Çok uzaklara giderken... Yurtdışı görevlendirmeleri ve İK’nın çıkmazları

Uluslararası görevlendirmeler gün geçtikçe önem kazanmakta ve sayıları gittikçe artıyor. Bu durumu tetikleyen en temel faktörlerden birisi hiç süphesiz dünya demografik yapısında yaşanan değişimler ve bunun beraberinde getirmiş olduğu beceri, yetkinlik ve yeterlilik eksikliği olarak göze çarpıyor. Şirketler, bu eksiklikleri ortadan kaldırabilmek için küresel işgücü politikalarını gözden geçirmekte, stratejilerini yeni ihtiyaçlara göre belirlemektedirler. Tabii ki, bu stratejileri gerçekleştirecek olan işgücü söz konusuysa, burada en büyük görev yine ve yine İK’ya düşüyor…

Sektörünüzdeki rekabetçi pozisyonu koruyabilmek için organizasyonunuzun küresel arenada faaliyet göstermesine karar verilir. Yıllar içinde, operasyonlarınızın ülke dışına açılabilmesi için hazırlıklar yapılır.

Sonuç olarak, organizasyonunuzun ilk uluslararası ofisinin Çin’de açılmasına karar verilir. Uluslararası Programlardan sorumlu Başkan Yardımcısı, ülke dışındaki operasyonları başlatması için daha önce uluslararası görevler konusunda deneyim sahibi olan Stephanie’yi işe almıştır. Stephanie daha önce benzer uluslararası görevlerde bulunmasına karşın ilk kez Çin’e gidecektir.

Görev en az bir yıl süreceği için kocası da Stephanie’ya eşlik etme kararı almıştır. Sizden İK yöneticisi olarak yer değiştirme ile ilgili tüm hizmetleri sağlamanız istenmektedir.

Bunu yaparken Stephanie’nin tüm ihtiyaçları ile birlikte, gelecekteki benzer uluslararası görevlerin gereklerinin de yerine getirileceğinden emin olmak istiyorsunuz.

Organizasyonunuzda, Stephanie’yi bu denizaşırı göreve hazırlamak için hangi programların hayata geçirilmesi gerekiyor? Sizin İK yöneticisi olarak, Stephanie ve ailesinin yeni ülkelerinde rahat edeceğinden emin olmak için neler yapmanız gerekir? Stephanie, Çin’e gitmeden önce hangi tür eğitimleri almalıdır? Ve sorular listesi uzayıp gider...

Öncelikle kapsamlı bir yurtdışı görevlendirme programı oluşturun!

Uluslararası görevlerin beraberinde getirdiği yüksek maliyetleri düşünürsek, Stephanie ile kocasının Çin’deki başarı ve rahatının ne kadar önemli olduğunu daha iyi kavrayabiliriz. Gelecekteki benzer görevler de bu örnekten etkileneceği için İK yöneticisinin bu konudaki ilk hedefi adil uygulamalara imza atmak olmalıdır.

Expat programı; kültürlerarası yeterlilik ve / veya kişisel değerlendirme araçlarını, kariyer planlamayı, dil eğitimini, eşlere destek programını, ülkeyle ilgili bilgilendirmeyi, kültürel eğitimleri, kültürel koçluk desteğini, çalışan destek programlarını, güvenlik önerilerini ve ülkeye girişten sonra verilecek olan kültürlerarası beceri eğitimlerini içermelidir.

Kültürlerarası yeterlilik ve / veya kişisel değerlendirme araçları: Stephanie’nın deniz aşırı görevlerde deneyimi bulunmasına karşın, her yeni ülke yeni zorlukları beraberinde getirerek özel beceriler gerektirir. Stephanie ve eşi, kişisel bir değerlendirme aracıyla taşınmaları ile ilgili kişisel ve kültürel faktörleri gözden geçirmelidir. Bu değerlendirme; tartışılacak konuları önceden ortaya çıkararak ilerideki sürprizlere karşı hazırlanmalarını sağlayabilir.

Bu noktada bir başka öneri de, kültürlerarası yeterliliklerini ölçen ve gelişime yönelik yol haritası sunan bir araçtan yararlanmaktır.

Gelişim planları: Stephanie’nın şirketle yaptığı görüşme, bir kariyer gelişim planını ve Çin sonrası fırsatlarla ilgili değerlendirmeleri de içermelidir. Stephanie, Çin’de olduğu süre içinde de yöneticileriyle düzenli olarak bu tür değerlendirmeleri yaparak döndüğünde anlamlı bir pozisyonu garanti altına alabilir.

