0
İnsan Kaynakları Departmanlarına self servis teknoloji
Bundan birkaç yıl öncesine kadar yazılım şirketlerinin zor durumda olduğu ve şirketlerin teknolojiye ayırdığı bütçeden kesintiye gitmeye başladığı söyleniyordu. Ancak teknoloji dünyasındaki bu çalkantı sona ererken, İnsan Kaynakları alanında kullanılan sistemler de kullanımı daha kolay, daha uygun fiyatlı ve İnsan Kaynakları yöneticilerinin çalışanlarla ilgili bilgileri kullanması için ihtiyaç duyduğu tüm niteliklere sahip hale geldi. Yetenek belirleme, planlama ve hizmet alanları küçük şirketler için de kritik öneme sahip gelirken, teknoloji şirketleri de bunlara yanıt vermeye başladı.
Daha önceleri yazılımlardan yalnızca tasarruf, etkinlik, zaman kazanma ve mümkün olduğunca otomatik olma gibi özellikler bekleyen İnsan Kaynakları yöneticilerinin artık teknoloji şirketlerinden daha çok talebi var. Buna taleplere yanıt vermek isteyen teknoloji şirketleri de daha uygun fiyatlı ve kullanımı daha kolay ürünler üretiyor. Ve artık özellikle küçük şirketlerde görev yapan İnsan Kaynakları yöneticileri de taleplerini karşılayacak ürünler bulunduğuna yönelik daha fazla güvene sahip. Pekçok şirket de sistemlerini güncelleme ve yeni bir sisteme geçme kararı alıyor.
Kolay ulaşım, ucuz maliyet
Rurban Financail Corp.’da İnsan Kaynakları Yöneticiliği yapan Jean Hubbard, yıllardır daha etkin bir sistem aradığını söylüyor. Bugüne dek pekçok farklı sistemin çeşitli sistemler sunduğunu ancak taleplerine tam yanıt alamadıklarını söyleyen Hubbard, artık bir değişime hazır olduğunu dile getirerek şimdilerde teknoloji şirketlerinin etkin sistemler sunmaya başladığını dile getiriyor.
Hubbard, şirketin sahip olduğu beş farklı kuruma dağılmış olarak çalışan 320 çalışandan sorumlu. Şu anda kullanılan sistem beş şirket için de tek bir rapor veriyor. Bunun anlamı da şöyle: Bir çalışan Rurban’a ait şirketlerin farklı birine transfer olduğunda sistem bu kişinin bir şirketten kovulup diğerine geçtiği üzerine çalışıyor. Bu durumda da doğru dataları oluşturmak için pekçok farklı işlem yapmak gerekiyor. Hubbard’ın yenilemeyi düşündüğü sistemde ise çalışan transferleri, farklı bir işlem yapmadan otomatik olarak görülebiliyor.
Yeni İnsan Kaynakları teknolojilerine hazır olan bir başka kurum da Hindistan kökenli bir yazılım şirketi olan Made2Made. Yeni sistemlerin ‘daha stratejik’ oldiuğunu söyleyen yetkililer, “İnsan Kaynakları departmanlarında hedefleri gerçekleştirmek için bilgiye en kısa zamanda ulaşmanız gerek. Çalışanların eylem planını görmeniz gerek. Aynı şekilde maliyetleri, ücretleri bilmeniz gerek. Dürüst olmak gerekirse şu anda sadece personel dosyalarına sahibiz” diyor.
Self- servis sistem
İnsan Kaynakları departmanlarının kullandığı teknolojiler gelişirken, maliyet kısma baskısı nedeniyle gündeme gelen bir başka trend de “self – servis teknoloji” oldu. Artık - özellikle küçük şirketlerde- insan kaynakları departmanlarının yaptığı pekçok görev yavaş yavaş müdür ve çalışanlar tarafından yapılıyor.
Bu sistemin yaygınlaşmasıyla da insan kaynakları departmanlarında bunun daha etkin kullanımı için pekçok farklı yöntem geliştirilmeye başlandı. Bu şirketlerden biri, 217 çalışana sahip olan Kyphon... Şirket çalışanları self- servis sisteminden yararlanarak bir öneri kutusuna giriş yaparak her türlü tavsiyelerini yönetim ile paylaşabiliyor. 350 çalışana sahip HPM’de ise, müdürler eleman alım ve yönetim gibi konularda ‘liderlerin araç kitini’ kullanabiliyor.
Çalışan tatmini artıyor
Bu sorumlulukların insan kaynakları departmanlarının üzerinden almak yalnızca para ve zaman kazandırmakla kalmıyor. Bu sayede çalışan tatmini de artıyor. Basit bir örnek: Eğer çalışanlara sağlık haklarını sorarsanız yanıt veremeyeceklerdir. Ancak self- servis sistemi sayesinde – herhangi bir yerden – bilgisayarlarına bağlanarak sağlık ödemelerini, kontak lensleri için alabilecekleri yıllık miktarı ve benzer pekçok konuyu görebilirler.
