Farklı teknolojilerde araçlar geliştirerek, yöneticilerin ve kullanıcıların işgücünü görmesine, ölçmesine ve anlamasına yardım ediyoruz’

Öncelikle Lavie TimeTECH ve faaliyetleri hakkında bilgi almak isteriz? Neler yapıyorsunuz?

Lavie TimeTECH 1983 yılında, bir İşgücü Yönetim Çözümleri yazılım sağlayıcısı olarak kuruldu. O zamanki ilk müşterimiz, İşgücü Yönetim Çözümleri süreçlerini otomatikleştirmek isteyen Motorola idi. Zamanla, imalata dayalı müşteri tabanımızı artırırken, kendimizi farklı sektörlere de hizmet üretirken bulduk; sağlık hizmetleri, perakende, ulaştırma, hükümet ve hizmet sektörü gibi… Bugün Avrupa, Kuzey Amerika, Afrika ve Ortadoğu’dan 5.500 müşterimiz var. Müşterilerimiz arasında Toyota, Coca – Cola, Carlsberg, Nestle, Unilever, Hilton, The Intercontinental, Zara, IKEA, Panasonic, Budget, Fedex, Manchester Belediyesi ve daha birçokları yer alıyor.

Bugünün iş dünyasına bakacak olursak, Lavie Timetech İşgücü Yönetim Çözümleri yazılımı şirketlerin hangi ihtiyaçlarını karşılıyor?

Süreç elle yapıldığında, risklidir ve etkisi olmaz. İşgücü Yönetim Çözümleri’ni elle yönettiğinizde yazan kişiden kaynaklanan hatalar, hile, raporlanmayan mesai dışı saatler ve şirketlerin “bilinçsizce” ödediği daha pek çok “gizli” maliyet ortaya çıkar. Bizim ilk baştaki yaklaşımımız, bu maliyetleri ortadan kaldırmaktı. Ama zamanla müşterilerimizden, bunun sadece “buzdağının görünen yüzü” olduğunu öğrendik. Şirketler işgücü hakkında daha fazla şey bilmek istiyordu; hangi departmanda hangi işi yaptıkları gibi… Bu nedenle(örneğin sadece zaman değil), daha farklı veri türleri toplamak için gereken araçlar geliştirmeye başladık, bu arada yöneticilerin kendileri için neyin önemli olduğuna bakmasına izin veren farklı teknolojileri kullandık.

Hangi ülkelerde faaliyet gösteriyorsunuz? Ayrıca, sizden İşgücü Yönetim Çözümleri yazılımınızın global stratejilerini dinlemek isteriz.

Birleşik Krallık, İspanya, Hollanda, ABD, Kanada, Romanya, İsrail ve Güney Afrika’da faaliyet gösteriyoruz. Yaklaşımımız; bordrolama konusunda yeri sağlam olan yerel ortaklarla çalışmak üzerine kurulu; örneğin, Türkiye’deki ortağımız Datassist… Başarılı olmak için, ürününüzü yerelleştirerek, yerel hizmet sağlamanız gerekiyor. Örneğin, IKEA Hollanda’daki kullanıcılar Flemenkçe bir arayüzde çalışıyor ve Hollandalı ortağımızdan destek alıyor. IKEA Romanya’daki kullanıcılar Romen arayüzünde çalışıyor ve Romanyalı ortağımızdan destek alıyor. Biz küresel çözümleri yerel hizmetlerle sunuyoruz.

Sunduğunuz çözümlerin kurumların organizasyonel süreçlerine katkısı hangi noktalarda yoğunlaşıyor? Özellikle İK’nın güncel sorunlarına katkı sunabilme noktasında neler vaat ediyor?

Şirkette ilk çalışmaya başladığımda, ABD’deki en büyük çelik üreticilerinden birinin üst düzey yöneticisiyle tanışmıştım. İnsan Kaynakları’ndan Sorumlu Başkan Yardımcısı, “fırın” departmanındaki tüm çalışanların kaç dakika geç kaldığına yönelik çok basit bir rapor istiyordu. İyi ve genç bir teknik adam olarak, hemen hiçbir soru sormadan raporu yarattım. Bunun üzerinde düşünmesi gerektiğini söylediğinde, bir anda meraklandım. Bir hafta sonra, bana gerçek sorunun ne olduğunu anlattı: Sendika kuralları gereği, çalışanların gece nöbetinden sonra 30 dakikadan fazla mesaiye kalmaması gerekiyordu: Bu nedenle, sabah nöbetinde biri yarım saat ya da daha fazla geç kaldığında, fırını kapatmaları gerekiyordu (ekstra ısı ve materyallerin gereksiz harcanması nedeniyle her kapanış 6,500 euro’ya mal oluyordu). Fırın, o yıl 30’dan fazla kez kapanmıştı. Evet, sabah trafiği nedeniyle 200,000 euro kaybetmişlerdi!

