işgörenler sağlayarak işletmenin verimliliğini arttırmak.

2 İşgücünün etkin kullanımıyla işgücü maliyetle rini kontrol altına almak.

3 İş yaşamının kalitesini arttırarak, işgücüne iş tatmini ile potansiyel yeteneklerini açığa çıkararak kendi kendini kanıtlama fırsatı vermek.

4 İşçi işveren ilişkilerinde hukuki sorunları çöz mek.

Bu maddelerden İ.K.Y.’nin amaçlarının çalışanla rın ihtiyaç ve beklentilerini tatmin ederek, organizasyonların etkinliğinin artmasına yardımcı olabil meyi hedeflemiş olduklarını söyleyebiliriz.

2 İnsan Kaynakları Yönetiminin Tarihsel Gelişimi

II. Dünya Savaşı sırasında milyonlarca insanın savaş sanayiinin emrine alınmasıyla birlikte, sayı sal işgücü azalırken, gittikçe daha az insanla daha çok ürün elde edilmesine çalışıldığından personel yönetimi önemli hale gelmiştir. Halbuki I. ve II. Dünya Savaşları sonrası ve sanayi reformu önce sinde, insanlar boğaz tokluğuna çalışmaya mecbur olmuşlardır.

Çünkü o zamanlar emek gücü ucuz ve boldu. Orga nizasyona nitelikli, verimli yeni elemanların çekil mesi sorunu yoktu. A.B.D.’nin 1918’de savaşa gir mesiyle bu durum değişmeye başladı. Milyonlarca insanın orduya katılması ve ayrıca Amerika’ya göçmen akışının durma noktasına gelmesinden dolayı işçiler ücretlerinin düşüklüğüne ve dayanılmaz çalışma koşullarına karşı mücadele etmek için sen dikalara üye olmaya başladılar. Bu suretle tec rübesiz ve organizasyondan hiçbir talepte bulunmayan işçi profilinin ortadan kalktığı farkedilmiş tir.

Modern diye nitelendirdiğimiz, yeni bir icat zannettiğimiz, “İnsan Kaynakları” kavramı yeni olma yıp, kökü 1950’lere dayanmaktadır. Yeni olan, örgütlerin ve kişilerin insana bakış açısıdır.

İnsanları makine yerine koyarak çalıştırma, onla rın bireysel problemleri ve ihtiyaçlarıyla ilgilen meme ve haksız ücretleme gibi davranışlarla karşı karşıya kalan işçilerin performanslarının sadece tek düzeyde kaldığı ve hatta daha sonraları bu performansın da düştüğü görülmüştür.

Organizasyonlar katı, geleneksel, hiyerarşik yapı larından dolayı değişim içinde olan iş dünyasına uyum sağlayamadığını ve kaliteyi de olumsuz etki leyerek müşterilerin isteklerine yeterince cevap veremediğini anlayarak karmaşık bir yapıya sahip olan insanların beklentileri, ihtiyaçları, niçin ve nasıl çalıştıkları konusunda bilgi edinmeleri gerek liliğini farketmişlerdir.

1960’larda ve 1970’lerin başında çıkarılan yasalar la personel bölümüne daha fazla önem vermek hedeflenmiştir. Buna göre personel yöneticisi yüksek beceriye sahip bir uzman olmak zorundaydı. Bu uzman yöneticiler, ihtiyaçları karşılanmış elemanların daha verimli çalıştığını anlamaya başlamışlardır. Çalışanların motive edilmesinin verimlilik üzerindeki etkilerini gösteren Maslow, McGregor, Likert, Argyris, Herzberg, McClelland ve Gellerman gibi davranış bilimcilerini daha yakından tanımaya başlamışlardır. 20. yüzyılın sonlarına doğru çalışanların ihtiyaçlarının karşı lanması ile organizasyonun amaçlarına ulaşması arasındaki bağlantı büyük bir ilgi konusu olmuş tur. Personel veriminin yükselmesinin önemi kabul edilmeye başlanınca gelişmeye açık organizasyonlar üst düzeydeki insan kaynakları yöneticilerine giderek daha çok görev vermeye başla mışlardır.

Organizasyonların etkinliğinin ve verimliliğinin insan kaynakları yönetimiyle bağlantısından do layı olumlu sonuçlar ortaya çıkınca insan kaynak ları yöneticilerinin organizasyonların üst düzey yöneticileri ile bütün organizasyonun verimliliği konusunda sorumluluğu paylaşmalarının gerekli olduğu kanısına varılmıştır.

Şekil 1’de görüldüğü gibi insan kaynakları yöneti mi 1980’lerden bugüne üst düzey yöneticilerin en önemli işleri arasında yer almaya başlamıştır.

3 İnsan Kaynakları Yönetimi ile Personel Yönetimi Arasındaki Farklar

Gelişen ve değişen çevresel koşullara örgütün uyum sağlayabilmesi için insan faktörü en dina mik kaynaktır. Günümüzde artık klasik personel ve klasik personel yöneticisi anlayışı yerini mo dern yönetim ve modern yönetici anlayışına bı rakmıştır.

“Personel Yönetimi” veya “İnsan Kaynakları Yönetimi”nin kapsamı denilince; idari, teknik ve davranışsal kapsamlar akla gelmektedir. İşte burada ortaya çıkan anlayış farklılığı sadece idari kapsam dediğimiz “İnsan Kaynakları Yönetimi” veya “Personel Yönetimi”nin daha çok rutin işle rinin yürütüldüğü birime “Personel Yönetimi”, yukarıda değindiğimiz üç kapsamı içeren bilim alanına ise “İnsan Kaynakları Yönetimi” denil mektedir”.

İnsan ilişkileri, insanlar arasındaki karşılıklı iliş kiler incelediğinden dolayı toplumla ilgilidir. Bir den çok insanın yaşadığı yerde insan ilişkilerine önem verilmesi uygun görülmektedir. Çünkü insanlara insanca muamele ederek verimli çalış maların sağlayabilmek örgütün yaşadığı sürekli değişen çevre koşulları ve rekabetçi ortamda varlığını sürdürebilmesi için gerekli görülmektedir. İnsan kaynakları yönetiminin işgöreni mali yet unsuru görmeden –personel yönetiminin gördüğü gibi– insan kaynağını değerlendirilmesi ve geliştirilmesi gereken bir kaynak olarak göre rek bir taraftan kendi işlevlerini yerine getirirken diğer taraftan da örgütün diğer bölümlerine danışmanlık yaparak tüm yöneticilerin bir insan kaynakları yöneticisi gibi davranmalarını sağla maya çalışmaktadır.

Sonuç olarak İnsan Kaynakları Yönetimi’ni perso nel yönetiminden ayıran farkın “modern yönetim ve yönetici anlayışının “insan” öğesini ve bireysel ilişkileri ön planda tutmasıdır” diyebiliriz.

B) HALKLA İLİŞKİLER İLE İLGİLİ KAVRAMLAR
1 Halkla İlişkilerin Tanımı ve Amacı

“Halkla ilişkiler, özel veya kamusal kurum ve kuruluşların veya kamuoyunun önüne çıkmış bireylerin, ilişkide olduğu veya olabileceği çevrele rin sevgi, anlayış, güven ve desteğini elde etmek ve bunu sürdürmek için sürekli olarak yerine getiril mesi gereken bir yönetim işlevidir.”

“Halkla ilişkiler, bir kuruluş ve çevresi arasında olumlu ilişkiler yaratma ve sürdürme çabasıdır.”

“Halkla İlişkiler, halkı etkileyen söz, eylem ya da olaydır. Halkla İlişkiler, bir kuruluşu çalışanlara, müşterilere, bağıntılı olduğu kişilere sevdirme ve saydırma sanatıdır. Halkla İlişkiler, düşüncelerin istenen sonuçları yaratması amacı ile çeşitli grup lara ustaca aktarılması, becerikli bir haberleşme oluşumunun gerçekleştirilmesidir.”

Yukarıda verilen tanımlardan Sosyal Bilimler ala nına giren Halkla İlişkiler’in sınırlı kesin bir tanı mının olmadığını görmekteyiz.

