Uzaktan ve Hibrit Çalışanlar için Onboarding nasıl yeniden tasarlanır?

Kesin bilgi; hibrit çalışma kalıcı olacak, ancak çalışanlar ofisteyken kullandığınız onboarding süreçleri artık onları kesmeyecek. Şirketler, uzak ve hibrit çalışanlar için onboarding sürecini iyileştirmek için yeni stratejilere ve tekniklere ihtiyaç duyacak.

Özellikle şimdi Amerika Birleşik Devletleri'ndeki yetişkin nüfusun yarısı aşılanmış ve karantinalar sona ermişken özellikle hibrit çalışanlar için işe alım girişimleri yaratmaya gerek olmadığını mı düşünüyorsunuz? İlk olarak, korona virüsün kendisini düşünün. Virüsün daha yeni Delta ve Omicron varyantları, yepyeni bir dizi kilitlenme ve kriz potansiyeli yarattı. Minnesota Üniversitesi Bulaşıcı Hastalıklar Araştırma ve Politika Merkezi başkanı Michael Osterholm'a göre, ekibinin analizi, henüz COVID-19'a yakalanmamış hemen hemen her aşılanmamış Amerikalının önümüzdeki aylarda hastalığa yakalanma olasılığının yüksek olduğunu gösteriyor. COVID-19'un sonsuza kadar olmasa da önümüzdeki yıllarda da bizimle olması muhtemeldir.

Buna bugünün hibrit ve mobil çalışma ortamını da ekleyin ki bunların da ortadan kalkması pek olası değil. Çalışan deneyimi teknolojisi şirketi Limeade'de kıdemli pazarlama direktörü Jolene Cramer, bazı çalışanların işlerin pandemiden önceki haline geri dönmesine karşı güçlü bir direnç gösterdiğini söylüyor. Çalışanlar, uzun yolculukların olmaması, ofis politikaları ve zorunlu iş kıyafetleri gibi uzaktan çalışmalarının avantajlarını kaybetmek istemiyorlar.

Cramer, "Çalışanlar eski çalışma şekline geri dönmeye hevesli değiller, o kadar ki standart ‘9-5 koltukta' zihniyetine katlanmak yerine çekip gitmeye istekliler" diyor. Yakın tarihli bir Gallup raporuna göre, çalışanların yalnızca %39'u ofise dönmeyi tercih edecek ve uzaktan çalışanların %44'ü fırsat verildiğinde uzaktan çalışmaya devam etmeyi tercih edecek.

Ek olarak, birçok çalışan COVID-19'a yakalanmaktan, uzun süre tekrar maske takmak zorunda kalmaktan ve diğer sağlık sorunlarından endişe duyuyor. Limeade'in Fransa, Almanya, İngiltere, Avustralya ve ABD'de 4 bin 500'e yakın çalışanla gerçekleştirdiği anket, ofise dönme endişesi taşımayan tek bir kişi olmadığını ortaya koydu.

WorkplaceXperience Consulting'in kurucusu ve "Workplace Experience" kitabının yazarı Leni Rivera, hibrit çalışma modelinin bir trend olmaktan bir beklenti ve realite haline geldiğini söyledi. Prudential tarafından yakın zamanda yapılan bir ankette, çalışanların %68'i hibrit çalışma modelinin ideal olduğunu söyledi ve çalışanların %42'si uzun vadeli uzaktan çalışma seçenekleri sunmazsa mevcut işlerinden ayrılacağını söylüyor.

Rivera, “Bu yeni normu benimseyen şirketlerin en iyi yetenekleri elde tutma ve çekme yarışına öncülük edeceklerini tahmin etmek zor değil” diyor. Hibrit bir çalışma ortamındaki konuşmalar, birinin çalıştığı yerden nasıl çalıştığına kaydı. Aynı şekilde, bu yeni ortamda bir aidiyet, bağlantı ve topluluk duygusu oluşturmak, sanal çalışan deneyimine dönüştü.

Onboarding’i teknolojiyle yeniden düşünün

Bir dijital dönüşüm danışmanlığı şirketi olan Modus Create'in kurucu ortağı ve yönetici ortağı Patrick Sheridan, yapılandırılmış onboarding ve işe alım sürecine sahip olmanın özellikle uzaktan çalışanlarla uğraşırken önemli olduğunu söyledi. Mülakat sürecinin yanı sıra, genellikle yeni bir çalışanın yeni işvereni hakkındaki ilk izlenimidir.

Oryantasyon her zaman tam anlamıyla iş değildir. Genellikle eğlence unsuru, yeni çalışanların kendilerini evlerinde hissetmelerine ve diğer çalışanlarla bir dostluk duygusu oluşturmaya başlamalarına yardımcı olabilir. Neyse ki, teknoloji sürece yardımcı olabilir.

Sheridan, “Slack, eşzamanlı iletişim sağlamanın yanı sıra sanat, kültür, yemek ve daha fazlası gibi 'eğlenceli' kanallar aracılığıyla yeni işe alınanlara hoş bir topluluk sağlamanın anahtarıdır” diyor. "Bu, yeni çalışanlara, öğle yemeğinin, mola odalarının ve genel ofis arkadaşlığının gerçekleştiği bir ofis ortamında olduğu gibi, müşteri çalışmalarının dışında ekip üyeleriyle etkileşim kurma fırsatı veriyor." Bu da dünyayı işyeri kültürünün bir parçası olarak benimsememizi gerektiriyor.

