0
Sanal organizasyon yönetiminde başarıyı yakalamak için uçmanıza gerek yoktur
Günümüzde giderek daha çok organizasyon, işlerin yapılabilmesi için sanal takımlardan yararlanıyor. Teknoloji ilerledikçe (internet, cep telefonları, sosyal medya ortamları gibi…) çalışanlar ve yöneticiler, işlerin yürümesi için uçağa atlayıp toplantılara katılmak yerine bu olanaklardan yararlanıyor. Bunun yanı sıra tüm organizasyonlar sonuçları daha çabuk elde etmek konusunda yoğun bir baskı altında. Dolayısıyla, sonuçların üretilebilmesi için sanal takımlara (ya da coğrafi olarak dağınık oldukları için bir arada çalışmak amacıyla teknolojiyi kullanan çalışan gruplarına) daha çok güven duyulduğunu görüyoruz.
Bu, özellikle Türkiye için doğru. Türkiye; bölgesel operasyonları için İstanbul’u merkez olarak kullanan pek çok çokuluslu şirketin odağı haline gelirken, bu organizasyonlardaki çalışanların Türkiye dışındaki meslektaşları ile bir arada çalışarak sonuçlar almak ve etkileşim içine girmek için teknolojiye güvenmesi gerekiyor. Bu nedenle sanal takımlarda etkili olarak çalışma becerisi, modern iş yaşamında başarılı olmak isteyen bireyler ve rekabetçi kalabilmek isteyen organizasyonlar için daha da önemli hale geliyor.
Sanal takımların önemine karşın pek çok organizasyon ve birey sanal takımların geleneksel, yüz yüze takımlardan ne kadar farklı olduğunun ayırdına varamıyor. Pek çok organizasyon ve yönetici, sanal takımın teknolojiye olan bağlılık dışında yüz yüze takımlardan çok da farklı olmadığını varsayıyor. Bu, gerçeklerden çok uzak bir yaklaşım. Tam tersi olarak, sanal takımların yüz yüze takımlardan dramatik bir biçimde farklı olduğunu keşfetmeye başlıyoruz. Sanal takımlar aslında pek çok farklı açıdan bakıldığında yüz yüze takımlardan daha üstün. Yüz yüze ortamlarda başarılı olan teknik ve yaklaşımlar, sanal ortamlarda tam tersi etki yaratabilir, verimi düşürebilir. Kısacası başarılı bir yöneticinin; o takımın başarılı olabilmesi için sanal takımlara nasıl yaklaşması gerektiğini bilmesi gerekir. İşte, sanal takımlarda başarılı olabilmek için birkaç küçük nokta:
Sanal takımlar, güveni yüz yüze takımlardan farklı olarak geliştirir: Güven, takımın başarısı için önemlidir. Birbirine güvenen takımlar bir arada durur. Bir arada durdukları için baskı altında dağılıp gitmezler. Birbirine güvenen takımlar iletişim kurarak iyi bir iş çıkarır. Daha da önemlisi, işbirliği – fikirlerin paylaşımı ve diğerleri ile çalışmak – konusunda iyidirler. Doğal olarak güven, takımın başarılı olabilmesi için önemli bir vasıftır.
Ancak araştırmalar sanal takımların güveni, yüz yüze takımlardan farklı olarak geliştirdiğini gösteriyor. Hatta bu konuda “Seri Güven” adı verilen bir fenomen vardır. Sanal takımlar güveni daha çabuk – yüz yüze takımlardan çok daha çabuk - geliştirme yetisine sahiptir. Buna ek olarak güvenin gelişimini belirleyen faktörler sanal takımlarda büyük değişiklik gösterir. Sanal takımlarda güvenin gelişmesi sırasında teknik deneyim çok önemlidir. Takım üyelerinin intranet’e ya da sohbet odasına girmekte, yazılımları yönetmekte sorunları söz konusu olursa bu zorluklar takımın geri kalanının birbirine güven duymasını son derece etkiler.
