TeknolojİK ama nasıl? İK teknolojileri

Eskiden zaman alan pek çok elle yapılan iş, günümüzde bilgisayarlar tarafından yapılarak,
bizi daha fazla değer katan etkinliklere odaklanmamız için özgür bırakıyor.
Teknoloji, son yıllarda İnsan Kaynakları profesyonellerinin yaşamını dramatik bir biçimde değiştirdi.
Ve İnsan Kaynakları uygulamaları için teknolojik çözümlere duyulan ihtiyaç her geçen yıl biraz daha artıyor. 

Peki, yeni bir İnsan Kaynakları bilgi sistemi seçmekle sorumlu olan kişi sizseniz neler olur?
 

Bu tip bir projeye nasıl yaklaşmanız gerekir? Süreç ve düşebileceğiniz tuzaklar nelerdir? Aşağıda, İnsan Kaynakları profesyonellerine herhangi bir İK yazılımı seçmek konusunda önerilerimiz yer alıyor. 

Süreçte 18 temel adım bulunuyor. Aslında yazılım seçimi tahmin edilenden daha karmaşık bir süreçtir ve organizasyon için uzun vadeli sonuçları beraberinde getirir. Bu nedenle konulara ve kararlarınızın yaratabileceği etkilere düşünceli ve dikkatli bir biçimde yaklaşmak önemlidir. Aşağıda sunduğumuz bazı adımlar eş zamanlı olarak takip edilebilir ya da birleştirilebilir. 



İK departmanı için yeni bir yazılım paketi seçmek üzere projeyi yönetiyorsunuz. Peki, nereden başlayacaksınız?

Pek çok organizasyon işe, yazılım seçme sürecini yönetmek için bir ekip oluşturarak başlar. Önerimiz, seçimi değerlendirmeniz için üç ile yedi kişi arasında bir ekip kurmanızdır. Değerlendirilmesi gereken pek çok alan vardır ve yazılım seçim sürecinin kalitesi, değerlendirme ve karar alma sürecinde pek çok kişinin yer almasıyla artacaktır. 

Peki, bu ekipte kimler yer almalı? Öncelikle, yeni uygulama için kimin kilit kullanıcı ve paydaş olacağına bakın. Sürecin başından itibaren Bilgi Teknolojileri departmanınızın bilgili bir üyesi de bu ekip içinde yer alsın. Elbette, maliyetler ortaya çıktığında değerlendirme sürecinin sonunda “sürpriz” bir haber sunan kişi olmamak adına yönetimden uygun bir temsilcinin de bu ekibe katılmasını sağlayın. Büyük organizasyonlarda, proje ekibinden ayrı olarak bir “yönlendirme komitesi” de bulunabiliyor. Yönlendirme komiteleri tipik olarak maliyetleri değerlendiren, sözleşme pazarlıklarına katılan, proje ekibini destekleyen ve tepe yönetim desteğini sağlayan karar alıcı-yöneticilerden oluşuyor.
İlk ekip toplantınıza, projenin hedeflerini belirleyip hemfikir olarak başlayın.

Araştırmanızın en başında tamamen geliştirilmiş hedefler belirleyemezseniz, ya yanlış ürünleri değerlendirmekle dikkate değer zaman harcarsınız ya da yanlış yazılımı seçersiniz. Bu nedenle ekibinizden aşağıdaki soruları yanıtlamalarını isteyin: 



• Bütünsel İK bilgi teknolojileri stratejiniz nedir? 

• Neye, neden ihtiyacınız var? 

• Bu çabaların sonucu olarak hangi sonuçlara ulaşmak istiyorsunuz? 

• Bu seçim sayesinde hangi iş süreçlerini değiştirmek istiyorsunuz ve yeni süreç neye benzemeli? 

• Bu sistem işin ihtiyaçlarını nasıl destekliyor? 

Hedefleri belirlemek, organizasyonun “doğru” ihtiyaçlarını tespit etmek adına tepe yönetimle, İK’daki diğer kişilerle ve müşterilerle mülakat yapmayı da içerebilir. 