Uzaktan Onboarding Deneyimini Benzersiz Hale Getirin

Bir siber güvenlik çözümleri şirketi olan XYPRO Technology Corp.'ta İK Direktörü Dr. Melodie Bond-Hillman, giderek daha fazla sayıda çalışanın uzaktan dahil edildiği bir çağda, sadece uzaktan çalışma için onboarding sürecini yenilemenin önemli olduğunu söyledi. Hibrit iş yeri değil, uzak ortamı destekleyecek şekilde uzaktan deneyimi benzersiz ve başarılı kılmaktır.

"Yeni işe alınan kişiyi kahve sohbetlerimiz, sanal mutlu saatler, sanal meditasyon ve yoga trivia gibi sanal sosyal etkinliklere, ekibin geri kalanıyla rahat etmelerini sağlamak için hemen şirket etkinliklerine davet ediyoruz ve dahil ediyoruz" diyor. Slack Signal ve Microsoft Teams gibi araçlarla iletişimi etkinleştirmeye yardımcı olur. Onboarding sürecinde dijitalleştirilebilecek tüm adımları mobil hale getiriyoruz."

Uzaktan çalışanlar için onboarding, onlara şirketin, değerlerinin ve kültürünün bir parçası olduklarını hissettirmeye daha fazla odaklanmalıdır, iş arkadaşları ve liderlerle yüz yüze olamayacakları zaman bu zor olabilir. Bond-Hillman'ın şirketi sanal bir ‘hoşgeldin yemeği’ hazırlıyor ve uzaktaki çalışana o ilk gün öğle yemeği gönderiyor, bunun yanında kendilerini hoş karşılanmış hissetmelerine yardımcı olmak için şirket süsü içeren bir ‘hoş geldin’ kutusu gönderiyor.

"Yeni işe alınan kişinin yapması gereken planlanmış bir eğitim olacak ve genellikle ilk haftalarının nasıl olacağına dair çok iyi bir resmi var" diyor. "Öğrendiğim en önemli şey, çalışanlara söz verdiğiniz şeyi yapmak, böylece onlarla çalışma ilişkinize ilk başladığınız andan itibaren bir güven oluşuyor. İyi bir izlenim bırakıyor ve bu, deneyimlerinin tonunu gerçekten belirliyor.”

Yukarıya Doğru Kariyer Büyümesine Odaklanma

Onboarding süreci ve devam eden öğrenme girişimleri, özellikle uzak ve hibrit çalışanlar için yenilenmelidir. Çalışanların kendi bakış açılarından kariyer gelişimi, pandemi nedeniyle bir darbe aldı, bunun sonucunda terfi kaybı ve kariyer duraklaması yaşandı. BambooHR, Haziran 2021'de, uzaktan çalışanların %78'inin kariyer gelişimlerinin geçen yıl olumsuz etkilendiğini hissettiğini, %30'unun hiç gerçekleşmemiş terfiler beklediğini ve ortalama bir Amerikalı uzaktan çalışanın maaşlarında promosyon eksikliği nedeniyle 9.823 dolar kaybettiğini tahmin ettiğini belirten bir çalışma yayınladı.

Sheridan, çalışanların ayrılma nedenleri arasında en önemlilerinden birinin, kendilerini daha büyük bir misyonun parçası gibi hissetmemeleri olduğunu söyledi. Faturaları ödemek başka bir iş. Uzaktan çalışanlar için sorun daha da artıyor çünkü kendilerini genellikle izole edilmiş ve dışlanmış hissediyorlar. Şirketi, her çalışanına, daha derin bir mesleki uzmanlığa maruz kalmalarını sağlamak için uzman toplulukları adı verilen özel gruplara katılma fırsatı verir.

"Bu, çalışanlara, ilgilendikleri bir disiplinde kariyer gelişimi ve mentorluk için bir yol sağlarken, şirkete aidiyeti kolaylaştırıyor" dedi. "Profesyonel gelişim ve kariyer rehberliği, herkes bir aradayken bir kenara atılıyor. Özellikle uzak çalışanlar için günlük işlerle meşgul olduğunda bunu pek düşünmüyor. Ama şirketlerin bu desteği sağlama çabalarında bilinçli olmaları çok önemli."

Topluluklar ayrıca hem yeni hem de eski ekip üyelerinden yeniden eğitim ve yeni beceriler geliştirmek için fırsatlar sunuyor, diye ekliyor. Öğrenme, iş birliği ve dış projelere katkılar da onlara büyüme, kendi kendini tatmin etme ve beceri geliştirme yolu sağlar. Sheridan, şirketindeki çalışanların gerçek sorunları çözen, mevcut çerçeveleri iyileştirmeye yardımcı olan ve açık kaynak ekosistemini devam ettiren açık kaynaklı yazılım ürünlerine katkıda bulunmaya teşvik edildiğini söyledi.

“Bu, çalışanlara işlerinin dışında bir şeye katkıda bulunma ve daha büyük bir şeyin parçası olma fırsatı veriyor” dedi.