Arka plandan ön plana: Özgeçmiş taraması

The National Law Journal’a göre, olay “2007’nin en önemli mahkeme kararlarından” biriydi. Teksas’taki bir tehlikeli atık şirketinde çalışan kamyon şoförü, bir kişinin ölümüyle sonuçlanan bir kaza yapmıştı. Merhumun ailesine 20,7 milyon dolar verilmesine karar veren jüri, davacıyı haklı bulmuştu: Şoförün uyuşturucu kullanımı ya da ehliyet kayıtlarını hakkıyla incelemeyen işverenin, işe alım sürecinde ihmali söz konusuydu.

Özellikle ABD’deki eyalet mahkemelerinde, işe alımda ihmal olduğu gerekçesiyle giderek daha fazla dava görülüyor. Davacılar, işverenlerin işe aldıkları kişinin başkalarına yönelik potansiyel tehdidi bilmesi gerektiğini savunuyor. Jüri genellikle işvereni haksız buluyor. Ortalama tazminat miktarları 1 milyon dolar ve üzerine çıkabiliyor. Bu ve bunun gibi pek çok nedenden dolayı, giderek daha fazla işveren işe alım öncesi özgeçmiş taraması gerçekleştiriyor.

Uzmanlara göre, özellikle büyük şirketler daha fazla özgeçmiş taraması yapma eğilimi gösterirken, orta ve küçük ölçekli olanlar da en azından bazı pozisyonlar için belli türlerde özgeçmiş taraması yapıyor.

Disiplin ve kabus!

ABD’deki pek çok İK yöneticisi, “Özgeçmiş taraması yapmadığımız kimseyi işe almamak konusunda çok disiplinliyiz” diyor. Genellikle tüm yeni işe alınanlar, olası adaylar ve yeniden işe dönenler için özgeçmiş taraması yapan yöneticilerin bir kısmı, “Eğer kısa bir süre için (iki hafta için bile olsa) gidip geri dönseniz bile, işe alım öncesi özgeçmiş taramasını gerçekleştiriyoruz” diyor. Uzmanlar da, maliyetli davalar ve şirketin prestijine gelebilecek büyük zarar düşünüldüğünde, daha fazla şirketin özgeçmiş taraması yapması gerektiğini vurguluyor. Onlara göre bu konudaki en büyük kabus ise, araştırmalarda yeterince eski tarihe dönememek…

Etkili bir özgeçmiş taraması için

Günümüzün rekabetçi ekonomik ortamında, firmaların işyerinde şiddet, hırsızlık ya da taciz gibi çalışan sorunlarını önlemek için başka çaresi olmadığı kesin. Ancak kesin olan bir başka şey daha var: Şirketlerde maliyet giderek daha önemli hale geliyor. İşe alım öncesi yapılan özgeçmiş taramalarının net yararlarına karşın, tepe yönetim İK profesyonellerinden daha az kaynak ile daha fazla sonuç üretmesini bekliyor. Bu da İK profesyonellerinin, hem güvenilir hem de maliyet avantajı sağlayan bir özgeçmiş taraması programı bulmasını zorunlu kılıyor.

Böyle bir programın 4 hedefi vardır. Öncelikli olarak programın, adayın belli bir iş için uygun olduğunu belirlemek konusunda işverenin mantıklı adımları attığını gösterebilmesi gerekir. Bu sayede işveren, işe alım sürecinde ihmalkar davrandığı iddialarının önüne geçebilir.

İkinci olarak, etkili tarama bir aday hakkında gerçekçi bilgiler sunarak, tek başına mülakattan elde edilen izlenimin desteklenmesini sağlar. Bu, aynı zamanda adayın CV’sinin doğruluğunu değerlendirmek için de değerli bir araçtır.

İşe alım öncesi yapılan etkili özgeçmiş taraması üçüncü olarak, adayın bir şeyler saklamasını engeller. Örneğin, geçmişinde ciddi suçlar bulunan ve bunu saklamak isteyen bir adayın, özgeçmiş taraması yapıyor olduklarını baştan duyuran bir firmaya başvurma olasılığı çok düşüktür.

Son olarak, bu tür bir program sayesinde, adaylar başvuruları ve mülakatları konusunda daha dürüst davranır. Özgeçmiş taramasından haberdar olacakları için, tarama sırasında ortaya çıkabilecek bir konuyu, kendilerinin önceden açığa çıkarma olasılıkları daha yüksek olacaktır.

Pek çok firma işe alım öncesi özgeçmiş taramalarını, aday işe alım yöneticisi ya da departmanı tarafından seçildikten ve ismi özgeçmiş raporu için İK’ya iletildikten sonra başlayan bir süreç olarak görür. İşverene bağlı olarak, süreç ya bu konuda uzman olan bir şirkete outsource edilir ya da içeride gerçekleştirilir.

