Total’de tersine mentorluk için kollar sıvandı, kravatlar atıldı, nesiller arası köprü kuruldu

Viber, soundcloud, Shazam, google drive, blog, Pinterest, tweetdeck... Tüm bunlar sizin için ne ifade ediyor bilemeyiz ama birazdan dinleyeceğimiz öykünün kahramanı olan 16 kişilik birinci grup için, belki de karmaşa anlamına geliyordu. Bunları nasıl kullanabileceklerini anlamıyorlardı; hatta aralarında baştan reddedenler de vardı.

16 kişilik ikinci grup ise, yukarıda saydıklarımızın da arasında bulunduğu 43 farklı sosyal medya uygulamasının “kurduydu” adeta. 30 yaş altındaki gençlerin, yöneticileri olan birinci gruba
bu konuda “öğretebilecekleri” çok şey vardı. Üstelik onlara katkıları sadece
“sanal dünya” ile sınırlı kalmayabilirdi: Beklentileri, önerileri, güncel trendlere yönelik fikirleri, birinci gruba farklı bir bakış açısı kazandırabilirdi.

Total Oil Türkiye’de kollar böylece sıvandı; İşe Alım ve Eğitim Müdürü Ödül Güneş kaptanlığında harekete geçen ekip, bir tersine mentorluk programı başlattı. Üç ay süren programın sonucunda iki nesil arasında köprüler kuruldu, karşılıklı önemli katkılar sağlandı, hatta kravatların atılmasına karar verildi.

Gelin bu öykünün ayrıntılarını ve ne gibi katkılar sağladığını Güneş’ten ve kendisi de
genç bir Total çalışanından mentorluk alan İK & İdari İşler Direktörü Ayşe Ürgen’den dinleyelim.

Öncelikle, tersine mentorluk programının öyküsünü dinlemek isteriz. Çıkış noktanız neydi, neler hedeflediniz?

Temel hedefimiz; değişen çağa ayak uydurmak, teknolojiyi, sosyal medyayı ve dolayısıyla tüm bunların içinde bulunan Y kuşağını tam olarak anlamak isteyen Total Oil Türkiye’nin üst düzey yöneticilerinin, “tersine mentorluk” uygulamasıyla genç çalışanlarımızdan sosyal medya başta olmak üzere genç kuşakların beklentileri ve güncel trendler gibi birçok konuda destek almasını sağlamaktı.

Bu hedef doğrultusunda, 2014 yılı sonunda, alışılagelmişin aksine bir “tersine mentorluk” uygulamasını hayata geçirdik. Programımız tamamen gönüllülük esasına dayandı ve mentor adaylığı 30 yaş altı tüm çalışanlarımıza açıktı.

Programı nasıl iletişime açtınız?

Duyurulara Ekim ayında başladık ve programı tüm şirkete duyurduk. Çalışanlarımıza e-mailler gönderdik; kriterlerimizi, programın içeriğini ve takvimini anlatan bir broşür hazırladık.

Sonrasında hem mentor, hem de mentilere bir kişilik envanteri uyguladık. Bunun sonucunda, farklı bakış açılarına da adapte olabilmeleri için, daha çok ters kişilik özellikleri gösteren kişileri eşleştirmeyi tercih ettik. Ardından her biriyle tek tek görüştük ve birbirlerine tanıttık.

Biraz da programın içeriğinden konuşalım.

Bu program çerçevesinde, genel müdürümüz dahil 16 üst düzey yönetici ve 30 yaş altı 16 genç çalışandan oluşan grup 2014 Kasım ile 2015 Şubat arasında en az üçer yüz yüze seans yaptılar. Program öncesinde yapılan anlaşma ile eşler birbirlerine mentilerin kendileri için belirledikleri hedefler üzerinde çalışacaklarına dair taahhütte bulundular. Ayrıca program başlamadan verilen eğitimler ve seanslar arasında yapılan süpervizyon toplantılarıyla mentorler desteklendi.

Programın sona ermesiyle, hangi sonuçları elde ettiniz?