Hedeflerinizi belirledikten sonra bir adım geriye giderek, bunların bütünsel İK bilgi sisteminizin büyük resmine ne kadar uyduğunu sorgulayın. Eğer özel bir uygulama peşindeyseniz, bunun temel İK bilgi sistemlerinizle nasıl entegre edilebileceğini dikkate aldığınızdan emin olun. Aynı zamanda dikkate almanız gereken başka yazılım konularınız olmasına karşın tek bir sorunu çözmeye mi odaklanıyorsunuz? Eğer yeni bir İK bilgi sistemi seçiyorsanız, bu sistem eğitim kayıtları yönetimi gibi özel ihtiyaçlarınızın tümünü kapsıyor mu? Bu uygulama İK bilgi teknolojileri stratejinizle ne kadar örtüşüyor? 



Önümüzdeki beş yıl içinde bilgi sistemi ihtiyaçlarınızın neler olacağını sorgulayın.

Başka uygulamalara da ihtiyaç duyulacak mı? Bu uygulama ile aynı bilgi ihtiyaçlarını mı kullanacaksınız? (çalışanların kimliği, sosyal güvenlik numarası, doğum tarihi, ismi, adresi gibi…) Eğer öyleyse, ilerleyen yıllarda aynı bilgileri farklı uygulamalara girmekten nasıl kaçınabilirsiniz? Web tabanlı uygulamalara ilerlemeyi planlıyor musunuz, eğer öyleyse bu yöne doğru hareket etmenin zamanı geldi mi? Bu seçimin bir sonucu olarak ya da yakın gelecekte değişecek ihtiyaçlar nedeniyle iş süreçlerinizde büyük değişiklikler olacak mı? Çalışan self-servisi ya da yönetici self-servisi gibi uygulamalar, bütünsel stratejinize uyuyor mu? 



Belli spesifik ürünlere bakmaya başlamadan önce yeni uygulama için gereken temel teknik ortamı tanımlamak kesinlikle çok kritik bir noktadır. Bilgi Teknoloji temsilciniz işte bu alanda kilit bir rol oynar. Yanıtlanması gereken sorular arasında şunlar yer alır: Ne tür uygulama arıyorsunuz; sadece PC mi, ağ bağlantılı bir server mı, gibi… Hangi operasyon sistemlerinin yürütülmesi gerekiyor? Eğer bu bir veri tabanı uygulaması ise şirketiniz ne tür bir veri tabanını destekliyor; SQL ya da Oracle, gibi… Uzaktaki ofislere nasıl bağlanacak? Web yayılımlı olması gerekiyor mu? Uygulamanın hangi dilde programlandığı bir fark yaratıyor mu? BT departmanınız önümüzdeki yıllarda teknoloji platformlarında büyük bir değişiklik yapmayı planlıyor mu? 



Bütçeniz ne durumda?

Hizmet üretenlerle konuşmadan önce bir bütçe tanımlamak zor olsa da hizmet üretenlerle bir araya gelmeden önce organizasyonunuzun bu iş için ne kadar ödemeye gönüllü olduğunu aşağı yukarı tahmin etmeniz gerekebilir. Bütçe tanımlama sırasında akılda tutulması gereken kilit bir konu, maliyetlerinizi üç alana ayırmaktır: yazılım, donanım ve uygulama. Yazılım, lisans ödemelerini ve veri tabanı lisansları gibi diğer yazılım maliyetlerini içerir. Donanım; server’lar, PC’ler ve ağ güncellemeleri için harcamanız gerekenlerdir. Son olarak, uygulama maliyetleri hizmet sağlayıcıdan ya da bir üçüncü partiden uygulama konusunda alacağınız olası danışmanlık hizmetlerini içerir.

Şimdi yeni yazılım paketiniz için yazılı bir şart dokümanı geliştirmeye hazırsınız demektir. Spesifikasyon, bütünsel İK IT stratejiniz ile başlamalıdır. Proje hedefinizi listeleyin, ihtiyaç duyduğunuz temel sistemi tanımlayın, diğer sistemlerinizle nasıl entegre olması gerektiğini belirtin ve beşinci adımda geliştirdiğiniz teknik beklentileri listeye alın. Bu, projenin bütünü için çok önemlidir. Eğer şartlarınız net, spesifik ve iyi tanımlanmış olursa seçim süreciniz göreceli olarak acısız gerçekleşecektir. Bununla birlikte, eğer hedefler, fonksiyonellik ya da teknik ortam konusunda belirsizlik yaşıyorsanız, ilerlemek için hazır değilsiniz demektir.

Insource mu,
yoksa outsource bir teknoloji mi?