Bu tanımlara dayanarak Halkla İlişkiler hizmeti nin modern ve sağlam yapılı demokratik bir ülke de, halkın bilgi sahibi olması için hem hak hem de sosyal ve ahlaksal bir görev olarak örgütlenmesi gereklidir. Başka deyişle; halkın isteklerini, şika yetlerini öğrenerek, tanıma ve yönetileni de aydın latarak, yönetimin eylem ve faaliyetlerini halka anlatarak tanıtan iki yönlü bir çalışma olarak nite leyebiliriz.

Yirmibirinci yüzyıla doğru ilerleyen gelişmiş ve gelişmekte olan toplumlar geçmiş yıllardan daha çok yönetim hakkında bilgi sahibi olmakta ve yönetimle ilgilenmektedir.

Bu sebeplerden dolayı işletmelerde Halkla ilişkiler Bölümü, işletmelerin önemli fonksiyonlarından bi ri olma niteliğini kazanmıştır.

Halkla ilişkilerden bir işletmede herkes sorumlu dur. İşletmenin üst düzeylerinde alınan kararların halkla ilişkiler açısından da ele alınması, halkla ilişkiler stratejilerinin belirlenmesi ve kararların kitlelere ulaştırılmasında halkla ilişkiler yöneticisine yardımcı olmaktadır. Bu açıklamaya göre şekil 2’de halkla ilişkilerin örgütsel yapı içindeki durumunu göstermekteyiz. Bu şekle göre halkla ilişkiler bölümünün üst düzeyde yer alması gerek liliğini görmekteyiz.

Halkla ilişkilerin amacı, karşı kitleyi etkileyerek örgütün iç ve dış çevresi arasında olumlu ve sürekli iyi ilişkiler geliştirmektir.

Halkla ilişkiler bir yandan kamuoyuna bilgi aktarmak amacını güderken, diğer yandan örgü tü ilgilendiren bilgileri toplamak, analiz etmek ve yöneticilerin doğru kararlar almalarına yar dımcı olmak amacını güder.

Halkla ilişkilerin amaçlarını maddeler halinde aşağıda görmekteyiz.

a) Halkla ilişkilerin birinci ve en önemli amacı, karşı kitleyi etkileyerek onu belirli bir inanışa veya eyleme doğru yönlendirebilmeyi sağlama,
b) Halkta, yönetime karşı olumlu davranışlar meydana getirmeyi sağlayabilmek,
c) Hedef kitlelerden bilgi alarak daha sağlıklı ve sürekli ilişkiler kurabilmek ve ayrıca hedef kitle de iyi niyet ve anlayış oluşturmak amacıyla sponsorluk faaliyetlerini üstlenmek,
d) Toplanan bilgi ve verilerle mal veya hizmetle rini geliştirerek işletmeye ve topluma faydalı olabilmeyi sağlamak,
e) İşletme ile halk ilişkilerinde ortaya çıkan sorunları ortadan kaldırmaya çalışmak,
f) Örgütün çevreye karşı olan sosyal sorumlulu ğunun unutulmaması,
g) Krize hazırlık ve krizden korunma çalışmaları yapılması.

Bütün bu açıklamalara dayanarak halkla ilişki lerin amacının, özünün “yönetim halk ilişkisini iletişim aracılığıyla iyileştirmeye çalışan planlı ve sürekli faaliyetleri sürdürmektir” diyebiliriz.

Bu maddeler halinde sıraladığımız amaçları ger çekleştirmek için halkla ilişkiler örgütlerinin yararlandığı olanak ve kaynaklar şunlardır:

– Gerekli haberleri basına iletmek,
– Basını izlemek, gerekli yazı ve resimleri kesip saklamak,
– Bülten yayınlamak,
– Halkı aydınlatıcı kitap ve broşürler yayınlamak,
– Halkın yakınmalarını izlemek,
– Meclis çalışmalarını ve kongrelerini izlemek,
– Basın toplantıları düzenlemek,
– Radyolarda özel programlar hazırlamak,
– Törenlere ve özel günlere basını çağırmak,
– Filmlerden yararlanmak.

2 Halkla İlişkilerin Tarihsel Gelişimi
a) Dünyada Halkla İlişkilerin Gelişimi

Halkla İlişkiler olarak adlandırılan girişimlerin tarihin ilk yıllarında bile görüldüğü söylenmektedir.

Halkla İlişkiler felsefesinin dayanağı Roma İmpa ratorluğu döneminden günümüze gelen VOX POP VOX DEI (Halkın Sesi Tanrının Sesi) deyi midir. Türkçe’de HALKIN SESİ HAKKIN SESİ biçiminde söylenen bu deyim, devlet yönetimi için ülke halkının, kuruluşlar için müşteri, ortak, çeşitli meslek sahipleri gibi hedef kitlelerin önemini belirtir.

Bu önem eski Asur, Mısır, Pers, Roma, Yunan devletlerinden bu yana hükümdarların, devlet adamlarının, politikacıların, kilisenin, iş adam larının ve her sektördeki yöneticilerin davranış larını etkilemiş ve 20. yüzyıla kadar bu etkinin çeşitli örnekleri görülmüştür. 20. yüzyıl ise Halk la İlişkilerin meslek haline geldiği ve üniversite lerde sosyal bilimlerin önemli bir dalı olarak incelendiği bir dönemdir.

Yüzyılın başında Amerika Birleşik Devletleri’nde filizlenmeye başlayan bu mesleğin öncüleri Ivy Lee, Edward Bernays, George Creel, Paul Garett, Amos Kendall ve T.T. Frenkenberg’dir.

Public Relations (Halkla İlişkiler) deyiminin ilk kullanılışı ise 20. yüzyıla onüç kala, Amerikan Demiryolları Derneği’nin 1897 yıllığında görül müştür.

Georgia’lı bir rahibin oğlu olan Ivy Lee, Princeton Üniversitesi mezunu bir gazetecidir. Ekonomi muhabirliği yaparken 1903 yılında The World Gazetesi’ndeki görevinden istifa ederek New York Belediye seçimlerindeki Demokrat Parti kampan yasını yürüten bir kuruluşta basın danışmanlığı yapmaya başlamış, kömür ve demiryollarındaki yönetim danışmanlığından sonra 1914’te John Rockefeller’in kişisel danışmanı olmuş, daha son ra da Gugenhem firmasına danışmanlık etmiştir.

Lee, o yıllarda geçerli olan “gizlilik” alışkanlığını yıkan ve herşeyin açıkta olmasını savunan bir öncüdür.

İş adamlarına gizliliğin şüphe ve olumsuz söylentilere yol açacağını anlatmış ve kendisinin “olumlu haberler çıkartmaya çalışan bir basın ajanı” değil, kamuoyuna doğru mesajlar vermeyi pat ronlara öğreterek basında bu mesajların yer alma sını sağlamaya çalışan bir danışman olduğunu vurgulamıştır.

O yıllarda kamuoyunun büyük eleştirilerine ve nefretlerine hedef olan Rockefeller’in şansı Ivy Lee ile döndü. Lee’nin şirket yöneticileri için hazırladı ğı rehberde artık kamuoyunun ihmal edilmeyeceği, kandırılmayacağı ve sık sık bilgilendirileceği vurgulanıyordu.

Basına da bir bülten dağıtarak şirket politikasın daki değişikliği ve kendi işlevini anlattı: “Burası bir gizli servis bürosu değildir. Her işimiz açıktır. Size her konuda haber vermek amacındayız. Bura sı bir reklam ajansı da değildir. Her verdiğimiz bilgi doğru olacaktır. şüphelendiğimiz bilgileri kullanmayın. Gönderdiğimiz her haberde istediğiniz ayrıntıyı vermekten, doğruluğunu belgelemekten mutluluk duyacağız... Size sadece kamuoyunun ilgi duyacağı, haber değeri taşıyan bültenler göndere ceğimize söz veririz.”

Ivy Lee’nin bu açıklaması o zamana kadar haber yakalamak ve gizlilikten kurtulmak için çırpınan gazeteciler arasında devrim yarattı.

