Çalışan İlişkileri Yönetimi’nde en büyük sorun; işten çıkarmalar!

Eğer hala işten çıkarma görüşmeleri işyerinde başınıza gelen en kötü olaylar arasında yer alıyorsa çalışan ilişkileri yönetim süreçlerinizi yeniden gözden geçirmenizde fayda var demektir. Çünkü işten çıkarma her zaman çalışan ve yönetici için bir kabus anlamına gelmek zorunda değil. Olaya işveren tarafından bakıldığında süreci daha yapıcı şekilde tamamlamak için yapılabilecek pek çok şey olduğunu görüyoruz. Çalışana psikolojik destek vermenin yanı sıra, gelecekteki iş hayatına yönelik yapılabilecek birtakım katkılar bunlardan sadece birkaçı... Kısacası kurumunuzdan ayrılan bir çalışanın gelecekte sizi nasıl hatırlayacağı büyük ölçüde sizin elinizde... 
Günümüzde her sektörde yaşanan yoğun rekabetin bir sonucu olarak kurum ve çalışan arasındaki ilişkilerde performans kavramını önemli bir kriter olarak ortaya çıkmasına yol açtı.

Artık birçok şirket kadrolarını yüksek performans gösteren çalışanlar ile doldurma yarışına girişti. Fakat işe alım süreçleri ne kadar yapılandırılmış olursa olsun çalışanın iş üzerindeki performansını önceden tahmin etmek neredeyse olanaksız.

Eğer işten çıkış toplantısında İK da yer alıyorsa, İK sorumlusunun yanı sıra çalışanın yöneticisinin bir üstünün de toplantıda olmasını sağlayın. Eğer imkanınız varsa toplantıyı en geç Salı veya Çarşamba gününe alarak çalışanın en kısa zamanda iş aramaya başlamasına olanak vermiş olursunuz.  İleriye yönelik ifadelerinizde kesin olun. Çalışanın işine son verildiğini lafı dolandırmadan söyleyin. Bunun nedenlerini açıklayın. Nazik ve sevecen olmaya, kısa ve öz konuşmaya özen gösterin. 

Çalışanın kişisel itibarını asla göz ardı etmeyin. Aklına takılan soruları sormasına ve açıklama yapmasına izin verin. Belki böylece siz de çalışan ilişkilerinizde yaptığınız birtakım hataları fark etme fırsatı bulacaksınız. Çalışan kendini savunmak adına sizi haksız çıkarmaya çalışabilir. Ne olursa olsun soğukkanlılığınızı korumaya çalışın. Tartışmaya girmeye ya da skoru eşitlemeye çalışmayın. Çünkü durum çalışanda olduğu kadar sizde de hayal kırıklığı yaratacaktır.

İşe aldığınız, kişisel ve finansal anlamda yatırım yaptığınız bir çalışanı işten çıkarmak ve yerine yeniden birini alıp aynı emeği sarf edeceğinizi bilmek sizde de üzüntü yaratabilir. Ama bu duyguların davranışlarınızı yönetmesine ve karşı tarafa olan saygınızı yitirmenize neden olmasına izin vermeyin.  Görüşmenin bir fikir alış verişi şeklinde geçmesi çalışanın gelecekteki çalışma hayatına büyük anlamda katkı sağlayabilir. Objektif bir şekilde yapacağınız bilgilendirme ve tavsiyeler çalışanın kendinde olan eksikleri fark etmesine ve bir sonraki işinde bunları tekrarlamamasına olanak verecektir.  Şirkete ait tüm eşyaları teslim alın ya da yerini öğrenin. İşten ayrılan çalışanlarınız için bir kontrol listesi oluşturduysanız tüm maddelerin yerine getirildiğinden emin olun.

Çalışanlarınızın şirket hakkındaki gerçek düşüncelerini öğrenmek ve dürüst geribildirim almak için
çıkış görüşmeleri en iyi araçlardan biri...

Durum böyle olmakla birlikte, ne yazık ki, halen birçok şirket bu süreci tam olarak yapılandıramıyor ya da çalışan tarafından yeterli katılıma ulaşamıyor.   ABD’de yapılan bir takım araştırmalar form doldurma şeklinde yapılan çıkış anketlerine katılım oranının yüzde 30–35 civarında olduğunu gösteriyor. Bu da 2000 çalışana ve yüzde 15 iş gücü devir oranına sahip bir şirketin yılda sadece 100 çıkış görüşmesi yaptığını gösteriyor. Bu katılım oranı da toplam çalışan sayısının sadece yüzde beşinden doğru geri bildirim alındığı anlamına da geliyor.

