Sizin şirketinizde hala İK Uyarı Sistemi yok mu?

Organizasyona ve temel hedeflerine, bilinçli olarak katkıda bulunmak istemeyen çalışanlara nasıl davranılması gerektiği, İnsan Kaynakları departmanları için her zaman önemli bir konu olagelmiştir. Bu noktada akla en uygun çözüm; kabul edilebilir standartları yerine getirmemekte ısrar eden çalışan ile yolları ayırmaktır.

Ancak çalışan işten ayrılmama konusunda direnç gösterdiğinde İnsan Kaynakları departmanının özenli bir uyarı sürecini çoktan yürürlüğe sokmuş ve uygulamış olması gerekir. Ki bu; olayın mahkemeye intikal etmesi durumunda şirketin güçlü bir savunmaya sahip olmasını sağlar. Elbette, kestirme yolu tercih edip çalışan ile yollarınızı ayırabilirsiniz. Ancak bir kişiyi, gerekli süreçleri izlemeden kovduğunuz savı karşısında elinizde kanıt olduğundan emin olmanız gerekir.

Uyarı süreçlerini uygulamanın, bunların dışında başka önemli nedenleri de vardır. 

Birincisi; kasti olarak ters davranışlarda bulunan çalışanda davranış değişikliği yaratabilir ve görevlerini hakkıyla yerine getiren bir çalışan kazanabilirsiniz. 

İkincisi; iş süreçleriniz ve kurallarınızda neyin yanlış olduğunu tespit ederek çalışanlarınız için çok daha verimli olabilecek bir iş ortamı yaratabilirsiniz. 

Üçüncüsü; çalışanı değerlendirerek ve ona eğitim ile destek vererek işe alım süreçlerinizde neyin hatalı olduğunu anlayabilirsiniz. 

Son ve en önemli nedene gelelim: Çalışana, performansını iyileştirmesi için bir fırsat tanıyarak diğer arkadaşlarına ne kadar adil olduğunuzu gösterebilirsiniz. Unutmayın ki; bu süreç işlerken tüm çalışanlar olanları dikkatle izler. Ve durumun adil olmadığını fark ettiklerinde organizasyonun çalışmak için yeterince güvenilir bir yer olmadığı fikrine kapılabilirler. Oysa sizlerin istediği; çalışanlarınızın kariyerlerine ve şirketinizdeki geleceklerine güvenmeleridir… 

Uyarı konusunun şart olduğu durumlar baş göstermeden önce; izlediğiniz sürecin tanımlandığı politikalara sahip olmanız gerekir. Çalışanlarınıza karşı iyi niyetli olduğunuzu ve gerektiği durumlarda bir hakime özenli bir uyarı sisteminiz olduğunu kanıtlayabilmek için bu süreçleri izlemelisiniz. Bunu yaparken, karmaşık süreçlerinize ihtiyacınız olmayacaktır. Değerlendirilip geri bildirim alınacak basit bir sürece sahip olmak en iyisidir. Politikalarınız içinde şunlar yer almalıdır: 

• Uyarı sisteminin temel adımlarının tanımlarını da içeren bir organizasyon felsefesi, 

• Çalışana uygulanmadan önce disiplini kimin gözden geçireceği, 

• Disiplini kimin uygulayacağı, 

• Yönetimden bir değerlendirme talep edilmesinin adımları ve zamanlaması, 

• Disiplin süreci sonuçlanmadan önce çalışanı kimin dinleyeceği ve yönetimsel değerlendirmenin kimin tarafından yapılacağı. 

Sendikaların olmadığı ortamlarda final değerlendirmenin üçüncü bir parti; örneğin bir hakem tarafından gerçekleştirilmesi söz konusu olabilir. Sendikalı olmayan bir çok şirkette, özellikle olayın mahkemeye yansıması istenmediğinde artık hakemlerden yararlanılması son zamanlarda çok sık rastlanan bir uygulama haline geldi. Ancak burada; hem işverenin hem de çalışanın; hakemin kararını “son söz” olarak kabul etmesi çok önemli… Bu yöntem ayrıca avukat ve mahkeme masrafları düşünüldüğünde çok ekonomik bir yöntem olarak görüldüğü için de tercih ediliyor. 