Sonraki yıllarda bütün dünyada örnek alınan Rockefeller Vakfı, Ivy Lee’nin bu ilkeleri doğrultu sunda kuruldu ve Ford, Rothschild, Ağa Han Vakfı gibi sosyal kuruluşların öncüsü oldu.

Birinci Dünya Savaşı’nı izleyen yıllarda Ivy Lee’ nin yanı sıra Edward Bernays adı da Amerikan P.R. Dünyası’nda sivrilmeye başladı.

1923’de P.R. konusunda ilk kitap olan Kamuoyu nun Kristalleştirilmesi adlı yapıt, Edward Bernays tarafından yayınlanmıştır.

Bernays’in kitabını Walter Lipmann’ın bugün kla sikler arasına girmiş olan “Kamuoyu” adlı yapıtı izler.

A.B.D.’de halkla ilişkiler konusundaki asıl aşama Borsa’nın çöküşü ve II. Dünya Savaşı’nın işaretle rinin ve savaşa girme olasılığının ortaya çıkışıyla oldu.

Avrupa’da İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra geliş meye başlayan P.R. çalışmaları İngiltere’de 1948’ de, Belçika’da 1952’de, İtalya ve Hollanda’da 1954’ de, Fransa’da 1955’de ve Almanya’da 1958’de P.R. derneklerinin kurulması ile hızlanmıştır. Pasifik bölgesindeki P.R.’cıları içine alan Pan Pasifik P.R. Grubu 1958’de, Güney ve Kuzey Amerika ülkele rindeki uzmanları toplayan Pan American P.R. Grubu ise 1960’larda kurulmuştur.

Uluslararası P.R. Derneği (IPRA) 1955’de Londra’ da, Avrupa P.R. Merkezi (CERP) 1959’da Brüksel’ de kurulmuştur.

Tarih içinden gelerek 19. yüzyılın bittiği yıllarda sistemini oluşturmaya başlayan halkla ilişkiler mesleği, iki dünya savaşının bozduğu dengelerin toplumlarda ve kapitalizme yönelen ekonomilerde yarattığı sarsıntının etkisiyle gelişmiş ve 1960’lı yıllara çocukluk çağını tamamlayarak girmiştir.

1980’lerin serbest rekabet piyasasına getirdiği hareketlilik ise bir yöntem aracı olan halkla ilişki lerden pazarlama alanında da büyük boyutlarda yararlanma eğilimini ortaya çıkartmıştır.

1990’a doğru Amerikan şirketleri, geçtiğimiz yıllarda da Avrupa ve Uzakdoğu’daki kuruluşlar halkla ilişkiler sorumluluklarını reklam, satış sonrası servisler, sponsorluk, müşteri hizmetleri, pazar araştırması gibi konuları da kontrol altına alan ile tişim danışmanı olarak görmeye ve görevlendir meye başlamıştır.

b) Türkiye’de Halkla İlişkilerin Gelişimi
b1) Cumhuriyet’ten Önceki Dönemler

Türklerin bu alandaki çalışmaları Göktürkler’in Orhun Yazıtları’ndan, Selçuklu İmparatorluğu ve Osmanlı İmparatorluğu dönemlerinde halkı çeşitli şekillerde ve çeşitli amaçlarda iletişim kurarak yani halkla çeşitli şekillerde ve çeşitli amaçlarda iletişim kurarak, halka yakın olarak bir halkla iliş kiler işlevini yerine getirdikleri örneklerle saptan mıştır.

b2) Cumhuriyet Dönemi

Cumhuriyetin kurulmasıyla beraber, Atatürk hal kı gelişmelerden haberdar etmek, mesajlar ulaştır mak ve aynı zamanda diğer ülkelere de Türkiye’ den haberler iletmek amacıyla bugün de halen ça lışmalarını sürdürmekte olan “Anadolu Ajansı”nı kurmuştur.

Türkiye’de Halkla İlişkiler’in gerçek anlamda uygulanmaya başlaması 1960’lı yıllardan sonradır. Türkiye’de kurulan ilk halkla ilişkiler örgütleri şunlardır:

– Dışişleri Bakanlığı Enformasyon Genel Müdür lüğü,
– Milli Savunma Bakanlığı Basın ve Halkla İlişki ler Daire Başkanlığı.

1961 yılında Devlet Planlama Teşkilatı’nda kurulmuş olan ve örgüt şemasında yüksek düzey de yer alan “Yayın ve Temsil şubesi”, planlama düşüncesinin geniş halk kitlelerine tanıtılıp be nimsetilmesinde çok yararlı çalışmalar yapmış tır.

Türkiye’de halkla ilişkiler alanında çalışma hare ketleri 1969 yılında başlamıştır. 1972 yılında İstanbul’da Türkiye Halkla İlişkiler Derneği kurulmuştur. Daha sonra 1973’de benzer örgütler kurulmuştur.

3 Halkla İlişkiler ve Bazı Benzer Kavramlar

Halkla ilişkiler kavramı çoğu kez kendisine yakın kavramlarla karıştırılarak ya da eş anlamlı gibi değerlendirilerek açıklanmakta veya uygulanmaktadır.

Örneğin, insan ilişkileri, propaganda, reklam ve iletişim kavramlarıyla önemli benzerlikleri bulunmaktadır. Ancak ayrıldıkları noktalar ben zerliklerden daha çoktur. Aşağıda bu kavramla rın benzer ve farklı yönleri anlatılacaktır.

a) Halkla İlişkiler ve İnsan İlişkileri

İnsan ilişkileri, iki insan arasında veya iki topluluk ya da bir kişiyle bir grup arasındaki ilişkiler dir. Halkla ilişkilerin temel konusu İNSAN oldu ğuna göre bu yönüyle insan ilişkileri, halkla iliş kilerin temel öğelerinden birisini oluşturmakta dır.

İnsan ilişkileri olarak adlandırılan bu kavramın, üç temel öğesi vardır. İnsan, insanın içinde bu lunduğu çevre ve çevreyle insan arasındaki ileti şim.

Halkla ilişkiler konusunda çalışacak olan kişile rin insan davranışlarını çok iyi bilmeleri gerekmektedir. Halkla ilişkiler bir bakıma toplum için de belirli gruplarla insancıl ilişkilerin geliştirilme sanatıdır.

İşletmelerde insanların araç olarak değil, amaç olarak algılanması olumlu sonuçlar ortaya çıka rır. İşletmenin kurulmasında, yönetiminde ve yürümesinde en önemli role sahip olan insan faktörüdür. Bu nedenle onun kişilik, düşünce ve öne rilerine saygı duyulması temel amaç olmalıdır.

Çevrede yer alan kişi ve kuruluşlarla uyumlu ve olumlu ilişkiler kurmak, insan toplum bütünleş mesini yaratmak halkla ilişkilerin temel ama cıdır.

İnsan ilişkileri ve halkla ilişkiler kavramlarının ayrıldıkları nokta daha çok hedef kitleden kaynaklanmaktadır. İnsan ilişkileri genellikle örgüt içi davranışları inceleme konusu yaparken, halkla ilişkiler daha çok işletme duvarlarının ötesinde yer alan kişi ve kuruluşlarla ilişkileri kapsar.

b) Halkla İlişkiler ve Reklamcılık

Reklam, “mallar, hizmetler veya fikirlerin, geniş kitlelere duyurulması ve benimsetilmesi amacıy la bir ücret karşılığında, kişisel olmayan bir bi çimde sunulmasıdır.

Reklamda mesaj doğrudan satışı yapılacak ürün (mal ve hizmet) veya fikir ile ilgilidir. Halkla iliş kiler ise o ürünü üreten işletme ya da kuruluşu esas alır. Ayrıca halkla ilişkiler yalnızca kurumu değil, kurumla ilgili çevreleri de kapsar.

Reklamda mutlaka kitle iletişim araçlarına ödenen bir bedel, ücret söz konusudur. Halkla ilişki lerde de medyalara ücret ödenir fakat şart değil dir. Ücret ödenmeden de kitle iletişim araçları kullanılabilir.

