Herkes Meşgul Ama Kimse Etkili Değil

Bugün organizasyonlarda en çok paylaşılan ortak duygu yoğunluk. Takvimler dolu, toplantılar arka arkaya, herkes bir yerlere yetişiyor. Meşgul olmak neredeyse bir erdem, bir çalışkanlık göstergesi haline gelmiş durumda. Ancak bu yoğunluk, ilerleme hissini beraberinde getirmiyor. Aksine, işler arttıkça etki hissi azalıyor.

Meşguliyet ile etkililik arasındaki bu kopuş tesadüf değil. Hareket, yönün yerini aldığında; yapılan işlerin çokluğu, yapılan işlerin anlamını gölgede bırakıyor. İnsanlar günün sonunda yoruluyor ama neyi gerçekten ileri taşıdıklarını net olarak söyleyemiyor. Meşguliyet hareket yaratıyor; etkililik ise bilinçli seçim gerektiriyor.

Bu durum özellikle liderlik seviyesinde daha görünür. Liderler sürekli karar alıyor, toplantılara giriyor, sorun çözüyor. Buna rağmen organizasyonda kalıcı bir fark yaratmak zorlaşıyor. Strateji konuşuluyor ama zaman, operasyonel ayrıntıların içinde eriyor. Meşguliyet, stratejinin yerini almaya başlıyor.

Bugün yaşanan sorun zamanın azlığı değil; dikkatin dağılması. Meşguliyet arttıkça odak kayboluyor. Etkililik ise tam da bu noktada zayıflıyor. Bu yazı, meşguliyetin neden üretkenlik gibi göründüğünü ve neden çoğu zaman onun tam tersi bir sonuç yarattığını tartışıyor.

Meşguliyet Bir Başarı Göstergesine Dönüştüğünde

Bugün organizasyonlarda en yaygın ortak dil meşguliyet. Takvimler dolu, toplantılar arka arkaya, mesajlar hiç bitmiyor. Yoğunluk, neredeyse başlı başına bir performans göstergesi gibi sergileniyor. Meşgul olmak çalışkanlıkla, çalışkanlık ise değerle eş tutuluyor. Kimsenin boşluğu yok; bu da herkesin önemli olduğu yanılsamasını yaratıyor. Oysa bu meşguliyet, giderek etkililiğin önüne geçen kalın bir perdeye dönüşüyor.

İşlerin çokluğu, yapılan işlerin anlamını görünmez kılıyor. Günler dolu geçiyor ama ilerleme hissi zayıf kalıyor. İnsanlar akşamları yorgun ama tatmin olmadan günü kapatıyor. Meşguliyet hareket yaratıyor; etkililik ise yön, seçim ve öncelik gerektiriyor. Yön kaybolduğunda, hareket kendi başına bir amaç haline geliyor. Yapılıyor olmak, doğru yapılıyor olmanın yerine geçiyor.

Bu tablo özellikle liderlik seviyesinde daha net hissediliyor. Liderler sürekli bir şeylere yetişiyor, sorun çözüyor, karar alıyor. Buna rağmen organizasyonda kalıcı bir fark yaratmak giderek zorlaşıyor. Strateji konuşuluyor ama zaman operasyonel ayrıntıların arasında eriyor. Günlük koşuşturma, uzun vadeli etkiyi sessizce geri plana itiyor. Meşguliyet artıyor, etki hissi azalıyor.

Bu haliyle meşguliyet bir üretim biçimi olmaktan çıkıyor. Daha çok, durmaya izin vermeyen bir oyalanma düzeni yaratıyor. Herkes hareket halinde olduğu için kimse gerçekten durup bakmıyor. Ne yapıyoruz, neden yapıyoruz ve neyi gerçekten değiştirmeyi hedefliyoruz soruları, yoğunluğun gürültüsü içinde kayboluyor.

Toplantı Enflasyonu ve Dağılan Dikkat

Meşguliyetin en görünür çıktısı toplantılar. Takvimler doldukça, kararların hızlanacağına inanılıyor. Daha çok konuşursak, daha hızlı ilerleriz varsayımı hâkim. Oysa pratikte yaşanan tam tersi. Toplantı sayısı arttıkça, alınan net kararlar azalıyor. Çünkü toplantılar, çoğu zaman karar almak için değil; riski dağıtmak için kullanılan güvenli alanlara dönüşüyor.

Toplantılar giderek bilgi paylaşımı, durum güncellemesi ya da herkesin dahil olduğu ama kimsenin sorumluluk üstlenmediği alanlar haline geliyor. Herkes konuşuyor, herkes dinliyor, herkes not alıyor. Ama toplantı bittiğinde belirsizlik yerinde duruyor. Ne yapılacağı netleşmiyor, neyin değişeceği söylenmiyor. Meşguliyet artıyor; etki bir sonraki toplantıya erteleniyor.

Bu döngü dikkati de parçalıyor. İnsanlar bir konunun üzerinde durmak, düşünmek ve derinleşmek yerine, bir sonraki toplantıya yetişmeye odaklanıyor. Zihinsel enerji, karar üretmeye değil; geçişlere harcanıyor. Derin düşünme, yerini hızlı tepkiye bırakıyor. Oysa etkililik çoğu zaman hızdan değil, odaktan beslenir.

