İK’cılar için çalışan nesillere göre veri yönetimi

Sahip olduğumuz insan kaynağı verileri üzerinden stratejik bir İK raporu oluşturmanın ve bu raporu anlamlandırmanın ipuçlarını paylaşıyoruz. İş dünyasındaki jenerasyonlar konusunda önde gelen uzmanlardan biri olan Boston Üniversitesi’nden Dr. Levan Cosbury, günümüzde iş ortamlarında karşı karşıya kalınan çoklu jenerasyonlar ve bu basit toplumsal istatistiklerin organizasyon üzerindeki etkisi konusunda çalışmalar yapıyor. Dr. Cosbury iş dünyasında dört jenerasyon bulunduğunu belirtiyor. Bunları hepimiz biliyor; burada tekrarlamaya gerek yoktur. Kuşaklara ilişkin bu tanımlar, Dr. Cosbury’e ait. Bu alandaki tüm uzmanların aynı skalayı kullanmadığını belirtmemiz gerekiyor.

Araştırmalar, yaşlı çalışanların organizasyonlara daha bağlı olduğunu; bir başka deyişle önümüzdeki on yıl içinde emekli olmaya hazırlananlardan oluştuğunu gösteriyor. Daha az bağlı olan çalışanlarımız (gençler) ise farklı ihtiyaçlara sahip. Onlar organizasyonlarımızı beceri kazanıp, eğitim alabilecekleri, özgeçmişlerini güçlendirmeye olanak verecek ve daha farklı organizasyonlara transfer olmalarını sağlayacak yerler olarak görüyor.

Oysa bu daha genç çalışanlara, artık kaynama noktasına ulaşmış olan kızgın rekabet koşullarında ihtiyacımız var. Bu kuşağın tavırlarını değiştiremeyeceğimizi biliyoruz. Bu durumda onları kendimize çekmek ve elimizde tutabilmek için organizasyonlarımızı hazırlamamız gerekiyor. Peki, bu kişileri nasıl tespit edip, risklerin nerede olduğunu nasıl belirleyebiliriz? Ve bunları İK uygulamaları ile nasıl bağdaştırabiliriz?  İK verilerinin gerçek gücünün onu stratejik bir bakış açısıyla kullanmaya bağlı olduğunu hepimiz biliyoruz. İK verilerini elde etmek ve raporlamak ihtiyacı, organizasyonları stratejik düşünme şapkasını takmaya zorluyor. Bu sayede gelecekte hangi işgücü eksiklikleri ile karşı karşıya kalabileceğimizi öğrenebiliyoruz.

İşgücümüzle ilgili tüm veri türlerini takip ediyoruz; çalışanın işe alım tarihi, doğum günü, doğum yılı, tahmini emeklilik tarihi, emeklilik planları olup olmadığı gibi… Bu tür ufak tefek parçalar bir araya geldiğinde, önümüzdeki dönemde ne tür bir işgücü devir oranının bizi beklediğini tahmin edebilmek daha kolay hale geliyor. Ya da en azından, bir noktadan başlamış oluyoruz! Bu noktada asıl soru şu: Sahip olduğumuz veriler üzerinden nasıl stratejik bir rapor elde edebilir, bunlara nasıl anlam kazandırabiliriz?

İlk yapmanız gereken çalışanlarınıza ilişkin her türlü bilgiyi toplamaktır.
Bunun için yıl takvimini de (örneğin, 2015) mali yılı da kullanabilirsiniz. Bunun için üç unsur yararlı olabilir:

1. Bu zaman dilimi içindeki tüm aktif çalışanların listesi (örneğin, 1 Ocak 2005’den 1 Aralık 2015’e kadar)
2. Bu zaman dilimi içinde iş ilişkisi sona eren tüm çalışanların listesi
3. Bu zaman dilimi içinde işe giren çalışanların listesi

Tüm bu verileri işlemek için bir tür raporlama aracına ihtiyacınız olacaktır.

Bu konuda Microsoft Excel kullanmak hem son derece pratik, hem de yararlı bir yöntemdir. Verileri Excel’e girerek çalışanlarınızın doğum yılını hesapladıktan sonra, doğum yılına göre çalışanın kuşağını tespit edebilirsiniz. (Bu konuda Dr. Cosbury’nin verileri kullanılabilir. Bizler bu makalede kendisinin verilerinden yararlanacağız.)

Excel; özet tablo, çubuk çizelge ve grafik kapasitesi nedeniyle son derece uygun bir araçtır. Bu çizelge ve grafikler sayesinde verilerinizi başkalarına açıklamak daha kolay olacaktır.

Verileri Excel’de hiçbir grafik ya da format kullanmadan değerlendirmek hatalı olur. Veriler anlamsız görülür, İK uygulamaları için çıkarımda bulunmak zor hale gelir ve organizasyonunuz bu verilerden somut sonuçlara ulaşamaz. Birazdan göreceğiniz kuşaklara ilişkin raporlar, organizasyonunuzdaki işgücü hakkında zekice tahminlerde bulunmak konusunda yararlıdır.

