“Çalışma esnekliği kazandırırken şirket kültürünü de yaşatıyoruz”

NN Hayat ve Emeklilik İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Hong-Wha Ling ve Bilgi Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı Bart Kulach, 6 yıldır üst üste En İyi İşveren seçilen bir şirketin yöneticileri... Onlarla bu başarıyı sağlayan faktörleri konuşurken kilit bazı kavramlar çıkıyor karşımıza: “Güven” ve “diyalog”. İkili, bu kavramlar sayesinde yenilikçi uygulamaları hayata geçirmenin çok da zor olmadığını vurguluyor: Şirkette doğum izni 16 haftadan 24 haftaya, babalık izni 1 haftadan 3 haftaya çıkarıldı. Çalışanlar hibrit modelde 2 gün ofise gelirken, yılda 1 ay Türkiye’nin herhangi bir yerinden çalışabiliyor.

NN Hayat ve Emeklilik olarak 6 yıldır “En iyi İşveren” sertifikasına sahipsiniz. Bu başarıyı beraberinde getiren belli başlı uygulamalarınızdan söz eder misiniz?

H-W. L: Öncelikle bundan çok gurur duyduğumu belirtmek isterim. Çok şanslıyım ki harika bir İK ekibim var çünkü sertifika süreci son derece kapsamlı. Süreçteki başarımıza gelirsek... Türkiye’de şu anda en önemli konulardan birinin maaşlar olduğunu düşünüyorum çünkü günlük yaşamdaki değişiklikler çalışanları doğrudan etkiliyor. Ama elbette maaş, en iyi işveren olmak için yeterli değil. Burada takdir konusu öne çıkıyor. Biz bir finans şirketiyiz; yalın bir yapıya ve şeffaf süreçlere sahibiz. Bu süreçlerin içinde kimi zaman yöneticiler olarak çalışanları takdir etmeyi unuttuğumuz oluyor. Oysa çalışanların emeklerini takdir etmek pandemi ile birlikte daha da önemli hale geldi. Bir arada çalıştığımız dönemde asansörde karşılaşıp selamlaşıyor, onlara nasıl olduklarını sorabiliyorduk. Bu nedenle evlere kapandığımız dönemde de çalışanları takdir edebileceğimiz bir altyapı kurmak önemliydi.

En İyi İşveren olmamızı sağlayan bir diğer faktörün de, şirketin çalışanlara sağladığı imkanlar olduğunu düşünüyor ve bunlarla da gerçekten gurur duyuyorum. Uluslararası bir şirket olarak, Türkiye'deki çalışanlarımıza ülke içi ve dışında fırsatlar sunuyoruz. Şu anda Hollanda, Japonya, Macaristan, Romanya, İspanya gibi birçok farklı lokasyonda görev yapan arkadaşlarımız var.

Üzerinde durmak istediğimiz noktalardan biri de; diyalog kurmanın önemi. İnsanların birbirini anlamasının yolu buradan geçiyor. Biz de İnsan Kaynakları ve tüm yönetim ekibi olarak bunu destekliyoruz. Çalışanlarla iletişim kurarken online sistemleri kullanmanın ötesine geçmek gerekiyor; onların nasıl hissettiğini anlamak için yüz yüze iletişim kurmak, yardıma ihtiyaçları olup olmadığını öğrenmek gerekiyor.

Çalışan yolculuğu da sertifika sürecinin önemli konularından biri. 2018’de şirkete katıldığımda aday başvurusundan çalışanın işten ayrılmasına geçen tüm adımların haritalandırılmasının yanı sıra bu süreci nasıl daha ilginç hale getireceğimiz konusunda çok çalıştık. Pandemi öncesindeki düzenlemelerimiz bu dönemi daha kolay atlatmamızı sağladı. Bazı uygulamaları hızla hayata geçirdik, çalışanları evden çalışmaya teşvik eden ilk şirketlerden biri olduk.

Belirttiğiniz gibi pandemi öncesinde zaten pek çok uygulamaya imza atmıştınız ama yeni çalışmalarınız da oldu: Hibrit çalışma modeline geçtiniz. Neydi yola çıkış amacınız ve neler yaptınız?

B.K: Bu süreçte bir yandan çalışma esnekliği kazandırırken diğer yandan şirket kültürünü yaşatmak bizim için önemliydi. Çalışanın hem kendini güvende hem de NN ailesinin bir parçası olduğunu hissetmesini sağlamak istedik. Bunlar hibrit modeli dizayn ederken göz önüne aldığımız temel unsurlardı.

