Aras Akademi’den mavi yakalı çalışanların kariyerini geliştiren, ailelerinin hayatını değiştiren çalışmalar

 
Sektöründe ilk olan, hem kurgusu hem içeriği hem de hizmet verdiği grup itibariyle
çok “başka” olan bir Akademi yapısı düşünün.
9 bin kişiye hizmet üreten bu yapı içinde, mavi yakalı çalışanlarda davranış değişikliği yaratan eğitimler verildiğini, bu kişilerin hayatlarında ilk kez kep atıp diploma aldığını, eğitime devam etmenin hiç de ulaşılmaz bir hedef olmadığını deneyimlediklerini
gözlerinizin önünde canlandırın.
Ve bir süre sonra, bu eğitimlerden başarıyla geçen mavi yakalı çalışanların iç eğitmen,
hatta mentör olarak görev alacağını, bazılarının günün birinde yöneticiliğe yükseleceğini hayal edin.

Aras Kargo İK ekibi, bundan 3 yıl önce işte bu hayallerle yola çıkarak Aras Akademi’yi kurdu. Hayaller kısa sürede gerçeğe dönüşürken, sadece Akademi’ye katılanların değil, mavi yakalı çalışanların ailelerinde de bir şeyler değişiyordu: Aile Okulu adı altında bir proje hayata geçiriliyor, kuryelerin eşleri, ablaları, anneleri, en çok talep ettikleri konular başta olmak üzere onlara özel tasarlanmış bir içerikle tam günlük eğitimlere katılıyordu.

Tüm bu anlattıklarımız, aslında Aras Akademi çatısı altında yapılan çalışmaların satır başları... Çünkü Akademi’de dur durak yok, bir sonraki hedef de belirlenmiş durumda: Akademi’nin yakın zamanda özerk hale gelip, farklı kurumlara da hizmet verebilecek bir yapıya kavuşturulması amaçlanıyor. Ayrıntıları ve yapılan sonuçların çalışan memnuniyetine yansımalarını ise, Aras Kargo İK’dan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı
Gülçin Poyraz anlatıyor.

Öncelikle kısaca Aras Akademi’nin kuruluşundan ve yapısından söz eder misiniz?

Aras Akademi’nin başlangıcı 2010 yılına dayanıyor. Şirketimizde ayrılan eğitim bütçesinin, sağladığı toplam fayda ile orantılı hale getirilmesi, yaptığımız işlerin daha sürdürülebilir olması ve çalışanlarımızın kariyer modeline daha uygun hale gelmesi amacıyla yola çıktık. Sonuç olarak Aras Akademi toplamda eğitim adına yapılan tüm çalışmaların ana çatısı haline geldi. Önümüzdeki dönemde ise stratejik kurgumuz içinde bu yapıyı özerk hale getirip farklı kurumlara da hizmet verebilecek hale getirme planımız var. Böylece Akademi hem bilgiyi vererek yaygınlaştıracak hem de kendi kaynağını kendisi yaratmış olacak.

Akademi kaç kişilik ekiple, nasıl bir gruba hizmet veriyor?

Akademi kurgusunu İK çatısı altındaki eğitim bölümü realize ediyor. Planlama, planların gerçekleşmesi, takipleri, kurgunun devamında gelecek yeniliklerin tümü aslında bu arkadaşlarım tarafından yapılıyor. Kısacası beyin takımı burada…

Çalışmaların uygulaması konusunda ise Genel Müdürlük İK’ya bağlı, bölge müdürlüklerinin İK çalışanları hizmet ediyor. Genel Müdürlük İK departmanındaki ekip kurguyu, stratejileri, hedefleri ile ilgili çalışmaları belirler. Bölge Müdürlüklerdeki İK çalışanlarımız ise kurgulanmış ve hedefleri konmuş bu eğitimlerin gerçekleşmeleri ile ilgili operasyonları yürütür.

Aras Kargo İK olarak 130 kişiyiz ve mavi yakalı çalışanlarımız da dahil 9 bin kişiye hizmet veriyoruz.

Mavi yakalı çalışanlara da hitap eden bir yapısı olan Aras Akademi’nin kurgusunda nasıl farklılıklar ortaya çıkıyor?