Pek çok organizasyon, sürecin bir noktasında kararsız kalır: Uygulama içeriden mi inşa edilmeli, yoksa dışarıdan mı satın alınmalı? Bu konu ya ikinci ya da üçüncü adımda ya da 15 ya da 16’ıncı adımda ele alınmalıdır. Uzmanlar bu konunun sekizinci adımdan sonra gündeme gelmesini doğru bulmayarak, süreci yolundan saptıracak duygusal ve kafa karıştırıcı tartışmaları beraberinde getirebileceğini belirtiyor. 

Pek çok organizasyon başarılı bir biçimde kendi İnsan Kaynakları yazılımını geliştirebilmiştir. Pek çoğu ise bu çabalarında pek de başarılı olamamıştır. Sizin sürecinizde de bu konu gündeme geldiğinde, aşağıdaki soruları sorun: 



• Bu proje için gereken BT kaynakları içeride mevcut mu?

• İnsan Kaynakları çalışanlarının ekran tasarımlarını ya da raporlama ihtiyaçlarını tanımlamak için yeterli zamanı ve deneyimi var mı? 


• Diğer sistemler ile kıyaslandığında BT yönetimi buna ne kadar öncelik verecek? 


• İhtiyaçlarınızın yüzde 80’ini dışarıdan satın alacağınız yazılımların karşılayamayacağı kadar bu sistemi özel hale getiren nedir? 



Son olarak, eğer Bilgi Teknolojileri çalışanlarınız bu işi içeriden yapmak için taslak bütçeler ve zaman çizelgeleri hazırlıyorsa, uzmanlar ticari ürünlerle gerçekçi bir karşılaştırma yapabilmek için bunların her ikisini de (bütçe ve zaman planı) çifte katlamanız gerektiğini öneriyor. 



Artık ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek hizmet üreticilerini ve ürünleri belirlemeye hazırsınız. Peki, hizmet üretenler ve ürünlerle ilgili ilk bilgilere nasıl ulaşacaksınız? En anlamlı başlama noktası, genel ihtiyaçlarınıza en çok uyan ürünleri kullanan başka firmalardaki meslektaşlarınızla konuşmaktır. Bir başka kaynak olarak de internet’i kullanabilirsiniz.

Araştırmanız büyük olasılıkla potansiyel hizmet üreticilerine ilişkin iyi bir liste sunacaktır. İkinci adım, onlarla bağlantıya geçerek ürünleri hakkında biraz bilgi almaktır. Hizmet üretenler ilk etapta farklı bilgi seviyeleri sağlar; kimisinde bilgiler çok ayrıntılıyken kimisi daha çok genel bilgiye yöneliktir. Bilgi isterken, ne tür verilere ihtiyaç duyduğunuzu ayrıntılı bir biçimde aktardığınızdan emin olun. Bu, süreçte kilit bir adımdır ve es geçilmemesi önemlidir çünkü bu sayede potansiyel hizmet üretici listenizi yönetilebilir bir rakamla sınırlayabilirsiniz. Bazı hizmet üretenler, ürünlerinin sizin teknik ortamınıza ya da beklentilerinize uygun olmadığını baştan belirterek otomatik olarak liste dışı kalacaktır. Kimilerini de siz değerlendirirken elimine edebilirsiniz. 

Bu adımla ilgili bir uyarımız var: Pek çok hizmet üreten firma, kendilerinden ilk bilgi istediğinizde sizinle bir toplantı yapmak isteyecektir. Henüz bunu yapmayın, hazır değilsiniz. Onlardan gönderebilecekleri kadar bilgi isteyin ve daha sonra kendileriyle bağlantı kuracağınızı söylediğinizden emin olun. 




Artık, daralan listenizdeki hizmet üreten firmalara bir teklif talebi göndermeye hazırsınız. Talebiniz bir sayfa da, 10 sayfa da olabilir. Ürün demo’larını görmeden önce ne kadar ayrıntı vermek istediğiniz size bağlıdır. Küçük firmalar genellikle bir ya da iki sayfalık talep göndererek, karşı tarafa daha fazla esneklik sunmak isterken, kamu sektöründe faaliyet gösteren daha büyük şirketler resmi talep süreçlerini yürütmeyi tercih eder. İK bilgi sistemleri teklif taleplerinde en sık rastlanan unsurlar şunlardır: 



• Şirketin genel tanıtımı ve yazılım ihtiyacınızın ve destekleyeceği çalışan nüfusunun tanımı 