Uyarı sistemi; çalışanı ikna etmektir!

Uyarı sistemi; çalışanı ikna etmek, bir başka deyişle bu kişinin performansını kabul edilebilir seviyeye getirebilmek için güçlü danışmanlık ve eğitim girişimleri içinde bulunulması anlamına gelir. Buradaki en kritik noktaları; çalışana uyarı notu verilmesi, değişmesi için bir şans daha tanınması ve değerlendirme süreci oluşturur. Aşağıda, bu konudaki genel adımları bulabilirsiniz: 

• Çalışanla konuşun ve neyin değişmesi gerektiğini açıklayarak hangi değişimlerin olması gerektiğini ayrıntıları ile aktarın. 

• Performans kabul edilemez düzeyde kalıyorsa çalışana, gelişmek için gösterdiği emekleri taktir ettiğinizi söyleyin. (Elbette böyle bir emek varsa…) 

• Ardından endişelerinizi ve arzu edilen gelişmenin tanımını aktarın. Gelişimin başarılması konusundaki önerilerinizi yazılı olarak iletin.

• Performansın kabul edilebilir düzeye çıkmaması durumunda karşılaşılabilecek sorunlar konusunda mutlaka bir uyarıda bulunun. Bu uyarıyı yazılı olarak yapmamak; ileride hakem ya da hakimin, çalışan uyarılmadan bir disiplin süreci ile karşı karşıya bırakıldığı izlenimi edinmesine neden olabilir. Bu tür durumda, hakem ya da hakimin  sıklıkla çalışanın yararına karar verdiğini unutmayın. 

• Çalışanın performansı zayıf kalıyorsa ve kabul edilebilir seviyeye ulaşabilmesi için kendisine yeterince destek verdiğinize inanıyorsanız disiplinle ilgili çalışmalarınızı gündeme getirin. Bu noktada, (danışmanlık notları, tanıkların açıklamaları, resimler gibi disiplin kararına dayanak olabilecek) tüm dokümanların kopyalarını sürece dahil etmeyi ASLA unutmayın. 

• Son karar verilmeden önce çalışan ve temsilcisi ile (sendika, avukat, yakın bir çalışma arkadaşı, akrabası gibi..) konuşmayı deneyin ve söylediklerini dikkate alın. DAİMA ne yaptığınızın farkında olun ve final kararınızın adil olduğundan emin olun. Bu noktada çalışanı dinlemek ve durumu objektif bir biçimde onun bakış açısıyla görmeye çalışmak çok önemlidir. 

Disiplin sürecini, politikalarınızı izleyerek sonlandırın. Çalışanı basit bir mektupla karar hakkında bilgilendirmek; çalışana organizasyonun kararını aktarmak konusunda izlenebilecek en uygun yöntemdir. 

• En iyisi; eğer kurallarınıza aykırı değilse çalışana fazladan iki haftalık ödeme yaparak görevini bırakmasını istemektir. 

Çalışana gönderdiğiniz uyarıların sayısı ve sağladığınız danışmanlık, duruma ve organizasyonunuzdaki en iyi uygulamalardan edindiğiniz deneyime göre değişecektir. 

Ancak; her zaman yazılı kurallarınıza uymayı ve benzer durumlar için geçmiş deneyimlerden yararlanmayı unutmayın. Konuyla ilgili politikalarınızın tümünü izlememek; hakem ya da hakimin  durumu sorgulamasına ve çalışanın işine son verilmeden önce gerekli sürecin izlenip izlenmediği konusunda kuşku duymasına neden olabilir. Bu özellikle uzun süredir şirkette görev yapan bir çalışan söz konusu olduğunda önemlidir. Genellikle, organizasyonda iki yıl ve üzerinde görev yapan kişiler, böylesi durumlarda “uzun süreli çalışan” olarak kabul edilir. Çalışan organizasyonda ne kadar uzun süre görev yaparsa disiplin süreci devreye girmeden önce daha fazla danışmanlık ve yardım alması beklenir. 