Kitlemiz ağırlıklı olarak mavi yakalı çalışanlardan oluştuğu için, her şeyden önce çalışmalarımızı, onların kendini iyi hissedeceği ve aynı zamanda da eğitim durumlarını daha yukarı çekebilecekleri enerjiyi alabilecekleri ortamlarda yapıyoruz. Bu yapılar da üniversiteler... Yani bizim Mabet’lerimiz. Düşük gelirle hayatını sürdüren bu kitleyi beş yıldızlı bir otelde eğitime alırsak, kendilerini rahat hissetmeyeceklerini, oraya ait görmeyeceklerini ve belki de ürkeceklerini biliyorduk. Bu da şu anda yarattığımız etkiyi yaratamayacaktı.

Bu nedenle üniversitelerle çalışmaya karar vererek, onların hem kendilerini rahat hissetmesini hem de eğitimlerini sürdürmenin kendileri için ulaşılabilir bir hedef olabileceğini görmelerini sağladık. Sonuç olarak eğitimleri üniversitelerde düzenlemeye başladığımızda şunu çok net gördük: Arkadaşlarımız ilk başta son derece temkinli iken, şimdi o ortama ait şekilde davranış sergiliyorlar. Çünkü gerçekten oraya da aitler.

Bu ortamda aldıkları eğitimler böyle bir fayda sağlamasının yanı sıra, az önce söylediğim misyona da hizmet etmeye başladı: Ortaokul, ilkokul, lise mezunu olan bu çalışanlarımız aynı zamanda “Biz neden kendimizi eğitim olarak daha yukarı taşımıyoruz?” diye düşünerek açıktan lise bitirmeye, açık öğretimi kazanma noktasına gelmeye başladı. Bunlar bizim için gurur tablosudur. Çünkü bu sadece Aras’a değil, ülkemize katkıdır.

Eğitim tasarımınızda nasıl bir fark var?

Bu kitleye hitap edebilecek eğitimlerin kısa kısa tasarlanması ve tekrarlı yapılıyor olması çok önemli. Dolayısıyla, örneğin bir şube kuryesinin bir sertifika programına girmesi şu anlama geliyor: Kendiyle aynı işi yapan 12 kişilik bir grup ile birlikte, çalıştığı bölge müdürlüğünün en yakın olduğu yerdeki anlaşmalı olduğumuz Üniversiteye giderek, 4 saat eğitimi alıyor. Ardından 1 ay mola vererek aldığı bilgilerin işbaşında pratiğini yapıyor. Sonrasında yine aynı grupla başka konularda 4 saatlik eğitim alıyor. Tekrar 1 ay pratik yaparak son 4 saat eğitimi tamamlıyor. Böylece toplam 6 ay içinde 12 saat eğitim almış oluyor. Bu sayede aynı işi yaptığı diğer arkadaşlarıyla eğitimin sonuçlarına, aldıkları bilgilerin pratik hayatta uygulanabilirliğine ilişkin sohbet edebiliyor. Aradaki fasılalar teoriyi pratiğe dönüştürme şansını da sağlıyor.

Gelelim içerikte yarattığınız farka…

İşbirliği yaptığımız üniversite hocalarının, neredeyse bir kargocu olmasını sağlayacak kadar şubelerimizde hayatı soluklamalarını şart koştuk. Çalışanlarımızı eğitecek olan kişilerin şubelerimizde fiili olarak dağıtıma çıkmasını bekliyoruz. Müşteri temsilcisinin, müşteri kapıdan içeri girdiğinde nasıl hizmet verdiğini incelemesini istiyoruz. Yönetici ile de gün içinde ekibi nasıl yönettiğini anlamak için vakit geçirmesini talep ediyoruz. Bunu yapmadan da hiçbir üniversite hocası ile işbirliği yapmıyoruz.

Bunun nedeni şu: Mavi yakalı bir çalışanımız, 4 saatlik bir eğitimi kendisi gibi örnekler yaşamış, işin bilgisine maksimum düzeyde sahip birinden alınca çok etkileniyor. Tüm mesajları içselleştiriyor. Ve daha da ilginci, bu arkadaşlarımız hocaları ile Facebook üzerinden iletişimlerini sürdürüyor, müşteri deneyimlerine ilişkin sorular soruyor.