Dil yeterliliği: Bu tür eğitimler genellikle ya zaman kısıntıları nedeniyle es geçilir ya da hemen her ülkede İngilizce konuşulduğu için gereksiz görülür. Ancak yine de görevli kişinin o ülkenin dilini az da olsa konuşabilmesi Çinli meslektaşlarının saygısını kazanmasını sağlayacaktır. Stephanie’nin eşi de bu dili öğrenerek, günlük rutin içinde kendisini daha rahat hissedebilir.

Aile destek paketi: Stephanie’nin eşine, bir kereye mahsus olmak üzere ülke dışındayken mesleği ile ilgili takipleri yapabilmesi için ödeme yapılabilir. Kişi ülkeden ayrılmadan önce bir kariyer danışmanı ile çalışmak, profesyonel organizasyonlara katılmak, sektör yayınlarına abone olmak, konferanslara katılmak, online kurslara kaydolmak, yerel bir üniversiteye yazılmak ve bağımsız danışmanlık fırsatlarını değerlendirmek isteyebilir.

Gidilecek yer hakkında bilgiler: Herhangi bir emlak ajansına bağlı olmayan, bağımsız bir danışman ile çalışılarak şirketin evle ilgili bütçesinin belirlenmesi sağlanabilir. Buna ek olarak, çift Çin topluluğu konusunda bu danışman tarafından belli bir oryantasyona tabi tutulabilir. Taşınma ve yerleşme ayrıntıları danışmana bırakıldığı için Stephanie yeni işinde verimli olmaya rahatça konsantre olabilecektir.

Nasıl bir kültürle karşılacağını biliyor mu?

Deneyimli expat’lar için tasarlanan ileri bir kurs, Stephanie ve eşine Çin’deki yaşam konusunda belli bir fikir verebilir. Program, Stephanie’nin sektöründe belli bir deneyime sahip olan Çinli kaynakları da içermelidir. Çift, geçmiş deneyimlerinden de yararlanarak taşınmalarının en sorunsuz biçimde gerçekleşebilmesi için hangi konuların gündeme gelmesi gerektiğini belirleyebilir. Stephanie’nin bu şirket için Çin’e gidecek ilk kişi olduğunu dikkate alırsak kültürel koçluk da bir eğitim seçeneği olarak değerlendirilmelidir. Bu sayede Stephanie beklenmeyen bir takım engel ve ihtiyaçlarla karşı karşıya kaldığında doğru yolda olduğundan emin olabilir.

Her zaman yanında olduğunuzu bilmek ister!

Şirkette var olan yerel çalışan destek programları biraz daha genişletilerek expat’lara sunulabilir. Şirket çifte risk faktörleri, güvenlik protokolleri ve konuyla ilgili prosedürler konusunda gerekli bilgileri vermelidir. Ülkeye geri dönmek kimi zaman deniz aşırı görevlendirmelerden daha zor olabilir. (Özellikle yeni pozisyon çalışanın becerilerinin daha altındaysa…) Stephanie ve eşine, kültürlerarası deneyimlerini artıracak bir program önerilmelidir.

Expat paketine bazı farklı ek yararların da dahil edilmesi gerekir. (Göçmenlik / vize prosedürlerinde kolaylık, yer değiştirmeden önce yapılacak bir keşif yolculuğu, çocukların eğitim ücretlerinin ödenmesi ya da ev hayvanlarının ülkeye gönderilmesine yardımcı olmak, kulüp üyelikleri gibi…)

Yurtdışı görevinden çalışanın ve şirketin beklentileri ne kadar uyuyor?

Stephanie’nin uluslararası görevine hazırlanması için, İK yöneticisi ve belki de iş liderleri ile bir araya gelerek, kendisinin denizaşırı görevler için uygun olup olmadığını değerlendiren bir toplantı yapıldığını tahmin ediyoruz. Uluslararası görevlendirmeler son derece sabırlı olan ve belirsizlikler içinde çalışabilecek seviyede birilerini gerektirdiği için, bu tür değerlendirme toplantıları kritik önem taşır. Stephanie her iki özelliğe de sahip olduğu için İK yöneticisinin şu iki önemli soruya yanıt arayarak işe başlaması yerinde olacaktır:

• Stephanie, Çin’deki görevinden neler bekliyor?
• Şirketin beklentileri neler?