Bununla birlikte, etkili bir özgeçmiş taraması programı, sadece aday seçildikten sonra yapılan bir çalışmadan ibaret değildir. Aslında etkili bir özgeçmiş taraması programı, özgeçmiş ilk olarak ulaştığında ya da ilk mülakat gerçekleştirilmeden önce hayata geçirilmelidir. Bu arada tüm şirkette, işe alım sürecine dahil olan herkesin “güvenli işe alım” konusunda hassasiyet göstermesi için bir kararlılık yaratmak da çok önemlidir. İşe alım yöneticileri ve mülakat yapanlar, güvenli işe alım uygulamalarını, işe alım kararı verildikten sonra başka birinin ilgilenmesi gereken bir şey olarak görmemelidir.

Aşağıda adımlar, tarama programınızın etkisini artırabilir. Bununla birlikte bu adımların tümünün, işe alım kararı verilmeden ve bir özgeçmiş raporu talep edilmeden önce atılması gerektiği unutulmamalıdır. Bunları dikkate almak, firmaya sağlayacağı yararlar göz önüne alındığında, göreceli olarak daha zaman ve para gerektirir.

Bu adamlar, iki hayati faktöre dayanır. Birincisi, göreve farklı yönlerden yaklaşan çoklu ve örtüşen araçları kullanırlar. Çünkü etkili bir tarama programını tek başına garanti eden bir araç olmadığı unutulmamalıdır. İkinci olarak, özgeçmiş taramasından sorumlu olan departmanın, işe alım sürecindeki herkesin güvenli işe alım konusunda eğitilmesini gerektirir; ilanları hazırlayan kişi de dahil…

Bu adımları şöyle sıralayabiliriz:

1. İş duyuruları (örneğin gazete ilanları), firmanın özgeçmiş taraması yaptığı bilgisini içermelidir. Bu sayede bir şeyler saklama niyetinde olan adayın cesareti kırılmış olur. İşverenler, iyi adayların özgeçmiş taraması yapan şirketlere başvurmaktan çekinmeyeceğine inanır. Çünkü onlar da tıpkı işverenler gibi, kalifiye ve dürüst insanların bulunduğu, güvenli bir ortam ister.

2. Tüm adayların, başvuru yaparken özgeçmiş taraması için yazılı onay vermesi çok önemlidir. Bu, özgeçmiş sürecindeki iki hayati fonksiyona hizmet eder. Birincisi, adaylara kendileriyle ilgili bir araştırma yapılacağı açıkça iletilmiş olur. Kendiyle ilgili bir şeyler gizlemek isteyen aday, bu taramayı yapmayan bir firma tercih edecektir. İkincisi, bazı bireyler kendileriyle ilgili bir konuyu önceden açıklamayı tercih edebilir. Zaten bazı pozisyonlar için, örneğin kişinin sabıkalı olması kişinin aday olarak değerlendirilmesine engel değildir.

Bazı şirketler başvuru formu kullanmadan, özgeçmişleri baz alarak işe alım yapar. Bu durumda şirket, adayın doldurması ve imzalaması için ek bir doküman hazırlayabilir. Bazı firmalar başvuru formlarına ek bir belge ekleyerek, adaydan özgeçmiş taraması ile ilgili bir endişeleri varsa ifade etmesini ve şirketin dikkatine sunmak istedikleri bir konu olup olmadığını sorar. Bu, işe alım sürecinin bir parçası olarak detaylı bir araştırma yapılacağı gerçeğinden adayları haberdar etmek için güzel bir yöntemdir.

3. Yabancı ülkelerde işe alım öncesi özgeçmiş taraması yapmak, zor ve pahalı olabilir. Hatta bazı durumlarda bu imkansızdır. Bu konuda kullanılabilecek yaklaşımlardan biri, başvuru formuna bir bilgi ekleyerek ülke dışındaki adaylar için de özgeçmiş taraması yapılabileceğini belirtmektir. Bu sayede yurtdışındaki adaylar ya sorunları kendileri ifade edebilir ya da başka yere başvurmayı tercih eder.

4. Adaylara başvuru formunda ya da mülakatta da herhangi bir suç kayıtları olup olmadığı sorulabilir. Buradaki kritik nokta, adaylara herhangi bir suç kayıtları ya da görülmeye devam eden davalarının bulunup bulunmadığını süreç sırasında doğrudan sormaktır. Sözlü mülakatlar sırasında, bu konuyla ilgili standardın bir parçası “Eğer şu anda kontrol ediyor olsaydık, sizin hakkınızda herhangi bir suç kaydı bulur muyduk?” diye sormak olabilir.