Reklam, kaynaktan hedefe tek yönlü mesaj gönderilmesi sürecidir. Oysa halkla ilişkilerde bu süreç karşılıklıdır. Halkla ilişkiler uzmanın yönetim ya da yönetici açısından iki temel görevi; kamuoyundan yönetime bilgi taşımak ve kurulu şun genel politikası ve topluma katkıları konu sunda kamuoyuna bilgi vermektir. Diğer taraftan reklamda temel amaç, kısa vadede söz konusu ürünün satışlarına katkıda bulunmaktır. Oysa halkla ilişkilerin amacı kurum hakkında çevrede olumlu bir imaj yaratmak, kurumun prestijini yükseltmek, genel bir güven ve destek sağlamak tır. Dolayısıyla reklama göre daha uzun vadeli amaçlar peşindedir.

c) Halkla İlişkiler ve Propaganda

Halkla İlişkiler ve propagandanın karıştırılması nın nedeni, aynı reklamda olduğu gibi propaganda da hedefe iletilecek bir mesaj olması ve mesa jın kitlelere iletilmesinde aynı kitle haberleşme araçlarının kullanılmasıdır. Halkla İlişkiler pro paganda değildir. Propaganda tek yönlü bir mesaj gönderme ve beyin yıkama faaliyetidir. Ne olursa olsun hedef kitleyi kendi inançları uğruna etkilemek ve yönlendirmektir.

Halkla İlişkiler, kuruluşla hedef kitle arasındaki karşılıklı ve her iki tarafın da yararına olan bir diyalog kurulmasını gerektirir.

Halkla İlişkiler iki yönlü çalışır, tartışmaya açık ve demokratiktir, dürüstlük ilkesi ön plandadır, gerçekleri açıklayarak inandırıcı olmaya çalışır, yanıltıcı ve yıkıcı değildir. Bu sayılan özellikler Halkla İlişkiler ve propagandayı birbirinden ayı ran en önemli özelliklerdir.

d) Halkla İlişkiler ve İletişim

Halkla İlişkiler tek yönlü değildir. Hem yönetim hem de halk aktif durumda olabilir. Halkla İlişki lerin uygulanmasının temeli iletişimdir.

İletişim dar anlamda, bireyler ve kurumlararası bilgi, düşünce ve duygu alışverişi olarak tanımla nabilir. Temel amaç ortak noktalarda anlaşma ve uzlaşmaya varmaktır.

İletişim süreci için geliştirilen modellere baktığı mızda beş öğe göze çarpar:
– Gönderici
– Mesaj
– Kanal
– Alıcı
– Geri bildirim

Gönderici yani kaynak olarak da adlandırılan bu birinci öğe iletişimin içeriğini oluşturur, fikir üretir.

İkinci aşama, kodlama için uygun sembolün (keli meler, rakamlar, şekiller gibi) seçimidir. Kaynak ya da gönderici kullandığı kavramları bir mesaj şeklinde kodlar.

Kanal, alıcı ve kaynak arasındaki bağdır.

Alıcı, mesajı çözen ve anlam veren kişi veya kişi lerdir.

Geri bildirim, almış olunan mesajı cevaplamak üzere gönderici olarak bir mesaj hazırlayıp, bunu bir kanal vasıtasıyla eski göndericiye iletir.

Gürültü, haberleşmenin doğruluğunu veya güve nirliğini azaltan herhangi bir unsurdur. Örneğin; bir gönderici bir şeyi anlatmak ve kodlamak yete neğine sahip değilse gürültü yaratır.

Halkla İlişkiler’de geri bildirim çok önemlidir. Hedefte meydana gelen yeni durumun kaynak tarafından öğrenilmesi gerekir ki, daha sonraki mesajlar hedefin yeni konumuna uygun olarak seçilebilsin. Kaynak bu geri bildirimi özel çalışma lar (kamuoyu araştırmaları, özel görüşmeler gibi) yaparak öğrenir.

İşletmeler birer canlı varlık olarak kabul edildi ğinden ve sürekli değişen ve gelişen bir çevre içinde yer almalarından dolayı iletişim kanallarını kullanarak amaçlarını dışa dönük bir biçimde sürdür mek zorundadır. Bir işletmenin çevresiyle kurmuş olduğu bu iletişim ağında halkla ilişkiler bölümüne büyük görevler düşmektedir.

C) GÖREV TANIMI

I) İşletmeci: Bir teşebbüsün en iyi şartlarda amacı na varmasını sağlayacak şekilde düzenlenmiş iş lemlerin tümü (Görev’in karşılığında, söz konusu işlemleri gerçekleştirmek ve düzenlemek amacını güden hizmet bulunur.).

II) a.1. Ahlâkın, yasaların, toplumsal sözleşmelerin benimsettiği sorumluluk ya da yerine getirilmesi gerekli yükümlülük, vazife.

2. Bir işin, mesleğin, bir etkinliğin ve bunlara yüklenen toplumsal rolün özünde bulunan yükümlülük, yüce amaç.

3. Bir kimsenin üstlendiği iş, meslek, makam.

Yukarıda verilen sözlük tanımlardan yararlana rak, görevi işletmede çalışanların bulundukları pozisyonlarda işe ilişkin rol ve davranışları yerine getirmeleri ve organizasyonların amaca ulaşma sında izlediği hizmet politikası olarak tanımlayabi liriz.

İKİNCİ BÖLÜM

İnsan Kaynakları Yönetimi ve Halkla İlişkile rin Kapsamı ve Görev Sınırları

A) İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİNİN KAPSAMI VE GÖREV SINIRLARI
1 Kapsam

İnsan kaynakları yönetiminin temel amacı insan gücünü en etkin ve en verimli biçimde kullanmak tır. Üretimden pazarlamaya kadar işletmede yapı lan tüm işlerin etkinliği ve verimliliği çalışan (personelin) insangücünün nitelik ve niceliğine bağlı dır.
Etkili bir insan kaynakları planı, organizasyonun nasıl ve ne şekilde başarıya ulaşabileceğini belir ten bir süreçtir. Bunun için önce işletmenin personel politikasına uygun amaçları belirlemesi ve sonra saptanan amaçların kesin, açık, anlaşılır ve gerçekçi olup olmadığına özen göstermesi uygun bulunmaktadır.

Bu nedenle işlerin yürütülmesinde gerek duyulan personelin (insan gücünün) işe alınması, işten çıkarılması, eğitilmesi, işe uyarlanması, değerle mesi ve ücretlenmesi gerekecektir. Zaten insan kaynakları yönetimi İnsan Kaynakları Planlama sürecinde bütün bu fonksiyonları yerine getirme ye çalışan, işgören sorunlarının çözümünde etkili yol ve yöntemleri içeren, bütün bu eylemleri insan kaynakları planlama kapsamına alan bir işlem dir.

Aşağıda insan kaynakları planlama süreci içeri sinde insan kaynakları yönetiminin görev sınır larına dahil olan eylemlerin tanımları başlıklar altında açıklanmaktadır.

a) İşgören Bulma ve Seçme

Bir işletmeye yön veren ve onu başarıya ya da başarısızlığı götüren en önemli öğe kuşkusuz insan gücüdür.

Bu bağlamda; işletmenin ihtiyaç duyduğu sayı ve nitelikteki işgörenlerin temin ve seçimi; insan kaynakları yönetiminin diğer faaliyetlerini de etkileyen önemli bir işlevi olarak ortaya çıkmaktadır.

b) İşgörenin Eğitimi ve Gelişimi

Personel eğitimi ve geliştirilmesi hem örgütsel, hem de bireysel etkinlik açısından çok önemlidir. Eğitimin, işgörenin ve örgütün gereksinimlerine en iyi cevap verecek şekilde gerçekleştirilebilmesi için, iyi bir eğitim planı ve programına ihtiyaç vardır. Eğitim temel olarak, insanın düşünsel yapısı ile onun yapıtı olan davranışlarını etkiledi ği ölçüde bir anlam taşır.

Personelin eğitilmesi, işletmede yüklendikleri ya da ileride yüklenecekleri görevleri daha etkili bir şekilde yapabilmeleri ve onların mesleki bilgi ufuklarını genişletmek için gereklidir.