Eğitim bitiminde neler yaşanıyor?

Akademi artık bir öğretim programına dönüştü; her yıl yeni öğretim yılını açıyor ve sonlandırıyoruz.

Sözünü ettiğim bu üniversite eğitimlerinin finalinde bir sınav oluyor. Bu sınavdan başarılı olanlar başarı belgesi, başarılı olamayanlar katılım belgesi alıyor. Bizi farklılaştıran unsurlardan biri de, bu aşamada diploma törenleri düzenliyor olmamız. Mavi yakalı bu çalışanlarımız düşük bir eğitim seviyesine sahip olduğu için hiçbir zaman üniversiteye kendileri için girmemişken, bu programın sonucunda üniversite öğrencilerininkine eşdeğer bir törenle cüppe giyiyor, kep atıyorlar. Birinci olanlar konuşma yapıyor. Bu törene, çalışanlarımızın birinci derece yakınları da katılıyor.

Bu yapının çalışanlarımız üzerinde birkaç unsura etki ettiğini görüyoruz: Birincisi, eğitimi devam ettirme hedefinin hiç de ulaşılmaz olmadığını görüyorlar. İkincisi, şirket işgücü devir oranına etkisi olumlu oluyor. Üçüncüsü de, bu tür eğitimlerden geçen arkadaşlarımızın önemli bir kısmı, eğitimden aldığı mesajlara uygun davranışlar sergileme eğilimi gösteriyor ve belki de en önemlilerinden biri öğrendiklerini sosyal çevrelerindeki kişilere de yayıyor böylece bilgiyi paylaşarak çoğaltıyorlar. Özetle; işin bu şekilde bir de sosyal sorumluluk boyutuna katkısı var. Zaten en önemli beklentimiz de bu olduğu için, amaca ulaşmış oluyoruz.

Peki, aldıkları bu eğitimler kariyerlerine etki ediyor mu?

Akademi eğitimleri bizim için kariyer basamaklarında da önemli bir mihenk taşı. Eğer biz Aras Akademi programından geçmiş ve belli bir başarı grafiği yakalamış kişileri sistemimiz içinde tutuyorsak, o kişileri farklı noktalara da çıkarıyoruz. Akademi eğitimlerinde başarılı olmuş ve Müşteri Temsilciliğine yükselttiğimiz ya da Temsilci olup yöneticiliğe terfi ettirdiğimiz birçok örnek var.

Yakın zamanda kuryelerimiz için de yeni ve heyecan verici bir uygulamaya başladık. 18 Mart 2013 itibariyle, İstanbul’u pilot bölge seçerek Kurye Takım Liderleri oluşturmaya başladık. Kurye Takım Liderleri, her şubenin kuryelerine liderlik edecek kişi anlamına geliyor. Her şubede ortalama 5 kuryemiz var. Bu arkadaşlarımızın içinden Akademi içinde başarılı olmuş, bunu performansına yansıtabilmiş, müşteri teşekkürünü bolca almış yaklaşık 260 arkadaşımızı seçtik. Onlara neden seçildiklerinden başlayarak beklentilerimizi, bu çalışmanın şirkete olan katkısını, toplamda sağlanan bu faydanın kendilerine nasıl döneceğini; kısacası tüm mekanizmayı anlattık. Şimdi bu kişilerin kendi şubelerinde yöneticiliğin ilk deneyimlerini yaşamasını sağlıyoruz.

Böylece Akademi yeni bir unvan katmanı çıkarmış oldu. Bu katmanın özellikle müşteri diyalogları ve ilişkileri konusunda çok işe yarayacağını biliyoruz. Çünkü çalışanımız Kurye Takım Lideri apoleti taşıdığında müşteriye davranışı bambaşka hale geliyor. Ekibi kontrol ve takip etmede bambaşka bir performans sergilemeye başlıyor.

Öte yandan, önümüzdeki dönemde Kurye Takım Liderlerinin, Akademi’nin belirli eğitimlerini vermesini de hedefliyoruz. Kısacası bir kurye, oryantasyon sürecinin lisanslı öğretmeni haline gelecek.

