İK’nın ve yöneticilerin en nefret ettiği şey; işten çıkarmak
Son yıllarda yapılan araştırmaların sonuçları gösteriyor ki, şirketlerin işten çıkarma politikalarını en az işe alım kadar önemsemesi ve ciddiyetle ele alması gerekiyor. Ne yazık ki birçok firma hala konunun bir işveren markası olarak ne derece değer kaybına neden olduğunun farkında değil. Çünkü işten çıkarmalar sırasında yaşanan kötü deneyimlerin şirket geleceğine uzun vadede doğrudan bir etkisi olmasa da, dolaylı bir etkisi mutlaka oluyor.
Yakın zamanda ABD’de yapılan bir araştırmaya katılan çalışanların ifadelerine bakıldığında, işten çıkarılan her üç çalışandan ikisinin bu süreci iş arkadaşları ve yakın çevresi ile mutlaka paylaştığı görülüyor.
Böylece şirkette “kalanlar” bir gün işten çıkarıldıklarında başlarına ne geleceği hakkında fikir edinmiş oluyorlar. Yeterince planlanmamış bir işten çıkarma süreci şirketteki moral değerleri yıprattığı gibi verimlilik ve çalışan bağlılığı üzerinde de önemli ölçüde etkili oluyor. Bunun yanı sıra süreç, şirket dışındaki kişilere de dolaylı yansıtıldığı için potansiyel çalışanların şirkete bakış açısı önemli ölçüde etkileniyor.
Araştırmaya göre işten çıkarılan çalışanların yüzde 60’ından fazlası bir sonraki işvereni seçme aşamasında işten çıkarma programlarının önemli bir faktör olabileceğini söylüyor. İK uygulamalarının ötesinde, işten çıkarmaların başarı ile gerçekleştirilmesi şirketlerin piyasadaki duruşlarını etkilediği gibi planlama gibi alanlarda da hayatlarını büyük ölçüde etkiliyor. Son olarak şirket ile ilgili varılması muhtemel tüm bu olumsuz yargılar kurumsal itibarı oldukça zedeliyor.
İşten çıkarma ile ilgili bilmeniz gereken ilk şey, konuyla ilgili bir stratejiye sahip olmanın ne derece gerekli olduğu... İkinci ve daha önemli olanı ise, bu stratejiyi doğru şekilde yürütmenin önemi… İşten çıkarma konusunda kritik diğer bir konu da bunun iletişime açılması… (Eğer kurumda bir toplu işten çıkarma süreci söz konusu olacaksa ve çalışanlar bunu kesinlikle ilk olarak medyadan öğrenmemeliler.)
Bu yüzden işten çıkarmadan önce çalışana/çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesajı önceden belirleyin ve bu mesajı iletirken kullandığınız dile çok dikkat edin. Hangi seviyeden olursa olsun çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesaj çok açık olmalı ve zihinlerde herhangi bir soru işaretine yer vermemelisiniz. Bu aşamada çalışanlarınızla kurduğunuz iletişimdeki açıklığın ve etkinliğin önemi en üst seviyelere çıkıyor. Her bir çalışanın neler olup bittiğini (ve bunun nedenlerini) anladığından emin olun.
Özellikle bir İnsan Kaynakları yöneticisi için süreçte hem ayrılanlara hem de şirkette kalanlara moral destek verme gibi kritik bir görev düşüyor. Bu görev için kendinizi önceden hazırlamak durumunda olduğunuzu unutmayın. Geride kalanlara yatırım yapmaya devam edin. Kendilerini batan bir gemide gibi hissetmelerinin önüne geçerken, bağlılıklarının ödüllendirildiğini de hissetmeliler.
Süreçle ilgili organizasyon çapında bir danışmanlık hizmeti çalışanların bundan böyle geriye değil gelecekteki günlere odaklanmasında etkili bir yöntem olacaktır. Son olarak işten ayrılan çalışanlara yeni bir iş bulmaları konusunda elinizden geldiği kadar yardımcı olmaya çalışın. Bu, işten ayrılsalar bile hala sizin için önemli olduklarını göstermeniz açısından önemli bir adım.
Günümüzde birçok şirket tarafından uygulanan işten çıkarma senaryolarının etkisi gözle görülür derecede etkili bir yöntem olarak varlığını sürdürüyor. Örnek vermek gerekirse Procter&Gamble, Wakefield üretim tesisinde gerçekleştireceği ve iki yüz kadar çalışanı kapsayan işten çıkarma süreci için dışarıdan bir danışmanlık firmasından destek alarak kendilerine 24 saat destek vermeleri talebinde bulunmuştu.
Şirketin bunu yaparken amacı işten çıkarılan çalışanlarının gelecek dönemde başka şirketlerde en sağlıklı şekilde çalışmaya başlayacaklarından emin olmaktı. İhtiyaç analizleri, eğitim workshopları, iş arama desteği gibi uygulamalar çalışanların yüzde 98’inin katılımıyla gerçekleştirildi. Sonuç olarak çalışmalar oldukça olumlu sonuç verdi ve fabrikanın kapanmasından kısa bir süre sonra çalışanların yüzde 79’u yeni işlerinde çalışmaya başlamışlardı bile!
ABD’de çalışan destek hizmetleri alanında hizmet veren bir danışmanlık şirketinde danışmanlık ve yöneticilik görevini yürüten bir uzman konuyla ilgili şunları söylüyor: “Kuruma veya sektöre göre değişecek spesifik ihtiyaçlar ne olursa olsun, temel prensip aslında çok basit: çalışanların gözünde şirketin işten çıkarmanın etkilerini en aza indirmek için bir tampon vazifesi gördüğünü anlamasını sağlayacak desteği verin. Bu sadece bir kibarlık/düşüncelilik göstergesi değil şirketin uzun dönemli başarısı için atılacak en doğru adımlardan biridir. Çünkü çalışanlar bir şirketin en önemli varlıklarının başında geliyor.”