Herşeyden önce, yöneticilerimiz dijital uygulamalar konusunda büyük gelişme kat etti. Program çerçevesinde, aralarında instagram, facebook, twitter, Linkedin, viber, soundcloud, youtube, Shazam, google drive, whatsApp, blog, Pinterest, tweetdeck’in de bulunduğu 43 farklı sosyal medya uygulamasını aktif olarak kullanmaya başladılar.

Öte yandan sadece sosyal medya konusunda katkı sağlamadık elbette... Üst yönetim genç çalışanlarımızdan gelen önerileri dinleme, anlama fırsatı buldu, onların fikirlerini dikkate aldı. Sonuç olarak her fikir şirkete sağlayacağı katkı bazında değerlendirildi.

Hatta genç çalışanlarımızın yaptıkları çalışmalarının ilk somut adımı Total Türkiye’nin kıyafet yönetmeliğinin değiştirilmesi oldu. Üniversite yaşamları boyunca genelde rahat giyinen ve sonrasında iş hayatına atılan genç çalışanlar üst düzey yöneticilerle yaptıkları çalışmalar sırasında şirket içinde giyim konusunda, daha motive çalışabilmeleri için daha rahat olunmasına yönelik görüşlerini de iletti ve uygulamaya geçirildi. Sonuç olarak Total kravatları attı!

Programa katılan genç çalışanlarımız fikirlerine önem verildiğini gördükleri için motivasyonlarının arttığını belirtiyor. Yöneticilerimiz ise genç kuşakla nasıl iletişim kurabileceklerini, onların bazı şeyleri neden yaptığını daha iyi kavrayabilmiş oldu.

AYŞE ÜRGEN ANLATIYOR: 
“KARŞILIKLI OLARAK, OLAYLARA FARKLI BAKILABİLECEĞİ YÖNÜNDE
KATKI SAĞLADIK”

Başta da belirttiğimiz gibi, programa katılan (ve ikmal bölümünden bir mentor’u olan) isimlerden biri de Total’in İK ve İdari İşler Direktörü Ayşe Ürgen... Kendisi ile bir araya gelmişken, programın bir menti olarak kendisine neler kattığını düşündüğünü soruyoruz. Söz Ürgen’de: “Herşeyden önce, bu program sayesinde genç çalışanlarımız bizi daha yakından tanıma fırsatı buldu. Olaylara bakışta çok büyük bir farkımız olmadığını görmeleri, kendimi onlara daha iyi ifade edebilme şansı bulmam, benim için büyük katkı oldu.

Öte yandan biz biraz daha durup, düşünüp, irdeleyerek harekete geçen bir nesiliz. Gençler daha atak. Bu konudaki bakış açımızı onlara yansıtabildiğimize inanıyorum. Bu da karşılıklı olarak olaylara farklı bakılabileceğini gösterdi”.

Ve elbette sosyal medya konusunda yaratılan katkıyı da göz ardı etmemek gerektiğini belirtiyor Ürgen... Kendisinin, daha öncesinde kişisel anlamda sosyal medyada var olmak konusunda biraz direnç gösterdiğini dile getiren Ürgen: “Mentorum bu konuda beni epey bilgilendirdi ve cesaretlendirdi” diyor.

Benzer bir programı hayata geçirmek isteyen meslektaşlarınıza neler öneriyorsunuz?

Bu programı kurgularken en önem verdiğimiz konular gönüllülük esasına dayalı olması, menti-mentor eşleştirmeleri ve belirlenen hedeflerin ölçülebilir SMART hedefler olmasıydı.

Daha önce belirttiğimiz gibi bir kişilik envanteri uygulaması da kullanarak farklı bakış açılarına sahip kişileri bir araya getirmeye çalıştık. Eşleşmenin birbirine raporlamayan kişilerle yapılması ve İK’nın programı yakından takibi de programın etkinliği için önemli unsurlar... Çünkü programın verimliliğini sonrasında şirkete yansıtabilmek gerekiyor.