Bu çalışanlarımızın bir kısmı ayrıca mentörlük eğitiminden de geçecek. Yıldızlar Takımı’na girecek olan Takım Liderleri, yöneticiliğin alfabesinin yanı sıra mentörlük ile ilgili temel bilgileri de alıyor olacak. Kısacası bundan sonra iç eğitmen kadromuzda kuryelerin de olmasını planlıyoruz.

Böylece biz de parlayan yıldızları daha rahat keşfederek onları daha farklı noktalara taşıyacağız. Çalışanlarımızın, kuryelikten belki genel müdür yardımcılığına bile çıkabilme olasılıkları olacak. Elbette bu konuda başarının yanı sıra tek şart eğitimleri eksikse bunu tamamlamaları…

Aras’ta mavi yakalı çalışanlarınızın ailelerine yönelik de Aile Okulu adı altında özel eğitimler veriyorsunuz. Bu projenin ortaya çıkış öyküsünü ve içeriğini anlatır mısınız?

Şubelerimiz için Akademi çalışmalarımız vardı ama biz Transfer Merkezi çalışanlarımız için de bir şeyler yapmak istiyorduk. Transfer Merkezlerimizde bambaşka bir kurye grubumuz var. Bu çalışanlarımız iç operasyonu yürütür; müşteri önüne çıkmaz, kamyonlara yükleme boşaltma yapar. Genellikle gece çalışırlar, üzerlerinde müthiş bir zaman baskısı vardır. Bu kez işte bu grubu hedefledik ve 2011 yılının başlarında onların hayata dair sorunlarına, ailelerine dokunmaya karar vererek yola çıktık.

Öncelikle, hem çalışanlarımızla yaptığımız sohbetlerde kulağımıza gelen ihtiyaçlardan hem de işbirliği yaptığımız üniversitelerde bu tür fikirleri üretebilecek bölümlerin hocalarından aldığımız yardımlar ile 15 ana başlık belirledik. Ardından da Transfer Merkezi çalışanlarımızı kendi çalışma ortamlarında ziyaret ederek, ailelerine yönelik, katkı sağlayacak bir şey yapmak istediğimizi, bununla ilgili de temel başlıkların neler olduğunu anlattık. Bunların hangisini tercih edeceğini yakınındaki bir kadına; annesine, ablasına, karısına sormasını istedik. Çekincelerini bildiğimiz için katılımcı kadınların belli noktalardan Aras Kargo logolu arabalarla alınıp bırakılacaklarını, hatta çocuklarını yanlarına alması gerekenler için ilgili yerin kreşinde çocuklarına bakılacağını aktardık.

Sonuç olarak başta aile içi şiddet, ergenle iletişim, obezite ve mutluluk gibi konu başlıklarının en çok tercih edildiğini tespit ettik. Bu başlıklar ağırlıklı olarak, tüm seçilen konulardan karma bir içerik oluşturulmasını sağladık. Ve Aile Okulu’nda; beklediğimizin üstünde; yaklaşık 270 kadın, bir gün boyunca bu konularla ilgili mesajları aldı, dinledi ve sorularını sordu.

Bundan sonra da bu tür uygulamaları sürdürmek istiyoruz. Bir benzer çalışmayı çocuklarla yapmak istiyoruz. Ayrıca yine çocuklarda, ne yazık ki kaybetmeye başladığımız bazı değerlerle ilgili farkındalık oluşturmak için, özellikle Milli Bayramlarda pek çok aktivite yapma hedefimiz var.

Yaptığınız tüm bu çalışmalar neler değiştirdi Aras Kargo’da?

Her yıl çalışan memnuniyeti anketi yapıyoruz. Yüzde 88’lere varan katılımla ve tamamen bağımsız bir kuruluş tarafından yapılan bu anketlerimiz son 3 yılda; her yıl 10’ar puan olmak üzere 30 puan yükseldi. Şu anda şirket geneli memnuniyet oranımız %80’dir.

Öte yandan bundan 3 sene önce şirketin ilk 3 sorunundan biri, çalışanlarımızın kendisini değersiz görmesiydi. Şu anda geldiğimiz noktada ise değersizlikle ilgili tek bir şikayet bile kalmadı.

Bu etkiyi yaratan unsurların başında kesinlikle bahsettiğim konuların ve Akademi platformunun olduğuna inanıyoruz.