Geliştirme, var olan yeteneklerin iyileştirilmesi dir. Bireyin sahip olduğu bilgi ve yeteneklere, daha verimli çalışmasını sağlamak amacıyla kendisine yeni bilgi ve yeteneklerin kazandırılma sıdır.

c) İş Analizi

İş analizi, işgörenler tarafından tek tek ya da toplu olarak yerine getirilen işin ayrıntılı biçimde incelenmesini amaçlar. İş analizi, her bir işin niteliğini ve o işin görüldüğü çevre ve koşulları gözlem ve inceleme yolu ile belirleme ve bunlarla ilgili bilgileri yazıya dökme işlemidir.

İş analizleri ilk kez 1900’lerin başında bir yönetim tekniği olarak geliştirilmiş ve Bilimsel Yöne tim Hareketinin etkinlik sağlayıcı programları nın bir çoğunda temel araç olarak kullanılmıştır.

İş analizi aşağıda sıralanan faktörleri yerine getirmede önemlidir:

• İşin gerektirdiği etkinlikler.
• Kullanılan donanım ve araçlar.
• Yararlanılan her türlü malzeme.
• Üretilen malın ya da verilen hizmetin türü ve niceliği.
• Teşvik primleri, iş çizelgesi, örgütsel ve sosyal faktörler de dahil olmak üzere, çalışma ortamı.
• Elemanda bulunması gereken fiziksel ve psiko lojik özellikler.
• Ünvanı, organizasyon içindeki konumu ve rapor alıp verme sorumluluğu.
• Elemanın sahip olması gereken bilgi ve beceriler.

İş analizinden elde edilen bilgiler el altında bulunduğunda çalışanların eğitim ve gelişimle riyle ilgili gerçekçi kararlar almak da mümkün olur.

Bu açıklamalar ışığı altında, iş analizinin İnsan Kaynakları Yönetiminde özverili bir bilimsel çalışma sonucunda organizasyonun başarıya ulaşmasını sağlayan önemli bir etken olduğunu söyleyebiliriz.

d) İş Tanımı

İş analizi çalışmasının ardından ikinci aşama ola rak iş tanımları gelmektedir. İş analizi ve iş tanı mı amaçları birbirini bütünlediği halde araların da şöyle bir fark vardır: İş analizi işlerle ilgili bilgileri toplayan bir mekanizma, iş tanımı ise topla nan bu bilgileri sistematik ve bilinçli biçimde su nan bir teknik olarak açıklanabilir. İş tanımları kısa, işi tam ve kesin bir şekilde tanımladığı zaman yararlı olabilmektedir. İş tanımları eleman seçiminde ve alımında etkilidir.

e) Ücretleme

Ücretleme, doğrudan ve dolaylı ödüllerin eşit ve hakça dağıtımını sağlamak amacıyla personelin katkılarının değerlendirilmesi faaliyetidir.

Organizasyonun yüksek verimle çalışmasının anahtarı insan kaynaklarının iyi yönetilmesidir. Bundan dolayı organizasyonun iyi elemanları kendisine çekmesinin, işe alıştırmasının, destekleyici bir ortam içinde motive etmesinin ve elde tutması nın çok büyük önemi vardır.

Günümüzün değişken emek pazarında, dikkat edil mesi gereken en önemli şeylerden biri de çalışan lara adil ücretler ödenmesi ve eşitlik ilkesinden uzaklaşılmamasıdır.

Çalışanlara yapılan ödemeler çoğu organizasyonlarda en büyük düzenli nakit giderini temsil ettiği için, bu giderin her bileşeni –maaş, teşvik primleri, yan ve ön ödemeler– program hedefleriyle uyum içinde olmalıdır.

f) Kariyer Planlama

Günümüz işletmelerinin üzerinde önemle durduğu bir insan kaynakları yönetimi fonksiyonunu da, kariyer planlanma çalışmaları oluşturmaktadır. Bireysel kariyer hedefleri beklentileri ile organi zasyonun ileriye dönük personel gereksinmelerinin bütünleştirildiği kariyer planlama uygulamaların da, personelin geliştirilerek organizasyon içindeki yükselmesinin planlanması gerçekleştirilmektedir.

g) Motivasyon (Güdülenme)

Organizasyonlar amaçlarına elemanları sayesinde ulaşır. Dolayısıyla organizasyonun verimi üzerinde en güçlü etkiye sahip olanlar onlardır. Çalışanların motivasyonları da eğitim düzeyleri kadar önemli dir.

Motiv veya güdü, kişinin davranışının gerisinde yatan etkendir. “Kişinin davranışının dayanağı olan güç veya tatmin edilmeye çalışılan uyarılmış bir ihtiyaç” olarak da ifade edilir. şu halde güdüler insanı harekete geçiren güçlerdir.

Motivasyon veya güdülenme ise, kişinin birtakım iç veya dış uyarıcıların etkisiyle harekete geçmesi dir. Güdüler gerilimleri azaltır veya gerilim durumu yaratırlar.

İşgöreni, organizasyon içi ve dışı fizyolojik, psikolojik ve sosyal gereksinmeleri, giderek motivleri ile iyi anlayan, yorumlayabilen yönetici, verimliliği maksimize etme yönünde gerektiği gibi yararlanma yollarını da bulacaktır.

İnsan kaynaklarıyla ilgili çağdaş uygulamaları incelemek, yöneticilerin bireyleri neyin motive etti ğini daha iyi anlamasını ve böylece daha etkili bir yönetici haline gelmesini sağlar. Ayrıca işgörenin kendini mutlu edebilecek ve tatmin olabileceğine inandığı bir işi yapmaktan büyük ölçüde bir gurur ve haz duyduğu sözkonusudur.

2 Görev Sınırları

Yukarıda tanımlanarak insan kaynaklarının planlama kapsamını oluşturan eylemlerin, bu bölümde görev sınırları açıklanacaktır.

a) İşgören Bulma ve Seçme

Bu süreçte amaç işe en uygun işgörenlerin seçilmesidir. Bunun için, işgören sağlama sürecinin tüm aşamalarına dikkat edilmesi gereklidir. Tipik ola rak personel temin ve seçimi, çeşitli evrelerden olu şan bir süreç olarak ele alınabilir (şekil 3). Buna göre; öncelikle işgören ihtiyacının sayı ve nitelik olarak belirlenmesi; sonra bu gereksinmeyi çeşitli kaynaklardan karşılamak üzere bazı yöntemlerle adayların araştırılıp bulunması ve en son olarak da bu adaylar arasından çeşitli yöntemlerle uygun işgörenlerin seçilmesi ve işe yerleştirilmesi evresi süreç içinde yer almaktadır.

• İşgören İhtiyacının Belirlenmesi

Bu aşamada öncelikle işletmenin işgücü ihtiyacı ya da açığının var olması ve bu açığın da boş ve doldurulması gereken işler biçiminde bir sonuç vermesi gerekir. İşgören açığı işletmelerde iki şekilde karşılanabilir: Birincisi; boşalan işleri doldurmak için iç kaynaklardan yararlanmak, ikincisi ise; dış kaynaklara başvurmaktır.

İç kaynaklardan yararlanma boşalan işlere işlet mede çalışan diğer elemanların yatay (transfer) ya da dikey (yükselme) düzeyde atamaları ile ger çekleştirilebilir.

Dış kaynaklardan çeşitli yollarla eleman sağlana bilir. Bunlar aşağıda maddeler halinde sıralıdır:

a) Duyurular
b) Dolaysız başvuru
c) Dolaylı başvuru
d) İş ve İşçi Bulma Kurumu
e) Eğitim kuruluşları
f) Sakat ve eski hükümlüler

• Diğer araçlar

İşgören temin ve seçiminin uygun bir şekilde yapılabilmesi için işletmenin hangi nitelik ve özelliklere sahip kaç kişiye, nerede ve ne zaman gereksinme olduğunu belirlemesi öngörülmektedir.

• Aday Araştırma ve Bulma

Bu aşamada amaç, içinden işletmenin ihtiyacını karşılayacak personelin seçilebileceği bir aday grubu veya havuzu oluşturmaktır.

