0
Outsourcing : Biz Bir Zincirin Halkalarıyız
* Tofaş Genel Müdürlüğü olarak hangi hizmetleri outsource ettiğinizi sorarak başlayalım söyleşiye…
Celal Arslan: Tofaş Genel Müdürlüğü olarak 1993'lerden itibaren, o güne kadar yönetimsel anlamda yürütülen bazı hizmetler outsource edilmek suretiyle yürütülüyor. Tofaş olarak, bazı hizmetlerin alanında profesyonel olan ekiplere delege edilmesi ve bizlerin asli görevlerimize daha fazla zaman ayırmamız gerektiğinin bilincindeyiz. Bu nedenle outsource hizmeti aldığımız en temel alanlar arasında; güvenlik, temizlik, teknik, peysaj ve yemek kolları yer alıyor. Bunların dışında ihtiyaç duyduğumuz bazı spesifik alanlarda da kimi zaman danışmanlık alarak outsource hizmetlerinden yararlanıyoruz.
Ekol Temizlik ile ise yaklaşık 9 yıldır çalışıyoruz. Benim bu göreve geldiğim 7 yıldan beri de birlikteliğimizi ikili gelişmeleri hayata geçirerek sürdürüyoruz. Benim bu göreve geldiğim 7 yıl öncesinde Ekol dışında farklı hizmetler için değişik firmalar ile de çalışıyorduk. Ama bugün bu firmaların bir kısmı ile artık çalışmıyoruz, oysa Ekol ile ilişkilerimiz sürüyor. Süreç içinde Ekol'ün de kendisini geliştirmesi sonucunda ihtiyaç duyduğumuz diğer alanlarda da kendilerinden istifade etmeye başladık. Örneğin; son olarak Bursa'da Tofaş Fabrikamızın sponsorluğunda açılan Tofaş Umurbey Bilgi Parkı ve Bursa Anadolu Arabaları Müzesi'nde Güvenlik Hizmeti konusunda Ekol'ün elemanlarından yararlandık.
* Outsource hizmeti veren kuruluş olarak, sizin Tofaş ile çalışmaya başlamanızın öyküsünü dinleyelim…
Orhan Tağı: Aslında önceleri Aygaz ile çalışıyorduk. Daha sonra 9 yıl kadar önce Tofaş ile çalışmaya başladık. Tofaş'ta; hizmete yanlış bakan pek çok kuruluşun aksine, outsource hizmeti veren firmaya çok profesyonelce yaklaşılıyor.
Burada hemen sektöre ilişkin bir konuya dikkat çekmek istiyorum: Pek çok firma, outsource hizmeti aldığı firmanın sadece kendilerine sunduğu fiyata bakıyor. Ama burada şu soruya yanıt verilmesi gerekiyor: "Önemli olan ucuzluk mu, ekonomiklik mi?" Burada firmaların tercihi ucuzluk değil, ekonomiklik olmalı. Yani uzun vadeli çıkarları doğrultusunda karar verilmeli. En önemlisi de; şirketler kendi kriterlerini oluşturmalı.
Outsourcing sektörünün aslında çok büyük bir sektör olduğunu, binlerce insana istihdam yarattığını unutmamak gerekiyor. Yeni bir sektör olduğu için daha emekleme dönemini yaşıyor. Bu dönemde firmaların kendi etik kurallarını oluşturması gerekiyor.
C. A: Burada ben de bir noktaya değinmek isterim: Tofaş olarak outsource hizmeti aldığımız firmalar ile kendimizi zincirin bir halkası gibi görüyoruz. Bu bir değer zinciridir. Kendimizi geliştirmek adına ne yapıyorsak, bu değer zinciri içindeki tüm birimlere de aynısını uygulamak, birbirimizi tamamlamak zorundayız. Biz kendimizi geliştirirken beraber çalıştığımız firmaları da yönlendiriyoruz.
* Birlikte geliştiğinizi söylüyorsunuz. Bunu ayrıntılandırır mısınız?
C. A: Özellikle toplam kalite adına Tofaş'ta bir seferberlik başlattığımız dönemde, bununla ilgili olarak pek çok eğitim alındı. Biz bu eğitimleri, kadrolu ve outsource hizmete aldığımız firmaya bağlı olan tüm çalışanlarımıza benimsetmeye çalıştık. Bunun sonucunda aldığımız hizmetlerin de geliştiğini, daha verimli hale geldiğini gördük. Örneğin turnover çok azaldı ve firmaya bağlılık arttı. Ayrıca bizim taleplerimiz geliştikçe, birlikte çalıştığımız firmalar da hizmetlerini geliştirmeye başladı.
Örneğin; Ekol İSO belgesine bu süreç içerisinde sahip oldu. Bunun sonucunda, doğal olarak aldığımız temizlik hizmetinin kalitesini de olumlu anlamda etkilendiğini belirtmek isterim. Bizim düzenli olarak yaptığımız anketlerde çok daha olumlu sonuçlar almaya başladık.
O.T: Sonuçta yaşam sürekli bir gelişim içinde. Bu değişime ayak uyduramayan tökezliyor. Örneğin bundan 20 - 30 yıl önce toplam kalite, ISO 9000 yoktu… Ya da müşteri odaklı çalışılmıyordu. Ama bu gelişmelere ayak uydurmak zorundayız. Örneğin biz, sektörde ISO 9000 çalışmalarına başlayan ilk firma olduk ve belgeyi alan üçüncü firmayız. Dolayısıyla gelişime açık olmak, dinamik olmak, iyileştirmeye yönelik çabaların olması ve gerçekten bir işin etik kurallarının kendi içinde hissedilmesi çok önemli.