Yakın zamanda ABD’de yapılan bir araştırmaya katılan çalışanların ifadelerine bakıldığında, işten çıkarılan her üç çalışandan ikisinin bu süreci iş arkadaşları ve yakın çevresi ile mutlaka paylaştığı görülüyor.
Böylece şirkette “kalanlar” bir gün işten çıkarıldıklarında başlarına ne geleceği hakkında fikir edinmiş oluyorlar. Yeterince planlanmamış bir işten çıkarma süreci şirketteki moral değerleri yıprattığı gibi verimlilik ve çalışan bağlılığı üzerinde de önemli ölçüde etkili oluyor. Bunun yanı sıra süreç, şirket dışındaki kişilere de dolaylı yansıtıldığı için potansiyel çalışanların şirkete bakış açısı önemli ölçüde etkileniyor.
Araştırmaya göre işten çıkarılan çalışanların yüzde 60’ından fazlası bir sonraki işvereni seçme aşamasında işten çıkarma programlarının önemli bir faktör olabileceğini söylüyor. İK uygulamalarının ötesinde, işten çıkarmaların başarı ile gerçekleştirilmesi şirketlerin piyasadaki duruşlarını etkilediği gibi planlama gibi alanlarda da hayatlarını büyük ölçüde etkiliyor. Son olarak şirket ile ilgili varılması muhtemel tüm bu olumsuz yargılar kurumsal itibarı oldukça zedeliyor.
İşten çıkarma ile ilgili bilmeniz gereken ilk şey, konuyla ilgili bir stratejiye sahip olmanın ne derece gerekli olduğu... İkinci ve daha önemli olanı ise, bu stratejiyi doğru şekilde yürütmenin önemi… İşten çıkarma konusunda kritik diğer bir konu da bunun iletişime açılması… (Eğer kurumda bir toplu işten çıkarma süreci söz konusu olacaksa ve çalışanlar bunu kesinlikle ilk olarak medyadan öğrenmemeliler.)
Bu yüzden işten çıkarmadan önce çalışana/çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesajı önceden belirleyin ve bu mesajı iletirken kullandığınız dile çok dikkat edin. Hangi seviyeden olursa olsun çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesaj çok açık olmalı ve zihinlerde herhangi bir soru işaretine yer vermemelisiniz. Bu aşamada çalışanlarınızla kurduğunuz iletişimdeki açıklığın ve etkinliğin önemi en üst seviyelere çıkıyor. Her bir çalışanın neler olup bittiğini (ve bunun nedenlerini) anladığından emin olun.
Özellikle bir İnsan Kaynakları yöneticisi için süreçte hem ayrılanlara hem de şirkette kalanlara moral destek verme gibi kritik bir görev düşüyor. Bu görev için kendinizi önceden hazırlamak durumunda olduğunuzu unutmayın. Geride kalanlara yatırım yapmaya devam edin. Kendilerini batan bir gemide gibi hissetmelerinin önüne geçerken, bağlılıklarının ödüllendirildiğini de hissetmeliler.
Süreçle ilgili organizasyon çapında bir danışmanlık hizmeti çalışanların bundan böyle geriye değil gelecekteki günlere odaklanmasında etkili bir yöntem olacaktır. Son olarak işten ayrılan çalışanlara yeni bir iş bulmaları konusunda elinizden geldiği kadar yardımcı olmaya çalışın. Bu, işten ayrılsalar bile hala sizin için önemli olduklarını göstermeniz açısından önemli bir adım.
Günümüzde birçok şirket tarafından uygulanan işten çıkarma senaryolarının etkisi gözle görülür derecede etkili bir yöntem olarak varlığını sürdürüyor. Örnek vermek gerekirse Procter&Gamble, Wakefield üretim tesisinde gerçekleştireceği ve iki yüz kadar çalışanı kapsayan işten çıkarma süreci için dışarıdan bir danışmanlık firmasından destek alarak kendilerine 24 saat destek vermeleri talebinde bulunmuştu.
Şirketin bunu yaparken amacı işten çıkarılan çalışanlarının gelecek dönemde başka şirketlerde en sağlıklı şekilde çalışmaya başlayacaklarından emin olmaktı. İhtiyaç analizleri, eğitim workshopları, iş arama desteği gibi uygulamalar çalışanların yüzde 98’inin katılımıyla gerçekleştirildi. Sonuç olarak çalışmalar oldukça olumlu sonuç verdi ve fabrikanın kapanmasından kısa bir süre sonra çalışanların yüzde 79’u yeni işlerinde çalışmaya başlamışlardı bile!
ABD’de çalışan destek hizmetleri alanında hizmet veren bir danışmanlık şirketinde danışmanlık ve yöneticilik görevini yürüten bir uzman konuyla ilgili şunları söylüyor: “Kuruma veya sektöre göre değişecek spesifik ihtiyaçlar ne olursa olsun, temel prensip aslında çok basit: çalışanların gözünde şirketin işten çıkarmanın etkilerini en aza indirmek için bir tampon vazifesi gördüğünü anlamasını sağlayacak desteği verin. Bu sadece bir kibarlık/düşüncelilik göstergesi değil şirketin uzun dönemli başarısı için atılacak en doğru adımlardan biridir. Çünkü çalışanlar bir şirketin en önemli varlıklarının başında geliyor.”
Bazen bir çalışanın işine son verilmesi şirketin geri kalanının huzuru ve iyiliği için acil bir gereklilik haline gelebilir
Bir yönetici için çalışanlardan birinin işine son vermek en nefret edilen görevlerden biridir. Fakat bazen bir çalışanın işine son verilmesi şirketin geri kalanının huzuru ve iyiliği için acil bir gereklilik haline gelebilir ve onu işten çıkarmak organizasyon için atılacak en iyi adımlardan biri anlamına da gelebilir. Hatta çalışanı işten çıkarmak kimi zaman ona karşı alabileceğiniz en “kibar” tavır bile olabilir.