Öncelikle, Stephanie’nin bir yıllık minimum zaman talebi anlayışla karşılanmalıdır. Eğer o ülkede geçireceği zaman uzatılırsa (ki genellikle pek çok deniz aşırı görevlendirmede bu yapılır) bu olasılığın Stephanie ve eşiyle birlikte yeniden gözden geçirilmesi gerekecektir.

İkinci olarak, Stephanie’nin Çin’deki yeni görevini açıkça tanımlayan şirketin kendi beklentilerini de çalışma saatleri, ortam ve hedefler açısından belirlemesi gerekir. Tekrar edelim, görevin bu yanı hem Stephanie hem de eşini etkilemektedir.

İK yöneticisi, hem Stephanie hem de şirketin beklentileri belirlendikten sonra, Stephanie’nin ülkeden ayrılmadan önce aşağıdaki programlara katılmasını sağlayarak hazırlıklarına destek verebilir:

Gittiği ülkenin iş kültürü nedir?     

Bu tür eğitim, Stephanie’nin Çin’deki iş ortamının nüanslarını anlaması için olmazsa olmazdır. Bu program Stephanie’nin, kimi zaman yüz yüze toplantılarda kimi zaman da bir tele konferansta karşı karşıya kalabileceği kültürel farklılıkları yönetmesini sağlar. Eğitim programı çatışma yönetimini, anlaşma yapma yöntemlerini, müzakere tekniklerini ve kurallar ile politikaları içermelidir.

Stephanie ayrıca Çin dışındaki bölgelerden kişilerle de etkileşim içine girebileceği için, farklılıklar konusundaki farkındalığını artırmak Stephanie’nin doğru yaklaşımı bularak başarılı olmasını sağlayabilir.

Yönetici eğitim programları

Yöneticilik eğitiminin bir parçası olarak, yöneticisi Stephanie’nin başarısı için kritik olan bileşenleri belirterek kendisine uygun desteği sağlamalıdır. Yöneticiler ve astlarının aynı lokasyonda çalışmadığı durumlarda iletişim koşullarının, çalışma saatlerinin ve yerel tatillerin belirlenmesi çok önemlidir. Stephanie’ye destek veren yapı içinde yöneticisinin rehberliğinin de yer alması görevini başarılı bir biçimde yapmasını garanti altına alacaktır.

Yerel kültürü asla ‘es geçmemek’ gerekiyor!

İK yöneticisi, hem Stephanie hem de eşi ile görüşmeler yaparak yerel kültüre ne kadar entegre olmayı planladıklarını öğrenmelidir. Expat’lar kimi zaman yerel vatandaşlarla pek az iletişim gerektiren kapalı topluluklar içinde yaşamayı tercih edebilir. Bu da sosyal ortamlar ve etkileşimin içinde yer alma durumunu kısıtlar.

Stephanie’nın bu görevi yeni bir ülke ve kültürde deneyim kazanmak olarak mı yoksa sadece yeni bir iş fırsatı olarak mı gördüğünü belirlemek önemlidir. Çünkü bu beklentilerin açığa çıkması Stephanie ve eşinin en uygun biçimde hazırlanması sağlar. Kültürel katılım bir yöneticinin iş ortamındaki etkinliğine doğrudan etki edeceği için İK yöneticisi, Stephanie ve eşinin yerel kültüre nasıl uyum sağlayabileceği konusunda önerilerde bulunabilir.

Gitmeden önce sık sık bir araya gelin!

Stephanie’nin taşınmasından önce gerçekleştirilen bu diyaloglar, Stephanie’nin halihazırdaki seçenekler üzerinden çalışmasına yardımcı olabilir. Çin’de yaşayan diğer expatriate’lar ile bu tür diyaloglar organize etmek, lehte ve aleyhte olan durumların ayrıntılı olarak ortaya konmasını sağlayabilir. Bu nedenle taşınmanın öncesinde, Stephanie ve eşinin diğer expatriate’lar ile bir araya gelebilmesi için bir yolculuk organize etmek yerinde olacaktır.

Aile için özel bir strateji oluşturun!