Takım liderlerinin, üyelerin fikirlerini ifade etmesine izin vermesinin ve liderin erkenden bir karar vermemesinin ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliyoruz. Liderler fikirlerini en başta dile getirdiğinde bu, ekip üyelerinin tepe yönetimden farklı olan bakış açılarını ifade etmesini güçleştirebilir. Ancak sanal takımlar farklıdır. Sanal takımlar konusundaki araştırmalar “daha güçlü” olan (fikirlerini ifade etmek konusunda hızlı davranan, kuvvetli) liderlerin sanal durumlarda daha etkili olduğunu gösteriyor. Lokasyon ya da zaman farklılığı (eğer iletişim asenkron ise) güçlü bir liderin takım üyeleri için o kadar da yıldırıcı olmadığı anlamına geliyor. Ama sanal takım liderinin fikirlerini açık biçimde ifade etmesi, güçlü yönler belirlemesi ve net hedefler koyması, takım üyelerini ekibin açık hedefleri olduğu ve emin ellerde olduğu konusunda teşvik ediyor.
Buna ek olarak, konu bilgiyi dışarıdaki kişilerle paylaşmaya geldiğinde görsel takım liderleri farklı standartlar ile karşı karşıya kalıyor. Eğer siz takım lideriyseniz ve yöneticiniz takım üyelerinin performansını değerlendirmenizi istiyorsa, bu bilgiyi yöneticinizle paylaşmanız uygun ve adil olacaktır. Ancak sanal takımlarda bu tür bir hareket (takım liderinin ekip üyeleri konusundaki fikirlerini yöneticisi ile paylaşması) “kirli çamaşırları ortaya dökmek” olarak görülebilir. Bir başka deyişle, yüz yüze ortamlarda uygun görünen liderlik davranışları sanal durumlarda tam tersi etki yaratabilir.
Mizah ve mecaz konusunda dikkatli olun: İş dünyasında, mecazları hemen her zaman kullanırız. Aynı kültürü paylaştığımızda ve insanları doğrudan görebildiğimizde mecazların beraberinde getireceği yanlış anlamaları ortadan kaldırmak kolaydır. Ancak (kişilerin farklı ülkelerden olduğu ve birbirlerinin sözsüz tavırlarını açıkça göremediği) sanal ortamda insanların şakaları, kültürel jargonu ve mecazi dili yanlış anlaması hiç de zor değildir.
Bu konuyu somutlaştırmak için bir örnek vermek istiyorum. Merkezi Kanada’da bulunan, Kuzey Amerika ve Batı Avrupa’da ofisleri bulunan bir müşteri ile çalışıyordum. Her hafta, tüm ofislerin Direktörleri bilgi paylaşmak ve kilit konularda fikir alışverişinde bulunmak için (İngilizce olarak) bir telekonferansa katılıyordu. Bu telekonferanslardan birinde, Mexico City ofisinin Direktörü’ne çok önemli bir müşteriyle yapacağı toplantıdan neler beklediği soruldu. Direktör, toplantının “süperklasiko” geçmesini beklediğini söyledi. Telekonferansa katılan herkes toplantının “süper” ve “klasik”; yani bir şekilde iyi geçmesinin beklendiği anlamını çıkarmıştı. Oysa Mexico’da “süperklasiko” futbol tutkunlarının, iki güçlü rakip arasında geçen, tutku düzeyinin yüksek olduğu, taraftarların birbirlerinden nefret ettiği zorlu ve kinli maçlar için kullandığı bir terimdi. Elbette bu, çok önemli bir müşteriyle yapmak isteyeceğiniz türden bir toplantı olamazdı!
Sanal ortamda mizah genellikle yanlış anlaşılır. (Çünkü söylediklerinin şaka ya da ciddi bir yorum olduğunu anlayabilmek için karşımızdaki kişinin yüzünü ya da beden dilini görme imkanımız yoktur.) Bu durumda, mecazları, atasözlerini ya da kültürel ifadeleri yanlış anlamamız çok kolaydır. Bu nedenle sanal takımların iletişim kurarken çok açık olması ve kafa karışıklığını ortadan kaldırmak için takım iletişimi sırasında mizah ve mecazi dili en aza indirgemesi gerekir.