Bir yönetici olarak çalışanlardan birinin veya birkaçının işine derhal son vermeniz gereken durumlar ile karşı karşıya gelmeniz söz konusu olabilir. Bu durumlara hazırlıklı olmak için organizasyonunuzda bir çalışanın derhal işten çıkarılmasına neden olacak hataların çalışan el kitabında yer aldığından emin olun. Bu durumlar arasında en sık karşılaşılanları sıralamak gerekirse:
Bir yönetici olarak çalışanlardan birinin veya birkaçının işine derhal son vermeniz gereken durumlar ile karşı karşıya gelmeniz söz konusu olabilir. Bu durumlara hazırlıklı olmak için organizasyonunuzda bir çalışanın derhal işten çıkarılmasına neden olacak hataların çalışan el kitabında yer aldığından emin olun. Bu durumlar arasında en sık karşılaşılanları sıralamak gerekirse:
• Şiddet içeren davranışlarda bulunmak
• İşyerine silah ile gelmek
• İş saatlerinde, ofis bilgisayarlarında pornografik vb. filmler izlemek
• Şirket eşyalarını çalmak… vb.
• İşyerine silah ile gelmek
• İş saatlerinde, ofis bilgisayarlarında pornografik vb. filmler izlemek
• Şirket eşyalarını çalmak… vb.
Bu şartlar altında yapabileceğiniz en doğru şey çalışanın şirketle olan ilişkisini bir an önce kesmek olacaktır. Fakat bunu yaparken izlemeniz gereken sürece çok dikkat etmelisiniz. Çalışanın kendisi ve diğer çalışanlar için tehlike teşkil etmediğinden emin olmalısınız. (Eğer böyle bir olasılık varsa diğer çalışanların güvenliğini bir an önce sağlamalısınız.) Eğer çalışanın kendisi veya diğer çalışanlar için tehlikeli olmadığından eminseniz ikinci aşama hukuki davayı başlatmak olmalıdır.
Eğer mümkünse şirket içi güvenlik sisteminizi artırın. Kibar ve saygılı tavrınızdan ödün vermeyin. Çalışanın savunmasını sakince ve yanınızda bir hakem/şahitle birlikte dinleyin. Çalışana şirket ile ilişkisinin kesildiğini söyleyin. Eğer şirketin çalışan herhangi bir eşyası varsa mutlaka geri gelmesini sağlayın. Çalışanın gitmeden her türlü kişisel eşyasını toparlamasına fırsat verecek kadar fırsat tanıyın, bunu yaparken şartları garanti altına almayı unutmayın. Çalışana şirketle ilişiğinin kesilmesi ile ilgili sormak istediği soruları sorması için imkân verin.
İşten çıkarma her zaman çalışan ve yönetici için bir kabus anlamına gelmek zorunda değil.
Eğer hala işten çıkarma görüşmeleri işyerinde başınıza gelen en kötü olaylar arasında yer alıyorsa çalışan ilişkileri yönetim süreçlerinizi yeniden gözden geçirmenizde fayda var demektir. Çünkü işten çıkarma her zaman çalışan ve yönetici için bir kabus anlamına gelmek zorunda değil. Olaya işveren tarafından bakıldığında süreci daha yapıcı şekilde tamamlamak için yapılabilecek pek çok şey olduğunu görüyoruz. Çalışana psikolojik destek vermenin yanı sıra, gelecekteki iş hayatına yönelik yapılabilecek bir takım katkılar bunlardan sadece bir kaçı... Kısacası kurumunuzdan ayrılan bir çalışanın gelecekte sizi nasıl hatırlayacağı büyük ölçüde sizin elinizde... Günümüzde her sektörde yaşanan yoğun rekabetin bir sonucu olarak kurum ve çalışan arasındaki ilişkilerde performans kavramını önemli bir kriter olarak ortaya çıkmasına yol açtı.
Eğer mümkünse şirket içi güvenlik sisteminizi artırın. Kibar ve saygılı tavrınızdan ödün vermeyin. Çalışanın savunmasını sakince ve yanınızda bir hakem/şahitle birlikte dinleyin. Çalışana şirket ile ilişkisinin kesildiğini söyleyin. Eğer şirketin çalışan herhangi bir eşyası varsa mutlaka geri gelmesini sağlayın. Çalışanın gitmeden her türlü kişisel eşyasını toparlamasına fırsat verecek kadar fırsat tanıyın, bunu yaparken şartları garanti altına almayı unutmayın. Çalışana şirketle ilişiğinin kesilmesi ile ilgili sormak istediği soruları sorması için imkân verin.
İşten çıkarma her zaman çalışan ve yönetici için bir kabus anlamına gelmek zorunda değil.
Eğer hala işten çıkarma görüşmeleri işyerinde başınıza gelen en kötü olaylar arasında yer alıyorsa çalışan ilişkileri yönetim süreçlerinizi yeniden gözden geçirmenizde fayda var demektir. Çünkü işten çıkarma her zaman çalışan ve yönetici için bir kabus anlamına gelmek zorunda değil. Olaya işveren tarafından bakıldığında süreci daha yapıcı şekilde tamamlamak için yapılabilecek pek çok şey olduğunu görüyoruz. Çalışana psikolojik destek vermenin yanı sıra, gelecekteki iş hayatına yönelik yapılabilecek bir takım katkılar bunlardan sadece bir kaçı... Kısacası kurumunuzdan ayrılan bir çalışanın gelecekte sizi nasıl hatırlayacağı büyük ölçüde sizin elinizde... Günümüzde her sektörde yaşanan yoğun rekabetin bir sonucu olarak kurum ve çalışan arasındaki ilişkilerde performans kavramını önemli bir kriter olarak ortaya çıkmasına yol açtı.
Artık birçok şirket kadrolarını yüksek performans gösteren çalışanlar ile doldurma yarışına girişti. Fakat işe alım süreçleri ne kadar yapılandırılmış olursa olsun çalışanın iş üzerindeki performansını önceden tahmin etmek neredeyse olanaksız.