• Arzu edilen sistem fonksiyonelliği 


• İhtiyaç duyulan teknik ortam / spesifikasyonlar 


• Fiyat teklifi (lisans ücretleri, eğitim ve uygulama desteği, yıllık ücretler gibi…) 


• Müşteri referansları 


• Müşteri hizmetleri ve üreticinin sunduğu desteğin ayrıntıları 


• Örnek sözleşme koşulları 



Teklif talebinizi hazırladıktan sonra bunu hizmet üreten firmalara gönderin ve yanıtlamaları için mantıklı bir süre tanıyın. Bu süre tipik olarak üç ile altı hafta arasında değişir. Kimi hizmet üretenler size örnek bir “teklif talebi” gönderecektir, bu durumda bunu kendi ihtiyaçlarınıza göre revize edebilirsiniz. 


Hizmet üretenlerin verdiği yanıtta aşağıdaki soruların yanıtlarının bulunması yararlı olacaktır: 



• Beklentilerinizin tümü şu anda sistem içinde yer alıyor mu? 


• Sistemin gelecekteki versiyonlarında ne tür değişiklikler yapılması planlıyor? 


• Sizin beklentileriniz sistemde düzenleme yapılmasını gerektiriyor mu? Eğer öyleyse buna bağlı olarak ortaya çıkabilecek maliyet ve sorunlar neler olabilir? 



“Özel” ihtiyaçlarınızın, uygulama ve destek için gerekebilecek ekstra para ve emeklerin her zaman farkında olun. Düzenlemeye girişmeden önce yazılımla uyuşabilmesi için iç süreçlerinizi güncellemek adına çok çalışın. 



Teklif taleplerinize yanıtlar geldikçe, bu tekliflerin tümünü değerlendirmek için ortak bir temele ihtiyaç duyacaksınız. Bu konudaki ortak yaklaşım bir sütunda hizmet üretenlerin isimlerinin yazdığı, karşısında ise teklifteki unsurları içeren bir çizelge hazırlamaktır. Ardından her bir teklif noktası için bir değer belirleyin. (evet/hayır, bir parasal değer ya da bunun gibi numaraya dayalı bir derecelendirme) 

Tüm teklifleri alıp, çizelgenize verileri girdikten sonra ekip tekrar toplanmalı, değerlendirmeleri gözden geçirmeli ve ürün demo’larını görmek için hangi hizmet üreticileri ile bir araya gelineceği seçilmeli. 



Yazılım ürün demo’ları doğaları gereği, ürünün en iyi yönlerini ortaya çıkarmak için tasarlanmıştır. Bu nedenle hizmet üreten firmadan ürünle ilgili en doğru ve yansız bilgiyi alabilmek için elinizden geleni yapmalısınız. Peki, ürün demo’sunu nasıl kontrol edeceksiniz? Bunu, hizmet üreticisinin gündemini güncelleyerek yapabilirsiniz. Tüm yazılım üreticilerinin standart ürün demo’ları vardır. Bunu kabul etmeyin. Sürecin bu noktasında, beklentilerinizi çok iyi dile getirmelisiniz. Demo konusunda, ihtiyaç ve endişelerinize odaklanan spesifik soru ve trendlerin bir listesini yapın ve toplantıdan önce bunu hizmet üreten firmaya iletin. Bu sayede hizmet üreticisi de bunları bütünsel demo’suna ekler. Siz de daha yansız bir demo’ya ulaşırsınız. Demo sırasında tüm ekibiniz hazır bulunmalıdır. 



Bu noktada edindiğiniz tüm bilgileri değerlendirmek için ekibin yeniden bir araya gelmesinin zamanı geldi. Tüm ekip üyelerinin, ürünlerinin hepsiyle ilgili beğendiği, beğenmediği noktaları, endişelerini, çözülmemiş konuları listelendirmesini sağlayın. İlerlemeden önce bazı hizmet üreticilerinden ek bilgiler istemeniz gerekebilir. 

Sürecin bu aşamasında fiyatlandırma farklılıklarını da dikkate almanız önemlidir. Bununla birlikte, tüm hizmet üreticilerinden “final” rakamı aldığınızı düşünmeyin. Hizmet üretenler spesifik ihtiyaçlarınız konusunda daha fazla bilgi sahibi oldukça, teklifteki fiyatlar değişebilir. 

Son olarak, hizmet üreten firmalarla ilgili listenizi en fazla üçe indirin. Bu firmaları, ikinci bir ürün demo’su için tekrar davet edin. 