Yeni modelle, çalışanlarımızın ofiste olmasını beklediğimiz gün sayısını ayarlıyoruz. Mevcut hibrit modelde, esnek bir şekilde çalışma sunuyoruz. Çalışanlarımızdan her hafta iki gün ofiste olmalarını bekliyoruz ve bunu kendi yöneticileri ile planlıyorlar. Öte yandan, çalışanlarımızın Türkiye'nin herhangi bir yerinde bir ay boyunca uzaktan çalışabileceği bir modelimiz de var. Departmana bağlı olarak her gün sabah 7 ile akşam 7 arasında geçerli esnek saat uygulamamız ile çalışmaya devam ediyorlar. Öte yandan, BT gibi departmanlarda da çok fazla esneklik sağlamaya çalışıyoruz. Onların uzaktan da eşit performansta çalışabilmelerine olanak tanıyan FlexIT adında bir sistemimiz var.

Bu yeni modele geçişi yöneticiler nasıl karşıladı? Süreci nasıl yönettiniz?

H-W. L: Aslında pandemi nedeniyle zaten iki yıldır uzaktan çalışma söz konusu olduğu için yöneticilerin bu konudaki alışkanlığı oluşmuştu. Geçen sene çalışmalara başladığımızda yine de tüm yöneticileri bir araya getirerek fikirlerimizi sunduk. Sadece NN’de değil, pek çok şirkette çalışanların bir kısmının büyük şehirlerden ayrılarak başka yerlerde yaşamaya başladığını hatırlattık. Ayrıca, çalışanların kısmen uzaktan çalışmaktan gerçekten keyif aldıklarını aktardık. Çalışanlarımız tüm yıl olmasa da bir süre uzaktan çalışma fırsatına sahip olmak istiyordu.

Bu noktada, daha önce kurduğumuz ve oturttuğumuz sistemlerin de süreçte bize çok yardımcı olduğunu belirtmeliyim. 2018’in sonunda Türkiye ekibine katıldığımda temelde değiştirdiğimiz ilk şey performans yönetim sistemi olmuştu. Birbirimizle bir diyalog başlattık ve bu da güvenilir bir ortam yarattı. Burada sadece online sistemlerden söz etmiyorum: Örneğin “snapshot” dediğimiz bir sürecimiz var. Yönetici ve çalışan bir araya gelerek “İyi gidenler neler? Önceliğimiz ne? Nerede yardıma ihtiyaç var?” sorularını tartışıyor. İşte bu sayede de hibrit gibi yeni modellerin hayata geçirilmesi ve sürdürülmesi daha kolay oluyor. Çünkü işin temelinde güven var.

Gelelim, önemli konulardan biri olan dijitalleşmeye... Bu konuda neler yapıyorsunuz?

B.K: Dijital kanallarımızda yeni inovasyonları planlıyoruz. Kullanıcılarımız için mobil uygulamamız, müşterilerimiz ve satış temsilcilerimiz için müşteri portallarımız zaten mevcut. Kullanıcılar için dijital deneyimi geliştirmeyi amaçlıyoruz. Bu planlar elbette elimizdeki ürünlere göre farklılık gösteriyor ama sonuçta müşteri için daha kolay ve çekici bir platform tasarlamak nihai hedefimiz. Gelecekte müşterilerimizin sadece çağrı merkezlerini kullanmakla kalmayıp bizimle sohbet edebilecekleri bir web-chat üzerinde çalışıyoruz. Müşterilerin kullanımını kolaylaştıracak tüm seçenekleri araştırıyor, bu nedenle yeni teknolojilere yatırım yapıyoruz.

H-W. L: Bunların yanı sıra girişimci bakış açısı için başlattığımız bazı uygulamalar da var. 4 yıldır Türkiye’deyim ve girişimci bakış açısının en etkilendiğim konulardan biri olduğunu söyleyebilirim.

Dünyanın her yerinde BT alanında çalışan insanlara ihtiyaç olduğunu bildiğimiz için Türkiye'deki BT çalışanlarının farklı ülkelerdeki şirketler için Türkiye’den çalışabilmeleri amacıyla bir girişim başlattık. Şu an bir çok çalışanımız Romanya, İspanya ve Çek Cumhuriyeti’ndeki projelerde çalışıyor.
Bu model bence aslında pandemi sayesinde hayata geçti. Covid 19’un etkilerinden biri, insanlara çok farklı kariyer olanakları yaratması oldu. İnsanların yeteneklerinin farklı ülkelerde de görünmesini sağladı. Biz de bu konuya odaklanmaya devam edeceğiz.