Bu adımların her birinde, çalışanların kabul edilebilir performans konusunda bilgilendirildiğinden, talep edilen ilerlemenin ne olduğunun anlatıldığından ve bu ilerlemenin başarılması için kendisine öneriler verildiğinden emin olun. Bir çalışan bu yardımlarınızı geri çevirdiğinde ise bunu, hemen belgelemeyi unutmayın. 

Daima tutarlı olun. Eğer bir çalışanı, hırsızlık yaptığı için işten çıkarmıyorsanız¸ gelecekte başka bir çalışanı aynı nedenle işten çıkarmayacağınızdan emin olun. Tutarsız davranmanız, hakimin  elemanlar arasında ayrım yaptığınızı düşünmesine ve çalışanın yararına karar vermesine neden olacaktır. Bu; herkes tarafından en fazla sevilen çalışanın bile gerekli uyarı süreçlerinden geçmesi anlamına gelir. Özellikle hırsızlık, şiddet ve görev başında uyuşturucu kullanma gibi ciddi suçlarda bu konuya özen göstermeniz gerekir. 

Çalışan, siz süreçlerinizi hayata geçirmeye çalışırken yönetimsel değerlendirmeye katılmaz ya da hakemi kabul etmez ise, avukatınızın bunları mahkemeye gitmeden önce belgelediğinden emin olmalısınız. Böylece mahkeme, şirketinizin bir değerlendirme önerdiğini ancak bunun geri çevrildiğini açıkça anlayacaktır. Bu da, durumun ne kadar adil ele alındığı konusunda hakime  önemli bir veri sağlar. 

Bir soruşturma, ancak tüm deliller bir araya getirildiğinde tamamlanmış olur. Ancak bu da, duruma bağlıdır. Örneğin, bir hırsızlık söz konusu olduğunda, neyin kayıp olduğunu ve kuşkulanılan kişi tarafından alındığını kesinlikle kanıtlayabilmelisiniz. Eğer hırsızlığa bir kişi şahit olmuşsa, bu kişinin ifadesi yeterli olacaktır. 

Olay sırasında tanıkların bulunduğu yerlerin grafiğini çizmek ve olay mahalinin fotoğrafını çekmek iyi bir fikirdir. Örneğin, bir çalışan şirkete ait bir kamyonu dikkatsizce kullanarak kaza yapmakla suçlanıyorsa; olay yerinin, ya da en azından kamyonun ve verilen zararın resimlerini her açıdan çektiğinizden emin olmalısınız. Bu arada bir uzman aracılığıyla kamyondaki hasarın hangi hızla gerçekleşmiş olabileceğini tahmin etmesini de isteyebilirsiniz. Kazanın yaşandığı sokağın grafiğini çizerken tanıkların, araçların ve bu araçların gittikleri yönlerin yerlerini de belirlemek çok önemlidir. Tanıklarla mülakat yapmak ve ifadelerini almak da çok yardımcı olacaktır. 

Olay sırasında orada bulunan tüm tanıklarla ve durumla ilgili herhangi bir şey bilen herkesle konuşun. Tanıkların ifadelerini yazılı olarak vermelerini, bu ifadenin tarih, saat, neler olduğunu ve kimlerin orada bulunduğunu içermesini sağlayın. Bu noktada en iyisi; onlarla mülakat yaptıktan sonra kendi el yazıları ile bir ifade hazırlamalarını istemektir. Tanıkların el yazısı ile yazdıkları bu ifade, hakem ya da hakim için çok daha yararlı olacaktır. Çünkü tanıklar hafızalarını tazelediğinde olanları daha net anımsayabilir. Eğer süreçleriniz içinde mülakat yer almıyorsa bile bu ifadeleri, herhangi bir mahkeme durumu için saklayın. 