İK yöneticisinin, Stephanie’nin eşi için de bir strateji geliştirmesi gerekebilir. Genellikle yöneticilere eşlik eden hanımlar ve çocuklar için bazı destek network’leri oluşturulmasına karşın, bu kez deniz aşırı göreve gönderilen kişiye kocası eşlik edeceği için durum biraz daha karmaşıklaşabilir. Özellikle kişinin taşınılan ülkede bir işi olmasına karşın, yeni ülkede böyle bir fırsatı bulunmuyorsa…

İK yöneticisi eşe bir network oluşturması, iç ve dış iş fırsatlarından haberdar olabilmesi ve kimi zaman da Stephanie’nın iş anlaşmasının bir parçası olarak kocasının da kendi ülkesine seyahat edebilmesi için destek vermelidir. Eşi için önemli kaynakları paylaşmak, Stephanie’nin yeni görevindeki başarı ve başarısızlığında kilit rol oynar.

Küresel bir organizasyon haline gelmek, günümüzde pek çok organizasyonun aldığı en önemli kararların başında gelmektedir. Üstelik bu kararı, küresel ekonomide ayakta kalmak isteyen pek çok şirket vermek durumundadır. Burada önemli olan, bu tür kararların alındığı masada İK’nın yer almasıdır. Bu sayede İK fonksiyonu, insan kaynakları faktörünün dahil olduğu aşamalarda organizasyonun hedefini yerine getirebilmesi konusunda daha da yardımcı olacaktır.

Sağlanacak en zorlu hizmetlerin başında, expat’ların yabancı bir ülkeye sorunsuz bir biçimde taşınmasını sağlayabilecek yerel satıcılar ile anlaşmak gelmektedir. Bu, İK’nın ev ödevini hakkıyla yapmasını ve bu ilişkileri kurabilmek için birilerini o ülkeye göndermesini gerektirir. Bunu yapmanın yollarından biri, o ülkedeki operasyonları bulunan yabancı firmalarla çalışan özel göçmenlik şirketlerinden biriyle bağlantı kurmaktan geçer.

İngilizce, yerli öğrencilerin okulda öğrenmesinin zorunlu olduğu bir yabancı dil olmasına karşın Avrupa ülkelerindeki kadar çok konuşulan bir dil değildir. Bu nedenle expat’ların belki Avrupa’nın başka ülkelerine giderken o ülkenin dilini çok iyi öğrenmesi gerekmezken, bu durum bazı ülkeler meseal Çin için geçerli değildir. İK yöneticisi bu yüzden, Stephanie ve ailesinin en azından derdini anlatabilecek kadar Çince öğrenebilmesi amacıyla gerekli zaman ve bütçesel yatırımın yapılmasını sağlaması gerekir. Stephanie’nin az da olsa Çince konuşabilmesi, şirketin başarılı olması için gerekli ilişkileri kurmasında çok önemli olabilir.

Stephanie’nin Çin kültürü konusunda eğitim alması da, hem kendisinin hem de şirketinin o ülkede başarılı olabilmesi açısından büyük önem taşır. Çin, ABD’den farklı olarak “yüksek bağlamlı” bir kültürdür. Bu da, Stephanie ve ailesinin Çin ve ABD kültürü arasındaki kilit farklılıkları anlayabilmesi gerektiği anlamına gelir. Özellikle toplumda kişilerin nasıl selamlaştığını, ilişkileri nasıl geliştirip koruduklarını, kişisel davranışlarını nasıl kısıtladıklarını, yasal süreçlere ne kadar güvendiklerini, hatalara karşı ne kadar hoşgörülü olduklarını, hataların sorumluluğunu nasıl üstlendiklerini ve diğer bireylerle nasıl rekabet ettiklerini anlayabilmek çok önemlidir. Stephanie ve ailesinin, yukarıda saydığımız durumların tümünde ABD ve Çin’de farklılıklar yaşandığını anlayabilmesi gerekir. Örneğin ABD’de birileri ile tanışmak resmi olmayan bir süreç olmasına karşın, Çin’de resmidir.

Pek çok kişi için taşınmak (aynı ülke içinde olsa bile) belli bir stres yaratır. Hatta kişi hayallerinin görevine kavuşuyor olsa bile yer değiştirmek zordur. Uluslararası yer değiştirmeler ise bu zorluk faktörünü katlayarak artırır. Bu nedenle İK’nın taşınma ve emlak hizmetlerini, görevlendirilen kişi adına organize edebilmesi çok önemlidir. Bir başka deyişle, Stephanie ailesinin taşınma nedeniyle minimum stres yaşaması için birinci sınıf hizmet sunabilmek gerekir. Aynı şekilde, Stephanie ve ailesinin arkalarında bıraktıkları konusunda da endişe duymamasını sağlamak şarttır. Şirket, Stephanie’nin Çin’de kaldığı süre içinde evle ilgili tüm masrafları karşılaması yerinde olacaktır.

