Çalışanlarınız en büyük rakibinize giderken yanlarına ne alırlar?

Coca-Cola CEO ve başkanı Neville Isdell, 5 Haziran’da çalışanlara gönderdiği notta bu ticari sır hırsızlığı iddiasının “ticari sırları korumak konusunda uyanık olma sorumluluğunun bir kez daha altını çizdiğini” belirtiyordu. Isdell; “bilgi koruma politikaları, süreçleri ve uygulamalarını kapsamlı bir biçimde gözden geçireceklerini, bu sayede entelektüel sermayenin korunmasının devamını garanti altına alacaklarını” işaret ediyordu.

Bu tarz değerli varlıklar, bir grup çalışan tarafından ortadan kaldırıldığında hem çalışanlara hem de yeni işverene piyasada ciddi bir rekabet avantajı kazandırır. Diğer taraftan, eski işveren genellikle çaresizce parçaları birleştirmeye çalışırken zarar tespiti yapar, müşteri ilişkilerini kurtarmaya çalışır, kaçan çalışanların yerine yenilerini getirme gayreti içine girer. Çalışanlar, eski işverenlerinin rakipleri için şirketi terk ettiğinde ortaya iki ilke çıkar: Bir tarafta, bireyin istediği işveren için çalışma ve geçmiş deneyimlerini yeni işvereninin yararı için kullanma hakkı vardır. Diğer taraftan, çalışanın şirket varlıklarını çalması ve bunları kendi yararı için kullanması yasaktır. Yasalar da bu haksız rekabet karşısında eski işvereni korumaktadır. Bu nedenle işverenin hedefi, çalışanın yeni iş fırsatlarını değerlendirme hakkını kısıtlamadan şirket varlıklarını korumak için politika, süreç ve olasılık planları geliştirmek olmalıdır.

Günümüzde şirketlerin en çok karşı karşıya kaldığı haksız rekabet türü; bir grup kilit çalışanın eş zamanlı olarak tek bir rakibe geçmek üzere şirketten ayrılmasıdır. İki ya da daha fazla çalışanın aynı işverende çalışmak üzere işten ayrılmasında yasadışı bir durum olmamasına karşın, bu tür toplu işten ayrılmaların ardında genellikle şirket varlıklarının çalınması ya da benzeri haksız rekabet uygulamalarının olduğu da gerçektir.

Toplu işten ayrılmaları genellikle aşağıda sıralanan yasadışı ve etik olmayan uygulamalar izler:

• Gizli ve tescilli belgelerin ve bilgisayar dosyalarının ortadan kaldırılması.
• Çalışanın şirketten istifa etmeden önce bir iç elebaşı ya da yönetici tarafından işe alınması.
• Önemli belge ve elektronik dosyaların yıpratılması.
• Eski işverene ilişkin olarak müşterilere, hizmet sağlayıcılara ya da diğer çalışanlara karalayıcı ifadeler kullanılması.

Çalışanların iş değiştirmesini engellemek mümkün değilse de, şirketlerin gizli bilgi ve varlıklarını koruması olasıdır. Aşağıdaki adımlar izlenerek, varlıkların çalınması durumunda sorunun üstesinden daha kolay gelebilme şansı da artabilir:

• Şirketin ticari sırlarını tespit edip katalog haline getirin: Şirkete rekabet avantajı sağlayan ve rakipler bilmediği için değer yaratan her şey bu listeye girebilir. Bu konu üzerinde biraz düşünün. Bazı şirketler, çalınana kadar şirketlerinin ticari sırlarının ne olduğu üzerinde düşünmez.
• Ticari sırları belirledikten sonra, gizli bilgileri koruyabilmek için kullanıcı şifresi ile girilen bilgisayar ağlarından, veri tabanlarından, hassas belgelerin çıktılarının yer aldığı kilitli dolaplardan, “gizlidir” mühürlerinden ve gizlilik eğitim programlarından yararlanın.
• Tüm çalışanların gizlilik anlaşması imzalamasını sağlayın. Anlaşmalar kısa ve basit olsun. Şirketin ticari sırlarını ve diğer değerli varlıkları spesifik olarak tanımlayın. Tüm çalışanların, bu varlıkların ne kadar değerli olduğunu ve iş akdi sona erse bile bir rakip ve/veya üçüncü partiyle asla paylaşılamayacağını anladığından emin olun.

Kilit çalışanlar rakip bir firmaya geçmek üzere topluca işten ayrılmaya başladığında ya da ayrıldığında, şirketin odak noktası doğal olarak önlem almaktan zarar tespitine doğru yönelecektir. Bu noktada zamanlama çok önemlidir. Her geçen saat ve günde, kanıtlar ortadan kaybolur, bilgisayar dosyalarında çalışılır ve şirketin çalınmış varlıkları yenileme (ya da yasal önlemleri alarak rakibin bunları kullanmasını önleme) şansı azalır.

Aşağıdaki kontrol listesi, bu aşamada işverenin bir danışmanla birlikte çalışarak atabileceği adımları göstermektedir:

• İşten ayrılan çalışanlar tarafından kullanılan bilgisayarları güvence altına alın, güvenli bir yere koyun ve kimsenin kullanmadığından emin olun.
• IT bölümü, kullanılan dosyaları geri dönüştürüyorsa, kritik kanıtların üzerinde çalışılmasını engellemek için bu işlemi hemen durdurun.
• Kayıp dosyaları, kayıtları ve belgeleri belirlemek için işten ayrılan çalışanların ofis ya da çalışma alanlarını gözden geçirin.
• Binada varsa, güvenlik kamerası kayıtlarını saklayın.
• Şirketin iç ve dış hukuk danışmanlarını arayarak sürece hemen dahil edin.
• Tanıklarla mülakat yapın. Hemen her durumda geride, kendisi de gitmek isteyen ya da teklif götürülmesine karşın şirketten ayrılmayan birileri bulunur. Bu bireylerin ifadeleri genellikle çok kıymetli kanıtların kaynağı olabilir.
• İşten ayrılan çalışanların bir kısmı ya da tamamı istifalarına ilişkin sinyal vermiş ama henüz harekete geçmemişse ellerindeki mevcut projeleri özetleyen notlar hazırlamalarını isteyin. Eğer istenilen bu bilgiyi sağlarlarsa, yedeklerini bulmak konusundaki hızı bu değişim sürecinde kazanabilirsiniz. Reddederlerse, şirkete zarar vermeye hazırlandıklarını kanıtlamak daha kolay olabilir.
• İşten ayrılmalardan kaynaklanan tüm masraf ve zararları (danışmanlık ücretleri, kaybedilen müşteriler, siparişler gibi…) belgelendirin.

Bunun, kapsamlı bir liste olmadığını anımsatmakta yarar var. Ancak, kendisini korumak isteyen şirketler için iyi bir başlangıç noktası olabileceğini de unutmamak gerekiyor. Her sektörün farklı olduğu ve faaliyet alanına göre özel adımların atılması gerektiği akılda tutulmalıdır.

Elbette tüm şirketler için nihai hedef kayıp riskini minimize etmek ve hızlı/başarılı sonuçlar elde edebilme şansını artırmaktır.