Açık ve adil bir soruşturma süreci gerçekleştirmek önemlidir çünkü olanları bildiğinizde hareket geçmeniz gerekirse, adil davrandığınızdan emin olmanızı sağlar. Diğer çalışanlarınızın, ne kadar adil olduğunuzu anlamak için sizi izleyeceğini asla unutmayın. Bu da onların organizasyonun çalışmak için ne kadar iyi bir yer olduğuna karar vermesi adına çok önemli bir etkendir. 

Diğer çalışanların veya yöneticilerin soruşturmaya katılması gerekir mi? 

Evet, çalışanların buna katılması gerekir ve gerekirse katılım konusunda yönlendirilmelidirler. İşverenin yanlış giden bir şeyleri araştırmaya ve harekete geçip geçmemeye karar verme hakkı vardır. Soruşturmaya katılmak istemeyen bir çalışan, bu konuda uyarılabilir. Soruşturma sırasında yalan söyleyen bir çalışan dürüst değildir ve uyarılmalıdır. Ancak, harekete geçmeden önce dürüst davranılmadığı konusunda elinizde güçlü kanıtlar bulunduğundan emin olun. 

Soruşturma sırasında; olay hakkında hemen konuşmaya başlamadan önce çalışanın rahatsızlık hissetmesini önlemek için amacınızın sadece durumu açıklığa kavuşturmak olduğunu belirtin. Sendikal ortamlarda soruşturmaya başlamadan önce, temsilcilerle görüşmek iyi bir fikir olabilir. Bu noktadaki tutumunuz; sadece gerçekleri duymak istediğinizi belirtmek ve bir işveren olarak bu resmi soruşturma sırasında kendilerinden işbirliği beklediğinizi açıklamak olmalıdır. Diyaloğunuzun sonunda bilmeniz gereken ve size daha önce bahsedilmemiş gerçekler varsa harekete geçeceğinizi açıkça ifade edin. Kişiye, ifadesini değiştirmek ya da eklemeler yapmak için fırsat verin. Dilerseniz; soruşturmanın sonuna kadar tüm gerçekleri bilmek istediğinizi belirterek soruşturmanın ne kadar süreceğini de belirtebilirsiniz. Bu sayede çalışanlarınız durumu yeniden gözden geçirerek farklı bilgileri size aktarmak için zaman elde etmiş olur. 

Elbette organizasyonunuzu Engizisyon Mahkemeleri’ne çevirmek istemediğinizi biliyoruz. Çalışanlarınıza açık davranırsanız soruşturma bir sorun haline gelmeyecektir. En iyi çalışanlarınız, durumu açıklığa kavuşturmak için hareket ettiğiniz gerçeğini taktir edecektir. 

Peki, sendikal ilişkilerde bu yasalar işler mi? 

Yukarı anlattıklarımızın hepsi sendikal ortamlar için de geçerlidir. Sendika ile yaptığınız anlaşmada “çalışma anayasası” ilgili kullanmanız gereken bir dil varsa bu dili kullanmak zorundasınızdır. Çalışan bu sürecin disiplin ile sonuçlanacağına inanıyorsa soruşturma sırasında yanında sendika temsilcisinin bulunmasına izin vermelisiniz. Sendika ile yaptığınız anlaşmada böyle bir madde bulunmuyorsa, çalışana bunu belirtmek zorunda değilsiniz. Çalışanın, temsilcisini yanında istediğini belirtmesi durumunda temsil edilen çalışanla konuşmaya ASLA devam etmeyin. Böyle davranmak süreçleri izlemediğiniz hissini yaratabileceği gibi, tüm diğer gerçekler ne olursa olsun yargı karşısında kaybetmenize neden olabilir. 