Dolayısı ile büyük umutlar bağlayarak işe aldığınız bir çalışanın zaman içinde sizi ve kurumunuzu hayal kırıklığına uğratması çok doğal. Yetersiz performansın nedeni ister işe alım sürecinde yapılan hatalı tahminler, isterse sonradan ortaya çıkan bir takım değişkenler olsun (çalışanın görev tanımından ya da maaşından memnun olmaması vb.) düşük performans nedeniyle yapacağınız işten çıkarmalarda izlemeniz gereken birkaç adım şöyle sıralanabilir:
Elveda’dan önce son kez yüz yüze gelirken
Elveda’dan önce son kez yüz yüze gelirken
Çalışanın kendisinden beklenen iş sonuçları, çıktılar ve beklenen performansı göstermesi için kendisine sağlanan her detay hakkında, açıkça bilgi sahibi olduğundan emin olun. Görev tanımları, üretim standartları, performans hakkındaki bir takım veriler çalışanın kendisinden beklenen performansı göstermesinde oldukça yararlı olan bilgilerdir. Yapılandırılmış bir performans yönetimi sistemi de çalışanın iş hedefleri konusunda açıkça bilgi sahibi olmasına katkıda bulunuyor.
Eğer söz konusu çalışan bir takım prosedür ve politikalara ısrarla karşı geliyorsa bunların yazılı olup olmadığını ve oryantasyon sürecinde çalışanın bu kurallarla ilgili bir eğitim alıp almadığını denetleyin. Çalışanlar ile şirket politikaları hakkında karşılıklı imzalayacağınız bir sözleşmenin ileride karşınıza çıkabilecek hukuki davalarda elinizde önemli bir kanıt teşkil edeceğini aklınızdan çıkarmayın. Rehberlik ve desteğin yanı sıra çalışanlarınıza performansları ile ilgili düzenli geri bildirim verin. Performansları konusunda kendilerinden beklenenlere karşılık veremediklerinde karşılaşacakları prosedürler hakkında bilgi verin.
Performans koçluğu çalışanın performansının gelişmesinde yardımcı olduğu gibi, gelişiminin adım adım izlenmesine olanak sağladığı için prosedürler veya disiplin kuralları ile ilgili bir yanılgıya düşmesini önemli ölçüde engelleyen bir destek mekanizması olacaktır. Performans standartlarını her çalışan için adil şekilde uygulanıp uygulanmadığını düzenli şekilde denetlemelisiniz.
Gelecekte şirketiniz hakkında ayrımcılık ile ilgili bir iddianın söz konusu olabilmesini engellemek için her çalışanın aynı şekilde değerlendirildiğinden emin olmanız oldukça önemli. Prosedürlere karşı gelen her çalışan gösterdiği performansa göre değil, önceden belirlenmiş prosedürlere göre disipline edilmeli. Her şeyden önemlisi çalışanların performans görüşmesi kayıtlarını büyük bir titizlikle tutmalısınız. Tarih, saat, performans hedefleri ve çıktıları detaylı olarak kaydedilmeli. Çünkü bu kayıtlara ne zaman ihtiyacınız olacağını asla bilemezsiniz.
Ayrıca kendi performansı ile ilgili kayıtların düzenli ve detaylı bir şekilde tutulduğunu ve kurum için bu konunun gerçekten önemli olduğunu gören bir çalışan da bundan sonraki hedefleri yerine getirme konusunda daha dikkatli ve temkinli olacaktır. Çalışan için işten çıkarma asla bir sürpriz olmamalı. Bunun için işten çıkarma sürecinin öncesinde çalışanı performansı ile ilgili sözlü ve yazılı olarak mutlaka uyarmalısınız. Kısacası çalışanı işten çıkarma görüşmesine çağırdığınızda çalışan buna şaşırmamalı. Çalışan da sizin yanınıza gelirken hazırlıklı olmalı.
Eğer söz konusu çalışan bir takım prosedür ve politikalara ısrarla karşı geliyorsa bunların yazılı olup olmadığını ve oryantasyon sürecinde çalışanın bu kurallarla ilgili bir eğitim alıp almadığını denetleyin. Çalışanlar ile şirket politikaları hakkında karşılıklı imzalayacağınız bir sözleşmenin ileride karşınıza çıkabilecek hukuki davalarda elinizde önemli bir kanıt teşkil edeceğini aklınızdan çıkarmayın. Rehberlik ve desteğin yanı sıra çalışanlarınıza performansları ile ilgili düzenli geri bildirim verin. Performansları konusunda kendilerinden beklenenlere karşılık veremediklerinde karşılaşacakları prosedürler hakkında bilgi verin.
Performans koçluğu çalışanın performansının gelişmesinde yardımcı olduğu gibi, gelişiminin adım adım izlenmesine olanak sağladığı için prosedürler veya disiplin kuralları ile ilgili bir yanılgıya düşmesini önemli ölçüde engelleyen bir destek mekanizması olacaktır. Performans standartlarını her çalışan için adil şekilde uygulanıp uygulanmadığını düzenli şekilde denetlemelisiniz.
Gelecekte şirketiniz hakkında ayrımcılık ile ilgili bir iddianın söz konusu olabilmesini engellemek için her çalışanın aynı şekilde değerlendirildiğinden emin olmanız oldukça önemli. Prosedürlere karşı gelen her çalışan gösterdiği performansa göre değil, önceden belirlenmiş prosedürlere göre disipline edilmeli. Her şeyden önemlisi çalışanların performans görüşmesi kayıtlarını büyük bir titizlikle tutmalısınız. Tarih, saat, performans hedefleri ve çıktıları detaylı olarak kaydedilmeli. Çünkü bu kayıtlara ne zaman ihtiyacınız olacağını asla bilemezsiniz.
Ayrıca kendi performansı ile ilgili kayıtların düzenli ve detaylı bir şekilde tutulduğunu ve kurum için bu konunun gerçekten önemli olduğunu gören bir çalışan da bundan sonraki hedefleri yerine getirme konusunda daha dikkatli ve temkinli olacaktır. Çalışan için işten çıkarma asla bir sürpriz olmamalı. Bunun için işten çıkarma sürecinin öncesinde çalışanı performansı ile ilgili sözlü ve yazılı olarak mutlaka uyarmalısınız. Kısacası çalışanı işten çıkarma görüşmesine çağırdığınızda çalışan buna şaşırmamalı. Çalışan da sizin yanınıza gelirken hazırlıklı olmalı.