Anket formu, çevrimiçi uygulamalar, karşılıklı görüşme ya da telefon görüşmesi şeklinde yapılabilecek çıkış görüşmeleri için yüzde 65’lik bir katılım oranı “iyi” olarak nitelendirilebilir. Katılım oranını basit bir hesaplamayla ölçmek mümkün… Bunun için çıkış görüşmesi talep ettiğiniz çalışanların sayısı ile tamamladığınız çıkış görüşmesi sayısının oranını bulmanız yeterli. İdeal olanı ilk sayının işten çıkarılan çalışan sayısına eşit olmasıdır. Fakat bazen pratikten kaynaklanan nedenlerden bu mümkün olmayabiliyor. Örneğin yıl boyu 300 kişiden çıkış görüşmesi talep ettiğiniz halde gerçekleştirilen rakam 125 ise katılım oranınız 125/300 yani yüzde 41,6’dır.

İşe ilk olarak ortalama bir ortalama katılım oranı belirleyerek ve bunu ileriki dönemde gözlemleyerek başlayabilirsiniz. Online bir çıkış görüşmesi sistemi bunu sizin için kontrol edecektir. Büyük şirketler katılım oranını bölgelere göre gözlemlerken küçük ve orta ölçekteki şirketlerin bu oranı tümüyle gözlemleme gibi bir avantajı da söz konusu.

Çıkış görüşmesi katılım oranınıza artırmaya karar verdikten sonra yapmanız gereken ilk şey mevcut süreci analiz etmektir. Burada gözlemlemeniz gereken iki önemli alan ise: Çalışanlar neden çıkış görüşmesi/anketine katılmak istemiyor? İnsan Kaynakları’nın çalışanlara doğru zamanda ve efektif olarak ulaşmasını engelleyen bir takım lojistik sorunlar mı söz konusu?

İşten çıkarmalar sırasında yaşanan kötü deneyimlerin şirket geleceğine uzun vadede doğrudan bir etkisi olmasa da, dolaylı bir etkisi mutlaka oluyor. Yakın zamanda yapılan bir araştırmaya katılan çalışanların ifadelerine bakıldığında, işten çıkarılan her üç çalışandan ikisinin bu süreci iş arkadaşları ve yakın çevresi ile mutlaka paylaştığı görülüyor. Böylece şirkette “kalanlar” bir gün işten çıkarıldıklarında başlarına ne geleceği hakkında fikir edinmiş oluyorlar. Yeterince planlanmamış bir işten çıkarma süreci şirketteki moral değerleri yıprattığı gibi verimlilik ve çalışan bağlılığı üzerinde de önemli ölçüde etkili oluyor. Bunun yanı sıra süreç, şirket dışındaki kişilere de dolaylı yansıtıldığı için potansiyel çalışanların şirkete bakış açısı önemli ölçüde etkileniyor.

Araştırmaya göre işten çıkarılan çalışanların yüzde 60’ından fazlası bir sonraki işvereni seçme aşamasında işten çıkarma programlarının önemli bir faktör olabileceğini söylüyor. İK uygulamalarının ötesinde, işten çıkarmaların başarı ile gerçekleştirilmesi şirketlerin piyasadaki duruşlarını etkilediği gibi planlama gibi alanlarda da hayatlarını büyük ölçüde etkiliyor. Son olarak şirket ile ilgili varılması muhtemel tüm bu olumsuz yargılar kurumsal itibarı oldukça zedeliyor.

İşten çıkarma ile ilgili bilmeniz gereken ilk şey, konuyla ilgili bir stratejiye sahip olmanın ne derece gerekli olduğu...  

İkinci ve daha önemli olanı ise, bu stratejiyi doğru şekilde yürütmenin önemi… İşten çıkarma konusunda kritik diğer bir konu da bunun iletişime açılması… (Eğer kurumda bir toplu işten çıkarma süreci söz konusu olacaksa ve çalışanlar bunu kesinlikle ilk olarak medyadan öğrenmemeliler.)

Bu yüzden işten çıkarmadan önce çalışana/çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesajı önceden belirleyin ve bu mesajı iletirken kullandığınız dile çok dikkat edin. Hangi seviyeden olursa olsun çalışanlarınıza iletmek istediğiniz mesaj çok açık olmalı ve zihinlerde herhangi bir soru işaretine yer vermemelisiniz. Bu aşamada çalışanlarınızla kurduğunuz iletişimdeki açıklığın ve etkinliğin önemi en üst seviyelere çıkıyor. Her bir çalışanın neler olup bittiğini (ve bunun nedenlerini) anladığından emin olun.

Kurumsal itibarınızın zarar görmemesi ve hukuki sorunlarla karşı karşıya gelmemek için geçmişte yaptığınız hatalardan ders almak ve bunları tekrarlamamak çok önemli.

En sık karşılaşılan işten çıkarma hatasını sizler için derledik. Belki bir kaçı size de tanıdık gelecektir:

İşe yeni başlayan çalışanlarınız ile şirket politikaları, prosedürleri işe alım ve işten çıkarma koşulları ile ilgili bir sözleşme imzalamak her zaman sizin yararınıza olacaktır.

İster bir çalışan el kitabı isterse bir araya getirilmiş farklı sayfalar şeklinde olsun şirket politikalarınızı yazılı hale getirmek çalışanların kendilerinden beklenenler ve beklenmeyenleri açıkça görmesi ve buna göre hareket etmesi, yazılı kurallara uymadıkları taktirde karşılaşacakları prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları açısından oldukça yararlı olacaktır.