Sendika, genellikle işten çıkarma söz konusu olduğunda hakeme gitmenizi önerecektir. Sendika, üyelerinin suçlu olduğuna ve kovulması gerektiğine inansa bile onları temsil etmek yasal sorumluluklarıdır. Bu nedenle yaptığınız soruşturma ve elinizdeki kanıtlar, böylesi durumlarda daha da önem kazanır. İşten çıkarma ya da disiplin uygulamaları için nedenlerinizi yazılı olarak sıralarken bunları kanıtlanabilir gerçeklerle desteklediğinizden emin olun. Bu bulguları, disiplin uygulamaları için gerekçe gösterdiğinizi asla unutmayın. Özellikle işten çıkarmalar söz konusu olduğunda hakem ya da hakim kanıtlar konusunda çok daha hassas davranır. Hakem ya da hakim öncelikle suçladığınız kişi hakkındaki kanıtların ne kadar gerçekçi olduğunu gözden geçirir ardından da anlamlı olduğunu tespit edebilmek için disiplin uygulamaları ile bu bulgular arasındaki ilişkiyi inceler. Bu analiz sırasında tutarlılık çok önemli bir faktördür. Bir çalışanı, olumsuz performansı nedeniyle işten çıkarmadıysanız diğerinin işine de bu nedenle son veremezsiniz. Hakem ya da hakim bu değerlendirmenin ardından, çalışanın gerekli davranış değişikliğini göstermesi için uyarı, destek ve fırsat verilip verilmediğine bakar. 

Sendikal ortamlarda genellikle hakemlerin bağlayıcı bir yanı vardır. Böylesi durumlarda hakemler ne derse o olur. Eğer bu konuda bağlayıcı bir kuralınız yoksa mahkeme yolu açılabilir. Hakemin kararı aleyhinize olursa ve siz bu karara uymazsanız (yani çalışanın görevine devam etmesine izin vermezseniz) sendika, mahkemeye gitmeyi tercih edecektir. Hakimler genellikle hakemlerin kararına saygı gösterdiği için hakemin yazılı bulguları ve fikri bu noktada son derece önemlidir. Aldığınız tüm kararların ve attığınız tüm adımların adil ve tutarlı olduğundan her zaman emin olun. Ancak tedirgin davranmayın; organizasyonun gerekli olduğu zamanlarda harekete geçme hakkını daima koruyun. 

Soruşturma sırasında tüm tanıklar ile konuşurken ve durumu değerlendirirken, organizasyonundaki gerçek operasyonel çalışma sorunlarını ve çalışanlar ile amirleri arasındaki ilişkilerin yapısını öğrenebilirsiniz. Eğer amirler adil ve dürüstse bunu soruşturma sırasında anlayabilirsiniz. Çalışanların, amirlerin ve / veya kendinizin de eğitime ihtiyaç duyup duymadığını belirleyebilirsiniz. Bir başka deyişle; sorunları çözmek için kişiler arası ilişkiler konusunda gerçekten neler olduğu konusunda son derece önemli bilgiler edinebilirsiniz. 

Disiplin kararları alınması gereken durumlarda, harekete geçmemek de bir karardır. Ancak böylesi bir hata, gelecekte ortaya çıkabilecek benzer sorunlarda sıkıntı yaşamanıza neden olabilir. Ancak harekete geçmek konusunda başarısız olmak bundan da önemlisi; çalışanlarınızın organizasyonda belli bir standart bulunmadığını düşünmesine ve işlerin nasıl yürüdüğünün önemli olmadığına inanmasına neden olur. Oysa bu, çalışanlarınıza vermek isteyeceğiniz bir mesaj değildir. Bir çalışanın hatasını dikkate almamak, diğerlerininkini de almamak anlamına gelebilir. Bu durumda günün birinde, hatalı ürünler ve hizmetler ile karşı karşıya kaldığınızı fark edebilirsiniz.