Yöneticinin görevlendirme sorumluluğu yoksa…

Yönetim, başka insanlar aracılığıyla sonuç elde edilmesi anlamına gelir. Çalışanın verimini artırabilme yeteneği, iyi bir yöneticinin sahip olması gereken en önemli niteliktir. Görevlendirme sorumluluğu da başarının anahtarıdır. Görevlendirme, somut olarak tanımlanmış görevlerin üst düzeyden alt bir düzeye taşınması olarak ifade edilebilir.

Görevlendirmede başarısızlık, yöneticinin, işin ayrıntılarına boğularak bütün üzerindeki genel görüşünü kaybetme tehlikesi içinde olduğu anlamına gelir. Bu durumda rutin bir çalışma hakim olur. Yönetici çalışanları yönetmek yerine, tek tek görevleri bizzat yerine getirir. "Nasıl?" sorusu "Ne?" sorusundan daha önemli hale gelir, yani prosedür gereği olan düzenleme ve kuralların kendileri amaç olurlar. Hiç kimse "Bu kuralın başlangıçta varolma sebebi aslında neydi?" gibi bir soru sormaz. Çalışan her zaman rölantide çalışır. Esneklik yok olmaya başlar ve şirket cansızlaşır.

Görevlendirme gönüllü yapılmalıdır.

Bir diktatöre yapmak istemediği bir şeyi yaptırmaya çalışmanın anlamı yoktur. Bunun avantajlarını yöneticinin kendisi fark etmeli ve çalışanlarına karşı tutumundaki değişikliğin azap dolu bir sürece dönüşebileceğini düşünmelidir. Eski fikirlerden kurtulmak hiçbir zaman kolay değildir ama her zaman bunun için harcanan çabaya değer. Çalışanın iyi sonuçlar elde etmesi, yöneticiye yapılmış bir iltifattır.

Görevlendirmeden kaçınmak için ileri sürülen yedi mazeret:

1- Onun zaten yapacak çok işi var:

Çalışanın iş yüküne gösterilen ilgi, görevlendirmeye karşı çıkmak için en çok kullanılan mazerettir. Görevlendirmeye karşı isteksizlik en saygıdeğer dürtüden, çalışan mutluluğuna gösterilen ilgiden doğabilir. Ama çok az yönetici çalışanın neden iş yükü altında boğulduğunu ve bu ilgiden gerçekten hoşnut olup olmadığını öğrenme zahmetine katlanır.

Sürekli baskı altında olan bir kurum, çoğunlukla yetersiz planlama ve düzensiz iş rutinlerinin kurbanıdır. Böylesi durumlarda düzenlemeler için oldukça geç kalınmış olur.

2- O zaten bu işi beceremez:

Birçok yönetici, çalışanlarının kendilerine verilen görevi yerine getiremeyeceklerinden korktuğu için görevlendirmeye karşı isteksizdir. Bu tavır bir kısır döngü ortaya çıkarır: Yönetici görev vermez, çünkü çalışan yeterli bilgiye sahip değildir; daha fazla bilgi için daha fazla öğrenmeleri gerekir; oysa yöneticinin onlara birşeyler öğretmek için zamanı yoktur, çünkü aşırı derecede çalışmaktadır, -bunun sebebi ise çalışanlarına görev vermemesidir.-

Aşağıdaki sorular, yöneticiye, çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmesine yardım edebilir:

• Hangi alanlarda bilginizi artırmak isterdiniz?
• Sizce beklentileriniz fazla mı yüksek/düşük?
• Eğitim ihtiyaçlarınızın neler olduğunu düşünüyorsunuz?
• Görevlerinizden herhangi biri bir daha üst/alt bir çalışana aktarılmalı mı? Evetse hangisi? Niçin?

3- O bunu yapmak istemez:

Eğer bir çalışan fazladan görevlere veya farklı olan görevlere hiç ilgi göstermezse bu çalışanın sorumluluk almaktan korktuğu düşünülebilir. Bağımsız bir şekilde hareket etmek ve inisiyatif almak, her zaman yanlış bir şeyler yapma riskini de beraberinde taşır. Çalışanlarınıza kendilerine daha fazla güvenmeleri için yardımcı olun. Küçük bir hata kimsenin kariyerinin sonu olmamalıdır.

Eğer çalışanınız başına dert almak istemez bir görüntü veriyorsa, aşağıdaki sorularla bunun sebebini bulmaya çalışın.

• İnisiyatifi öldüren sizin kendi liderlik tarzınız olabilir mi?
• Herkes sizden ağzını bile açamayacak kadar korkuyor mu?
• Herkes hedefleri gerçekten anlamış mı? Amaçlarınızı tekrar tekrar açıklamaktan kaçınmayın.
• Çalışan özgüven yokluğu mu çekiyor: "Bunu yapma riskine gerçekten girebilir miyim? Peki ama başkaları ne der sonra?"
• Çalışanlarınız yeni görevlerle başa çıkmak için gerekli niteliklere sahip olmadıklarından mı korkuyorlar?

4- Bu işle görevlendirebileceğim hiç kimse yok.

Görevlendirme, sorumluluğun dağıtılması ve böylece herkesin başkalarının ne yaptığını bilmesi demektir.