5. Başvuru formunda, kişinin özgeçmişiyle ilgili herhangi yanlış ya da hatalı anlamaya neden olabilecek bilgi ya da dokümanın, (elde edilen bilgi ne olursa olsun) başvuru sürecini sonlandıracağı, hatta eğer başlamışsa kişinin iş akdinin feshine neden olacağı açıkça belirtilmelidir. Bu, etkili bir programın bir başka kritik parçasıdır. Geçmişi ile ilgili doğrudan bir soruda yalan söylenmesi, dürüst davranılmaması; kesinlikle reddedilme sebebidir. Bu nedenle adayın, dürüst davranmadığı durumda, keşfedilen ne olursa olsun, sürecin sonlanacağını net olarak bilmesi çok önemlidir.

6. Eğer özgeçmiş taraması, pozisyonun başlama tarihinden önce tamamlanamıyorsa, adayın şunu net olarak .anlamasını sağlayın: Özgeçmiş raporu işveren için tatminkar sonuçlanmazsa, tüm sürecin iptali söz konusu olabilir. Bazen iş ilişkisi, özgeçmiş raporu tamamlanmadan önce başlayabilir. Bu tür durumlarda, çalışana karşı açık davranmak çok önemlidir.

7. Adayın daha önceki işleriyle ilgili referanslarını mutlaka kontrol edin. Referans kontrolü, özgeçmiş taraması sürecinin önemli bir parçasıdır. Aslında, suç kayıtlarının kontrol edilmesi kadar bile değerli olabilir. Bir adayın geçmiş çalışma hayatıyla ilgili bilgileri kontrol etmeyen bir işvereni, işe alım sürecinde ihmalkar davranmadığı konusunda savunmak kolay değildir. Eğer eski işverenler bilgi paylaşımını başlama tarihi, bitiş tarihi ve unvan ile sınırlı tutuyor olsa bile, bu yeterli değildir. Buradaki temel amaç adayın son 5 – 7 yıldır neler yaptığını tespit etmek ve çalışma hayatıyla ilgili açıklanamayan boşluklar olmadığından emin olmaktır.

8. Çalışandan tüm eski adreslerini istemek de önemlidir. Bu sayede şirketin tarama konusunda ne kadar ciddi olduğunu aday daha net anlamış olur.

9. Uygun bir dille, gelecekte benzer taramaların da yapılabileceğini onay formuna ekleyin. Terfiler ya da yeniden görevlendirmeler söz konusu olduğunda taramaların güncellenebileceği adaya aktarılmalıdır. Bunun 2 temel amacı vardır: Birincisi, işverenin iş ortamının güvenliğini devam ettirmek konusundaki ciddiyetini gösterir. İkincisi, herhangi bir hırsızlık, şiddet ya da farklı bir suç işlenmesi durumunda, olası araştırmaların yolu açılmış olur.

Bu adımlara ek olarak, elbette her şirket kendi sistemlerine uygun yöntemleri de kullanmalıdır. Kişi işe alınmadan önce atılacak bu ön adımların, tarama programlarının etkisini dramatik biçimde artıracağını unutmamak gerekir. Ayrıca bu sayede, çok az ek maliyetle, işyeri güvenliğini artırmanın avantajını da yaşayabilirsiniz.

Suç taraması ve işyeri güvenliği

Hepimizin bildiği gibi işverenler, özgeçmiş taramasını sadece yasal zorunluluklar nedeniyle gerçekleştirmiyor. Çalışanlar için güvenli bir iş ortamı yaratmanın en iyi yollarından biri, sadece kalifiye çalışanları işe almak… Diğer çalışanlar tarafından gerçekleştirilen çalışanlara yönelik zararların en temel nedenlerinden birinin, işverenlerin tam olarak tanımadığı çalışanları işe alması olduğu biliniyor. Bir çalışanı işe almadan önce tanımanın en iyi yolu da, özgeçmiş taramasına suç kayıtlarının incelenmesinin de ilave edilmesini sağlamaktır.

Suç kayıtlarının incelenmesi, güvenli ve dürüst çalışanları işe almanın basit ve uygun yollarından biridir. Her ne kadar pek çok işveren adaylardan suç kaydı olup olmadığını başvuru formunda belirtmesini istese de, tüm adaylar bu konuda dürüst davranmayabilir. Suç taraması yapılmadan da, bir adayı bu konuda yalan söylemekten engelleyecek hiçbir şeyin olmadığını unutmayın. Suç taraması yapmak sadece adayın kendisiyle ilgili dürüst olup olmadığını görmenizi sağlamakla kalmaz, işe alım kararlarınızın şirketinizin işyeri güvenliğini artırmasına da yardımcı olur.