Sistemin yararları bunlarla da sınırlı değil. Bir başka örnek: Emeklilik yaşı gelen çalışanların çok olduğu şirketlerde, işverenler bu kalifiye elemanlardan doğan boşluğu nasıl dolduracakları konusunda endişelenir. Bunlardan biri de, Florida’da bir kamu şirketi olan Peace River Electric Cooperative idi. Şirkette çalışanların yaklaşık dörtte biri önümüzdeki beş ile yedi yıl arasında emekli olmaya hazırlanıyor. Florida’da bu çalışanları idame edecek kalifiye bir eleman havuzu da bulunmuyor. Üstelik yeni alınan elemanların da eğitimi için beş yıl gerekiyor.
Peace River şimdi çalışanları için binlerce saatlik eğitimler hazırlıyor. Bu arada da teknisyenlerin yeteneklerini ölçmek için yazılımlardan yararlanıyor. Şirketin yaptığı bir başka çalışma daha var: Peace River, yerel lise ve üniversitelerde okuyan öğrencilerin sektörle ilgili neler öğrendiklerini takip edebiliyor. Böylece mezun olanların hangi bölümünün sektörle ilgili temel bilgilere sahip olduğunu öğrenebiliyor.
Ek maliyet değil, yatırım
Elbette tüm bunlar olurken, bu sistemin ek bir maliyet değil yatırım olarak görülmesi gerektiğinin kavranması gerekiyor. Şimdi pek çok şirket, bu teknoloji olmadığı dönemlerde dataları toparlamanın ve çok çeşitli işlemlerin altından kalkmanın ne kadar mal olduğunu hesaplayarak karşılaştırma yapmaya hazırlanıyor. Ancak teknoloji kullanmanın zamandan tasarruf sağladığı su götürmez bir gerçek. İnsan kaynakları departmanlarında rapor çıkarma ve adres değişiklikleri gibi çalışmalar için teknoloji kullanılmaksızın geçen zaman dolara dönüştürüldüğünde teknoloji kullanımına geçmenin ne kadar doğru olduğu anlaşılıyor.
Peace River’daki yetkililer, teknolojiye yapılacak yatırımın maliyetini hesaplayabilmek için bir çalışanın beş yıllık eğitim programına katılımını baz aldı. Maliyet, çalışanın eğitim için işinden uzak kalacağı süreyi ve şirketin eğitime harcayacağı parayı da içeriyordu. Yetkililer, sonuç olarak teknolojiye yatırım yapmanın uzun vadede daha akıllı bir karar olduğunu belirtiyor. Ultimate Systems’dan Laura Perkins ise teknoloji kullanımının başka bir boyutuna işaret ediyor: Bu sistemler sayesinde hangi çalışanların, neden şirketten ayrıldığı takip edilebiliyor. Bu arada hangi tür ikramiyelerin çalışanlar tarafından daha popüler görüldüğü de belirlenerek, ikramiye planları buna göre belirlenebiliyor. Bu durum da çalışan tatminini artırıyor.
Değişime direnmeyin
Self – servis teknolojinin kullanımının yaygınlaşması çalışan ve müdürlerin, insan kaynakları departmanlarının bazı sorumluluklarını üstlenmesini sağlarken kontrolü herzaman ellerinde tutmak isteyen insan kaynakları yöneticilerinin bu durumdan çok da fazla memnun olmaması da söz konusu olabiliyor. NuView System’in CEO’su Şefik Lokhandvala bu konuyla ilgili şunları söylüyor: “Bazı çalışmaların İnsan Kaynakları Departmanları’nın kontrolundan çıkmaya başlaması insan kaynakları alanında çalışanlar için bir tehdit olarak görülebilir. Çalışanlar bazen, bu durumun işlerinin tehlikede olduğu anlamına geldiğini düşünerek endişelenebiliyor.”
Ancak Lokhandvala’ya göre bu korku yersiz: “Eğitim ve işe alım gibi konularda doğru çabuk ulaşan çalışanlar işlerini yitirmek yerine ödüllendirilecektir” diyen Lokhandvala şöyle devam ediyor: “Önemli olan sonuçlardır. Bunu sağlamak da işin gerektirdiği hızı ve etkinliği sağlayabilmektir.”
Peki seçim nasıl yapılamalı?
Peki tüm bu dış faktörler göz önüne alınırsa, şirketinizin ihtiyaçlarına uygun teknolojiyi nasıl seçeceksiniz? Yanıt, İnsan Kaynakları yazılımları üreten VRC Consulting Group’un yetkililerinden Vince Ceriello’dan geliyor. Seçim yapılırken en önemli noktanın en son teknolojik bilgiler olmaması gerektiğini söyleyen Ceriello, asıl hedefin iş dünyasındaki trendler ve bu ortamı etkileyen dünya olaylarından haberdar olan bir yazılım şirketi ile çalışmak olduğunu belirtiyor.
Derleme: www.workforce.com