Tüm ürünleri gördünüz ve nihai fiyat tekliflerini aldınız.
Artık ekibin, sizi nihai karara taşıyacak konuları tartışmasının zamanı geldi.
Pek çok yazılım seçim sürecinde fiyat bir seçim kriteridir, ama tek değildir.
Diğer karar noktaları arasında fonksiyonellik farklılıkları ve mevcut sistemlerle karşılaştırmalar yer alır.
Pek çok şirket için uygulama maliyetleri ve zaman planları kritik karar noktalarını oluşturur. 


Son bir uyarı: Ekibin ihtiyaçlarının tartışıldığı sırada tepe yönetimi temsil eden ekip üyesinin sürece
mümkün olduğunca dahil olduğundan emin olun. 



Artık finalistlerin referanslarını kontrol etmeye başlamanızın zamanı geldi. Ekibiniz, her bir referansın yanıtlamasını isteyeceği soruların bir listesini hazırlamalı. Sorular; ürünle, ürünün fonksiyonelliği ile, uygulama ile ve sorunlarla ilgili şüphe duyduğunuz tüm alanları içermeli. Tüm referansların teknik ortamını anladığınızdan emin olun. Referans tarafından söylenen ve söylenmeyen her şeyi dikkatlice dinleyin. Eğer çalıştığınız coğrafi alana yakın yerlerdeki referanslara ulaşabiliyorsanız, sistemi uygulama sırasında görmek için firmayı ziyaret edin ve uygulayıcılar ile görüşün. İkinci demo öncesinde tüm referansların kontrol edilmesi yararlıdır, böylece bu süreç sırasında gündeme gelen konular bir sonraki demo sırasında paylaşılabilir. 


İlk demo’da olduğu gibi gündemi siz belirleyin. Ekibinizin yeniden görmek ya da netleştirmek istediği spesifik noktalar olacaktır. Bu noktalar, ikinci demo’nun temelini oluşturmalı. Bu demo sırasında tepe yönetim temsilcisinin de hazır bulunmasını sağlayın. BT temsilciniz bu kez tüm teknik konuların çözüldüğünden emin olmalı. Fonksiyonellik, raporlama, işletim zamanı, uygulama planlaması ve maliyetler, müşteri destek gibi noktaların yanı sıra referans kontrolü sürecinde gündeme gelen konuları da masaya yatırın. 



Hizmet üreten firmanın satış temsilcisi ile ayrıca ürün fiyatlandırmasındaki her kalemi yeniden gözden geçirin. Eğer teklifteki fiyatlandırma konusunda hala endişeleriniz varsa bunu paylaşmanın zamanı gelmiştir; çünkü siz kararınızı vermeden önce hizmet üreten taraf da kritik noktaları açıklamak için bir fırsat bulabilir. Eğer ikinci demo sırasında hala tatmin olmamış durumdaysanız, üçüncü bir demo için bir ya da iki hizmet üreticisiyle yeniden bir araya gelmekten kaçınmayın.

Demo’lar sona erdiğine, tüm sorular yanıtlandığına göre artık bir seçim yapmanın zamanı geldi. Herkes oyuna karar vermeden önce, bir adım geri gidin ve ikinci ürün demo’su sırasında öğrendiğiniz bilgileri gözden geçirin. İlk hedefleriniz ve ürün spesifikasyonlarınız hakkında öğrendiklerinizi kıyaslayın.

Tüm ürün değerlendirmelerinin hangi karar noktalarına değdiği üzerinde düşünün. Eğer her ürünün zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin ayrıntılı bir çalışma yaptıysanız, net hedefler ve ürün spesifikasyonları belirlediyseniz ve nihai demo’lar sonucunda bir hedefe ulaştıysanız ürün seçimi konusunda bir fikir birliğine varmanız zor olmayacaktır. 

Kimi durumlarda ihtiyaçlarınızı karşılayan iki sistem olabilir. Bu durumda, her iki şirketle de pazarlığa oturun ve şirketiniz için en uygun olan paketi belirleyin. (yazılım fiyatı, verilen eğitimler, uygulama konusunda sunulan destek, gibi…) Doğru seçimi yapmanın, sürecinizin sadece bir bölümü olduğunu unutmayın. Asıl önemli olan, sizi hedeflerinize ulaştıracak başarılı uygulamaya imza atabilmektir. 


Stephen M. Jeffersonn, HRtech Corp.