İşten çıkarma görüşmesi İnsan Kaynakları tarafından organize ediliyorsa;
İK sorumlusunun yanı sıra çalışanın şefinin hatta şefin bir üstünün de toplantıda olmasını sağlayın. Eğer imkanınız varsa toplantıyı en geç Salı veya Çarşamba gününe alarak çalışanın en kısa zamanda iş aramaya başlamasına olanak vermiş olursunuz. İleriye yönelik ifadelerinizde kesin olun. Çalışanın işine son verildiğini lafı dolandırmadan söyleyin. Bunun nedenlerini açıklayın. Nazik ve sevecen olmaya, kısa ve öz konuşmaya özen gösterin.
Çalışanın kişisel itibarını asla göz ardı etmeyin. Aklına takılan soruları sormasına ve açıklama yapmasına izin verin. Belki böylece siz de çalışan ilişkilerinizde yaptığınız birtakım hataları fark etme fırsatı bulacaksınız. Çalışan kendini savunmak adına sizi haksız çıkarmaya çalışabilir. Ne olursa olsun soğukkanlılığınızı korumaya çalışın. Tartışmaya girmeye ya da skoru eşitlemeye çalışmayın. Çünkü durum çalışanda olduğu kadar sizde de hayal kırıklığı yaratacaktır.
İşe aldığınız, kişisel ve finansal anlamda yatırım yaptığınız bir çalışanı işten çıkarmak ve yerine yeniden birini alıp aynı emeği sarf edeceğinizi bilmek sizde de üzüntü yaratabilir. Ama bu duyguların davranışlarınızı yönetmesine ve karşı tarafa olan saygınızı yitirmenize neden olmasına izin vermeyin. Görüşmenin bir fikir alış verişi şeklinde geçmesi çalışanın gelecekteki çalışma hayatına büyük anlamda katkı sağlayabilir. Objektif bir şekilde yapacağınız bilgilendirme ve tavsiyeler çalışanın kendinde olan eksikleri fark etmesine ve bir sonraki işinde bunları tekrarlamamasına olanak verecektir. Şirkete ait tüm eşyaları teslim alın ya da yerini öğrenin. İşten ayrılan çalışanlarınız için bir kontrol listesi oluşturduysanız tüm maddelerin yerine getirildiğinden emin olun.
Çalışanın kişisel itibarını asla göz ardı etmeyin. Aklına takılan soruları sormasına ve açıklama yapmasına izin verin. Belki böylece siz de çalışan ilişkilerinizde yaptığınız birtakım hataları fark etme fırsatı bulacaksınız. Çalışan kendini savunmak adına sizi haksız çıkarmaya çalışabilir. Ne olursa olsun soğukkanlılığınızı korumaya çalışın. Tartışmaya girmeye ya da skoru eşitlemeye çalışmayın. Çünkü durum çalışanda olduğu kadar sizde de hayal kırıklığı yaratacaktır.
İşe aldığınız, kişisel ve finansal anlamda yatırım yaptığınız bir çalışanı işten çıkarmak ve yerine yeniden birini alıp aynı emeği sarf edeceğinizi bilmek sizde de üzüntü yaratabilir. Ama bu duyguların davranışlarınızı yönetmesine ve karşı tarafa olan saygınızı yitirmenize neden olmasına izin vermeyin. Görüşmenin bir fikir alış verişi şeklinde geçmesi çalışanın gelecekteki çalışma hayatına büyük anlamda katkı sağlayabilir. Objektif bir şekilde yapacağınız bilgilendirme ve tavsiyeler çalışanın kendinde olan eksikleri fark etmesine ve bir sonraki işinde bunları tekrarlamamasına olanak verecektir. Şirkete ait tüm eşyaları teslim alın ya da yerini öğrenin. İşten ayrılan çalışanlarınız için bir kontrol listesi oluşturduysanız tüm maddelerin yerine getirildiğinden emin olun.
Giderken şirketiniz hakkında ne düşünüyorlar?
Çalışanlarınızın şirket hakkındaki gerçek düşüncelerini öğrenmek ve dürüst geribildirim almak için çıkış görüşmeleri en iyi araçlardan biri... Durum böyle olmakla birlikte, ne yazık ki, halen birçok şirket bu süreci tam olarak yapılandıramıyor ya da çalışan tarafından yeterli katılıma ulaşamıyor. ABD’de yapılan bir takım araştırmalar form doldurma şeklinde yapılan çıkış anketlerine katılım oranının yüzde 30–35 civarında olduğunu gösteriyor. Bu da 2000 çalışana ve yüzde 15 iş gücü devir oranına sahip bir şirketin yılda sadece 100 çıkış görüşmesi yaptığını gösteriyor. Bu katılım oranı da toplam çalışan sayısının sadece yüzde beşinden doğru geri bildirim alındığı anlamına da geliyor.
Anket formu, çevrimiçi uygulamalar, karşılıklı görüşme ya da telefon görüşmesi şeklinde yapılabilecek çıkış görüşmeleri için yüzde 65’lik bir katılım oranı “iyi” olarak nitelendirilebilir. Katılım oranını basit bir hesaplamayla ölçmek mümkün… Bunun için çıkış görüşmesi talep ettiğiniz çalışanların sayısı ile tamamladığınız çıkış görüşmesi sayısının oranını bulmanız yeterli. İdeal olanı ilk sayının işten çıkarılan çalışan sayısına eşit olmasıdır. Fakat bazen pratikten kaynaklanan nedenlerden bu mümkün olmayabiliyor. Örneğin yıl boyu 300 kişiden çıkış görüşmesi talep ettiğiniz halde gerçekleştirilen rakam 125 ise katılım oranınız 125/300 yani yüzde 41,6’dır.