İşletme içi ve dışı kaynaklardan çeşitli yöntemler le istenen sayı ve nitelikte işgören adaylarının cezbedilmesi ve iş için başvurmasının sağlanması önemlidir. Daha sonra bu adaylar arasından uygun olanlar, çeşitli yöntemlerle seçilir ve işe yerleştirilir.

• İşgören Seçimi

Bu son evre, işe veya işletmeye başvuran adaylar arasından ilk evrede belirlenen personel gerek sinmesini karşılayacak işgörenlerin çeşitli yöntemlerle seçilmesidir.

İşgören sağlama ve seçimi, tüm örgütler de İnsan Kaynakları ile ilgili yönetici veya birimlerin uğraştığı önemli bir konudur.

b) İşgörenin Eğitimi ve Gelişimi

İşletme kendi bünyesi içinde bir eğitim birimi oluşturarak çeşitli yönde ve nitelikte eşitsel çaba lara girişirken, bu çabaların önemli maliyetine rağmen, belirli hedeflere varma amacını güder.

İşletmelerde eğitimden güdülen amaçlar genel bir değerlendirme içinde, ekonomik amaçlar ve sosyal insancıl amaçlar olmak üzere ikiye ayrı larak incelenebilir.

• Ekonomik Amaçlar

Eğitimin temel ekonomik amacı üretimi ve verim liliği yükseltmek olarak belirtilebilir.

Örgütün her basamağında yer alan işgöreni işletmenin personel politikasına göre çeşitli eğitim programlarıyla yetiştirme, onları yaptıkları veya ileride yapacakları işin gereklerine uygun ve en iyi biçimde hazırlamak hiç kuşkusuz işletmede verimliliğin yükselmesine yol açacaktır.

Bu açıklamaya göre ekonomik amaç, üretimi ve verimi yükseltmekte önemli bir rol oynar diyebili riz.

• Sosyal ve İnsancıl Amaçlar

İşletmelerde üretimi ve verimi arttırmaya çalı şırken işletmelerin can damarı olan insan unsuru unutulmamalıdır. İnsangücü işletmenin en de ğerli varlığıdır ve bu güce herşeyden çok gerek sinme duyulduğu ve önem verilmesi gerektiği bi linmektedir. Eğitim yalnızca kârın maksimize edilmesi düşüncesini değil, aynı zamanda da işletmede çalışan bireylere hizmet eden bir araç durumundadır.

Eğitim işlevi, genel kültür, teknik ve mesleki bilgi, fiziksel veya entellektüel yeteneklerin geliş mesini sağladığı gibi, bireyleri işletmeye bağla yan ve bütünleyen, kendi aralarında sıkı bir işbir liğine sürükleyen, toplumsal kaynaşmayı yaratan bir görevler dizisini de yüklenmektedir.

Öte yandan, eğitim iyi işleyen insancıl ilişkilerin bir anahtarı niteliğini taşır. Eğitim işletme içinde oluşan çeşitli çalışma grupları arasındaki kişisel ve toplumsal ilişkileri çeşitli eğitim teknikleri uygulayarak –konferanslar, seminerler, çeşitli kurslar, toplumsal kaynaşma ve kişisel ilişkileri geliştir mek ve iyileştirmek– düzenlemeye çalışır.

Ayrıca oryantasyon —eğitimden farklı olarak he deflenen oryantasyon çalışanları yapmakta olacakları işlerle belirli bir davranışa ve organizasyondaki rollerine doğru geliştirmektir— çalışması uygulayan organizasyonlarda işverenler tarafından oryantasyonun sağladığı yararlar şu şekilde belirtilmiştir:

1. Daha az işgücü devri
2. Üretimin artması
3. İşgörenlerin morallerinin düzelmesi
4. Yeni işgören almada ve eğitim masraflarında azalma
5. Öğrenmeyi kolaylaştırma
6. Yeni işgörenlerin endişelerini azaltma.

Yeni işgörenlerin kendilerinin organizasyon tara fından hoş karşılandıklarını hissetmelerine yar dımcı olmak için ne kadar çok zaman ve gayret sarfedilirse, onlar o organizasyonla çok daha çabuk bütünleşir ve o organizasyonun değerli üyeleri olurlar.

Eğitimde ekonomik, sosyal, insancıl amaçlar birbirlerini tamamlamaktadır. Daha önceki verilen açıklamalara dayanarak işletmede bu amaçlardan birinin gözardı edilmesi durumunda o işletmenin başarısızlığa sürüklenmesine sebep olabilir diyebi liriz.

c) İş Analizi

İş analizlerinin işletmelerdeki amaç ve kullanım alanlarını belirlemek için öncelikle çeşitli örgütsel faaliyetlerle, söz konusu çalışmanın ilişkisini belirlemek gereklidir. İnsan kaynakları programlarının çoğu için iş analizleri, önemli bir veri kaynağı oluş turmaktadır. Ancak iş analizlerindeki çeşitli nedenlerden kaynaklanan aksaklıklar, yetersizlikler ve sorunlar ilişki içinde olduğu insan kaynak ları programına da yansımakta ve bu programların başarısını da olumsuz olarak etkilediği olup bunun için şekil 2’de belirtilen insan kaynakları faaliyetlerinin etkinliğinin bir önkoşulu olarak, iş analizi çalışmalarına işletmelerde gerekli önem verilmelidir.

şimdi iş analizlerinin çeşitli insan kaynakları faa liyetleri ve diğer bazı örgütsel unsurlar ile olan iliş kisi ele alınarak, bu tür çalışmaların işletmelerde ki başlıca kullanım alanları kısaca açıklanacaktır.

• İş Dizaynı

İş analizlerinin özellikle hazırlık aşamasında insan kaynakları yönetiminin çalışma yaşamının kalitesini geliştirici doğrultudaki programları etkilidir.

İş dizaynı çalışmaları ile işletmelerdeki işlerin yapıları, çalışanlar için daha çok iş tatmini yarata cak şekle dönüştürülmeye çalışılır.

• Tepe Yönetiminin Amaçları

İş analizleri örgütün tepe yönetiminin amaçları ile de ilişki halindedir. İşletmelerde ulaşılmak istenen amaçlara tepe yönetimi karar verdiği için, bu kararla aynı zamanda performans standartla rını da belirlemektedir. Belirli bir işi söz konusu standarda göre yapmak için gereken bireysel özellikler de tepe yönetimin amaçları ile şekillenmektedir.

• Teknoloji

Örgütlerde kullanılan teknoloji, işlerin yapısını doğrudan etkileyen faktörlerin en önemlilerinden biridir.

Mekanizasyon teknolojik gelişmeler sonucu in sangücü ile gerçekleştirilen işlevin önemli bir bölümü makineler tarafından üstlenilince, üretim sürecinde insan gücüne giderek daha az gerek duyulmuştur. Bu da insanları monoton, basit, rutin işleri yerine getiren çalışanlar olarak kişi nin işi başında duyduğu tatmini azaltmıştır. İşletme yönetimleri bu durumu farkederek, işle rin yapılarının kişi için daha tatmin edici bir biçimde değiştirilmeye yönelik programlar başlat mışlardır. Bu tür çalışmalara işlerin o anki özellikleri hakkındaki bilgileri iş analizleri yolu ile elde etme yoluna başvurmuşlardır.

• Örgüt Yapısının Oluşturulması ve İnsan gücü Planlama

Tepe yönetimin belirlediği amaçların gerçekleşti rilmesi için gereken faaliyetler saptandıktan sonra, bunlar belirli işler halinde örgüt yapısın daki çeşitli pozisyonlarda yerlerini alırlar.

Bu açıklamadan örgüt yapısının oluşturulması için iş analizi sürecinin gerektiğini anlamaktayız. Buna göre iş analizleri ve örgüt şemaları söz konusu süreçlerin karşılıklı etkileşimi ve bilgi alışverişi sonucunda ortaya çıkmaktadır. Yapı oluşturulup, işler tamamlandıktan sonra, o işleri yapacak kişilerde bulunması gereken özellikler belirlenir.