Çeşitlilik ve kapsayıcılık, günümüzde iş dünyasının en önemli konularından biri. Ne tür çalışmalarınız var bu konuda?

H-W. L: NN Group olarak uzun zamandır çeşitlilik ve kapsayıcılık konusunda hedeflerimiz var. Bu, sadece İnsan Kaynakları’nı değil tüm departmanları ilgilendiren bir konu olduğu için farklı ülkelerden İK dışında görev yapan temsilcilerimiz mevcut. Son 4 yıldır çalışanlarımızı dinliyor ve mentorlük de yapıyoruz. Girişimci fikirleri dinliyoruz çünkü inovasyon farklı fikirlere kulak verince ortaya çıkıyor.

Gençlerin fikirlerine çok önem veriyor ve onları farklı şekillerde desteklemek için sosyal inovasyon kampları düzenliyoruz. NN Group’un desteklediği Future Matters adında bir girişimimiz var. Gençlerin Hollanda'da yüksek lisans diploması almasını sağlıyoruz.

Öte yandan kadın ve erkek çalışan eşitliği konusunda da oldukça ilerideyiz. Son verilere bakacak olursak tüm kadromuzun yüzde 55'inin kadınlardan oluştuğunu görüyoruz. Yöneticilerimizin de yüzde 53'ü kadın.

Ofise dönüşle birlikte kadın çalışanlarımıza yönelik sayısız atölye düzenledik ve bunlar yeni uygulamalarımızın yolunu açtı. Doğum iznini 16 haftadan 24 haftaya uzattık, babalık iznini 1 haftadan 3 haftaya çıkardık. Ek olarak annelik sebebiyle uzun süre işten uzak kalan kadınlara yönelik de iş fırsatları sunmaya çalışıyoruz.

Gelelim bundan sonraki hedeflerinize... Ajandanızdaki öncelikli konular neler?

B. K: Çalışanlarımıza hem Türkiye'de hem de uluslararası alanda fırsatları artırmayı hedefliyoruz. Meslektaşlarımla birlikte, sunduğumuz eğitim ve gelişim imkanlarını artırmak için çalışmaya devam edeceğiz. Tabii ki, yeteneklerimizi elimizde tutmaya, onlara doğru desteği sağladığımızdan ve çekici bir işveren olduğumuzdan emin olmaya devam edeceğiz.

H-W. L: CIO olarak Bart’ın da İK ile ilgili benzer hedeflerinin olduğunu duymak çok güzel. Hepimiz severek geldiğimiz bir iş yerinde çalışmak istiyoruz. Bu nedenle benim için “enerji” çok önemli. Bu enerjiyi sürdürülebilir kılmak istiyorum. Öte yandan insanların hata yapabileceklerini hissettiklerinden emin olmaları da çok önemli. Çalışanların hata yapmaktan korkmadığı bir kültür yaratmalıyız.

Ek olarak çalışanların kişisel gelişimlerini unutmamalarını da önemli buluyorum. Şirketteki herkesi her zaman yeni bir şeyler öğrenmeye teşvik etmeye çalışıyoruz, buna da devam edeceğiz. Örneğin, farklı konuları ele aldığımız Öğrenme Haftamız var. Burada çalışanlarımızın kendi alanları dışındaki konuları öğrenmesini hedefliyoruz.

Tüm bunlar NN’in bir parçası olduğum gibi gurur duymama neden oluyor çünkü pandeminin bize öğrettiği önemli şeylerden biri şu oldu: Evet çalışmak önemli ama her şey değil. İnsanlara iş dışında herhangi bir konuda destek olmazsanız, iyi performans göstermezler. Bütün dünyanın pek çok zorluğun üstesinden gelmeye çalıştığı bir dönemde çalışanların şirket içinde ve dışında desteklendiği bir ortam yarattığımız için çok mutlu ve gururluyum.

B. K.: Buna katılıyorum. NN’in sloganı “Önce Sen”. Gerçekten de çalışana verilen bu önem, zor zamanların üstesinden gelmemize yardım etti. İnsanlarla çalıştığımızı unutmuyor, sadece rakamlara odaklanmıyoruz. Bununla gurur duyuyorum.