İnsan Kaynakları’ndan Sorumlu Başkan Yardımcısı, olağanüstü bir fikir geliştirdi: “Sabah nöbetinde çalışanlara, halihazırda kaybettiğimiz paranın 3’te birini, teşvik olarak ödeyelim. Böylece asla geç kalmazlar”. İşte ilk kez o zaman, İşgücü yönetiminin neyle ilgili olduğunu anladım. Bu, kariyerimde gözümü açmama neden olan en dikkat çekici olaylardan biriydi. Şirketlerin, operasyonel maliyetleri azaltırken verimliliği artırabileceğini de o zaman anladım.

İşgücü Yönetim Çözümleri’nin yatırımın geri dönüşümü açısından yarattığı katma değer üzerine neler söylemek istersiniz?

Otomatikleştirilmiş işgücü yönetimi çözümünün yarattığı tasarruflar genellikle yazıcı hatalarından, raporlanmış aktivitelerin manipülasyonundan ve zaman hilesinden kaynaklanır. American Payroll Association’a göre, tasarruf istatistikleri her yıl şirket bordrolama maliyetlerinin yüzde 1 ila 3’ü arasında. Kişisel deneyimlerime göre, bu sadece bir başlangıç. Örneğin, bizim çözümlerimizi kullanan pek çok organizasyon, gelirlerinin yüzde 80’ini getiren müşterilerinin yüzde 20’sine odaklanmaya başladı. Bu metodolojiye Strategically Account Management (SAM) adı veriliyor ve halihazırda bir görev olmaksızın uygulamak mümkün değil.

Sunduğunuz hizmetler konusunda müşterilerinizden ne tür geribildirimler alıyorsunuz?

Pek çok organizasyon, konu işgücü olduğunda işin belli alanlarının farkında değil. Biraraya geldiğim pek çok şirket, 100 saat için bütçeledikledikleri projelerde 200 saat harcadıklarını gördüklerinde şaşırmıştı. Görmediğinizi yönetemezsiniz, değil mi? Lavie TimeTECH farklı teknolojilerde araçlar geliştirerek, yöneticilerin ve kullanıcıların işgücünü görmesine, ölçmesine ve anlamasına yardım ediyor: Kontrol panelleri, Kilit Performans Göstergeleri, Özet tablolar, alarmlar ve talepler doğrultusunda hazırlanan raporlar gibi araçların tümü, kullanıcının istediği bilgiyi, ne zaman isterse sağlamak için özel olarak tasarlandı.

Buna ek olarak, sofistike güvenlik mekanizması her kullanıcının sadece kendi çalışanlarını görmesini sağlıyor. Böylece kullanıcılar ve yöneticiler, gereksiz verilerle “bombardımana tutulmuyor”. Eğer kullanıcılarınıza aksiyon alınabilen verileri, istedikleri formatta, ihtiyaç duydukları bilgilerle birlikte, ne zaman ihtiyaç duyarlarsa sunarsanız, onları birer temsilci olarak kazanırsınız; müşteri olarak değil…

İşgücü Yönetim Çözümleri operasyonel İK süreçlerinin kusursuz çalışmasını sağlayabilecek bir yetide diyebilir miyiz?

İşgücü yönetimi (İK iş süreçleri yönetimi açısından) bir yandan yaşamınızı kolaylaştırırken, bir yandan da operasyonel maliyetleri azaltmak ve verimliliği artırmak için tasarlanmıştır. En baştan başlar: Çalışanlar, departmanlar ve projeler sadece bir kez kurulur. Artık aynı çalışanlı 4 farklı sistem kurmanıza gerek yoktur. İşgücü Yönetim Çözümleri saatlerden belirlenir, otomatik olarak organizasyonun ödeme kurallarını baz alarak hesaplanır ve bordroya transfer edilir. Ek yararlar tahakkuku, çalışanın her yılki tatil günlerine uygunluğunu hesaplar. Sonuç olarak, sistem çalışanın negatif dengeye gitmesini “engeller” ve çeyreğin sonundaki bilindik “sürprizleri” ortadan kaldırır. İş tasarrufu, nöbet sırasında ortaya çıkan ek unsurları; her projede, departmanda, işte, makinede kaç saat çalışıldığını takip eder. Bu da şirketlere, proje maliyetlerini bilmek için inanılmaz bir değer getirir. Self-servis sayesinde çalışanlar, izin talep edebilir ve kendi verilerini girerler. Böylece süpervizörün elle düzeltmeleri yapmak için paha biçilmez zamanını harcamasına gerek kalmaz. Zaman çizelgeleri sayesinde çalışanlar, maliyet ve bütçe farkındalığı ile daha iyi planlanır. Ne kadar çok şirketin çalışanların fazla mesaisini bilinçsizce planladığını bilseniz, çok şaşırırdınız. İşgücü Yönetim Çözümleri’ne göre zaman planlaması yapmak, şirketlerin bu plana göre ödeme yapmasını ve “plana karşı gerçeği” analiz etmesini sağlar. Böylece planlarını geliştirebilirler. Yemek yönetimi, öğünleri ve öğün maliyetlerini izleyebilmenize izin verir. Analytics sayesinde yöneticiler işgücüne ve aktivitelere “yakınlaşıp” “uzaklaşabilir”. TimeKeeper’ı kullanarak “gizli verilerin” “kilidini açan” şirketler, işgücünü daha iyi yönetebilir ve finansal sonuçlarını maksimize eder.