Çalışan profili; kuşakları baz alarak aktif çalışanlarınızı gösterir. Pasta şeklinde hazırlanabilecek olan bu şema, çalışanlarınızın çoğunun hangi kuşağa ait olduğunu, rakamları ve /veya oranları ortaya koyabilir.

Bu rapor, çalışan verilerini toplarken baz aldığınız zaman diliminin içerisinde, çalışanların departmanlara göre statüsünü gösterir. Bu raporu yine Excel’de hazırlayabilirsiniz. Bu rapor size şunları gösterecektir:

• Raporlama döneminde muhasebe departmanındaki aktif çalışan sayısı, izinli olanlar ve ayrılanlar
• 4 çalışanın emekliliğe yakın olduğu, gelecekte doldurmanız gereken 4 pozisyonun ortaya çıkacağı (bu çalışanların emeklilik verilerine bağlı olarak)
• X kuşağı çalışanlarınız izinli (büyük olasılıkla doğum izninde), bu pozisyonları da yedeklemeniz gerekiyor.
• Nexus kuşağına ait 2 çalışanınızı yitirdiniz, elinizde sadece 2 kaldı.

Varabileceğiniz bazı sonuçlar şunlar olabilir:

1. Y kuşağı çalışanları elde tutmak konusunda bazı sorunlarınız olabilir.
2. Veteranlar için şimdi bir yedekleme planlaması yapmanız gerekebilir.
3. Genç çalışanlarınızı nasıl elde tutabileceğinizi görmek ve kısa vadede çok fazla organizasyonel bilgi kaybetmeyeceğinizi garanti altına almak isteyebilirsiniz.
4. Eğer Y kuşağı çalışanlarınız, doğum iznine ayrılanların yedeği durumundaysa bu pozisyonları kalıcı hale getirerek Y çalışanları daha uzun sürede elinizde tutabilirsiniz.

Bu çalışma, aktif çalışanların işe alım tarihini baz alacaktır. Bu rapor türü konusundaki ilginç nokta, size işgücünüzün içeriğini aktarmasıdır. Bu sayede genç çalışanlarınızın ne kadar az deneyimi olduğunu görebilir, yerel çalışanlarınızın nerede toplandığını anlayabilir, daha yaşlı kuşaklar nedeniyle gelecekte kaç boş pozisyonla karşı karşıya kalacağınızı belirleyebilirsiniz. Bu rapor, güçlü bir işgücünü garantilemek için hangi alanda kendinizi geliştirmeniz gerektiğini anlamanıza da yardımcı olur. Bu rapor yine Excel tablosunda hazırlanmıştır.

Kuşaklara göre görev tanımları raporu, aktif çalışanlarınız için kullanılan görev tanımlarını baz alır.

Bu rapor türü, belli bir kuşağın özelliklerine dayanarak hangi görev alanlarının boşluk riski ile karşı karşıya olduğunu gösterir. Bu da yedekleme planlaması konusunda size yardımcı olabilir.

İşten ayrılma sebeplerini gösteren raporu, işten ayrılan çalışanlar için gündemde olan sistemdeki işten ayrılma tarihini baz almalıdır. Bu rapor türü, hangi kuşakların işten ayrıldığını ve sebebini gösterecektir. Bu sayede yeni bir elde tutma stratejisi ya da özendirici modeli geliştirebilirsiniz. Bazı sebeplerin elbette önüne geçilemez (örneğin yer değiştirme gibi), özellikle kişinin eşi taşınıyorsa… Ancak çalışanlar açık bir biçimde işlerinden tatminsizlik duyuyorsa görev sorumluluklarına bir kez daha bakmak gerekebilir.

İşten ayrılma sonuç raporu, işten ayrılan çalışanlar için gündemde olan sistemdeki işten ayrılma tarihini baz almalıdır. Bu rapor, verilerin toplandığı zaman dilimi içinde işten ayrılan çalışanların verilerini kullanır.

Bu rapor türü, hangi iş alanında çalışan hangi kuşak çalışanların ayrıldığını gösterir. Bu sayede pozisyonları daha çekici hale getirmeye karar verebilirsiniz. Örneğin, görev tanımlarını ve/veya sorumlulukları değiştirebilir, ücretlendirme stratejilerinde düzenleme yapabilir ya da mevcut çalışanlarınızın görevlerine daha bağlı hale gelebilmesi için ek gelişim fırsatları yaratabilirsiniz. Sisteminizde neyi arıyor olursanız olun, İK verileri tam bir bilgi hazinesidir. İşgücünüzün geleceği bu sayede berrak hale gelebilir. Baby boomer’ların işgücünden emekliye ayrılmaya başlamasıyla, eğer bu tür bir bilgi raporlamasını henüz yapmıyorsanız, başlamak için mükemmel bir zamandır!