Eğer çalışanlarınızdan birinin performansının düşük olduğunu ya da başka herhangi bir sebepten dolayı işten çıkarılabileceğini düşünüyorsanız gelecekte bunun nedenini kanıtlayacak bir takım dokümanlara ihtiyacınız olabilir. Bu yüzden performans değerlendirme sonuçları, ve çalışana önceden yapılan yazılı uyarılar düzenli olarak kaydedilmeli.

Birçok yerde halen işverenler çalışanların işine son vermek için geçerli bir nedeni olması gerektiğini düşünmüyor. Bununla birlikte (bunu çalışana açıklayın ya da açıklamayın) gelecekte ayrımcılık ya da diğer herhangi bir sebepten bir hukuki davayla karşıya kalmak istemiyorsanız çalışanla ilgili elinizde hukuki bir neden olmalı.

Çıkış görüşmesi sırasında çalışana söyleyeceklerinizi düşündünüz, tüm kâğıt işlerini tamamladınız. İkinci adımda çalışanın işine son verirken alacağı tazminat ve diğer ödemeler ile yakından ilgilenmek geliyor. Çalışan ile karşı karşıya gelmeden önce hakları ve alması gereken tazminat vb ödemeler hakkında bilgi sahibi olun.

Eğer bir çalışanın işine son vermeyi düşünüyorsanız fakat bir türlü “doğru zaman”ın gelmediğine inanıyorsanız birtakım sorunlarla karşı karşıya gelmeniz de söz konusu olabilir. İlk olarak çalışan durumu fark etmeye başladıysa kurum için zarar verici olmaya başlayabilir. İkinci olarak durum departmandaki diğer çalışanlar tarafından fark edilirse bu kez motivasyon kaybına uğrayacaklardır. Eğer kararınız kesinse bir an önce aksiyon alın.

Bir çalışanın işine son vermek bazen bir sorunu çözmek adına atılacak en iyi adım olabilir. Fakat bir sonraki adımda olacaklara önceden hazırlıklı olmanız gerekiyor. Çalışan işten çıkarıldıktan sonra görev paylaşımı değişecek mi, değişecekse kim hangi görevleri üstlenecek, yeni biri işe alınacak mı ya da görevler outsource mu edilecek gibi sorulara yanıt bulmak gerekiyor.

Çıkış görüşmeleri sırasında genellikle işverenler sözü gereğinden fazla uzatarak belki de hiç söylenmemesi gereken şeyleri
dile getirirler.

Çalışana asla tutamayacağınız sözler  vermekten kaçının. Ne özür dileyin ne de karşı tarafı suçlayın. Üzgün olduğunuzu söylemenizin tabii ki bir sakıncası yok ama konuştuğunuz diğer kelimelere çok dikkat edin.

İşten çıkarmanın nedenini diğer çalışanlar ile paylaşırken oldukça hassas davranmanız gerekiyor. Artık sizinle çalışmıyor olsa bile herkesin saygıyı hak ettiği gerçeğini asla aklınızdan çıkarmayın. Artık sizinle çalışmayan bir çalışan hakkında yapacağınız yorumların diğer çalışanlar üzerinde yaratacağı etkiyi her zaman göz önünde bulundurmalısınız. İşten çıkarmalar konusunda yapılan en büyük hatalardan bir diğeri de çalışan ile tartışmaya girmektir. Bunun olmasına kesinlikle izin vermemelisiniz. Karşı taraf tartışmaya başladığı anda konuşmayı orada kesin. Eğer tartışmayı başlatan sizseniz zaten baştan kaybettiniz demektir.

Özellikle bir İK yöneticisi için süreçte hem ayrılanlara hem de şirkette kalanlara moral destek verme gibi kritik bir görev düşüyor.

Bu görev için kendinizi önceden hazırlamak durumunda olduğunuzu unutmayın. Geride kalanlara yatırım yapmaya devam edin. Kendilerini batan bir gemide gibi hissetmelerinin önüne geçerken, bağlılıklarının ödüllendirildiğini de hissetmeliler.

Süreçle ilgili organizasyon çapında bir danışmanlık hizmeti çalışanların bundan böyle geriye değil gelecekteki günlere odaklanmasında etkili bir yöntem olacaktır. Son olarak işten ayrılan çalışanlara yeni bir iş bulmaları konusunda elinizden geldiği kadar yardımcı olmaya çalışın. Bu, işten ayrılsalar bile hala sizin için önemli olduklarını göstermeniz açısından önemli bir adım.

Bir yönetici olarak çalışanlardan birinin veya birkaçının işine derhal son vermeniz gereken durumlar ile karşı karşıya gelmeniz söz konusu olabilir. Bu durumlara hazırlıklı olmak için organizasyonunuzda bir çalışanın derhal işten çıkarılmasına neden olacak hataların çalışan el kitabında yer aldığından emin olun.