Suç taraması yapmazsanız, geçmişinde saldırıcı veya başka fiziksel suçlar bulunan bir çalışanı işe almak riskine girmiş olursunuz. Bu tür bir suç geçmişi, adayın kişiliği hakkında belirleyici olabilir. Eğer bu kişinin şiddet davranışı ve başkalarına zarar vermek konusunda bir sicili mevcutsa, benzer davranışları bir çalışan olarak da gösterebilme olasılığı yüksektir. Bu da sizi ve diğer çalışanları riske sokar. Dahası, eğer bir çalışan başka bir çalışanın kasti hareketi nedeniyle yaralanır ve siz de onu işe almadan önce uygun bir suç taraması yapmamış olursanız, işe alım konusunda ihmalkar davrandığınız hakim karşısında kanıtlanabilir.

Suç taraması yapmanın en iyi yolu

Suça dayalı tarama yapmanın en iyi yolu, bu konuda profesyonel olan bir şirketin hizmetlerinden yararlanmaktır. Bu sayede, sayısız suçla ilgili veri tabanını araştırma şansınız olabilir. Artık bu konuyla ilgili pek çok sistem online kullanılabiliyor.

Taramanın ardından edindiğiniz ayrıntılı bilgi sayesinde, işe alım kararınızı içiniz rahat olarak alabilirsiniz. Bu sayede adayın başvurusu konusunda dürüst davranıp davranmadığı da ortaya çıkmış olur. Eğer aday suç geçmişi konusunda dürüst davranmıyorsa, şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun kişi olma olasılığı da düşüktür.

ADAYLARIN EN ÇOK SÖYLEDİĞİ YALANLAR…

İstatistikler değişkenlik gösterse de, azımsanmayacak kadar çok özgeçmişte “kurgu” bilgilerin yer aldığı konusunda uzmanlar hemfikir… Farklı kaynaklara göre, bu konudaki yolsuzluk oranı %40, hatta daha fazla olabilir. Adayların elbette özgeçmişlerinde en iyi yönlerini ortaya koyma hakkı var; nitelikleri “şişirmek” neredeyse bir gelenek olarak görülüyor. Ancak “abartmanın”, uydurma çizgisine ulaşması, işverenlerin kaygılanma zamanının geldiği anlamına geliyor. İşe alınmak için yalan söyleyen bir adayı şirkete kattığınızda, bu tür dürüst olmayan davranışların devam edebileceğini aklınızda tutmanız gerekiyor.

Gelin şimdi birlikte, adayların en fazla uydurduğu ortak noktalara göz atalım:

Akademik bilgiler: İster inanın ister inanmayın, adaylar sahip oldukları öğrenim dereceleri konusunda rahatlıkla yalan söyleyebiliyor. Kimi zaman, o bölüme girmiş ama mezun olamamış olabilecekleri gibi, kimi zaman da bölümü bitirmek için kredilerini tamamlamamış olsalar bile kendilerini bir şekilde o derece ile “ödüllendirmek” isteyebiliyorlar. Hatta kimi durumlarda, adaylar kapısının önünden bile geçmedikleri okullarla ilgili yalan söyleyebiliyor. Bu noktada işverenin yapabileceği en iyi şey, başvuru formuna, işverenin dikkate alması gereken okul bilgilerini adayın listelemesini istemektir. Bu şekilde, eğer aday yalan söylerse, eğitim düzeyi işin gereklerinin bir parçası olsun ya da olmasın, işveren yalan beyan üzerinden hareket edebilir.

Sahte diplomalar: Bununla bağlantılı bir başka konu da, online satın alınabilecek diplomalardır. Diploma almak için derslere giren, kitap okuyan, sınavlara giren bizler, bunu eski yöntemle yapmış olabiliriz. Ancak artık bir “diploma” sahibi olmak, bilgisayara gidip kredi kartınızı kullanmak kadar basit bir işlem haline geldi. Artık, ikna edici diplomaları basan pek çok web sitesi bulunuyor.

Unvan: Sahtekarlık yapılan alanlardan biri de, görev tanımı ya da unvanı… Adaylar kendilerini kimi zaman kendilerini bir sonraki pozisyona “atlatarak”, kimseyi yönetmemiş olsalar bile “yöneticilik” yaptıklarını iddia edebiliyorlar.

Çalışma süreleri: İşverenler için bir başka endişe kaynağı da, çalışmadıkları dönemleri gizlemek isteyen adayların, tarihlerde oynama yapması… Bazı adaylar için, yeni bir iş bulmak için bir süre bekledikleri gerçeğini saklamak çok masum bir girişim olabiliyor. Kimi durumlara ise, tarihlerle oynanmasının daha kötü niyetli amaçları olabiliyor.

Ücret: Bununla bağlantılı bir başka konu da ücret… Adayların, yeni görev için kendilerini daha iyi konumlandırabilmek açısından bir önceki işlerinden aldıkları ücreti abarttığı bilinen bir gerçek.