Çalışan azlığı görevlendirmeye karşı bir mazeret olamaz. Tüm organizasyonun eleştirisel bir değerlendirilmesi, size kurum içinde gerçekleşmesi mümkün olan iş tahsis ve rutinlerini düzene sokmakta yardımcı olacaktır.

5- Yetkim yok.

Kararın sorumluluğunu almak için gereken yetkinin olmamasına yönelik şikayetler fark edilir derecede artıyorsa, bu görevlerin ve sorumlulukların birbiriyle uyumlu olmadıklarını gösterir.

6- Bunu açıklayacak zamanım yok.

Birçok yönetici, birşeyleri açıklamak için zamanı olmadığını iddia eder. İşi kendisi daha çabuk yapacağını düşünür. Eğer sürekli kendi kendinize birşeyleri yetiştirmeye çalışıyorsanız, büyük ihtimalle kişisel yeterliliğiniz ve planlamanızla ilgili yanlış birşeyler var demektir. Vaktinizi ne yaparak geçirdiğinizi bir kağıda yazma zahmetine katlanırsanız, çok şaşırabilirsiniz.

7- Kendim daha iyi yaparım.

Görevlendirme güvene dayanır. Ama bazı yöneticiler kendilerini sadece herşeyi kendileri yaptıkları zaman güvenli hissederler. Dizginleri bırakmayı istememek için de birçok nedenleri vardır: Güç kazanma çabası, rekabet korkusu, amirlik taslama vs.

Çalışanları boş dururken herşeyi kendileri yapan yöneticiler, sağlıklarını da kaybetme tehlikesi içindedirler. Hatta bazı işkolikler, çalışanlarına duydukları güvensizliği yaşamlarıyla öderler.

Burada dikkat edilmesi gereken bir husus vardır. İşi her ne kadar başkaları yapsa da sorumluluk daima yöneticidedir. Öyleyse görevlendirme işi ancak çok dikkatli hazırlanmış bir plan dahilinde yapılmalıdır. Üst bir yönetici işin nasıl gittiğini düzenli olarak takip etmelidir.

Görevlendirme işi, kişinin hem kendine hem de başkalarına güven duymasını bir ön şart olarak gerektirir. Dolayısıyla, yönetici, güveninin kötüye kullanılması veya görevin tatmin edici bir biçimde yerine getirilememesi riskini göze almak zorundadır. Bu durumda bile, birine görev vermiş olan kimse bir üst otoriteye hesap verebilmelidir. Plan geri teptiğinde çalışanı suçlamak hiç de iyi bir izlenim oluşturmaz.

Şu görevlerde mesuliyet daima üst yetkilidedir:

• Hedefleri ve stratejileri belirlemek ve çalışanı motive etmek.
• Soruları tanımlamak. Çalışanı ile hedefe ulaşmak için izlenecek yolu ne dereceye kadar kendilerinin seçebileceği üzerinde anlaşmak. Hiç kontrolü kaybetmemek, bilgi akışının yukarı doğru gitmesini sağlamak.
• Hangi sonuçların elde edilmesi gerektiğini açıkça tanımlamak.
• Görevlerin veya alt hedeflerin tamamlanması için gereken zaman üzerinde anlaşmak. Bu aynı zamanda öncelikleri tanımlamak anlamına da gelir.
• Bir görevi yerine getirecek olan kişiye bunu yapabilecek yetki ve kaynağı sağlamak.
• İnsanları bilgilendirmek, olumlu tepkilerde bulunmak, ilgi göstermek.

Başkalarına aktarılabilecek görevler:

• Her gün yapılması gereken ama çok standart bir hal aldığından fazla bir düşünme gerektirmeyen, hep aynı biçimde yinelenen rutin görevler.
• Kurumu dışarıya karşı temsil etmeye matuf toplantı ve konferanslara katılma ve bol bol seyahat etme imkanı. Bunun çok değişik faydaları da vardır. Mesleki ve sosyal yeterliliğini artırma, kuruma bağlılığını güçlendirme, güvenin gösterilmesi, yönetici görevi yapamayacağı bir durumla karşılaştığında işlerin aksamaması gibi.
• Birşey için gereken malzemeyi sağlamak, istatistiki analizler hazırlamak gibi faaliyetler.
• Özellikle zaman alan görevler. Çünkü yöneticiye sıkı, rutin bir iş olarak görünen birşey, bunu ilk kez yapacak olan bir çalışana genelde cazip gelir. Yönetici zamandan tasarruf etmiş, iş gören de yeni birşey öğrenmiş olur.

Başkalarına aktarılamayacak görevler:

• Hedefler ve strateji konusunda mesuliyet,
• Özel olaylarda temsilcilik,
• Kilit çalışan ataması,
• Muhtemel bir kriz anında yönetim,
• Kurumsal sırlar.

Yükselen verim, esnek uygulamalar, azalan devamsızlık, her zamankinden daha iyi hizmet: İşte iyi motive olmuş bir işgücünün getirecekleri. Bu ödül de kazanmış kitaptan modern motivasyon kavramını ele alarak, çalışanın karar alma sürecine katılması, karşılıklı güvenin geliştirilmesi ve ortak görüş oluşturulması konularına cevap aramaya çalıştık.