İşe ilk olarak ortalama bir ortalama katılım oranı belirleyerek ve bunu ileriki dönemde gözlemleyerek başlayabilirsiniz. Online bir çıkış görüşmesi sistemi bunu sizin için kontrol edecektir. Büyük şirketler katılım oranını bölgelere göre gözlemlerken küçük ve orta ölçekteki şirketlerin bu oranı tümüyle gözlemleme gibi bir avantajı da söz konusu.
Çıkış görüşmesi katılım oranınıza artırmaya karar verdikten sonra yapmanız gereken ilk şey mevcut süreci analiz etmektir. Burada gözlemlemeniz gereken iki önemli alan ise: Çalışanlar neden çıkış görüşmesi/anketine katılmak istemiyor? İnsan Kaynaklarının çalışanlara doğru zamanda ve efektif olarak ulaşmasını engelleyen bir takım lojistik sorunlar mı söz konusu?
Anket formu, çevrimiçi uygulamalar, karşılıklı görüşme ya da telefon görüşmesi şeklinde yapılabilecek çıkış görüşmeleri için yüzde 65’lik bir katılım oranı “iyi” olarak nitelendirilebilir. Katılım oranını basit bir hesaplamayla ölçmek mümkün… Bunun için çıkış görüşmesi talep ettiğiniz çalışanların sayısı ile tamamladığınız çıkış görüşmesi sayısının oranını bulmanız yeterli. İdeal olanı ilk sayının işten çıkarılan çalışan sayısına eşit olmasıdır. Fakat bazen pratikten kaynaklanan nedenlerden bu mümkün olmayabiliyor. Örneğin yıl boyu 300 kişiden çıkış görüşmesi talep ettiğiniz halde gerçekleştirilen rakam 125 ise katılım oranınız 125/300 yani yüzde 41,6’dır.
İşe ilk olarak ortalama bir ortalama katılım oranı belirleyerek ve bunu ileriki dönemde gözlemleyerek başlayabilirsiniz. Online bir çıkış görüşmesi sistemi bunu sizin için kontrol edecektir. Büyük şirketler katılım oranını bölgelere göre gözlemlerken küçük ve orta ölçekteki şirketlerin bu oranı tümüyle gözlemleme gibi bir avantajı da söz konusu.
Çıkış görüşmesi katılım oranınıza artırmaya karar verdikten sonra yapmanız gereken ilk şey mevcut süreci analiz etmektir. Burada gözlemlemeniz gereken iki önemli alan ise: Çalışanlar neden çıkış görüşmesi/anketine katılmak istemiyor? İnsan Kaynaklarının çalışanlara doğru zamanda ve efektif olarak ulaşmasını engelleyen bir takım lojistik sorunlar mı söz konusu?
Çalışanların çıkış anketlerini doldurmamalarının temel nedenleri arasında şunlar sıralanabilir:
• Formun çok uzun olması (Çıkış görüşmeleri için 60 soruluk bir anket idealdir. Soruların sayısı arttıkça tamamlanmamış formlarla karşılaşacağınızı unutmayın!)
• Çıkış görüşmesi sorularının anlaşılması zor veya kişisel olması
• Çalışanın anketin okunacağına ya da sonuçları etkileyeceğine inancı olmaması
• Çalışanın vereceği cevapların kendisine zarar vereceğini düşünmesi
• Şirkete karşı duyulan öfke
• Umursamazlık ya da unutma
• Sürecin çalışan için zor ya da rahatsızlık verici olması
• Çıkış görüşmesi sorularının anlaşılması zor veya kişisel olması
• Çalışanın anketin okunacağına ya da sonuçları etkileyeceğine inancı olmaması
• Çalışanın vereceği cevapların kendisine zarar vereceğini düşünmesi
• Şirkete karşı duyulan öfke
• Umursamazlık ya da unutma
• Sürecin çalışan için zor ya da rahatsızlık verici olması
Sorularınızı kendinizi çalışanların yerine koyarak hazırlamaya özen gösterin. Amacınız çalışanın o anki duygularını değil çalışanın kurum ve işi ile ilgili yorumlarını öğrenmek olmalı. Zaten çalışan da sizinle duygularını paylaşmayı arzu etmeyecektir. Çalışan için süreç hakkındaki duygularını ifade etmektense sürecin etkinliğini ölçmek çok daha kolay olacaktır. Bunun yanı sıra çalışan vereceği cevapların görmezden gelineceğine inanıyorlarsa süreci de ciddiye almayacaktır. Bu yüzden alacağınız geri bildirimlerin sizin için ne kadar değerli olduğunu onlara göstermelisiniz.
Bir çıkış görüşmesinden aldığınız bir geri bildirim sonucu yapacağınız değişikliklerde diğer çalışanlara bunun kaynağının nereye dayandığını söylemekten çekinmeyin. Zaman içinde çalışanlar da onları dinlediğinizi anlayacaktır. Bu kurum kültürünün bir parçası haline geldikçe çalışanlar da fikirlerini ve önerilerini daha rahat paylaşmaya başlayacaklardır. Ayrıca halen birçok çalışan çıkış görüşmelerinde kullanacakları olumsuz ifadelerin bir gün kendilerine ya da arkalarında bıraktıkları çalışma arkadaşlarına olumsuz şekilde geri dönmesinden korkuyorlar.
Görüşmelere katılmamanın bir diğer sebebi de işten ayrılan çalışanın şirkete karşı duyduğu öfke ya da kayıtsızlık hissi olabilir. Bu çalışanları kazanmanın yolu ise hissettiklerini çıkış görüşmesi ile ifade etme özgürlüğünün verilmesi olacaktır. Özellikle seslerinin üst yönetim tarafından duyulacağını anlayan bir çalışan kendini ifade etmek adına böylesi bir fırsatı kaçırmayacaktır.
