Çalışanlarımıza daha işbaşı yapmadan “Hoş geldin” diyoruz

Bir DHL çalışanı ile müşterisi arasında her gün yaklaşık 17 doğrudan etkileşim gerçekleşiyor. Genel resim böyle olunca, çalışan bağlılığının sağlanması, kurum kültürünün ve değerlerinin benimsenmesi, motivasyonun artırılması için çabalarımızı, ilk iş gününün de öncesine taşıyacak yöntemler üzerine düşünmeye başladık.
Ve bakın nasıl bir Onboarding Programı tasarladık…
 

Ayla Çetinbora - DHL Express
İK ve Kaliteden Sorumlu GMY 

Teknoloji bütün iş yapış süreçlerini yeni baştan yazıyor. Bu, her sektör için geçerli ve kaçınılmaz bir gerçek.

DHL Express olarak, uluslararası hızlı hava taşımacılık sektöründeki liderliğimizi korumak ve güçlendirmek adına biz de filomuza, otomasyonumuzu ve iş verimliliğini artıracak teknolojilere, yenilikçi ürünlere yatırım yapıyoruz. Ancak yadsınamaz bir önemli gerçek daha var ki, o da çalışanlarımıza yaptığımız yatırımlar. Hizmet sektöründe yer alan bir şirket olarak taklit edilemeyecek, dolayısıyla bizi her zaman rakiplerimizden ayıracak en önemli varlığımız çalışanlarımız.

Ulaştığımız yüksek orandaki otomasyon düzeyine ve gönderi takip sistemlerine karşın paketleri tasnif etme, taşıma ve yerine ulaştırma noktasında insana bağımlı bir şirketiz. Daha da önemlisi, gönderilerin kuryeye tesliminden fatura işlemlerine kadar müşterilerimizle temas noktamız her zaman DHL çalışanları... Bu temasın yoğunluğunu gösteren bir rakam vermek gerekirse, her günün her anında bir DHL çalışanı ile müşterisi arasında yaklaşık 17 doğrudan etkileşim gerçekleşiyor.

Genel resim böyle olunca, şirketin insan kaynaklarının yönetiminde çalışan bağlılığının sağlanması, kurum kültürünün ve değerlerinin benimsenmesi, motivasyonun artırılması için çabalarımızı, ilk iş gününün de öncesine taşıyacak yöntemler üzerine düşünmeye başladık.

Hoş geldin notunu
DHL kuryesiyle evine ulaştırıyoruz

Programın temelinde mükemmel bir çalışan deneyimi yaratma hedefimiz ve şirkete yeni başlayan çalışanlarımızın DHL markasına bağlılığını artırmak yer alıyor. Kişinin işe başlangıç evraklarını teslim almasıyla başlayan 90 günlük bir süreci kapsayan bu program sayesinde yeni arkadaşlarımız DHL’deki ilk günlerine başlamadan önce yöneticilerinin ve çalışma arkadaşlarının kendisini mutlulukla karşıladığını hissedebiliyor.

Bunun için yeni işe başlayacak kişilerin evine, ilk iş günlerinden yaklaşık iki hafta önce DHL markasının değerlerini ve kültürünü sergileyen DHL markalı bir paket gönderiliyor. Elbette, bu paketi bir DHL kuryesi teslim ediyor.

Paketin içinde birlikte çalışacağı ekip arkadaşları ve yöneticisi tarafından imzalanmış bir hoş geldin kartı, Global DHL Express CEO’su Ken Allen’ın da yer aldığı hoş geldin videosunu içeren video playbook, Çalışan Takdir Programlarını tanıtan ve Sertifikalı Uluslararası Uzmanlık (CIS) eğitim yolculuğunu anlatan bilgilendirme kartları ile CIS pasaportu, yaka kartı, defter, kalem ve su matarası gibi araçların yanı sıra DHL’in tüm değerlerini temsil eden DHL Değerler Kartı yer alıyor.

90 gün boyunca
yöneticiyle yakın iletişim

Sürecin bir sonraki aşamasında yeni çalışanlarımız ilk iş günlerinde karşılıklı beklentileri netleştirmek, sorumluluklarıyla ilgili temel bilgileri almak, ekibi ve DHL’i yakından tanımak üzere yöneticileriyle bir araya geliyor. Bu ilk toplantıda yönetici yeni çalışana bu 90 günlük süreçte faydalanabileceği, DHL ile ilgili temel bilgileri edinebileceği bir de kitapçık verip, neler yapacaklarının üzerinden geçiyor.

Bu arada benzer bir kitapçık da yöneticide bulunuyor. Yöneticinin de 90 günü eksiksiz bir şekilde takip edebilmesi, yeni çalışana tüm bilgileri aktarabilmesi için bu kitapçık yol gösterici oluyor. İlk günle sınırlı kalmayan bu birebir toplantılar 90 gün boyunca devam ediyor. Böylece yeni bir çalışma ortamına adapte olma sürecindeki çalışanlarımız performanslarıyla ilgili geribildirim alarak, bu süreci en hızlı ve etkili şekilde tamamlıyor. Global Onboarding programı, bu ilk 90 günlük süre içinde kişinin 1 haftalık firma kültürü eğitimi alması ile de tamamlanmış oluyor.