Pek çok yönetici, göremedikleri çalışanları yönetemeyecekleri konusunda ısrar etme eğilimi gösterir. Eğer yönetmeniz gereken kişiler çalışmalarını gözlemleyebileceğiniz iş sahalarında bulunmuyorsa, onları nasıl yönetebilirsiniz? Sanal takımlar (ve coğrafi olarak uzakta bulunan çalışanlar) organizasyonların davranışlardan çok sonuçlara odaklanmasını zorunlu kılar. Bu iyidir; çünkü nasıl davrandığınız yerine ne ürettiğinizi ölçmek daha kolay ve daha objektiftir.
Buna ek olarak, başarılı sanal takımlar sonuçları daha çabuk ortaya koyar. Sanal takıma katılan yeni üyeler takımın ne kadar başarılı olacağını ve diğer takım üyelerinin ne kadar yetkin olduğunu merak etme eğilimi gösterir. Bazı çabuk başarılar kazanmak, takım üyelerinin birbirine olan güven kazanmasını sağlarken takımın başarılı olacağı inancını da kuvvetlendirir. Bu da kişisel bir kehanete neden olur: Takım üyeleri ekibin başarılı olacağına inandıkça daha çok çalışmaya başlar. Bu da takımın başarılı olma olasılığını artırır.
Cep telefonları, iphone’lar, Blackberry’ler, PDA’ler ve diz üstü bilgisayarlar sayesinde artık insanlara e- posta ya da faksla ulaşmak çok daha kolay. Bu durum kimi zaman, günün hiç bitmediği ya da çalışma gününün asla sona ermediği fikrini yaratabiliyor. Çalışma gününün güneşin batışıyla sona erdiği eski günlerden farklı olarak, global ekonomide rekabet eden modern şirketler için Türkiye’de yatma vakti geldiğinde ABD’de gün ortası, Japonya’da ise iş gününün başlangıç saatleri oluyor. Organizasyonlar, en son “oyuncakları” satın almak ya da kullandıkları yazılımları güncellemek için milyonlar harcıyor. Ancak bunlar ne kadar doğru kullanılıyor, bilmiyoruz. Sanal takım teknolojisini akıllıca kullanmazsak, delirebiliriz.
Ancak akıllı sanal takımlar iş saatlerinin güneşi takip etmesine izin veriyor. Bir başka deyişle uzun çalışma saatleri, sürekli aranmak ya da e – posta bombardımanına tutulmak yerine bir teklif İstanbul ofisinde start alıyor. Buradan e – posta aracılığıyla Münih, Roma ya da Madrid ofislerine ulaştırılıyor. Ardından New York ve sonra San Francisco’ya gidiyor. Buradan Tokya ve Moskova’ya ulaşıyor. İstanbul ofisindeki çalışanlar ertesi sabah işe gelip e – postalarını kontrol ettiğinde tamamlanmış teklifle karşılaşıyor. Sonuç olarak 24 saat çalışmayı gerektiren bir iş için kimse sekiz saatten fazla çalışmamış oluyor.
Akıllı sanal takımlar teknolojiye sınır koymaları gerektiğini biliyor. Çünkü teknolojinin onları kontrol etmemesi için onların kontrolü elinde tutması gerekiyor. Aslında başarılı sanal takımlar en önemli anlaşmalara çalışanların ofis saatleri dışında ya da telefona yanıt vermelerinin beklenmediği zamanlarda ulaşıyor. Takım üyeleri online konferanslara ya da uzaktan eğitim sınıflarına katılacakları zaman, organizasyon buna yüz yüze bir konferans ya da geleneksel sınıf eğitimi gibi yaklaşıyor. Böylece kimse bilgisayarlarının başındayken rahatsız edilmiyor.
Buna ek olarak, takım üyeleri beklentilerini iletişimle paylaşıyor. Takım ayrıca e- posta politikaları konusunda belli bir yaklaşım konusunda da fikir birliğine ulaşıyor. (Bir yanıt ne zaman beklenecek, bir e – postayı herkes yerine tek bir takım üyesine göndermek ne zaman uygun, gibi…)
Sanal bir takımın başarılı olması o kadar da zor değildir. Ancak bir takım üyesi olmanın ve başarının neleri gerektiği üzerinde düşünmeniz gerekir.