MAVİ YAKALILAR İÇİN BİR AKADEMİ TASARLIYORSANIZ,

BUNLARA DİKKAT!

Mavi yakalı çalışanlara yönelik benzer uygulamalar yapmak,
Akademi platformları oluşturmak isteyen kurumların nelere özen göstermesi gerektiğini sorduğumuz
Gülçin Poyraz, bakın neler öneriyor:

• Eğitimlerde verilen mesajların kesinlikle o kişilerin kalbine, duygularına dokunması gerekiyor. Bu da, günlerinin nasıl geçtiğini bilerek, onları anladığımızı görmelerini sağlamak demek... Bu nedenle bu yapılardaki eğitmenlerin, mesajları verecekleri kişilerin hayatını çok iyi bilir hale gelmesi lazım. Onların çalışma ortamındaki ve sosyal hayatındaki dinamikleri, uzaktan bakarak anlamaya çalışmak yeterli değil; gerçekten de o havayı koklamak gerekiyor.

• Mesajların kitleye uygun içerikte ve sürede verilmesi çok önemli… Örneğin kuryelerden oluşan bir grubun 4 saatten uzun süre belli bir yerde oturarak dikkatini belli konulara verebilmesi çok mümkün değil.

• Eğitim içerikleri tamamen örnek dolu olmalı ve günlük hayatta karşılaştıkları türden aktarımlarla anlatılmalı.

• Eğitimlerin mutlaka sürekliliği olmalı. Tüm bilgileri 2 günlük bir eğitime sığdırmak çözüm değil; önce bilgileri verip ardından pratik yapmalarını sağlamak, sonrasında yine eğitim vererek bu döngüyü sürdürmek önemli.

• Eğitimin yapılacağı yerin seçimi de en az içerik kadar değerlidir. Katılımcılar kendilerini keyifli ve önemli hissedecekleri yerlerde eğitim almalıdırlar. Kendini en rahat hissettiği yer neresi ise (örneğin evi) eğitimin verildiği yerdeki duygusu da benzer olmalı. En gösterişli, şık veya pahalı yer, her kitle için en uygun yer olmayabilir.

• Bu çalışmaların ardından, başarılı olanlar için mutlaka alternatif kariyer planları sunulmalı.

“MAVİ YAKAYI HİÇ TANIMIYORDUM,
GECELERCE MEMNUNİYET ANKETLERİNİ İNCELEDİM”

Gülçin Poyraz, Aras Kargo öncesinde uzun yıllar sadece beyaz yakalı çalışanların faaliyet gösterdiği bir alanda İK yapan bir yönetici… Hal böyle olunca, kendisiyle yaptığımız söyleşi sırasında doğal olarak merak ediyoruz: Mavi yakalı çalışanlara yönelik bunca başarılı uygulamaya kaptanlık ederken, neler gözlemlemiş, onların beklentilerine yönelik ihtiyaçların ipuçlarını nasıl yakalamış? Sözü kendisine bırakalım: “Mavi yakayı gerçekten de hiç tanımıyordum Aras Kargo öncesinde… İlk hedefim onları anlamak, beklentilerini bilmek oldu. Her fırsatta sohbet ortamları yarattım, ziyaretler yaptım. Evde gecelerce, çalışan memnuniyeti anketlerinin ayrıntılarını okudum. Hala da tüm çıkış formlarını okurum”.

Poyraz artık grubu gerçekten de iyi tanıyor ve yaptığı işten yakaladığı tatmini bakın nasıl tarif ediyor: “Tıpkı sivil toplum örgütlerinde bu ülke insanına faydalı olmak için bir takım işler yaptığınızda yaşadığınız duygunun aynısını, burada yaşıyorum. Hepimiz çok yoğun çalışıyoruz ama yaptığınız çalışmaların mavi yakalı çalışanlar üzerinde yarattığı etkiyi görünce, aldığınız mutluluk tüm yorgunlukları siliyor. Yaptığınız katkının size dönüşünü hem iş sonuçlarından hem de kişilerden gelen net, yalın ve tertemiz doğal ifadelerle o kadar keyifli şekilde alıyorsunuz ki bunun tadı bambaşka ve Aras Kargo’nun tılsımı da burada…”