 

Bu vakadaki iyi haber Stephanie’nin daha önce de deniz aşırı görevlerde deneyim kazanmış olması… Öte yandan şirketin bu konuda yeni bir adım atıyor olması sıkıntı yaratabilir.

Stephanie’nın şirketi uluslararası lokasyonlarda faaliyet göstermek ve expat’ları desteklemek konusunda deneyimsiz olduğu için, İK departmanının expatriate’ın desteklenmesi için gereken talepler ile maliyetler arasında bir denge kurmaya odaklanması önemlidir. Bu nedenle, İK departmanının sürecin en başından (şirketin küresel alanda faaliyet göstermeye karar vermesinden itibaren) duruma dahil edilmesi umut edilir. Bu sayede küreselleşmenin maliyetleri daha rahat anlaşılabilecektir.

Yasal süreçler sizi zorlayabilir!

Şirketin beş kilit alanda dış danışmanlarla bir araya gelmesi önemli olacaktır: Vergilendirme, göçmenlik, expat politikaları, yer değiştirme ve gidilecek ülkelerdeki hizmetler…

Vergi önerilerine hem şirketin hem de Stephanie’nin ihtiyacı olacaktır. Yeni ülkelerde faaliyet göstermek yasal ve vergisel perspektiften bakıldığında son derece karmaşık olabilir. Bu nedenle şirketin, yeni faaliyete geçilecek ülkelerde bir vergi danışmanı ile birlikte çalışması önemlidir. Eğer büyümenin gelecekte de süreceği planlanıyorsa şirket içinde bir vergi yöneticisi görevlendirmek maliyet avantajı sağlayabilir.

Şirket aynı zamanda, Stephanie’nin de aralarında bulunduğu farklı bireyler için yasal haklarını aktarması amacıyla bu yeni ülkede bir göçmen danışmanı ile anlaşabilir. Unutmayın; basit bir ticari vizenin tek başına yeterli olacağını düşünmek yeterli değildir.

Öte yandan küresel bir açılım içine giren şirketin bir Expat politikası oluşturması da şarttır. Örnek politikaları www.shrm.org adresinde bulabilirsiniz. Ancak bunların şirketin ihtiyaçlarına göre uyarlanması gerekir. Yer değiştirme hizmetleri bu noktada önemli hale gelir ve genellikle sözünü ettiğimiz politika tarafından şekillendirilir. Eğer Stephanie mobilyalı bir ev tutacaksa, yer değiştirme hizmetleri evinin toparlanması ve kutuların stoklanması ile sınırlı kalacaktır. Eğer şirket her şeyin yerini değiştirecekse, bu durumda hizmet sunanların gidilecek olan yeni ülkenin özelliklerini bilmesi önemli hale gelir.
Expat danışmanlarınız var mı?

Son olarak, gidilecek ülkede verilecek hizmetler de expat’ın başarısının önemli bir parçasıdır. Yer değiştirme hizmetleri tipik olarak, ülkeye gelen Expat ile çalışacak yerel bir danışmanın atanmasıyla başlar. Bu hizmet; bankacılık etkinliklerinin anlatılmasından, okulların araştırılmasına kadar pek çok noktayı içerir. Bu hizmetlerin sağlanmaması görevin ilk haftalarında asıl odak noktasının unutulmasına, Stephanie ve eşinin Çin bürokrasisi ile başa çıkmaya çalışırken gerginleşmesine neden olabilir.

Tüm expat’larda olduğu gibi, İK yöneticisi Stephanie ile ülkeden ayrılmadan önce en az iki kere görüşmelidir. Bu toplantılara şirketin taşınmayı desteklemek için seçtiği hizmet sağlayıcıların da katılması yararlı olacaktır.

Stephanie ve eşi Çin’e gittikten sonra, İK yöneticisi ilk haftalarda mutlaka birkaç kez telefonla görüşerek her şeyin yolunda gidip gitmediğinden emin olmalıdır. Şirket, İK yöneticisi ya da başka bir yöneticinin bu ülkeye gittiğinde Stephanie ve eşini ziyaret edip en azından bir akşam yemeğinde onlara katılmasını sağlamalıdır.

Şirket, pek çok durumda en önemli kişinin atanan çalışan değil… onun eşi olduğunu unutmamalıdır. Eğer çalışanın işi yeni ülkede mutlu ya da rahat hissetmiyorsa bu şirket için gerçekten bir sorun demektir.