Takım liderlerinin, üyelerin fikirlerini ifade etmesine izin vermesinin ve liderin erkenden bir karar vermemesinin ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliyoruz. Liderler fikirlerini en başta dile getirdiğinde bu, ekip üyelerinin tepe yönetimden farklı olan bakış açılarını ifade etmesini güçleştirebilir. Ancak sanal takımlar farklıdır. Sanal takımlar konusundaki araştırmalar “daha güçlü” olan (fikirlerini ifade etmek konusunda hızlı davranan, kuvvetli) liderlerin sanal durumlarda daha etkili olduğunu gösteriyor. Lokasyon ya da zaman farklılığı (eğer iletişim asenkron ise) güçlü bir liderin takım üyeleri için o kadar da yıldırıcı olmadığı anlamına geliyor. Ama sanal takım liderinin fikirlerini açık biçimde ifade etmesi, güçlü yönler belirlemesi ve net hedefler koyması, takım üyelerini ekibin açık hedefleri olduğu ve emin ellerde olduğu konusunda teşvik ediyor.
Buna ek olarak, konu bilgiyi dışarıdaki kişilerle paylaşmaya geldiğinde görsel takım liderleri farklı standartlar ile karşı karşıya kalıyor. Eğer siz takım lideriyseniz ve yöneticiniz takım üyelerinin performansını değerlendirmenizi istiyorsa, bu bilgiyi yöneticinizle paylaşmanız uygun ve adil olacaktır. Ancak sanal takımlarda bu tür bir hareket (takım liderinin ekip üyeleri konusundaki fikirlerini yöneticisi ile paylaşması) “kirli çamaşırları ortaya dökmek” olarak görülebilir. Bir başka deyişle, yüz yüze ortamlarda uygun görünen liderlik davranışları sanal durumlarda tam tersi etki yaratabilir.
Mizah ve mecaz konusunda dikkatli olun: İş dünyasında, mecazları hemen her zaman kullanırız. Aynı kültürü paylaştığımızda ve insanları doğrudan görebildiğimizde mecazların beraberinde getireceği yanlış anlamaları ortadan kaldırmak kolaydır. Ancak (kişilerin farklı ülkelerden olduğu ve birbirlerinin sözsüz tavırlarını açıkça göremediği) sanal ortamda insanların şakaları, kültürel jargonu ve mecazi dili yanlış anlaması hiç de zor değildir.
Bu konuyu somutlaştırmak için bir örnek vermek istiyorum. Merkezi Kanada’da bulunan, Kuzey Amerika ve Batı Avrupa’da ofisleri bulunan bir müşteri ile çalışıyordum. Her hafta, tüm ofislerin Direktörleri bilgi paylaşmak ve kilit konularda fikir alışverişinde bulunmak için (İngilizce olarak) bir telekonferansa katılıyordu. Bu telekonferanslardan birinde, Mexico City ofisinin Direktörü’ne çok önemli bir müşteriyle yapacağı toplantıdan neler beklediği soruldu. Direktör, toplantının “süperklasiko” geçmesini beklediğini söyledi. Telekonferansa katılan herkes toplantının “süper” ve “klasik”; yani bir şekilde iyi geçmesinin beklendiği anlamını çıkarmıştı. Oysa Mexico’da “süperklasiko” futbol tutkunlarının, iki güçlü rakip arasında geçen, tutku düzeyinin yüksek olduğu, taraftarların birbirlerinden nefret ettiği zorlu ve kinli maçlar için kullandığı bir terimdi. Elbette bu, çok önemli bir müşteriyle yapmak isteyeceğiniz türden bir toplantı olamazdı!
Sanal ortamda mizah genellikle yanlış anlaşılır. (Çünkü söylediklerinin şaka ya da ciddi bir yorum olduğunu anlayabilmek için karşımızdaki kişinin yüzünü ya da beden dilini görme imkanımız yoktur.) Bu durumda, mecazları, atasözlerini ya da kültürel ifadeleri yanlış anlamamız çok kolaydır. Bu nedenle sanal takımların iletişim kurarken çok açık olması ve kafa karışıklığını ortadan kaldırmak için takım iletişimi sırasında mizah ve mecazi dili en aza indirgemesi gerekir.