Biraz da bu uygulamaları hayata geçiren ekip hakkında bilgi almak isteriz. Total’deki İK yapılanmasından söz eder misiniz? Kaç kişilik bir ekiple, kaç kişilik bir gruba hizmet üretiyorsunuz?

Total Oil Türkiye İnsan Kaynakları ve İdari İşler Direktörlüğü; Ücretlendirme ve Yan Haklar, İşe Alım & Eğitim ve Kurumsal İletişim departmanlarından oluşuyor. Bu departmanlarda toplam 9 kişiyle 376 kişiye hizmet veriyoruz.

Ayrıca idari işler tarafında hizmet veren 7 personelimiz bulunuyor.

Şu anda özellikle üstünde durduğunuz hedefler, 2015 için paylaşmak istediğiniz çalışmalar var mı?

İnovasyon bizim için son yıllarda en öncelikli konuların başında geliyor. Şirket içinde gerçekten çok verimli yürüyen ve 2012 yılında hayata geçirdiğimiz Değişim & Inovasyon Programı’nın devamını hedefliyoruz.

Çalışanlarımıza fikirlerini özgürce ifade edebilecekleri bir platform sağladığımız, fikirlerin Yönetim Komitesi tarafından gözden geçirildiği ve ödüllendirme sistemimiz olduğu için, çalışanlarımızın motivasyonları ve bağlılıkları artıyor. Değişim & Inovasyon Programı kapsamında üretilen ve hayata geçirilen inovasyon projeleri sadece şirketimizin karına katkıda bulunmakla kalmıyor aynı zamanda yapılan takım çalışmaları ile ekip ruhu pekişiyor, dayanışmayı ve işbirliğini arttırıyor, birbirimizi daha çok dinlememizi sağlıyor ve yenilikçi fikirlerimizi ortaya koyma konusunda bizleri cesaretlendiriyor.

Ayrıca, Değişim & Inovasyon Programımızla, çalışanlarımızın eğlenmelerini, takım çalışmaları ve atölye çalışmaları sırasında keyifli vakit geçirmelerini de amaçlıyoruz.

Ayrıca Eylül ayında ilkini hayata geçirdiğimiz Total Young Talents programı ile gençlerin akademik hayatlarında öğrendiklerini desteklemeyi ve kariyer hayatlarına güçlü bir başlangıç yapmalarını sağlamayı hedefliyoruz. Gelişim programı olarak kurguladığımız Total Young Talents programı kapsamında üniversiteden yeni mezun 10 gence, 6 aylık proje bazlı iş deneyimi yaşayacakları, katma değer sağlayabilecekleri inovasyon projelerinde çalışacakları, eğitimlerle desteklenen, üst yönetimle paylaşımlarda bulunabilecekleri, tersine mentorluk yapabilecekleri zengin bir program sunuyoruz. Gençleri ilgilendikleri alanlarda yetkin kılmak, Total kültürünün bir parçası olan işbirliği yaklaşımını da tazeliyor.

Tüm bunların yanısıra, üniversiteler ile de yoğun işbirliklerimiz sürüyor.

Son olarak genel bir değerlendirme yapmanızı istersek, İK’nın Türkiye’de dünden bugüne gelişimi konusunda neler düşünüyorsunuz? Sizce önümüzdeki dönemde hangi konu başlıkları ön plana çıkacak?

Günümüzde kurumsal birçok şirkette personel yönetiminden stratejik ortaklığa geçişi tamamlamış olan İK, teknolojik gelişmeler, genç nesillerin iş dünyasına katılımı ve iş ihtiyaçlarının farklılaşması nedeniyle kurumun diğer bölümleri gibi değişime ayak uydurmak durumunda kalacak. İK’nın, nesillerin farklı taleplerinin farkında olması ve kişiye özel dokunuşlar için farklı uygulamalar geliştirmesi gerekecek.

Ayrıca bugünkünden oldukça farklı olarak çalışmanın mekan ve saatle kısıtlı olmadığı bir çalışma düzenine geçileceğine inanıyoruz.