Bir çıkış görüşmesinden aldığınız bir geri bildirim sonucu yapacağınız değişikliklerde diğer çalışanlara bunun kaynağının nereye dayandığını söylemekten çekinmeyin. Zaman içinde çalışanlar da onları dinlediğinizi anlayacaktır. Bu kurum kültürünün bir parçası haline geldikçe çalışanlar da fikirlerini ve önerilerini daha rahat paylaşmaya başlayacaklardır. Ayrıca halen birçok çalışan çıkış görüşmelerinde kullanacakları olumsuz ifadelerin bir gün kendilerine ya da arkalarında bıraktıkları çalışma arkadaşlarına olumsuz şekilde geri dönmesinden korkuyorlar.
Görüşmelere katılmamanın bir diğer sebebi de işten ayrılan çalışanın şirkete karşı duyduğu öfke ya da kayıtsızlık hissi olabilir. Bu çalışanları kazanmanın yolu ise hissettiklerini çıkış görüşmesi ile ifade etme özgürlüğünün verilmesi olacaktır. Özellikle seslerinin üst yönetim tarafından duyulacağını anlayan bir çalışan kendini ifade etmek adına böylesi bir fırsatı kaçırmayacaktır.
Süreçler arasında genellikle zayıf bağlantılar olduğunda çıkış görüşmesi de bu zafiyetten payını alıyor. Çalışanın uyarılmasından, çıkış belgesini imzalayana kadar geçen zincirleme süreç sizin için tam anlamıyla bir sınav. Bu sınavda ne kadar başarılı olduğunuzu ölçmek için sizin de süreçle ilgili kendinize sormanız gereken bir takım sorular var. Bunlardan en temel olanları şöyle sıralanabilir: 1. Çalışanlar işten ayrılacakları ile ilgili nasıl bilgilendiriliyorlar? 2. Konuyla ilgili ilk bilgilendirilen kişi kim oluyor? 3. İnsan Kaynakları’nı bilgilendirmesi gereken kim ve bunu yaparken nasıl bir yöntem izleniyor? İnsan Kaynakları biriminde ilk bilgi verilmesi gereken yetkili kim? 4. Çıkış görüşmesini gerçekleştirme sorumluluğu kime veya kimlere ait? Bu kişi çıkış görüşmesinden ne kadar önce bilgilendiriliyor? 5. Çalışana çıkış görüşmesi ile ilgili bilgi ne zaman, kim tarafından, hangi yöntem kullanılarak, nasıl veriliyor? 6. Çıkış görüşmesi süreci İK tarafından yeterince sahipleniliyor mu? İK olarak sürecin organizasyonel anlamda önemi hakkında gerekli hassasiyeti gerçekten gösteriyor muyuz? 7. Çalışanlar çıkış görüşmeleri hakkında ne düşünüyorlar? Onları yeteri kadar cesaretlendirebiliyor muyuz? 8. Çıkış anketi soruları anlaşılabilir mi? Çalışan anketi nerede ve ne zaman tamamlıyor? İhtiyaç duyduğu kaynaklara ulaşması için zorlukla karşılaşıyor mu? 9. Çalışana çıkış görüşmesi sırasında vereceği bilgilerin gizli kalacağına inanıyor mu? 10. Orta ve üst kademe yönetim çalışanlara çıkış görüşmesi konusunda yeteri kadar destek veriyor mu? Yoksa onlar da çalışanlardan olumsuz geri bildirim alabilecekleri için korku içindeler mi? Yapacağınız değişikliklerin bazıları katılım oranlarında hemen bir değişikliğe neden olacaktır. Fakat bir bölümü de doğrudan kurum kültürü ile ilgili olduğu için sonuçlara yansıdığını görmeniz biraz zaman alabilir. Bu yüzden katılım oranlarınızı her üç ayda bir gözden geçirin. On iki aylık bir dönemde gözle görülür bir değişiklik söz konusuysa anlayın ki istenmeyen iş gücü devir oranı ve çalışan sadakati konusunda önemli bir adım attınız. |
Biz nerede hata yapıyoruz diye soruyorsanız; işte cevapları…
Bir çalışanın işine son vermek ne kadar rahatsızlık verici olsa da sürecin sahiplenilmesi ve sürecin yapılandırılması şart... Kurumsal itibarınızın zarar görmemesi ve hukuki sorunlarla karşı karşıya gelmemek için geçmişte yaptığınız hatalardan ders almak ve bunları tekrarlamamak çok önemli. En sık karşılaşılan 10 işten çıkarma hatasını sizler için derledik. Belki bir kaçı size de tanıdık gelecektir:
İş etik sözleşmesi imzalamamak… İşe yeni başlayan çalışanlarınız ile şirket politikaları, prosedürleri işe alım ve işten çıkarma koşulları ile ilgili bir sözleşme imzalamak her zaman sizin yararınıza olacaktır.
Kuralları yazılı değil sözlü oluşturmak… İster bir çalışan el kitabı isterse bir araya getirilmiş farklı sayfalar şeklinde olsun şirket politikalarınızı yazılı hale getirmek çalışanların kendilerinden beklenenler ve beklenmeyenleri açıkça görmesi ve buna göre hareket etmesi, yazılı kurallara uymadıkları taktirde karşılaşacakları prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları açısından oldukça yararlı olacaktır.
Eğer çalışanlarınızdan birinin performansının düşük olduğunu ya da başka herhangi bir sebepten dolayı işten çıkarılabileceğini düşünüyorsanız gelecekte bunun nedenini kanıtlayacak bir takım dokümanlara ihtiyacınız olabilir. Bu yüzden performans değerlendirme sonuçları, ve çalışana önceden yapılan yazılı uyarılar düzenli olarak kaydedilmeli.
Birçok yerde halen işverenler çalışanların işine son vermek için geçerli bir nedeni olması gerektiğini düşünmüyor. Bununla birlikte (bunu çalışana açıklayın ya da açıklamayın) gelecekte ayrımcılık ya da diğer herhangi bir sebepten bir hukuki davayla karşıya kalmak istemiyorsanız çalışanla ilgili elinizde hukuki bir neden olmalı.