C.A: Bence hizmet alınacak firmalara şunun sorulması gerekiyor: "Nasıl fark yaratırsınız? Yaşamımızı nasıl daha kolay hale getirebilirsiniz?" Biz çalıştığımız kurumlar ile fark yarattıkları, bizi yönlendirebildikleri için çalışıyoruz. Artık sadece taahhüt edilmiş bir işi yapmak yeterli olmuyor.
* Tofaş Genel Müdürlük olarak hizmetlerinizi outsource edeceğiniz firmaları seçerken nelere dikkat ediyorsunuz? Bir anlamda bu konudaki önerilerinizi de öğrenmek isteriz.
C.A: Koç Holding'in bir parçası olduğumuz için grup içinde başlatılan bir çalışmadan yararlanıyoruz. Bu çalışmada, holding bünyesinde outsource hizmeti veren tüm firmaların bilgilerine ulaşabiliyor ve hem firmaların daha rekabetçi olabilmesini sağlıyoruz hem de grupta çalışan diğer firmalar ile çalışma olanağı bulabiliyoruz. Böylece hizmetimizi alırken nerede olduğumuzu da görebiliyoruz.
Tofaş olarak tüm iş yapış tarzlarımızı da prosedürlere bağladığımız için firmalar ile ilgili de böyle bir yaklaşımımız var. Biz değerlendirmelerimizi gerek çalıştığımız gerekse yeni alacağımız hizmetleri verecek firmalar bazında belli değerlendirme kriterlerine göre seçiyoruz. Bunlar şöyle sıralanıyor:
• Fiyat: Kabul edilebilir, hizmeti biz yerine getirdiğimizde ortaya çıkan maliyetten ziyade bu işi farklı kişilerin yaptığında birbiriyle kıyaslamada çıkan bir fiyat önemli bizim için..
• Hizmet: Firmanın verdiği hizmetle ilgili olarak servis yeterliliği ve kalitesini inceliyoruz.
• Firmanın Yapısı: Bizim için organizasyonun yapısı, kaliteli kadrolar, kadroda süreklilik, kadroların eğitim durumu, firmanın mali yapısı çok önemli.
• Kapasitesi: Firmanın elindeki ekipman, bunların kalitesi, teknolojiyi takip edebilmesine dikkat ediyoruz.
• Stok bulundurması: Bizim için önemli olan bir başka nokta da; firmanın günlük malzemeyi ve çalışanları temin edebilmesi…
• Diyalog: Aslında en önemli kriterlerden biri bu… Firma ile olan iletişimimiz çok önemli.
Konulara yaklaşımı, sorunlara kısa zamanda çözüm getirebilmesine çok dikkat ediyoruz.
Bu kriterleri yeni bir firma belirlerken dikkate alıyor, çalıştığımız firmaları da 6 ayda bir bunları dikkate alarak değerlendiriyoruz. Bu değerlendirmenin sonucunda 90 - 100 arası puanı çok iyi, 40'ın altındakileri ise kötü olarak değerlendiriyoruz.
O.T: Bu kriterler arasında, çalışacak firmaların mali yapılarının incelenmesi konusuna özellikle dikkat çekmek isterim. Şirketlerin bu noktada rasyolarının, kullandığı alt taşeronlar ile ilişkilerinin, borçlarının incelenmesi şart.
* Peki siz outsource hizmeti vereceğiniz firmaları seçerken nelere dikkat ediyorsunuz?
O. T: Bizim için en önemlisi, hizmet vereceğimiz firmanın yaptığımız işin anlamını ve değerini bilmesi. İletişim ve diyaloğa da dikkat etmek gerekiyor. Biz Ekol olarak bu kriterlere dayanarak müşteri seçmenin faydasını krizde gördük. Uzun ömürlü iş ilişkilerimiz sayesinde çalıştığımız hiçbir firma krizi bahane ederek bizi zor durumda bırakmadı.
C. A: Ben de bir ekleme yapmak istiyorum. Son yıllarda yaşanan krizin herkesi ne kadar etkilediğini biliyoruz. Dolayısıyla hizmet aldığımız firmalar da etkilendi. Biz beraber çalıştığımız firmalara şunu anımsatıyoruz: İnsan faktörü çok önemli. Hizmet veren insanların yaşam standardını düzgün tutmak, krizden çok etkilenmesini önleyecek çözümler bulmak gerekiyor. Bunun için de krizi atlatmak için omuz omuza hareket etmek gerekiyor. Bu kriz ortamlarında birbirimize düzenli destek veriyoruz.
* Son olarak sektöre ilişkin neler söylemek istersiniz?
O. T: Sektör olarak çok önemli adımlar attık ve batıya hızla yaklaştığımızı biliyoruz. Süreç içerisinde daha ciddi ve etik sahibi kurumlar oluşacağına ve bu sektörün de diğerleri gibi kendi kuralları ve gelenekleri ile ciddi bir sektör haline geleceğine inanıyorum.
C. A: Ben işin biraz da sosyal yanına değinmek istiyorum. Bu sektörde insan faktörü çok önemli. Onların yaşam standartlarını korumak gerekiyor. Örneğin güvenlik ile ilgili yasa tasarısında, bu insanların minimum ücretinin asgari ücretin iki katı olması öneriliyor. Böyle bir şeyle ortaya çıktığınızda çalışanların daha iyi motive olmasını sağlarsınız. Biz zaten Tofaş'ta çalışanların hijyenik koşullarda pek çok olanağa sahip olmasına gayret ediyoruz, bu bizim sosyal sorumluluğumuz ile ilgili. Bunun tüm ülkede uygulanması gerekiyor.