Pek çok yönetici, göremedikleri çalışanları yönetemeyecekleri konusunda ısrar etme eğilimi gösterir. Eğer yönetmeniz gereken kişiler çalışmalarını gözlemleyebileceğiniz iş sahalarında bulunmuyorsa, onları nasıl yönetebilirsiniz? Sanal takımlar (ve coğrafi olarak uzakta bulunan çalışanlar) organizasyonların davranışlardan çok sonuçlara odaklanmasını zorunlu kılar. Bu iyidir; çünkü nasıl davrandığınız yerine ne ürettiğinizi ölçmek daha kolay ve daha objektiftir.
Buna ek olarak, başarılı sanal takımlar sonuçları daha çabuk ortaya koyar. Sanal takıma katılan yeni üyeler takımın ne kadar başarılı olacağını ve diğer takım üyelerinin ne kadar yetkin olduğunu merak etme eğilimi gösterir. Bazı çabuk başarılar kazanmak, takım üyelerinin birbirine olan güven kazanmasını sağlarken takımın başarılı olacağı inancını da kuvvetlendirir. Bu da kişisel bir kehanete neden olur: Takım üyeleri ekibin başarılı olacağına inandıkça daha çok çalışmaya başlar. Bu da takımın başarılı olma olasılığını artırır.
Cep telefonları, iphone’lar, Blackberry’ler, PDA’ler ve diz üstü bilgisayarlar sayesinde artık insanlara e- posta ya da faksla ulaşmak çok daha kolay. Bu durum kimi zaman, günün hiç bitmediği ya da çalışma gününün asla sona ermediği fikrini yaratabiliyor. Çalışma gününün güneşin batışıyla sona erdiği eski günlerden farklı olarak, global ekonomide rekabet eden modern şirketler için Türkiye’de yatma vakti geldiğinde ABD’de gün ortası, Japonya’da ise iş gününün başlangıç saatleri oluyor. Organizasyonlar, en son “oyuncakları” satın almak ya da kullandıkları yazılımları güncellemek için milyonlar harcıyor. Ancak bunlar ne kadar doğru kullanılıyor, bilmiyoruz. Sanal takım teknolojisini akıllıca kullanmazsak, delirebiliriz.
Ancak akıllı sanal takımlar iş saatlerinin güneşi takip etmesine izin veriyor. Bir başka deyişle uzun çalışma saatleri, sürekli aranmak ya da e – posta bombardımanına tutulmak yerine bir teklif İstanbul ofisinde start alıyor. Buradan e – posta aracılığıyla Münih, Roma ya da Madrid ofislerine ulaştırılıyor. Ardından New York ve sonra San Francisco’ya gidiyor. Buradan Tokya ve Moskova’ya ulaşıyor. İstanbul ofisindeki çalışanlar ertesi sabah işe gelip e – postalarını kontrol ettiğinde tamamlanmış teklifle karşılaşıyor. Sonuç olarak 24 saat çalışmayı gerektiren bir iş için kimse sekiz saatten fazla çalışmamış oluyor.
Akıllı sanal takımlar teknolojiye sınır koymaları gerektiğini biliyor. Çünkü teknolojinin onları kontrol etmemesi için onların kontrolü elinde tutması gerekiyor. Aslında başarılı sanal takımlar en önemli anlaşmalara çalışanların ofis saatleri dışında ya da telefona yanıt vermelerinin beklenmediği zamanlarda ulaşıyor. Takım üyeleri online konferanslara ya da uzaktan eğitim sınıflarına katılacakları zaman, organizasyon buna yüz yüze bir konferans ya da geleneksel sınıf eğitimi gibi yaklaşıyor. Böylece kimse bilgisayarlarının başındayken rahatsız edilmiyor.
Buna ek olarak, takım üyeleri beklentilerini iletişimle paylaşıyor. Takım ayrıca e- posta politikaları konusunda belli bir yaklaşım konusunda da fikir birliğine ulaşıyor. (Bir yanıt ne zaman beklenecek, bir e – postayı herkes yerine tek bir takım üyesine göndermek ne zaman uygun, gibi…)
Sanal bir takımın başarılı olması o kadar da zor değildir. Ancak bir takım üyesi olmanın ve başarının neleri gerektiği üzerinde düşünmeniz gerekir.