Son ekonomik kriz çalışan maliyetleri konusunda şirketlerin bir kez daha düşünmesini sağladı. Bu süreçte İşgücü Yönetim Çözümleri nasıl bir katkı sunabilir?

Son yıllarda, ekonomik krizin de etkisiyle, işçilik maliyetlerinin daha iyi yönetilmesine yönelik farkındalığın arttığını görüyoruz. Hizmet odaklı sektörlerde, organizasyonel verimliliği artırmak için müşteri hizmetleri gelişiyor. İşgücü Yönetim Çözümleri çözümleri, organizasyonların işgücünün verimlilik ve etkililiği ile ilgili endişelerine yanıt veren unsurlardan birini temsil ediyor. İşgücü yönetimini otomatikleştirmek, organizasyonların işgücü maliyetlerinin kontrolünü ele geçirmek için ihtiyaç duyduğu sıçramayı temsil ediyor. Çalışan devamsızlığını elle takip etmek sadece etkisiz değildir, aynı zamanda insani hatalara açık ve veri girişleri ile ödemelerde kusurlara maruz kalabilecek son derece hassas bir süreçtir. Otomatik bir İşgücü Yönetim Çözümleri işle ilgili düzenlemeleri, sendika kurallarını ve şirket sözleşmelerini çalışan dosyasına bağlayarak çalışanların daha kolay ve etkili şekilde planlanmasını sağlar. Bu arada çalışan katılımı, ayrılma ve işe gelmeme, çalışanın farklı görevlerdeki zaman dağılımı, işler, çalışma alanları, ürünler ve projeler gibi konularda da daha doğru veriler elde edilir ve analiz sağlar. Otomatik bir çözüm bordro hata oranını azaltır, gerçek zamanlı bilgi sağlar, mesaiyi azaltır, bordro artışını kontrol etme imkanı verir, verimliliği yükseltir ve yoklama kağıdı ile zaman kartlarının maliyetini azaltır.

Yöneticilerin İşgücü Yönetim Çözümleri’ndeki en büyük hataları ne oluyor?

Son 12 yılda, operasyonel iş gücü maliyeti konusunda yöneticilerin ortak iki bahaneleri gözüme çarpıyor; birincisi ‘Zaman kaydetme (timekeeping) işini yapan iki tane adamım var ve onlara da çok para ödemiyorum’, ikincisi ise; ‘Tasarruf ne demek? Bu tasarruflar benim bilançomda yok bile…’ Bu sorunun merkezinde birçok yöneticinin manüel kontrolleri, ondalık hatalar ve bürokratik işlemler için harcanan emeğin ikiye katlanması gibi gizli maliyetleri görmemesi yatıyor.

Türkiye’nin hareketli iş dünyasına baktığınızda gelecekte kurum olarak kendinizi nerede görüyorsunuz?

Türkiye artık dünya sanayinde güçlü bir oyuncu olark görülüyor. Gelişmiş sanayisiyle tüm dünyada haklı bir şöhrete sahip. Ayrıca, birçok uluslararası şirketin Türkiye’de faaliyetlerini artırması standartların da yükselmesini sağladı ve buna bağlı olarak işgücü maliyetleri de yükseldi. Bu da birçok üretici firmanın operasyonel maliyetlerini düşürme ve verimliliğini arttırma için farklı yollar aramasına neden olacak. Bu nedenle, İşgücü Yönetim Çözümleri şirketlerin operasyonel maliyetlerini kısarken verimliliğini artırmasını sağlayan önemli bir araç ve biz inanıyoruz ki, İşgücü Yönetim Çözümleri gelecek birkaç yılda Türkiye’de kendi alanında önemli bir oyuncu olacak.