220 ülkede her çalışan için aynı karşılama

İşe yeni başlayanların çok kısa bir sürede kendilerini küresel DHL ailesinin bir parçası olarak hissetmelerini sağlayan Onboarding programı yaklaşık bir yıllık hazırlık sürecinin ardından 2016 yılının son çeyreğinde pilot uygulama dönemini tamamladı ve 2017 yılı itibariyle de hizmet verdiğimiz Türkiye de dahil 220’yi aşkın ülke ve bölgede hayata geçiyor.

Yeni bir proje olması nedeniyle çalışan bağlılığına olan katkısını henüz rakamlarla ifade edemesek de, pilot uygulama döneminde aramıza katılan arkadaşlarımızdan aldığımız geri dönüşler çok olumlu ve teşvik edici…

Elbette tüm şirketlerin yeni başlayanlara yönelik çeşitli jestleri, hoş geldin uygulamaları var ve bunlar çalışanın şirketle kurduğu bağa, değerleri içselleştirmesine çok önemli katkı yapıyor. Biz Onboarding uygulamasıyla bunu bir adım öteye taşımayı amaçladık. Temel farklarımızdan biri bunun tüm dünyada geçerli bir program olması. Dünyanın neresinde olursanız olun, daha DHL ailesine katılma kararı aldığınız anda, çalışma arkadaşlarınızın ve yöneticilerinizin iyi dilekleri, adınıza özel bir kutuyla evinize taşınıyor.

Uzun süreli çalışma için
ilk 90 gündeki deneyim çok önemli

Bu fark yaratan uygulamanın iş gücü devir oranını azaltma, daha bağlı ve motive çalışanlar yaratma konusunda DHL’e önemli katkılar sağlayacağına inanıyoruz. Nitekim küresel düzeyde yürütülen çalışmalar, çalışan bağlılığının büyük oranda ilk işe başlama süreciyle bağlantılı olduğunu gösteriyor. Bu dönemde etkili bir program yürütülmediği takdirde yeni işbaşı yapan kişilerin işi bırakma oranları 6’da 1 olarak ölçümleniyor. Onboarding programımızı 90 günü kapsayacak bir şekilde planlamamızda ise, uzun süreli başarı için ilk 3 aylık dönemin kritik olduğunu açıkça ortaya koyan araştırmaların etkili olduğunu söyleyebiliriz.

Çalışan bağlılığı için
tüm İK süreçlerinde aynı odağı korumak gerekiyor

Bütün bu çabalarımızın altında çalışanlarımızın en önemli değerimiz olduğu bilinci ve Focus stratejimizin ilk ayağı olan “motive çalışanlar” ilkesine katkı sağlama hedefimiz yatıyor. Tabii 90 günlük bu Onboarding döneminin öncesinde ve sonrasındaki İK süreçleri de programın başarısını belirleyici unsurlar arasında yer alıyor.

Öncelikle DHL kurum kültürüyle ve değerleriyle uyumlu, uzun yıllar birlikte çalışabileceğimiz kişileri seçmek için İngilizce ve genel yetenek sınavları, mülakat ve vaka çalışmalarını içeren çok aşamalı bir sürecin ardından birlikte çalışacağımız arkadaşlarla el sıkışıyoruz.

Sonrasında Sertifikalı Uluslararası Uzman (CIS) eğitimlerimizle, sistematik bir yol haritası oluşturarak çalışanlarımıza her aşamada kendilerini geliştirme fırsatı sunuyoruz. Liderlerimizi kendi içimizden yetiştirme yaklaşımımız kapsamında uluslararası bilgi, küresel ağ, müşteri odaklılık ve sorumluluk alma ilkeleri üzerine kurulu kurum kültürümüzü ve buna uygun davranış kodlarını benimseyen ve başarılarını kanıtlayan DHL çalışanlarına, içeriden terfi sistemiyle yönetici pozisyonlarına ulaşabilecekleri bir ortam sağlıyoruz.

Süreç içinde çalışma arkadaşlarımızın motivasyonunu en üst seviyede tutmak için yöneticilerimize geribildirim eğitimleri veriyoruz. Yöneticilerimizin kendilerine bağlı çalışanlara hemen gönderebileceği “Teşekkür” kartlarımız var. Her yıl ve her üç ayda bir o dönemin çalışanını belirliyoruz. Tüm dünyadan seçilen yılın çalışanları bir haftalık motivasyon, eğlence ve teşekkür-takdir aktivitesine katılarak dünyadaki meslektaşlarıyla bir araya geliyor. Yerel düzeyde de ayın sürücüsü, ayın satışçısı, ayın kuryesi gibi seçimlerle çalışanlarımızı her düzeyde takdir edecek ödüllendirme programı yürütüyoruz.

Mutlu müşterilerin anahtarının her zaman mutlu çalışanlardan geçtiğine inanan DHL, çalışanlarına gerçek anlamda küresel, kendini geliştirme fırsatları içeren ve birlikte başarmanın gücünü hissettiren bir çalışma ortamı sunmayı hedefliyor. Bunun için çalışanın kurum kültürünü daha işbaşı yapmadan hissetmesini sağlayan ve iş devir oranını belirleyen 90 günlük kritik süreci kapsayan Global Onboarding programının yeni ve ilham verici bir yöntem olduğuna inanıyoruz.