Yapı oluşturulduktan sonra hazırlanan iş gereklerine göre, işletmenin insangücü ihtiyacının nitelik ve nicelik olarak saptanmasına insangücü planlama denir. Bu bilgilere dayanarak, insan gücü planlamasının işlevinin geleceğe ilişkin tahminleri, planlamaları, işyükü ve işgücü analizle rini kapsamakta olduğunu söyleyebiliriz.

• Personelin Sağlanması, Seçimi ve İşe Yerleşti rilmesi

İşgören seçerken kullanılacak ölçüt, adayın işe uygunluğudur. İş analizi yapılmazsa yani işin gerekleri belirlenmezse o işe alınacak elemanın niteliklerini saptamak olanaksızdır.

Ayrıca işgücü açığı olan birime eleman alırken o işi başarabilecek nitelikli elemanı bulmak için çeşitli testler, görüşmeler gibi programlar uygula nır. İşe alma sürecinde kullanılan testlerin geçer liliği iş tanımlarında belirtilen görevler için gerekli kişisel özellikleri ölçebildiği ölçüde artmaktadır. Bundan dolayı, işletmeler personel seçimi ve yerleştirme faaliyetlerinde iş analizle rinin önemini unutmamalıdırlar. İş analizlerin den elde edilen bilgiler ışığı altında o işin özelliklerine uygun işgören seçilebilir ve yerleştirilmesi gereken birime yerleştirilebilir.

• Eğitim / Geliştirme Faaliyetleri

İşgörenin eğitim gereksinmesi, kişisel yetenekleri ile işin gerekleri arasındaki farklılıktan kaynak lanır. İş analizleri işin ne gibi özellik ve incelikler taşıdığını ortaya koyduğu için elemanın yetersiz kaldığı yönleri tanımlayabilir ve onu bu yönde eğitebilir.

• Ücret ve Maaş Yönetimi

Ücret ve maaş yönetiminde işleri, önem ve güçlük derecelerini dikkate alarak değerlemek, adil üc ret politikasını sağlamak gerekir.

Ayrıca bu adil ücret politikasının adil olup olma dığını benzer işletmelerde aynı değerde bir işe ne kadar ücret verdiklerini piyasa ücret araştırması yaparak karşılaştırabilirler.

Bu çalışmalarda da iş analizi ve iş tanımlarından yararlanabiliriz.

• Performans Değerlendirme

Bir işgörenin yaptığı işteki başarısının ölçümün de iş analizinden yararlanılır.

Bir işin yapısı ve özellikleri iş analizi ile açıkça ortaya konulabildiği için bir performans değer lendirme çalışmasına başlarken iş tanımlarının yeterli olup olmadığını araştırmak gereklidir.

• İş Güvenliği ve İşgören Sağlığı

İşletmedeki tehlikeli ve sağlığa zararlı olan koşul ların belirlenmesi iş analizleri yolu ile ortaya çıka rılır. Bu da bize bu koşulları önceden öğrenip ve daha sonra bunlara karşı önlem almamıza yardım cı olur.

d) İş Tanımı

İş tanımları aşağıdaki şu bilgileri içermektedir:

• İş Tanıtılması: İşin ünvanı, varsa kod numarası, ait olduğu bölüm ve işin özeti bu bölümde ele alınır.

• İşin İçerdiği Görevler: Görevlerin yapılış amaç ları kısaca belirtilir. Görevler yapılış sırasına ya da kronolojik esasa göre (günlük, haftalık, aylık) ele alınmalı ve ayrıca söz konusu görevin işin bütünü için ne süre gerektirdiği de tahmin edilmelidir.

• İşin İlişkili Olduğu Diğer İşler ve İşin Gerektir diği Gözetim: Bu bölümde işin yatay ve dikey olarak işlerle olan ilişkisi belirlenir. Dikey ilişkiler gerektiğinde terfilerle ilgili kararlara yardımcı olacaktır. Yatay ilişkilerle de iş akışı ve işin prosedürleri belirlenecektir.
İş tanımının bu bölümünde iş yapılırken kullanılan makine ve malzemeler, işin kim tarafından gözetim ve denetim altında bulundurulduğu, işe ilişkin mali sorumluluk, çalışma koşulları, iş riski ve kişi sel nitelikler gibi konulara yer verilmektedir.

e) Ücretleme

Ücretlemede izlenmesi gereken ilkeler aşağıda açıklanmaktadır:

• Eşitlik İlkesi: Eşit işe eşit ücret uygulama.

• Dengeli Ücret İlkesi: Bireyi tatmin edici ve işletmenin maliyetlerini aşırı ölçüde arttırmayan.

• Piyasa Ücretleriyle Karşılaştırma İlkesi: İşletme ücret yapısını belirlerken standard piyasa araştır ması yaparak işletme içi ücret adaletini sağlayabi lir. Aksi takdirde işgören benzer işletmelerde aynı işi gören elemanların daha altında bir ücret alıyor sa, diğer işletmeye geçmek için fırsat kollar ve bu da işletmeyi yeni işgören bulma ve seçme sorunuyla karşı karşıya bırakır.

• Yükselmeyle Ücret Artışı Sağlama İlkesi: Ücret yükselmeyi özendirici olmalıdır. Bu bakımdan, bir astın bir üstünden daha yüksek ücret alması uygun görülmemektedir.

• Bütünlük İlkesi: İşletmede çalışan bütün eleman ları –beyaz yakalı veya mavi yakalı olarak ayırma dan– sınıf farklılığı yaratmadan bir ücret politikası izlenmesi öngörülmektedir.

• Nesnellik İlkesi: İşletmede işgörene karşı yakın lık veya nefret gibi duyguları ön plana alarak öde me yapılması uygun değildir. Herkese hak ettiği ölçüde adaletli bir ödeme yapılması uygundur.

• Yerel Koşullar ve Esneklik İlkesi: İşletmenin üc ret programı yerel işgören piyasası koşullarına göre ayarlanarak işletmenin ücret programının yapısı, değişen çevre koşullarına uyum sağlayabi lecek esneklikte olmalıdır.

• Açıklık İlkesi: Uygulanan ücret düzenin işletme de bulunan her işgören tarafından kolayca anlaşı lır nitelikte ve açıklıkta olması uygundur. Açık ücret politikasının ücret tatmini sağlamada yararlı bir politika olduğu söylenmektedir.

Ücretleme ilkelerinden bahsettikten sonra aşağıda bir işletmede ücret düzeyini belirleyen öğelerden kısaca bahsedilecektir.

Ücret düzeyini belirleyen öğeler iç ve dış öğeler ola rak iki gruba ayrılmaktadır:

1 İşletme Dışı Öğeler

a) İşgücü Arz ve Talebi
b) Piyasa Ücret Düzeyi
c) Asgari (en az) Ücret

2 İşletme İçi Öğeler
a) İşgören Değerlemesi
b) İş Değerlemesi
c) Toplu Sözleşme
d) İşletmenin Ekonomik Gücü
f) Kariyer Planlama

İşletme kendi gerçeklerine ve elemanların beklentilerine cevap verecek bir kariyer planlaması düzenlerken şu yolu izlemelidir:

– İşgörenin geçmişi ile ilgili verilerin toplanması,
– İşgörenle kariyer amaç ve çıkarları üzerinde görüşme,
– Kariyere ilişkin eylemlere değin gerekli olacak yetenek ve becerilerin saptanması,
– Kariyerde gerek duyulacak gereksinmelerin saptanması ve geliştirilmesi için bir gereksinme anali zi tablosunun hazırlanması,
– Gelişme gereksinmeleriyle ilgili olarak işgörenle görüşme,
– İşgörenin kariyer isteklerini örgütün gereksinmeleriyle karşılaştırma ve ilişki kurma,
– İşgörene uygun düşecek kariyer amaçlarını oluş turma ve şekillendirme,
– Eğitim, yetiştirme ve deneyimlendirme konula rındaki gereksinmeleri belirleme,
– İşgörenin kariyer geliştirme planını yapma.