Toplantı enflasyonu bu nedenle yalnızca zaman kaybı değildir. Organizasyonların düşünme kapasitesini sessizce tüketir. Karar alma kası zayıflar, öncelik koyma refleksi körelir. Herkes meşguldür ama kimse gerçekten düşünmeye alan bulamaz.

Meşguliyet Performansı Gizlediğinde

Meşguliyet, zamanla performansın yerine geçen bir göstergeye dönüşüyor. Kim ne kadar meşgulse, o kadar katkı sağlıyor gibi algılanıyor. Takvimi dolu olan, sürekli koşturan, her yere yetişen kişi görünür hale geliyor. Oysa bu görünürlük, gerçek etkinin garantisi değil. Meşguliyet arttıkça, performansın ne olduğu belirsizleşiyor.

Bu durum performans değerlendirmelerini de sessizce dönüştürüyor. Ne üretildiği, neyin gerçekten değiştiği ya da hangi kararların fark yarattığı yerine; kim ne kadar “yoğundu” sorusu öne çıkıyor. İnsanlar sonuçlarıyla değil, süreçte ne kadar yer kapladıklarıyla hatırlanıyor. Etki yerine emek sergileniyor; katkı yerine çaba konuşuluyor.

Meşguliyet, bu haliyle performansı maskeleyen bir işlev görüyor. Çok şey yapan ama az şey değiştiren yapılar ortaya çıkıyor. Organizasyonlar hareketli görünüyor ama ilerleme hissi zayıf kalıyor. Bu durum özellikle belirsizlik dönemlerinde daha da pekişiyor. Net yön olmadığında, hareket başlı başına bir güven duygusu yaratıyor. Bir şeyler yapılıyor olması, doğru şeylerin yapıldığı yanılgısını besliyor.

Zamanla bu yanılgı kurumsallaşıyor. Meşguliyet ödüllendiriliyor, etkililik görünmezleşiyor. İnsanlar fark yaratmak yerine, sistem içinde kalmayı öğreniyor. Performans, sonuçla değil; sürekli meşgul olma haliyle ölçülmeye başladığında, gerçek katkı sessizce arka plana itiliyor.

Etkililik Vazgeçme Cesareti Gerektirir

Etkililik, daha fazlasını yapmakla değil; daha azına bilinçli biçimde odaklanabilmekle ilgilidir. Ancak meşguliyet kültürü, vazgeçmeyi zayıflık olarak kodlar. Her şeye yetişen, her toplantıya giren, her konuda fikri olan liderler görünür olur. Oysa bu görünürlük, çoğu zaman gerçek etkiyi zayıflatır. Çünkü etkililik, seçim yapmayı ve bazı şeyleri bilinçli olarak dışarıda bırakmayı gerektirir.

Bugün birçok lider, etki yaratamamasının nedenini zaman yetersizliğinde arıyor. Oysa sorun zaman değil, önceliktir. Hangi konuların gerçekten stratejik olduğu netleşmediğinde, her şey acil hale gelir. Böyle bir ortamda liderler meşgul kalır ama yön veremez. Strateji, takvimde yer bulamayan bir başlığa dönüşür.

Bu noktada etkililiği sınırlayan bazı yaygın refleksler ortaya çıkar:

•    Her toplantıya dahil olma ihtiyacı
•    Her kararı bizzat onaylama alışkanlığı
•    “Biraz daha konuşalım” diyerek kararları erteleme
•    Net öncelik koymak yerine herkesin beklentisini karşılamaya çalışma

Bu refleksler, kontrol hissi yaratır ama etki üretmez.

Vazgeçme cesareti, bu nedenle yalnızca bireysel bir beceri değil; güçlü bir kurumsal sinyaldir. Liderin neyi gündemden düşürdüğü, organizasyonun neye odaklanacağını belirler. Her şeye dahil olan lider, istemeden de olsa her şeyin eşit derecede önemli olduğu mesajını verir. Bu mesaj, odaklanmayı değil; dağılmayı teşvik eder.

Etkililik bu yüzden yalnızca üretmekle değil, alan açmakla ilgilidir. Alan açmak bazen şunları yapabilmeyi gerektirir:

•    Bazı toplantıları iptal etmeyi
•    Bazı projeleri ertelemeyi
•    Bazı konuları delege etmeyi
•    Bazı beklentilere net biçimde “hayır” demeyi

Düşünmeye, sorgulamaya ve derinleşmeye alan açılmadığında; meşguliyet artar, etki azalır. Organizasyonlar bu döngüden çıkmak istiyorsa, önce neyi yapmayı bırakacaklarına karar vermek zorundadır.

Meşguliyet bugün birçok organizasyonda çalışkanlığın, bağlılığın ve hatta başarının yerine geçmiş durumda. Oysa gerçek etki, yoğunlukta değil; bilinçli seçimlerde ortaya çıkar. Her şeyi yapmak, her yerde olmak ve her şeye yetişmek organizasyonu ileri taşımaz. Tam tersine, yönü belirsiz bir hareketlilik yaratır. Etkililik, vazgeçebilmeyi, durabilmeyi ve gerçekten önemli olana alan açabilmeyi gerektirir. Belki de artık sormamız gereken soru, neden bu kadar meşgul olduğumuz değil; bu meşguliyetle neyi sürekli ertelediğimizdir.