Çıkış görüşmesi sırasında çalışana söyleyeceklerinizi düşündünüz, tüm kâğıt işlerini tamamladınız. İkinci adımda çalışanın işine son verirken alacağı tazminat ve diğer ödemeler ile yakından ilgilenmek geliyor. Çalışan ile karşı karşıya gelmeden önce hakları ve alması gereken tazminat vb ödemeler hakkında bilgi sahibi olun.
Eğer bir çalışanın işine son vermeyi düşünüyorsanız fakat bir türlü “doğru zaman”ın gelmediğine inanıyorsanız birtakım sorunlarla karşı karşıya gelmeniz de söz konusu olabilir. İlk olarak çalışan durumu fark etmeye başladıysa kurum için zarar verici olmaya başlayabilir. İkinci olarak durum departmandaki diğer çalışanlar tarafından fark edilirse bu kez motivasyon kaybına uğrayacaklardır. Eğer kararınız kesinse bir an önce aksiyon alın.
Bir çalışanın işine son vermek bazen bir sorunu çözmek adına atılacak en iyi adım olabilir. Fakat bir sonraki adımda olacaklara önceden hazırlıklı olmanız gerekiyor. Çalışan işten çıkarıldıktan sonra görev paylaşımı değişecek mi, değişecekse kim hangi görevleri üstlenecek, yeni biri işe alınacak mı ya da görevler outsource mu edilecek gibi sorulara yanıt bulmak gerekiyor.
İş etik sözleşmesi imzalamamak… İşe yeni başlayan çalışanlarınız ile şirket politikaları, prosedürleri işe alım ve işten çıkarma koşulları ile ilgili bir sözleşme imzalamak her zaman sizin yararınıza olacaktır.
Kuralları yazılı değil sözlü oluşturmak… İster bir çalışan el kitabı isterse bir araya getirilmiş farklı sayfalar şeklinde olsun şirket politikalarınızı yazılı hale getirmek çalışanların kendilerinden beklenenler ve beklenmeyenleri açıkça görmesi ve buna göre hareket etmesi, yazılı kurallara uymadıkları taktirde karşılaşacakları prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları açısından oldukça yararlı olacaktır.
Eğer çalışanlarınızdan birinin performansının düşük olduğunu ya da başka herhangi bir sebepten dolayı işten çıkarılabileceğini düşünüyorsanız gelecekte bunun nedenini kanıtlayacak bir takım dokümanlara ihtiyacınız olabilir. Bu yüzden performans değerlendirme sonuçları, ve çalışana önceden yapılan yazılı uyarılar düzenli olarak kaydedilmeli.
Birçok yerde halen işverenler çalışanların işine son vermek için geçerli bir nedeni olması gerektiğini düşünmüyor. Bununla birlikte (bunu çalışana açıklayın ya da açıklamayın) gelecekte ayrımcılık ya da diğer herhangi bir sebepten bir hukuki davayla karşıya kalmak istemiyorsanız çalışanla ilgili elinizde hukuki bir neden olmalı.
Çıkış görüşmesi sırasında çalışana söyleyeceklerinizi düşündünüz, tüm kâğıt işlerini tamamladınız. İkinci adımda çalışanın işine son verirken alacağı tazminat ve diğer ödemeler ile yakından ilgilenmek geliyor. Çalışan ile karşı karşıya gelmeden önce hakları ve alması gereken tazminat vb ödemeler hakkında bilgi sahibi olun.
Eğer bir çalışanın işine son vermeyi düşünüyorsanız fakat bir türlü “doğru zaman”ın gelmediğine inanıyorsanız birtakım sorunlarla karşı karşıya gelmeniz de söz konusu olabilir. İlk olarak çalışan durumu fark etmeye başladıysa kurum için zarar verici olmaya başlayabilir. İkinci olarak durum departmandaki diğer çalışanlar tarafından fark edilirse bu kez motivasyon kaybına uğrayacaklardır. Eğer kararınız kesinse bir an önce aksiyon alın.
Bir çalışanın işine son vermek bazen bir sorunu çözmek adına atılacak en iyi adım olabilir. Fakat bir sonraki adımda olacaklara önceden hazırlıklı olmanız gerekiyor. Çalışan işten çıkarıldıktan sonra görev paylaşımı değişecek mi, değişecekse kim hangi görevleri üstlenecek, yeni biri işe alınacak mı ya da görevler outsource mu edilecek gibi sorulara yanıt bulmak gerekiyor.
Çıkış görüşmeleri sırasında genellikle işverenler sözü gereğinden fazla uzatarak belki de hiç söylenmemesi gereken şeyleri dile getirirler. Çalışana asla tutamayacağınız sözler vermekten kaçının. Ne özür dileyin ne de karşı tarafı suçlayın. Üzgün olduğunuzu söylemenizin tabii ki bir sakıncası yok ama konuştuğunuz diğer kelimelere çok dikkat edin.
İşten çıkarmanın nedenini diğer çalışanlar ile paylaşırken oldukça hassas davranmanız gerekiyor. Artık sizinle çalışmıyor olsa bile herkesin saygıyı hak ettiği gerçeğini asla aklınızdan çıkarmayın. Artık sizinle çalışmayan bir çalışan hakkında yapacağınız yorumların diğer çalışanlar üzerinde yaratacağı etkiyi her zaman göz önünde bulundurmalısınız. İşten çıkarmalar konusunda yapılan en büyük hatalardan bir diğeri de çalışan ile tartışmaya girmektir. Bunun olmasına kesinlikle izin vermemelisiniz. Karşı taraf tartışmaya başladığı anda konuşmayı orada kesin. Eğer tartışmayı başlatan sizseniz zaten baştan kaybettiniz demektir.
*Bu dosya haberi ilk olarak SHRM tarafından yayınlanan HRMagazine tarafından Ocak 2010 tarihinde yayınlanmıştır. HRdergi tarafından özel izinle yayınlanmaktadır.
SHRM Raporu
Alexander Dupont&Michael McChristian&Suzanne Fasoune