Kariyer planlaması bir işletme varlığını sürdür düğü müddetçe kesintisiz bir süreçtir. Ayrıca organizasyonun işgörenleri meslekte ilerlemeyi hedeflemişlerse kariyer planlamanın onların motivasyonunu yükselttiği vurgulanmaktadır.

g) Motivasyon (Güdülenme)

Yönetici açısından işgörenin motivasyonu, işgöre nin işini mümkün olduğu ölçüde isteyerek ve arzulayarak yapmasıdır.

Buradaki amacın yöneticinin, işgörenin amaçlar doğrultusunda davranması için motive edebilecek bir durum yaratmaya özen göstermesi gerekliliği olduğunu söyleyebiliriz.

Bu durumu sağlamak için yöneticinin çalışanla rın davranışlarını amaçların gerçekleşmesi doğ rultusuna yöneltmesi uygun görülmektedir.

Bunun baş şartı da çalışanların ihtiyaçlarının tanınması yönünde gayret sarfetmektir.

Bu işlem sonunda çalışanların ihtiyaçlarının ne olduğu saptanabilmektedir. Yöneticinin çalışan ların birey ihtiyacının tatminini sağlaması ger ginliği ve huzursuzluğu ortadan kaldırmada önemli bir rol oynar.

Motivasyonla amaçlanan:
• Çalışanların örgütte kalmalarının,
• Yaratıcı gizli güçlerini kullanmalarının,
• İşbaşarımlarını arttırmalarının sağlanmasıdır.

Çalışanların işlerinden memnun olması, çalışma ortamına ilişkin önemli motivasyon kaynakların dan biridir. İyi bir yönetici, işten duyulan memnuniyetin elemanın kendisi için olduğu kadar organizasyon için de önemli olduğunu bilir. Bu yüzden de, işin gerekleriyle bireylerin ihtiyaçları arasında uyum olmasını sağlamaya çalışır.

B. HALKLA İLİŞKİLERİN KAPSAMI VE GÖREV SINIRLARI
1 Kapsam

İletişim bilgi, duygu ve düşüncelerin karşılıklı olarak paylaşımını içeren çift yönlü bir süreçtir. Bir iletişim biçimi olarak halkla ilişkiler açısın dan bu durum, çevrenin tanınması ve çevreye işletmenin tanıtılması ile ilgili planlı iletişim çalışmalarını ifade eder. Bu da halkla ilişkiler ça lışmalarının planlı ve programlı bir şekilde yürü tüldüğü zaman gerçekleşebilir.

Aşağıda başlıklar altında halkla ilişkiler kapsa mına giren aşamaların tanımlarını görebiliriz.

1 Bilgi Toplama
Bu süreç kuruluşun tanınmasıdır. Bir başka deyişle, kuruluş hakkında her türlü bilginin elde edilip incelenmesidir. Bununla birlikte hedef kitle hakkında da bilgi toplanır.

2 Planlama
Bu aşama çeşitli kaynaklardan toplanan bilgile rin geleceğe dönük stratejik ve taktik planlar ola rak hazırlanmasıdır.

3 Ön Deneme ve Uygulama
Bir halkla ilişkiler faaliyeti ve o faaliyet içinde yer alan mesajlar gözden geçirilerek belirli bir hedef kitle üzerinde bir ön denemeye tabi tutulur ve sonra hazırlanan planların uygulanmasına geçilir.

4 Sonuçların Değerlendirilmesi
Değerlendirme, programda yer alan faaliyetlerin ve mesajların belirlenen amaçların gerçekleştiri lebilmesi açısından yeterli olup olmadığının ve istenen etkiyi yaratıp yaratmayacağının önceden araştırılması ile ilgili çalışmaları kapsar.

2 Görev Sınırları
Yukarıda tanımlanarak halkla ilişkiler kapsamı nı oluşturan eylemlerin bu bölümde görev sınır ları açıklanacaktır.

a) Bilgi Toplama
Halkla ilişkiler uygulama sürecinde ilk adım hedef kitle hakkında bilgi toplamakla başlamaktadır. Burada önce sorun saptanır ve bu sorunun çözümünde yardımcı olabilecek yöntem ve teknik lerin geliştirilmesine çaba gösterilir. Bu yöntem ve tekniklerin en uygun ve en verimli biçimde kullanılması bundan sonraki aşamalara ait kararların alınmasında önemli bir rol oynamaktadır.

Hedef kitlenin eğitim, gelenek, alışkanlık, görüş, inanç ve tüm yöresel özellikleri çok iyi bilinmeli dir.

Bilgi toplama çeşitli yöntemler kullanarak yapı labilir:

a.1) Kaynak Taraması
Hem işletme ve çevresi ile hem de hedef kitleye iliş kin basında ve yayında çıkan çeşitli haberler elde edilerek taranır. Ayrıca hedef kitle ile ilgili bilgiler, o toplumun içinde uzun süre yaşamış kişilerden de elde edilebilmektedir.

a.2) Soruşturma
Bu yöntemde halkla ilişkiler uzmanları ilgili kişi lerle yüzyüze görüşerek belirli konularda bilgi sahibi olmaya çalışırlar.

Uzmanların hem zaman kaybını önlemek hem de daha doğru bilgi edinebilmek için hedef kitleyi temsil eden kişiler arasından seçilen bir grupla araş tırma yapmaları uygun görülmektedir.

Bunun için, rastgele, bölgesel ya da kota örnekle mesine gidilerek o grubu temsil edebilecek kişilerle ilişki kurulmaya çalışılır.

a.3) Anketler
Bu yöntemde sorular halkla ilişkiler uzmanları tarafından hazırlanır. Anketler genellikle yazılı olarak yapılır. Burada sorular kapalı ve açık uçlu olarak hazırlanır.

Kapalı uçlu sorularda soruların cevabı belirtilen şıklardan biri seçilerek verilir. Açık uçlu sorularda sorunun cevabı tamamen yanıtlayacak olan kişiye bırakılır.

a.4) İşletme İçi Araştırma
Bu araştırmada kuruluşla ilgili tüm bilgiler topla nır ve sistemleştirilir.

İşletme içi araştırmalarda işletme raporları, kayıt lar, tutanaklar, mektuplar, personelin görüş ve önerileri, halkla ilişkiler uzmanının izlenim ve önsezileri birer bilgi kaynağı olarak kullanılır.

b) Planlama
Halkla ilişkiler işletme yönetiminin bir parçası olduğundan, işletme ve çevresiyle uyumlu ve olumlu ilişkiler kurabilmek için bir halkla ilişkiler planlaması oluşturması gereklidir. Bu planlamayı kendi içinde oluşturduğu bir halkla ilişkiler politi kası çerçevesinde uygulamaya çalışmaktadırlar. Bu politika, işletmenin amaç, etkinlik, işlev ve davranışlarının çevreye tanıtılması ve çevrenin işletme üzerindeki etkilerini takip etmeye olanak sağlamaktadır.

Planlama çalışmaları genelde altı aşamada gerçekleşmektedir. Bunlar sırasıyla, durum saptama, amaçları belirleme, hedef kitleleri belirleyip tanı ma, iletişim araç ve yöntemlerini seçme, mesajları düzenleme ve bütçelemedir.

Aşağıda, yukarıda yazılı olan aşamalarla ilgili açıklamaları görebiliriz:

b.1) Durum Saptama
Örgütün nerede olduğunu bilerek bir plan yapması öngörülmektedir. Nereden ve nasıl başlamak ge rektiğini belirlemek başarılı olmayı sağlayabilecek önemli etkenlerden biri sayılmaktadır.

İşletmeyle ilişkisi olan insanların yani örgütün kamuoyunu oluşturan kişi veya grupların olumlu veya olumsuz düşüncelerinin bilinmesi işletmeye kendini yönlendirmesi açısından ışık tutmaktadır. Bunun için, masa başı araştırmalar, görüşmeler, tartışma grupları, ilan veya telefon formları gibi özenli çalışmaların yapılması gerekliliği önemle vurgulanmaktadır.

b.2) Amaçları Belirleme
Her halkla ilişkiler faaliyeti belirli bir amaç doğrul tusunda tasarlanarak gerçekleşebilir. Paylaş: